Bản mô tả công việc lễ tân khách sạn

Nhân viên lễ tân được xem là “bộ mặt” của mỗi khách sạn. Không chỉ có nhiệm vụ làm “vui lòng khách đến, hài lòng khách đi” mà còn làm những công việc khác liên quan đến vị trí công việc của mình. Hoteljob.vn xin chia sẻ bản mô tả công việc nhân viên lễ tân khách sạn để các bạn tham khảo.​

Nhân viên lễ tân đảm nhận những công việc gì trong khách sạn?

Bản mô tả công việc nhân viên lễ tân khách sạn

Nhiệm vụ chính
Công việc cụ thể

Thực hiện quy trình check-in

– Dựa vào bảng danh sách đặt phòng hàng ngày, nắm các thông tin cần thiết, liên hệ với bộ phận buồng phòng để chắc chắn phòng đã sẵn sàng, chú ý những phòng có yêu cầu đặc biệt: honey moon, phòng khách VIP…

– Thực hiện quy trình check-in theo tiêu chuẩn của khách sạn:

+ Chào khách.

+ Hỏi tên khách đặt phòng, xác nhận thông tin phòng, dịch vụ đã đặt. Với khách walk-in, giới thiệu phòng còn trống để khách lựa chọn.

+ Hỏi mượn chứng minh thư/ căn cước công dân (khách Việt), Passport (khách nước ngoài) và làm thủ tục nhận tiền đặt cọc, thanh toán.

+ Hướng dẫn khách điền và ký vào mẫu đăng ký xác nhận lưu trú tại khách sạn.

+ Thông báo cho khách biết về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn, các dịch vụ du lịch liên quan: đặt tour, cho thuê xe,…

+ Giao chìa khóa cho Bellman dẫn khách lên nhận phòng.

– Sắp xếp CMT/ CCCD/ Passport của khách theo đúng thứ tự phòng, thực hiện việc đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm cho khách.

– Thực hiện khai báo thông tin tạm trú và hoàn tất hồ sơ khách.

Tư vấn, bán dịch vụ cho khách

– Giới thiệu khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn: ẩm thực, dịch vụ văn phòng, spa, gym, karaoke, bi-a…

– Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng dịch vụ của các đơn vị liên kết: cho thuê xe, đặt tour, mua vé tham quan, mua hàng lưu niệm – đặc sản làm quà…

Phục vụ khách trong thời gian lưu trú

– Nhiệt tình cung cấp cho khách các thông tin cần thiết: sự kiện diễn ra tại địa phương; các điểm đến tham quan; số điện thoại – địa chỉ ngân hàng, đại sứ quán; địa chỉ tin cậy sửa giày, vali; giá cả một số mặt hàng…

– Giữ hộ chìa khóa khi khách có nhu cầu ra ngoài.

– Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.

– Bảo quản tiền và tư trang khi khách gửi.

– Nhận báo thức khách theo yêu cầu.

– Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách.

– Nhận – gửi bưu phẩm, thư từ, fax của khách.

– Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, tàu hỏa, đặt phòng khách sạn ở điểm đến kế tiếp… và xác nhận, thay đổi thông tin lịch trình khi cần thiết.

– Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn – khiếu nại của khách.

Thực hiện quy trình check-out

– Gần đến giờ check-out, nhân viên lễ tân liên lạc với các bộ phận trong khách sạn nhận liên phiếu sử dụng dịch vụ của khách để ghi nhận thông tin vào hồ sơ thanh toán.

– Thực hiện quy trình check-out theo tiêu chuẩn khách sạn:

+ Nhận lại chìa khóa/ thẻ vào phòng từ khách.

+ Liên hệ bộ phận buồng phòng thực hiện việc kiểm tra phòng khách: sử dụng minibar, tình trạng của các thiết bị – dụng cụ…

+ Trong thời gian chờ thông tin kiểm tra phòng, lễ tân chủ động thăm dò cảm nhận của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn, chất lượng dịch vụ như thế nào…

+ Ghi nhận thông tin kiểm tra từ bộ phận Housekeeping, cập nhật dữ liệu vào sổ chi tiêu của khách.

+ Xác nhận lại với khách những dịch vụ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.

+ Thông báo số tiền khách cần thanh toán, thực hiện thủ tục thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng… và in hóa đơn cho khách.

+ Trả lại CMT/ CCCD/ Passport cho khách theo đúng tên, đúng phòng.

+ Chào khách ra về.

– Thực hiện quy trình Check-out nhanh cho những phòng khách yêu cầu.

Các công việc khác

– Làm vệ sinh khu vực làm việc, quầy lễ tân trước, trong và chuẩn bị kết thúc ca làm việc

– Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến công việc hợp lý, khoa học

– Thực hiện các công việc sau khi khách check-out: cập nhật tình trạng phòng, lưu hồ sơ khách hàng…

– Hoàn thành các báo cáo công việc được giao

– Công việc cuối ca: lưu các thông tin quan trọng xảy ra trong ca làm việc, yêu cầu cần thực hiện cho khách vào sổ bàn giao công việc; ghi các thông tin khách yêu cầu vào giấy ghi chú và dán ở nơi dễ thấy để nhân viên ca sau thực hiện; bàn giao đồ đạc, tiền đặt cọc, tiền quỹ cho lễ tân ca sau.

– Tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận, báo cáo các thông tin nhận xét, phản hồi của khách về chất lượng dịch vụ khách sạn.

– Tham gia các khóa huấn luyện nâng cao nghiệp vụ, cross-training khi được khách sạn tạo điều kiện.

– Hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới, nhân viên thực tập của bộ phận khi được quản lý giao phó.

– Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Yêu cầu tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn

Lễ tân cũng được xếp vào nhóm việc làm khách sạn không yêu cầu bằng cấp, có hoặc chưa có kinh nghiệm làm việc. Nghĩa là, chuyện ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành nào, từng học trường nào hay thậm chí chỉ mới hoàn thành xong chương trình THPT hay bổ túc văn hóa – nếu đáp ứng yêu cầu tuyển dụng cụ thể của từng khách sạn thì hoàn toàn có khả năng ứng tuyển thành công.

Tùy vào quy mô, đối tượng khách, định hướng kinh doanh hay cơ cấu nhân sự của mỗi cơ sở lưu trú mà yêu cầu tuyển dụng nhân viên lễ tân sẽ được đưa ra phù hợp. Trên Hoteljob.vn (website việc làm khách sạn – nhà hàng & du lịch số 1 Việt Nam), các tin tuyển lễ tân đều ghi rõ yêu cầu tuyển dụng như sau:

– Tốt nghiệp THPT trở lên 

– Ngoại hình khá, hình thức bên ngoài có duyên, dễ tạo thiện cảm

– Ưu tiên nữ cao từ 1m58, nam cao từ 1m70

– Phát âm chuẩn, giọng nói dễ nghe

– Khuôn mặt vui vẻ, tươi cười, dễ gần

– Giao tiếp cởi mở, thân thiện

– Tiếng Anh thành thạo

– Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm

– Có sức khỏe tốt

– Trung thực, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc

– Chịu được áp lực công việc cao

– …

Tuy không quá khắt khe trong khâu tuyển dụng lễ tân nhưng rõ ràng, những ứng viên có kinh nghiệm hay bằng cấp, chứng chỉ nghiệp vụ liên quan, khả năng ngoại ngữ tốt, ngoại hình xinh… sẽ có nhiều lợi thế hơn khi tìm việc.

Khách sạn thường ưu tiên tuyển nhân viên lễ tân có ngoại hình

Tham khảo thêm 4 tiêu chuẩn tuyển dụng lễ tân khách sạn

Mức lương lễ tân khách sạn hiện nay

Theo đánh giá chung, nhân sự ngành khách sạn có mức lương tầm trung bình – khá (so với nhân sự các ngành nghề, lĩnh vực khác), chỉ dao động khoảng 4 – 8 triệu đồng/ tháng, tùy vị trí công việc, khối lượng công việc, quy mô khách sạn, địa điểm làm việc… Nhân viên lễ tân khách sạn cũng được chi trả lương trong khoảng này. Tuy nhiên, may mắn hơn những vị trí khác trong tổ chức, làm lễ tân có thể có thu nhập cao hơn, vào khoảng 6 – 10 triệu đồng/tháng nhờ được cộng thêm các khoản phụ cấp, thưởng, tip, service charge, hoa hồng bán dịch vụ…  Ngoài ra, phấn đấu xin vào khách sạn 4-5 sao hay thăng tiến lên những vị trí cao hơn trong bộ phận lễ tân cũng sẽ giúp lương tăng lên đáng kể, cùng với đó là chế độ đãi ngộ tương xứng và hấp dẫn hơn.

Tìm hiểu lương nhân viên lễ tân khách sạn 4-5 sao

Tiềm năng công việc lễ tân khách sạn

Mọi khách sạn đều cần nhân viên lễ tân đứng quầy. Do đó, vô vàn việc làm lễ tân sẽ được đăng tuyển. Lao động có kinh nghiệm hay bằng cấp liên quan, người tìm việc trái ngành hay sinh viên mới ra trường cũng đều có cơ hội tìm việc lễ tân. Tuy nhiên, cần tỉnh táo lựa chọn những cơ sở làm việc chất lượng và chuyên nghiệp, cũng như kênh tìm việc uy tín để đảm bảo công việc và chế độ cho bản thân, tránh tình trạng bị lừa hay làm thêm việc không phù hợp.

Ms. Smile