Biểu mẫu báo cáo định biên nhân sự mới nhất hiện nay

Lập kế hoạch và theo dõi công tác định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ theo dõi tình hình tuyển dụng để có thể đưa ra những biện pháp hay sáng kiến mới nhằm mang lại hiệu quả cao hơn. Vậy định biên nhân sự là gì? Báo cáo định biên nhân sự là mẫu báo cáo như thế nào? Hãy cũng MISA AMIS HRM tìm hiểu rõ nét hơn qua bài viết được trình bày dưới đây.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (Manpower Allocation) chính là mối liên kết giữa nguồn nhân lực với những định hướng hay mục tiêu của tổ chức để có thể thực hiện tốt công việc hoàn thiện quá trình kinh doanh và phát triển văn hoá của tổ chức. Điều này sẽ dễ dàng giúp cho các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường kinh doanh.

Báo cáo định biên nhân sự sẽ giúp cho nhà quản lý nắm được chi tiết nhất về thông tin nhân sự để từ đó đưa ra đánh giá hay cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự. Qua đó các doanh nghiệp có thể đảm bảo được sự cân bằng trong các khoản thu chi, xây dựng các kế hoạch đào tạo, tăng cường năng lực nhân sự, cắt giảm những nhân sự không mang lại giá trị cho công ty.

Tuy nhiên để thực hiện được báo cáo này cần có sự kết hợp giữa phòng kế toán và phòng nhân sự. Phía kế toán sẽ chịu trách nhiệm báo cáo những chi phí nhân sự của doanh nghiệp và đề xuất những phương án để cân đối lương thưởng cho phù hợp nhằm đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Đối với bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm theo sát những công việc của nhân viên ở mỗi phòng ban đang thực hiện. Nhằm nắm chắc được năng lực của từng cá nhân có thực sự đang phù hợp với doanh nghiệp. 

2. Mẫu báo cáo định biên nhân sự

Trong mỗi công ty, mỗi vị trí công việc hay thời gian làm việc đều sẽ có các yêu cầu định biên khác nhau nhưng MISA AMIS sẽ mô phỏng mô hình của một mẫu báo cáo định biên nhân sự sẽ bao gồm các yếu tố sau:

• Tham số định biên: được hiểu là các giá trị số sẽ phát sinh trong quá trình diễn ra những hoạt động như: số lượng món, số lần đi lại hay di chuyển, số lượng đơn hàng,…

• Bảng biểu mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể: Bảng này sẽ trình bày nội dung chi tiết các công việc mà nhân viên ở vị trí đó đã làm. Chẳng hạn như: nhập liệu vào máy, viết nội dung lên Website, thiết kế hình ảnh,…với từng công việc như vậy chúng ta sẽ xem xét chúng đã phát sinh chi phí như thế nào.

• Chi phí: Chi phí này sau khi lên định biên để so và xem xét chúng có vượt ngoài chi phí quỹ lương cho phép hay không.

• Định biên sẽ được tính theo công thức sau: Định biên= Tổng thời gian cần làm/Thời gian làm của nhân viên tối đa.

3. Ví dụ bài toán định biên nhân sự thực tế

Dưới đây là một số ví dụ thực tế về định biên nhân sự để người đọc có thể hiểu rõ được bản chất của biên nhận nhân sự diễn ra ra sao.

3.1. Nêu bài toán định biên nhân sự 

Để người đọc có thể hiểu theo một cách đơn giản hoá:

• Định biên chính là việc tính toán ra số lượng tối ưu nhân sự cho bất kì một vị trí nào.

• Tối ưu có nghĩa là: không thừa cũng không thiếu. Thiếu ở đây tức là không đảm bảo được hoạt động kinh doanh, thừa có nghĩa là quỹ lương sẽ bị phình to ra.

Đó là lý do vì sao mà định biên đã và đang trở thành một bài toán khó và quan trọng cho bất kì doanh nghiệp nói chung và công tác quản lý nhân sự nói riêng.

Hãy theo dõi ví dụ minh hoạ ngay sau đây:

Nếu bạn mới bắt đầu bước vào con đường kinh doanh: bạn đang sở hữu 1 siêu thị, 3 quầy thu ngân và 2 ca. Đơn giản phải không? Như vậy bạn cần phải có 6 thu ngân (3 thu ngân 1 ca)

Sau khi bắt đầu đi vào hoạt động, bạn nhận ra rằng, ngày thường số lượng khách hàng không đông, 3 thu ngân trong 1 ca mà chỉ có 1 hoặc 2 thu ngân làm việc nhưng vào những ngày cuối tuần số lượng khách hàng mua sắm lại trở nên đông hơn và 3 nhân viên thu ngân không thể thay toán kịp và phải để khách hàng phải chờ.

Và bạn bắt đầu điều chỉnh bằng cách giảm số lượng nhân viên thu ngân trong ngày thường xuống còn 2, ngày cuối tuần thu ngân sẽ tăng lên 4. Và đó chính là định biên. Tuy nhiên ví dụ trên đang thể hiện định biên ở mức cảm tính.

3.2. Cách giải quyết bài toán định biên 

Chúng ta hãy quay lại ví dụ về định biên đã được trình bày bên trên. Để đưa cách thức  định biên về một dạng bài toán cụ thể hơn.

Một nhân viên thu ngân làm việc khi khách hàng thanh toán. Do đó số lượng các đơn hàng và từng mặt hàng ch là thước đo cho công việc của thu ngân.

Số lượng các đơn hàng và số mặt hàng trung bình trên mỗi đơn: chúng ta có thể thống kê chúng một cách cụ thể sau khi hoạt động.

Giả sử: 1 ca ngày thường: 1000 đơn x 3 mặt hàng trung bình, ca cuối tuần 2000 đơn x 2 mặt hàng trung bình 1 đơn

Thời gian 1 ca là 8 tiếng

Thời gian trung bình để xử lý 1 mặt hàng là 10 giây

Thời gian trung bình in hoá đơn là 20 giâ

Thời gian chờ trong lúc chuyển hàng giữa 2 khách hàng sẽ  là 20 giây.

Chúng ta sẽ tiến hành tính toán ra thời gian để xử lý 1000 đơn hàng với trung bình 3 mặt hàng trên 1 đơn là:

= Thời gian chờ chuyển + thời gian in hoá đơn + số mặt hàng x thời gian xử lý.

= 999*20 + 1000 *20 +1000*2*10=59,980 giây = 1000 phút = 16,66 giờ.

Theo tính toán trung bình mỗi thu ngân sẽ xử lý trong khoảng 8 giờ như vậy 2 bạn thu ngân tương đương nhau sẽ là 16 giờ xử lý ổn khối lượng công việc của ca ngày thường.

Tương tự chúng ta sẽ tính ra được số thu ngân trong ngày cuối tuần là 4 thu ngân.

3.3. Mẫu báo cáo sau khi giải quyết bài toán định biên 

Sau khi đã giải quyết được bài toán định biên, tiếp đến là sẽ thực hiện mẫu báo cáo với các số liệu đã được tính toán chi tiết:

Một mẫu báo cáo định biên nhân sự sẽ bao gồm những nguyên tắc sau đây:

Nguyên tắc đầu tiên đó là tỉ lệ tương quan:

• Tỷ lệ tăng và giảm so với năm trước sẽ tương ứng với tỉ lệ tương quan tăng/giảm của mức doanh thu. Ví dụ như: doanh thu 2018 tăng 30%ì định biên sẽ tăng 20%

• Tương quan giữa nhóm vị trí gián tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí trực . Ví dụ: Trực tiếp và gián tiếp là 65% và 35%, quản lý với nhân viên sẽ là 15%-85%.

• Tương quan giữa ngân sách chi cho  nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp. Ví dụ: chi phí/doanh thu=78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22%-78%

Nguyên tắc thứ hai là về định mức lao động:

• Theo khối lượng. Chẳng hạn như: 30 sản phẩm/ca/người, 100 sản phẩm/ca/dây chuyển (nhóm), 15 khách hàng phục vụ/ngày.

• Theo hệ chỉ tiêu hệ suất. Ví dụ: tổng  các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách)/năm.

• Theo thông lệ thao tác nghiệp vụ. Ví dụ: số lần đã thực hiện giao dịch/ngày.

• Theo đối tượng phục vụ. Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự có thể tương ứng với 60  nhân sự trong công ty. 

Một số mẫu báo cáo định biên nhân sự bạn có thể tham khảo:

4. Kết luận

Báo cáo định biên nhân sự rõ ràng và chặt chẽ sẽ mang đến những hiệu quả bất ngờ cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn được những phương án tối ưu nhất trong sử dụng và phân công lao động, tạo lộ trình đúng đắn cho hoạt động bồi dưỡng, đào tạo nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự, giúp cho doanh nghiệp luôn theo dõi sát sao được số lượng, năng lực của từng nhân viên trong hệ thống nhân sự và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí cho hoạt động nhân sự.

Hi vọng rằng với những chia sẻ của MISA AMIS trong bài viết có thể hữu ích và giúp bạn hiểu được mẫu định biên nhân sự mang lại những ý nghĩa gì cho doanh nghiệp?

 189 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

0

Trung bình:

0

]