Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo

BÀI 9: BÁO CÁO VÀ KẾT XUẤT BÁO CÁO

1. Khái niệm báo cáo

– Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng

– Ví dụ: Từ bảng điểm trong CSDL SODIEM_GV, giáo viên có thể tạo một báo cáo thống kê từng loại điểm thi học kì (mỗi loại chiếm bao nhiêu phần trăm).

– Báo cáo thường được dùng để:

• Thể hiện được sự so sánh, tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu

• Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.

– Để tạo một báo cáo, cần trả lời cho các câu hỏi sau:

• Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?

• Thông tin từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?

• Dữ liệu sẽ được nhóm thế nào?

– Để làm việc với báo cáo: Chọn Reports

– Để tạo nhanh một báo cáo, thường thực hiện:

• Dùng thuật sĩ tạo báo cáo.

• Dùng chế độ thiết kế sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên.

* Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo

1. Đúp chuột vào Create report by using wizard

2. Trong Report Wizard chọn thông tin đưa vào báo cáo

   • Chọn bảng (mẫu hỏi) ở: Table/queries

   • Chọn trường từ Available Fields sang ô Selected Fields: nháy đúp vào tên trường
   • Nháy next để sang bước tiếp theo

3. Chọn trường để gộp nhóm trong báo cáo: Đúp chuột vào tên trường gộp nhóm → Next.

4. Chỉ ra trường để sắp xếp và các yêu cầu thống kê:

   • Sắp xếp tên theo bảng chữ cái

   • Chọn hàm tính toán trong Summary Options bằng cách đánh dấu vào cần dùng tương ứng với trường, Nhấn OK → Next

5. Chọn cách bố trí báo cáo và kiểu trình bày, Nháy Next để tiếp tục

6. Trong màn hình cuối của thuật sĩ báo cáo:

   • Đặt tên cho báo cáo

   • Chọn: Xem hoặc sửa báo cáo

   • Nháy Finish