Bảng mô tả công việc lễ tân

Nhân viên lễ tân được xem là gương mặt đại diện cho ấn tượng ban đầu khi khách hàng, đối tác đến doanh nghiệp. Một vị trí mà bất cứ loại hình doanh nghiệp nào cũng cần tuyển dụng,đặc biệt là những ngành dịch vụ như du lịch, nhà hàng,khách sạn… Cơ hội việc làm luôn rộng mở nhưng điều kiện tuyển dụng cũng khá khắt khe. Bản mô tả công việc nhân viên lễ tân mà quân sư TalentBold không chỉ giới thiệu nhiệm vụ công việc, mà còn bao hàm cả những tố chất không thể thiếu ở một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp.

1. Mẫu bản mô tả công việc chuẩn nhất cho vị trí nhân viên lễ tân

Mẫu mô tả công việc này có thể áp dụng cho mọi vị trí nhân viên lễ tân. Dù thuộc ngành nghề nào, người phụ trách chỉ cần thay đổi thông tin cụ thể theo các mục nội dung là đã có ngay một bản mô tả công việc lễ tân hoàn chỉnh.

Công ty …. 

Địa chỉ : …

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Vị trí : Nhân viên lễ tân

 

Chức danh công việc: 

Những việc làm hấp dẫn

Nhân viên lễ tân

Cấp bậc: 

Nhân viên

Khối:

Văn phòng

Phòng:

Hành chính

Bộ phận:

Lễ tân

Cấp trên trực tiếp:  Trưởng phòng hành chính – nhân sự

 
 
 

I. Mục đích công việc

Thực hiện các công việc hành chính, gắn kết các phòng ban trong doanh nghiệp.

Lan tỏa tinh thần làm việc thân thiện, nhiệt huyết, là gương mặt đại diện chuẩn mực cho hình ảnh doanh nghiệp trước đối tác/ khách hàng.

II. Nhiệm vụ đảm nhận

 (Nội dung chi tiết cho các vị trí lễ tân theo đặc thù ngành nghề được chia sẻ ở mục 3.)

III. Quyền hạn khi triển khai nhiệm vụ

• Được trau dồi nghiệp vụ lễ tân

• Tham gia hoàn thiện hệ thống hành chính trong doanh nghiệp

• Báo cáo kết quả công việc với quản lý trực tiếp, được phép báo cáo vượt cấp trong tình huống đặc biệt. 

• Cơ hội chuyển sang các vị trí hành chính – nhân sự khác, đảm nhận công tác nhân sự chuyên sâu

IV. Các cá nhân/ tổ chức có mối liên hệ trong quá trình làm việc

Trong doanh nghiệp

Ngoài doanh nghiệp

Trưởng phòng hành chính nhân sự

Khách hàng/ đối tác đến trao đổi công việc

Phòng ban chuyên môn

Đơn vị hành chính công đến phổ biến chính sách

…………..

Đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty (điện thoại,internet, máy văn phòng…)

…………..

…………..

 
>>> Bản mô tả công việc thực tập sinh 

V. Điều kiện làm việc

– Ngày làm việc: 05 – 06 ngày / tuần (nghỉ thứ 7 và / hoặc chủ nhật, trừ khi có việc đột xuất)

– Thời gian làm việc: Cố định giờ hành chính hoặc theo ca 8 tiếng/ ngày

– Không gian làm việc :

• Quầy lễ tân tại văn phòng công ty

• Theo sự bố trí công tác của quản lý

– Phương tiện phục vụ công việc do công ty cung cấp:

• Điện thoại bàn, máy vi tính bàn, văn phòng phẩm.

• Máy in, máy fax, máy scan

• Tủ đựng hồ sơ (khóa riêng), quầy lễ tân, bàn ghế chuyên dụng

• Số ghi chép bàn giao công việc của bộ phận lễ tân…

– Các quyền lợi và phúc lợi khác theo chính sách công ty:

• Chính sách bảo hiểm đầy đủ theo quy định luật lao động

• Nghỉ 12 ngày phép/năm

• Lương tháng 13, thưởng Lễ Tết

• Du lịch thường niên, tổ chức sinh nhật theo tháng, liên hoan, tất niên…

• Thẻ taxi khi đi công tác bên ngoài

• Tiền cơm trưa, tiền gửi xe

• Tiền ký túc xá, tiền nhà trẻ cho nhân viên có con nhỏ…

VI. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên lễ tân

• Trình độ chuyên môn : Tốt nghiệp THPT trở lên, có chứng chỉ nghề lễ tân sẽ được ưu tiên

• Trình độ ngoại ngữ : Tiếng Anh giao tiếp tốt, ưu tiên biết thêm ngoại ngữ khác

• Trình độ tin học : Thành thạo tin học văn phòng

• Yêu cầu đặc biệt :

  • Độ tuổi : 18 – 26 tuổi

  • Giới tính : Nam / Nữ

  • Ngoại hình dễ nhìn, giọng nói chuẩn, dễ nghe

  • Kỹ năng giao tiếp khéo léo

  • Nhanh nhẹn, hòa đồng, thân thiện.

Người thiết lập

Người kiểm soát

Người phê duyệt

Họ tên:…………………………..

Chức vụ:

Chuyên viên nhân sự

Ngày:……………………………

(ký tên)

Họ tên:………………………..

Chức vụ:

Trưởng phòng hành chính nhân sự

Ngày:………………………..

(ký tên)

Họ tên:…………………………..

Chức vụ:

Giám đốc nhân sự

Ngày:…………………………..

(ký tên)

 

….., ngày….tháng…năm ….

Người nhận việc

(Ký và ghi rõ họ tên)

Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý các nội dung trong bản mô tả công việc

2. Danh mục nhiệm vụ chi tiết theo ngành nghề cho từng vị trí lễ tân   

2.1. Lễ tân nhà hàng

Nhân viên lễ tân nhà hàng làm việc tại bộ phận trực tiếp đón thực khách, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và dẫn khách đến bàn ăn. Đây là một vị trí quan trọng, đóng góp khoảng 30 – 40% sự hài lòng nơi thực khách.

>>> Bản mô tả công việc nhân viên marketing

2.1.1. Nhận ca làm việc

Tiếp nhận bàn giao công việc từ ca trước, bao gồm đồ đạc, công việc còn dang dở

Giữ gìn khu vực lễ tân, cửa ra vào, sảnh đón khách luôn sạch sẽ (báo bộ phận vệ sinh xử lý khi cần thiết)

Lau chùi sạch sẽ thực đơn mẫu,mở sẵn trang trọng để thực khách tiện tham khảo

Quản lý, giữ gìn các vật dụng làm việc tại khu vực lễ tân.

Họp đầu giờ với giám sát hoặc quản lý, ghi nhận tình hình kinh doanh trong ngày.

2.1.2. Nhận đặt bàn

Nhận và hồi đáp nhanh thông tin đặt hàng cho thực khách

Báo cáo tình hình khách đặt bàn cho giám sát/ quản lý

2.1.3. Đón tiếp thực khách

Niềm nở, lịch sự, lễ phép chào đón thực khách ngay khi khách bước vào nhà hàng

Hỏi thông tin khách hàng : đi bao nhiêu người,có đặt bàn chưa, thích khu vực thế nào….

Sắp xếp chỗ ngồi tốt nhất và hướng dẫn khách đến ngồi vào bàn

Giới thiệu thực đơn, tư vấn món ăn phù hợp cho thực khách

2.1.4. Bàn giao kết thúc ca làm việc

Vệ sinh sạch sẽ khu vực lễ tân trước khi bàn giao cho ca sau hoặc trước khi ra về cuối ngày

Ghi chép sổ bàn giao công việc

Báo cáo với quản lý trước khi kết thúc ca làm việc.

2.2. Nhân viên lễ tân khách sạn

Khách sạn là nơi khách đến lưu trú và sử dụng các dịch vụ thư giãn, giải trí, ẩm thực. Do đó, nhiệm vụ của lễ tân khách sạn nhiều hơn, kéo dài lâu hơn so với lễ tân nhà hàng. Cụ thể đây là những công việc mà nhân viên lễ tân khách sạn phải thực hiện:

>>> Mẫu mail hỏi kết quả sau phỏng vấn khéo léo

2.2.1. Nhận đặt phòng

Tiếp nhận thông tin đặt phòng từ danh sách hàng ngày được ghi nhận từ các ca trực của quầy lễ tân

Liên hệ bộ phận buồng phòng để kiểm tra phòng đã sẵn sàng trước khi khách đến

Lưu ý những yêu cầu trang trí phòng đặc biệt, trực tiếp kiểm tra nếu có thể

2.2.2. Trực tiếp đón khách

Niềm nở, lễ phép, lịch sự chào đón khi khách bước vào khách sạn

Hỏi thông tin khách : đặt phòng trước chưa, xác nhận thông tin phòng / giới thiệu phòng trống

Đề nghị khách cho mượn chứng minh thư/ passport, nhận tiền cọc/ thanh toán tiền phòng…

Hướng dẫn khách điền và ký vào mẫu đăng ký xác nhận lưu trú tại khách sạn.

Thông báo cho khách biết về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn, các dịch vụ du lịch (đặt tour tham quan, cho thuê xe…)

Giao chìa khóa phòng cho Bellman dẫn khách lên nhận phòng.

2.2.3. Trực tiếp đón khách theo đoàn

Niềm nở, lễ phép, lịch sự chào đón toàn đoàn khách

Liên hệ trưởng đoàn/ từng khách để mượn chứng minh thư / passport

Sắp xếp giấy tờ tùy thân của khách theo đúng thứ tự phòng, đánh dấu lưu trữ cần thận để tránh trả nhầm cho khách.

Thực hiện khai báo thông tin tạm trú và hoàn tất hồ sơ khách.

Thông báo những thông tin lịch trình du lịch, các dịch vụ khách sạn cho trưởng đoàn

Giao chìa khóa phòng cho Bellman dẫn từng nhóm khách lên nhận phòng theo tầng

2.2.4. Hỗ trợ khách trong thời gian lưu trú

Nhiệt tình, niềm nở cung cấp thông tin cần thiết khi được yêu cầu

Tư vấn phương án xử lý tốt nhất khi khách gặp những vấn đề về sức khỏe, giấy tờ, hư hao tài sản…

Giữ hộ chìa khóa khi khách có nhu cầu ra ngoài.

Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.

Bảo quản tiền và tư trang khách gửi.

Nhận báo thức khách theo yêu cầu.

Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách.

Nhận hoặc gửi bưu phẩm, thư từ, fax của khách.

Hỗ trợ đặt vé máy bay, tàu hỏa, đặt phòng khách sạn ở điểm đến kế tiếp…

Xác nhận, thay đổi thông tin lịch trình khi phát sinh.

Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn – khiếu nại của khách.

2.2.5. Thực hiện quy trình trả phòng

Thông báo thời gian trả phòng với trưởng đoàn vào tối hôm trước

Nhận lại chìa khóa/ thẻ vào các phòng

Liên hệ bộ phận buồng phòng kiểm tra phòng khi khách đã xuống sảnh làm thủ tục check-out

Ghi nhận thông tin kiểm tra phòng : số lượng bánh/ café/nước … khách đã dùng, có đồ đạc bỏ quên hay không….

Xác nhận lại với khách những dịch vụ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.

Thông báo số tiền khách cần thanh toán, thực hiện thủ tục thanh toán, in hóa đơn …

Trả lại chứng minh thư / Passport cho khách theo đúng tên, đúng phòng.

2.2.6. Công việc cần hoàn tất trước khi hết ca làm việc

Cập nhật lại tình trạng phòng, lưu hồ sơ khách hàng…

Lưu các thông tin quan trọng xảy ra trong ca làm việc

Bàn giao, ghi chú đầy đủ những thông tin khách yêu cầu cho nhân viên ca sau

Bàn giao đồ đạc, tiền đặt cọc, tiền quỹ cho lễ tân ca sau.

2.2.7. Nhiệm vụ khác

Tham gia họp, báo cáo các thông tin nhận xét, phản hồi của khách về chất lượng dịch vụ khách sạn.

Tham gia các khóa huấn luyện nâng cao nghiệp vụ

Hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới, nhân viên thực tập

Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

2.3. Nhân viên lễ tân văn phòng

Lễ tân văn phòng là nhân sự trực thuộc phòng hành chính – nhân sự, vì vậy, vị trí này sẽ đảm nhận những công việc hành chính, hỗ trợ hậu cần và là trung gian liên lạc giữa các cá nhân/bộ phận tại doanh nghiệp.

2.3.1. Đón tiếp khách hàng/ đối tác

Niềm nở, lịch sự chào đón khách

Tìm hiểu nhu cầu khách hàng / đối tác cần gặp ai, liên hệ công việc gì

 Liên lạc đến phòng ban/ nhân sự  mà khách hàng / đối tác cần gặp để xác nhận lịch hẹn

 Hướng dẫn khách hàng / đối tác ngồi chờ hoặc chỉ đường để họ lên phòng ban cần liên hệ.

2.3.2. Triển khai nhiệm vụ cầu nối gắn kết toàn doanh nghiệp

Tiếp nhận cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin trong phạm vi quyền hạn

Chuyển cuộc gọi đến phòng ban / nhân sự liên quan

Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm, văn kiện và chuyển giao nhanh chóng đến nhân viên

Tiếp nhận yêu cầu gửi thư, bưu phẩm đi từ nhân sự các bộ phận và thực hiện chuyển phát nhanh

Lưu vào sổ thông tin tiếp nhận, chuyển phát thư từ – bưu phẩm hàng ngày

Photo, in ấn tài liệu chuẩn bị khi các phòng ban yêu cầu hoặc chuẩn bị cho các cuộc họp

Mua sắm dụng cụ văn phòng phẩm, đồ trang trí các dịp Lễ Tết

Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận sử dụng (lưu trữ thông tin đầy đủ)

Thống kê, báo cáo tình hình mua sắm – sửa chữa trang thiết bị và dụng cụ văn phòng phẩm

2.3.2. Chuẩn bị cho các cuộc họp, sự kiện

Yêu cầu nhân viên tạp vụ quét dọn phòng họp, kiểm tra sạch sẽ trước khi cuộc họp diễn ra

Chuẩn bị trà nước, thức ăn nhẹ theo quy định

Sắp xếp, in ấn sẵn tài liệu cho cuộc họp, đặt đúng vị trí trên bàn họp

Phối hợp với chuyên viên hành chính và các phòng ban khác lên kế hoạch, tổ chức các sự kiện

2.3.3. Triển khai công tác văn thư, hành chính

Soạn thảo văn bản hành chính, thông báo quy định, chính sách… đến toàn nhân sự

Cung cấp biểu mẫu công ty cho nhân viên các bộ phận

Đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho nhân sự đi công tác

Tiếp nhận phàn nàn từ khách hàng, chủ động giải quyết trong phạm vi quyền hạn hoặc chuyển sang cho các bộ phận liên quan.

Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Với 03 lĩnh vực ngành nghề mà quân sư TalentBold đã lựa chọn, bản mô tả công việc nhân viên lễ tân đã phản ánh trọn vẹn nhiệm vụ chi tiết mà một nhân viên lễ tân sẽ phải đảm nhận. Đây là một công việc vừa bao hàm nghiệp vụ hành chính, vừa thiên về ngoại giao nên rất cần sự khéo léo, linh hoạt và luôn hướng đến sự hài lòng của khách hàng.  

———————————–
Chi tiết liên hệ:

Talentbold – We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: [email protected]
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Nguồn ảnh: internet 

Talentbold

TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng