Bản mô tả công việc là gì? Cấu trúc, nội dung và nguyên tắc trong JD

Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng được sử dụng trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Xây dựng bản mô tả việc làm đạt chuẩn không chỉ thu hút lượng ứng viên tiềm năng mà còn góp phần định hướng nhân sự. Vậy bản mô tả công việc là gì? Bài viết sau đây Blog.TopCV sẽ cung cấp tới các bạn quy trình xây dựng bản mô tả đầy đủ và chi tiết nhất.

Mục Lục

JD Bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc hay còn gọi là Job Description – JD được biết tới là tài liệu nội bộ, mô tả công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm một người khi đảm nhận vị trí đó phải thực hiện cũng như hoàn thành đầy đủ. Hơn nữa, bản mô tả này còn là tài liệu giúp các ứng viên có tinh thần học hỏi, định hướng phát triển cho con đường sự nghiệp.

JD Bản mô tả công việc là gì?

Thực tế bản mô tả công việc được xem như sự cam kết giữa đơn vị tuyển dụng, ứng viên. Khi hai bên đã có sự thống nhất hợp tác cùng với nhau đồng nghĩa họ phải tôn trọng đầy đủ các nội dung công việc, quyền lợi đã trao đổi.

Ngoài ra, bản mô tả còn là cơ sở để ứng viên hiểu, cũng như nắm rõ được vai trò của mình trong tổ chức cũng như các thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ phải hoàn thành. Từ đó, ứng viên nhanh chóng nâng cao được hiệu suất công việc khi được nhận vào làm việc.

Mức độ quan trọng của bản mô tả công việc

Bất kỳ đơn vị tổ chức sử dụng lao động nào cũng cần có bản mô tả công việc. Đây là tài liệu vô cùng quan trọng để mô tả công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm theo từng vị trí cụ thể. Từ đó, bản mô tả sẽ tạo nhiều thuận lợi cho cả doanh nghiệp cũng như ứng viên nắm bắt, triển khai theo nhu cầu riêng của từng đối tượng.

Mọi công tác liên quan tới hoạt động tuyển dụng nhân sự, bàn giao công việc đều có liên hệ mật thiết tới bản mô tả công việc. Mục đích thiết lập và xây dựng bản mô tả công việc là đưa ra các chỉ dẫn cho các lao động, cấp quản lý trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của đơn vị doanh nghiệp.

Bản mô tả công việc giúp ứng viên hiểu rõ hơn các tiêu chuẩn đánh giá, tuyển chọn cho các vị trí công việc. Đồng thời, đưa ra định hướng cho ứng viên xác định liệu họ có phù hợp với công việc hay không.

Trong công tác định hướng, bản mô tả giúp nhân viên hiểu được kỳ vọng của đơn vị tổ chức. Đồng thời, nhận thức về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của công việc. Từ đó, cố gắng hoàn thành tốt các công việc được giao.

>>> Xem thêm: Nhân viên phát triển kinh doanh là gì? Bản mô tả công việc chi tiết

Nội dung trong bản mô tả công việc

Mỗi doanh nghiệp sẽ có phương hướng xây dựng bản mô tả công việc khác nhau. Tuy nhiên, mọi bản mô tả cần phải đáp ứng được các nội dung cơ bản như sau:

Thông tin chung liên quan tới công việc: Thông tin về chức danh công việc, bộ phận trực thuộc, địa điểm làm việc cũng như các mối quan hệ cấp trên, cấp dưới.
Mục đích của công việc: Mô tả khái quát yêu cầu cũng như chức năng chính của công việc.
Nhiệm vụ chính: Hoạt động chính nhân viên cần thực hiện với tần suất/chu kỳ nhất định đạt được kết quả đầu ra cho các công việc.
Quyền hạn của công việc: Các quyền hạn của người lao động trong suốt quá trình làm việc.
Điều kiện làm việc: Bối cảnh thực hiện công việc của nhân viên bao gồm các yếu tố về giờ giấc, môi trường việc làm hay phương tiện di chuyển.
Tiêu chuẩn công việc: Là tiêu chí năng lực cần thiết tối thiểu của người lao động giúp đảm bảo thực hiện công việc (kiến thức, kỹ năng, thái độ,….).

Các bước xây dựng bản mô tả công việc

Bản mô tả việc làm có vai trò vô cùng quan trọng giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu được thời gian sàng lọc hồ sơ các ứng viên một cách hiệu quả. Qua đó, hướng tới các ứng viên phù hợp nhất đối với các công việc. Bản mô tả cho người quản lý có cơ sở giao việc, đồng thời theo dõi, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả các công việc của nhân viên.

Các bước để tạo bản mô tả công việc như sau:

Bước 1: Thu thập thông tin công việc

Thu thập các thông tin cần thiết liên quan tới vị trí công việc là điều quan trọng đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ cung cấp cho người viết các dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện các công việc.

Thông tin cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài nhằm đảm bảo xây dựng bản mô công việc phù hợp với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân lực.

Bước 2: Xác định được nội dung công việc

Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng nhân viên phải thực hiện để được các mục tiêu cụ thể. Nội dung bao gồm 3 cấp độ từ khái quát tới chi tiết nhất:

Cấp độ 1: (Bao quát) – Để cập tới chức năng/nhiệm vụ chung.
Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải nhiệm vụ cụ thể là những gì nhân viên phải thực hiện khi triển khai chức năng của công việc tạo ra sản phẩm/dịch vụ cụ thể.
Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai hoàn thành nhiệm vụ.

Bước 3: Xác định yêu cầu với công việc

Xác định yêu cầu đối với người thực hiện là một trong các bước quan trọng trong hoạt động xây dựng bản mô tả công việc. Một số các yêu cầu với nhân viên bao gồm các khía cạnh cụ thể như sau:

Kiến thức: Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn cho việc thực hiện nhiệm vụ.
Kỹ năng: Khả năng thực hiện nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, thực hiện thông qua đào tạo).
Năng lực: Khả năng thực hiện nhiệm vụ phi thao tác gồm: Trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, tư duy,…
Yêu cầu khác: Yêu cầu pháp lý (chứng chỉ/bằng cấp), yêu cầu tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp), yêu cầu thời gian làm việc.

Bước 4: Xác định quyền hạn với công việc

Đây là bước cuối cùng giúp hoàn thiện tối ưu quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây là một trong các quyền lợi chính đáng phía lao động được hưởng. Quyền hạn phải được liệt kê một cách chi tiết, đầy đủ giúp đảm bảo tối ưu lợi ích dành cho người thực hiện.

Các bước xây dựng bản mô tả công việc

>>> Xem thêm: Nhân viên IT phần cứng là gì? Bản mô tả công việc chi tiết

Cấu trúc thường gặp trong bản mô tả công việc

Có thể hiểu bản mô tả công việc không chỉ đơn thuần là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện một cách phù hợp nhất. Qua đó, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận và doanh nghiệp.

Cấu trúc bản mô tả công việc bao gồm các nội dung như sau:

Tiêu đề

Thể hiện vai trò của vị trí ứng tuyển rõ ràng và dễ hình dung.
Tiêu đề ngắn gọn.
Tiêu đề có từ khóa được tối ưu trên công cụ tìm kiếm giúp tăng khả năng tiếp cận.

Mô tả vị trí

Đây là phần nội dung giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp, vị trí cần tuyển. Vì thế, ở mục mô tả cần đảm bảo:

Tên công ty.
Giới thiệu ngắn gọn về sản phẩm, thị trường cũng như môi trường công việc.
Mục tiêu của vị trí ứng tuyển.
Một vài điểm chính mà đơn vị tuyển dụng kỳ vọng ở ứng viên, thường nhắc về tính cách, cũng như các kỹ năng đặc biệt.

Nhiệm vụ

Đây là nội dung quan trọng trong bản mô tả việc làm. Do vậy, mục này ngoài việc trình bày nội dung chi tiết, một số điều đơn vị tuyển dụng cần lưu ý đó là:

Chi tiết, rõ ràng, không nên dài dòng hay quá phức tạp.
Phân tích rõ ràng các nhiệm vụ mà vị trí cần đảm nhiệm.

Một số chức vụ cấp cao, phần nhiệm vụ có thể phân chia theo từng thời kỳ hay kỹ năng cụ thể. Điều này giúp ứng viên càng dễ hình dung và đo lường mức độ phù hợp với khả năng của bản thân.

Yêu cầu

Dựa vào các yêu cầu, ứng viên biết mình có đủ năng lực trước khi ứng tuyển vào vị trí hay không. Thông thường, nội dung trong đó sẽ bao gồm:

Nhân khẩu học: độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn nếu như vị trí yêu cầu.
Số năm kinh nghiệm trong thời gian làm việc ở vị trí tương đương.
Yêu cầu chuyên môn, kiến thức.
Yêu cầu kỹ năng nghiệp vụ cũng như sử dụng công cụ.
Yêu cầu các thiết bị hỗ trợ cũng như địa điểm làm việc.
Yêu cầu về các tố chất.

Đây là nội dung nhà tuyển dụng thuyết phục ứng viên gia nhập tổ chức sau khi nhận thấy sự phù hợp từ phần nhiệm vụ và các yêu cầu.

Lương, thưởng cũng như chế độ đãi ngộ dành cho các vị trí.
Các phúc lợi đi kèm.
Thời gian yêu cầu làm việc, môi trường văn phòng làm việc.
Cơ hội khác có liên quan về thăng tiến, rèn luyện, phát triển.

Quy trình tuyển dụng

Sau khi đã có các mô tả chi tiết, đơn vị tuyển dụng cần nêu rõ trình tự tuyển dụng với vị trí đó.

Nêu rõ từng bước bên trong quy trình tuyển dụng.
Số bài kiểm tra: Hình thức thi kiểm tra tuyển dụng và thời gian có kết quả.
Số vòng phỏng vấn: Với ai, địa điểm nào, hình thức như thế nào.
Thông tin liên lạc với đơn vị tuyển dụng.

>>> Xem thêm: Nhân viên kinh doanh nội thất là gì? Bản mô tả công việc chi tiết

Nguyên tắc khi làm bản mô tả công việc

Để xây dựng được bản mô tả công việc đạt chuẩn, các đơn vị cần chú ý đảm bảo tối ưu các nguyên tắc sau:

Ngôn ngữ ngắn gọn, đánh đúng trọng tâm

Một bản mô tả công việc đạt chuẩn phải trình bày đầy đủ các nội dung yêu cầu. Một nội dung mô tả chung chung, lan man sẽ khiến người đọc cảm thấy khó chịu, khó hình dung. Nhà tuyển dụng nên có sự cân bằng yếu tố nội dung, nêu rõ vấn đề trọng tâm. Đồng thời, nhấn mạnh yêu cầu cơ bản để đưa ra bản mô tả đầy đủ, rõ ràng nhất.

Trình bày vai trò của vị trí tuyển dụng

Xác định rõ được vai trò của vị trí cần thực hiện tuyển dụng đối với bộ phận quản lý trực tiếp. Đồng thời, đóng góp cho quá trình diễn ra cách thức vận hành của doanh nghiệp. Điều này giúp ứng viên hiểu được mục tiêu công việc mà mình sẽ đảm nhiệm. Đây cũng là cơ sở để các ứng viên đánh giá liệu vị trí cần tuyển dụng có phù hợp với định hướng phát triển của họ ở trong tương lai hay không.

Thuật ngữ chuyên ngành sử dụng đúng mục đích

Trong bản mô tả, nhà tuyển dụng nên cân nhắc và đặt thuật ngữ vào đúng ngữ cảnh. Rất nhiều lĩnh vực có nhiều từ ngữ mang tính chuyên ngành khiến cho ứng viên khó hiểu. Ngoài ra, thể hiện thuật ngữ chính xác còn hỗ trợ nâng cao tính chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.

Nguyên tắc khi làm bản mô tả công việc

Trên đây là thông tin về bản mô tả công việc là gì. Đây chính là nền tảng ban đầu của quy trình tuyển dụng. Việc phác thảo bản mô tả rõ ràng, đánh đúng trọng tâm giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hút được ứng viên tiềm năng.

TopCV – Nền tảng tuyển dụng uy tín với tin tức tuyển dụng được cập nhật liên tục với giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng giúp nhà tuyển dụng, ứng viên tìm việc và hồ sơ nhanh chóng, hiệu quả. Vì thế, đây được xem là một trong các trang tìm việc top đầu tại Việt Nam. Ứng viên tiềm năng và nhà tuyển dụng có thể kết nối với nhau khi truy cập TopCV.

Nguồn ảnh: Sưu tầm