BPM(Business Process Management) là gì?

Quy trình (Process) là gì?
– Quy trình được hiểu là 1 nhóm các bước để giải quyết một hay nhiều công việc.
Ví dụ:
– Quy trình X gồm các bước: A, B, C, D.
– Quy trình mở tài khoản gồm các bước như: Tiếp nhận hồ sơ, Xác minh, Thẩm định, Phê duyệt, Mở tài khoản.

Quy trình trong doanh nghiệp
– Trong doanh nghiệp thì quy trình được coi là nền tảng để phát triển, kiểm soát, đánh giá, định hướng cho một doanh
nghiệp. Ví dụ như quy trình cho vay của 1 ngân hàng, mở tài khoản ngân hàng, phát hành thư tín dụng, …
– Khi công nghệ chưa phát triển thì các doanh nghiệp hoạt động theo hình thức “chân tay”, trên giấy tờ, trao đổi tài
liệu trực tiếp. Điều này gây khó khăn và tốn thời gian, tiền bạc của doanh nghiệp lẫn người tham gia quy trình mà hiệu
suất không cao.

Vậy BPM là gì? Tại sao lại dùng BPM vào doanh nghiệp?

BPM (Business Process Management)
– BPM là một mô hình quản lý quy trình doanh nghiệp, nó là cách nhìn, các tiếp cận khác trong việc quản lý quy trình. Nó
giúp cải thiện hiệu suất công việc, quản lý tiến độ, thời gian, chất lượng của từng công việc, cá nhân trong một quy
trình. Nó giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà lợi nhuận và hiệu quả đem lại lớn hơn.
– BPM là sự kết hợp của các bộ phận trong một doanh nghiệp như: front-end(bộ phận kinh doanh, chăm sóc khác hàng)
đến back-end(phân tích nghiệp vụ, nhóm phát triển và vận hành phần mềm)
– BPM cho phép tái sử dụng quy trình cũ, tích hợp nhiều quy trình vào 1 quy trình lớn một cách dễ dàng.
– Cho phép người dùng biết được mình phải xử lý task nào trong quy trình bằng việc thông báo qua email, inbox,… Người
quản lý cũng dễ dàng theo dõi hoạt động công ty, thời gian làm 1 task của từng nhân viên, luồng đang đi đến bước nào, có
khó khăn gì không.
– Cho phép gán lại task công việc nếu người nhận không có mặt ở công ty vì lý do nào đó cho một người khác mà vẫn đảm
bảo luồng chạy thông suốt.
– Cho phép đặt SLA theo từng task, từng quy trình nhỏ và thông báo khi vượt quá SLA.
– Lưu lịch sử toàn luồng như có những user nào tham gia, trả đi trả về bao nhiêu lần, ai phê duyệt, ai hủy
luồng,…
– Cho phép xuất báo cáo SLA theo từng task và cả luồng, KPI theo luồng, theo thời gian.
– Các tài liệu được luân chuyển trên luồng quy trình, hiển thị trên giao diện người dùng, có thể tải xuống. Tài liệu có
thể được tìm kiếm lại tùy theo nhu cầu sử dụng.
…

Chu trình của BPM:
– Phân tích
– Thiết kế và mô hình hóa
– Triển khai thực hiện
– Giám sát và quản lý
– Tự động và tối ưu hóa

BPM so với việc lập trình thông thường
– Đã có nhiều người hỏi tôi rằng tại sao lại phải dùng BPM khi mà chúng ta có thể giải quyết quy trình đó bằng việc tự
viết mã để giải quyết các công việc đó.

Trả lời: Đúng, chúng ta có thể tự lập trình bằng ngôn ngữ java, javascript,.. để giải quyết 1 quy trình nào đó. Nhưng
một quy trình cho doanh nghiệp khi bàn giao và chạy thật sẽ có nhiều sự thay đổi không chỉ về mặt kỹ thuật (vá lỗi an
ninh thông tin, fix bug, thêm tính năng, cải thiện hiệu năng) mà nó còn thay đổi về mặt nghiệp vụ theo thời gian. Việc
thay đổi này với cách làm không theo BPM sẽ đòi hỏi bạn phải am hiểu về kỹ thuật, đội phát triển sẽ ngồi thảo luận và
bắt tay làm việc. Còn với BPM thì khác, đội phát triển, nghiệp vụ, kinh doanh có thể thay đổi được quy trình đang chạy
mà không tốn nhiều thời gian và công sức(tùy theo mức độ thay đổi lớn hay nhỏ)

Ví dụ: Quy trình cho vay của ngân hàng có 1 bước phê duyệt số tiền cho vay. Người duyệt sẽ là Phó giám đốc công ty. Quy
trình chạy ổn định cho đến khi có nhiều người vay với số tiền có nhỏ, có lớn, rất lớn. Ban giám đốc công ty thấy việc để
cho 1 người duyệt là không phù hợp nữa. Từ đó yêu cầu sửa đổi quy trình cấp phê duyệt theo rule:
+ số tiền nhỏ hơn 1 tỷ – phó giám đốc phê duyệt
+ số tiền từ 1 tỷ đến 5 tỷ – phó giám đốc cấp 2 phê duyệt
+ số tiền từ 5 tỷ trở lên – Tổng giám đốc phê duyệt
Với ứng dụng không phải BPM bạn phải đưa lại yêu cầu về đội phát triển. từ đó đội phân tích sẽ xem và đánh giá yêu cầu
sau đó mới đưa cho đội dev làm.
Còn BPM thì khác, có thể chính Ban giám đốc sẽ là người thay đổi trực tiếp rule đó trên BPM mà không cần đến đội phát
triển. Từ đó giảm rất nhiều chi phí, thời gian, công sức của doanh nghiệp mà hiệu quả lại rất cao.

Các giải pháp BPM
– Hiện trên thế giới có nhiều giải pháp BPM:
Mã nguồn mở:
+ Process Maker
+ jBPM
+ Alfresco
+ …
Bản tính phí:
+ IBM BPM
+ Oracle
+ Software AG
+…

Hệ sinh thái BPM
– Trong hệ sinh thái BPM có rất nhiều module, app có thể tích hợp cùng để giải quyết các quy trình trong doanh nghiệp,
trong đó tiêu biểu có:
+ ECM (Enterprise Content Management): Quản lý nội dung cho doanh nghiệp
+ ODM (Operational Decision Manager): Quản lý quyết định trong quy trình

Kết luận
Với BPM, doanh nghiệp sẽ dễ dàng số hóa các quy trình, loại bỏ các bước “chân tay”, giảm thiểu rủi ro, thời gian, công
sức, tiền bạc mà hiệu quả đem lại rất cao với độ linh hoạt cao trong việc thay đổi quy trình theo thời gian.