Bản mô tả công việc nhân viên văn thư lưu trữ

Công tác liên quan đến hành chính, thủ tục, văn bản, giấy tờ… hiện diện ở tất cả mọi tổ chức, doanh nghiệp, phản ánh vai trò quan trọng không thể thiếu của bộ phận văn thư lưu trữ. Tùy vào đặc thù doanh nghiệp mà yêu cầu tuyển dụng sẽ khác nhau. Bản mô tả công việc nhân viên văn thư lưu trữ trong bài viết của quân sư TalentBold sẽ giúp ứng viên và doanh nghiệp định hướng rõ hơn những tiêu chuẩn cần có cho vị trí này.

1. Khái quát đặc thù công việc văn thư lưu trữ  

Nhân viên văn thư lưu trữ thuộc khối văn phòng, trực thuộc phòng hành chính nhân sự, hoặc hành chính văn thư. Ở cấp bậc nhân viên, bạn sẽ đảm nhận những công việc mang tính chi tiết, tỉ mỉ, đảm bảo sự vận hành thủ tục giấy tờ trong toàn doanh nghiệp, giữa các phòng ban, với đối tác bên ngoài… được triển khai suông sẻ.

Môi trường làm việc của nhân viên văn thư lưu trữ hầu hết đều tại văn phòng công ty, thỉnh thoảng mới phải đến cơ quan chính quyền hay khách hàng / đối tác để trao đổi các thủ tục giấy tờ. Hầu như bộ phận này rất ít khi phải làm thêm giờ, công việc gói gọn trong giờ hành chính nên nhân viên văn thư lưu trữ có thể chủ động thời gian cho gia đình, cho cuộc sống cá nhân.

>>>> Xem thêm: Tìm hiểu nghề nghiệp của nhân viên hành chính

2. Mục đích công việc nhân viên văn thư lưu trữ

• Hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng tổng hợp, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiến hành khoa học, an toàn, bảo mật.

• Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiến chất lượng quản lý văn thư lưu trữ

• Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động văn thư lưu trữ

3. Nhiệm vụ chính của nhân viên văn thư lưu trữ

3.1. Quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản

Tiếp nhận văn bản, thư từ, hồ sơ từ bên ngoài chuyển đến doanh nghiệp, sắp xếp và chuyển nhanh đến các bộ phận liên quan.

Quản lý, sắp xếp chuyển văn thư, thư từ, hồ sơ từ doanh nghiệp gửi ra bên ngoài, đảm bảo đúng thời gian, đúng người nhận. Lưu trữ đầy đủ thông báo hoàn thành gửi hồ sơ, nhất là những bản chính/ bản gốc.

Những việc làm hấp dẫn

Lưu thông tin vào phần mềm / sổ lưu trữ, sử dụng mã phân loại theo nhóm hồ sơ gửi đi / gửi đến / lưu kho …, hoặc theo từng nhóm nội dung

Đánh dấu các hồ sơ lưu trữ, nhập mã đánh dấu vào phần mềm hoặc sổ lưu trữ… trước khi cất vào kho để thuận lợi tìm kiếm khi cần

Theo dõi, giám sát quy trình lưu thông của những hồ sơ từ các phòng ban (gửi đến / gửi đi), kịp thời hỗ trợ nếu phát sinh sự cố.

Trực tiếp soạn thảo văn bản, tài liệu, văn thư báo cáo… theo chỉ thị và gửi đến các bộ phận liên quan

Trực tiếp in ấn, photo tài liệu gửi đến nhiều phòng ban. Lưu trữ, bảo quản bản gốc.

Giữ gìn, bảo quản cẩn thận con dấu (của công ty, của lãnh đạo), bản chính/ bản gốc văn bản

>>>> Bạn xem thêm: Lộ trình thăng tiến cho nhân viên hành chính – nhân sự

3.2. Quản lý tài sản doanh nghiệp

Lên danh sách văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng

Tổng hợp số lượng, lưu trữ đầy đủ thông tin xuất / nhập / tồn văn phòng phẩm

Đề xuất mua sắm bổ sung, dự trù kinh phí đính kèm bản báo giá… gửi trưởng phòng phê duyệt

Báo cáo hằng tháng tình trạng sử dụng/ mua sắm/ tiêu hủy … văn phòng phẩm, vật dụng cho trưởng phòng hành chính

Lập kế hoạch bảo dưỡng thiết bị, máy móc, công cụ… định kỳ / đột xuất

Đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ, trạng thái sử dụng tốt khi các phòng ban cần dùng

3.3. Thực hiện nhiệm vụ lễ tân

Tiếp nhận, trả lời, chuyển máy… điện thoại khi khách hàng / đối tác gọi vào công ty

Trao đổi với khách hàng, chủ động hồi đáp trong phạm vi quyền hạn cho phép

Báo cáo lên quản lý hoặc trưởng phòng ban liên quan để hồi đáp sớm nhất yêu cầu khách hàng / đối tác

Tiếp đón khách đến công ty, hướng dẫn vào khu vực chờ

Hướng dẫn đối tác tham quan các phòng ban theo chỉ đạo

Trực tiếp hoặc tham gia tổ chức các cuộc họp (trong và ngoài công ty), hội thảo.

3.4. Quản lý hồ sơ nhân sự toàn doanh nghiệp

Phối hợp phòng tuyển dụng lập kế hoạch tuyển dụng, thuyên chuyển, đề bạt nhân sự theo yêu cầu các phòng ban

Sắp xếp, tổ chức các buổi phỏng vấn theo lịch trình đã được trưởng phòng hành chính nhân sự phê duyệt

Thu thập hồ sơ, kiểm tra, đánh giá nhân viên thử việc

Tiến hành ký hợp đồng lao động, lưu trữ hợp đồng và các giấy tờ liên quan của nhân viên mới

>>>> Xem thêm: Tìm hiểu nghề nghiệp của nhân viên văn phòng

4. Quyền hạn khi làm việc

Yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp thông tin, giấy tờ để triển khai các nhiệm vụ định kỳ hoặc đột xuất

Chủ động xử lý nhanh những giấy tờ, thủ tục cần ưu tiên

Trực tiếp sử dụng con dấu để đóng vào các giấy tờ theo quy trình của công ty

Được quyền liên lạc với các phòng ban khác

Được quyền báo cáo vượt cấp trong tình huống khẩn cấp

Được quyền vào kho lưu trữ tra cứu thông tin hồ sơ mật khi cần thiết

5. Tiêu chuẩn đánh giá công việc nhân viên văn thư lưu trữ

Tiếp nhận công văn đến / đi đầy đủ, chính xác

Tổng hợp thông tin lưu trữ đầy đủ nội dung trên phần mềm quản lý nội bộ

Thực hiện đúng quy trình lưu trữ bảo mật, an toàn, khoa học

Quản lý con dấu, đóng công văn theo đúng trình tự quy định

Quản lý hiệu quả thông tin khách đến theo lịch hẹn,tổ chức đón tiếp chuyên nghiệp

Tham gia đầy đủ các khóa huấn luyện về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, an toàn lao động, vệ sinh lao động…

Phối hợp linh hoạt, chuyên nghiệp với các phòng ban chuyên môn khác

Thực hiện đầy đủ các báo cáo, cung cấp thông tin chuẩn xác theo đúng tình hình thực tế…

6. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên văn thư lưu trữ

Trình độ chuyên môn :

• Tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, lưu trữ, lưu trữ học hoặc ngành liên quan

• Có chứng chỉ văn thư lưu trữ nếu học khác ngành

Kinh nghiệm làm việc : 0 – 1 năm, ưu tiên làm cùng ngành nghề

Trình độ tin học :

• Thành thạo tin học văn phòng

• Có kiến thức về phần mềm quản lý văn thư lưu trữ

Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản trở lên, ưu tiên biết thêm ngoại ngữ khác

Kỹ năng :

• Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc khoa học

• Khả năng giao tiếp, thuyết trình tốt

• Chủ động, linh hoạt xử lý vấn đề

• Cẩn thận, tỉ mỉ, chịu được áp lực công việc

• Kỷ luật, tuân thủ quy định lưu trữ bảo mật

>>>> Có thể bạn quan tâm: KPI cho vị trí trưởng phòng nhân sự

7. Điều kiện làm việc của nhân viên văn thư lưu trữ

Làm việc 05 ngày / tuần (nghỉ thứ 7 và chủ nhật)

• Sáng : 8h00 – 12h00

• Chiều : 13h30 – 17h30

Cơ sở vật chất được trang bị :

• Máy tính bàn, điện thoại bàn,

• Văn phòng phẩm

• Máy văn phòng : photo, scan, fax…

• Nước uống và tiện ích trong khu vực bếp

• Bàn ghế, không gian làm việc riêng…

Quyền lợi lao động

• Chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp … đầy đủ theo luật lao động và luật bảo hiểm

• Lương tháng 13, thưởng Lễ Tết

• Khám sức khỏe định kỳ 01 năm / lần

Phúc lợi khác

• Hỗ trợ tiền ăn trưa, tiền gửi xe, tiền taxi…

• Hỗ trợ ký túc xá cho lao động ở xa

• Hỗ trợ nhà trẻ miễn phí cho người lao động có con nhỏ

• Du lịch thường niên 1 – 2 lần / năm

• Tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ miễn phí

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp

• Cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp ổn định theo thâm niên và thành tích 

8. Mẫu bản mô tả công việc nhân viên văn thư lưu trữ

Dưới đây là mẫu trình bày bản mô tả công việc phù hợp cho vị trí nhân viên văn thư lưu trữ trong mọi tổ chức. Người phụ trách thiết lập chỉ cần bổ sung nội dung theo đặc thù của doanh nghiệp là có ngay một bản mô tả chuẩn và chất.

Công ty …. 

Địa chỉ : …

 

….., ngày….tháng…năm ….

 

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Vị trí : Nhân viên văn thư lưu trữ

 

Người thiết lập

Người kiểm soát

Người phê duyệt

Họ tên:…………………………..

Chức vụ: 

Chuyên viên nhân sự

Ngày:……………………………

(ký tên)

Họ tên:………………………..

Chức vụ: 

Trưởng phòng hành chính

Ngày:………………………..

(ký tên)

Họ tên:…………………………..

Chức vụ: 

Giám đốc

 

Ngày:…………………………..

(ký tên)

Chức danh công việc: 

Nhân viên văn thư lưu trữ

Cấp bậc: 

Nhân viên

Khối:

Văn phòng

Phòng:

Hành chính nhân sự

Bộ phận:

Văn thư lưu trữ

Địa điểm làm việc:

Văn phòng công ty …

Địa chỉ : ….

Cấp trên trực tiếp:  Trưởng phòng hành chính

 
 
 
 

I. Mục đích công việc

……………………………………………….

 

II. Nhiệm vụ đảm nhận

……………………………………………….

 

III. Quyền hạn khi triển khai nhiệm vụ

……………………………………………….

 

IV. Các cá nhân/ tổ chức có mối liên hệ trong quá trình làm việc

 

Trong doanh nghiệp

Ngoài doanh nghiệp

Ms. …. – Trưởng phòng hành chính nhân sự

Khách hàng /đối tác

Ms. … – Trưởng phòng chuyên môn

Nhân viên chuyển phát nhanh

…………….

………………..

 

V. Điều kiện làm việc

…………

 

VI. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự

………….  

 

Người nhận việc

(Ký và ghi rõ họ tên)

Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý các công việc được giao.

Xây dựng bản mô tả công việc nhân viên văn thư lưu trữ chuẩn xác, doanh nghiệp sẽ rất thuận lợi khi tiến hành các kỳ tuyển dụng. Về phía ứng viên, việc trau dồi năng lực cá nhân, cũng như đàm phán khi ứng tuyển đều được hỗ trợ rất tốt từ cẩm nang này. Quân sư TalentBold nhận thấy, vị trí nhân viên văn thư tại các tổ chức có sự tương đồng khá lớn, tuy nhiên, áp lực và yêu cầu chất lượng công việc sẽ khác nhau theo từng nhiệm vụ, điều này doanh nghiệp có thể nhấn mạnh thêm trong nội dung tiêu chuẩn tuyển dụng để phòng tuyển dụng cân nhắc kỹ khi lựa chọn ứng viên.

———————————–
Chi tiết liên hệ:

Talentbold – We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: [email protected]
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Nguồn ảnh: internet 

Talentbold

TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng