BI (Business intelligence) là gì? Tại sao BI lại quan trọng đối với doanh nghiệp? – Gimasys

Business Intelligence (BI) là sự kết hợp của các hoạt động phân tích kinh doanh, khai thác dữ liệu, trực quan hóa dữ liệu, công cụ và hạ tầng dữ liệu để hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên data (data-driven decision). Trên thực tế, doanh nghiệp được cho là sở hữu một BI hiện đại khi sở hữu được cái nhìn tổng quan về kho dữ liệu nội bộ và dựa trên số liệu để đi đến những thay đổi, loại bỏ yếu tố kém hiệu quả trong quy trình kinh doanh cũng như nhanh chóng thích ứng với biến động trên thị trường hoặc nguồn cung. 

BI lần đầu tiên xuất hiện vào những năm 1960 dưới dạng một hệ thống chia sẻ thông tin nội bộ. Vào những năm 1980, BI tiếp tục được nâng cấp kết hợp với mô hình máy tính để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn nhờ biến dữ liệu thành insight. Giải pháp BI hiện đại ưu tiên tính linh hoạt trong phân tích, quản lý dữ liệu trên các nền tảng đáng tin cậy, cấp quyền cho người dùng và nhanh chóng tìm ra insight.

Với bài viết này, Gimasys sẽ giới thiệu những thông tin cơ bản mà các doanh nghiệp cần biết khi bắt đầu tìm hiểu về BI.

• Thời gian đọc:

  05 phút

• Bài viết dành cho:

  Các cấp lãnh đạo và quản lý

BI (Business Intelligence) là gì?

Business Intelligence (BI) là một thuật ngữ rộng, bao gồm các quy trình và phương pháp thu thập, lưu trữ cũng như phân tích dữ liệu từ các hoạt động hoặc chiến lược kinh doanh để tối ưu hóa hiệu suất. Những thông tin này được tập hợp để tạo nên một cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra những quyết định quan trọng tốt hơn.

Những quy trình được bao gồm trong BI có thể được kể đến như:

• Khai thác dữ liệu: Sử dụng các cơ sở dữ liệu, số liệu thống kê và machine learning để tìm ra xu hướng chung của các tập dữ liệu lớn.
• Báo cáo: Chia sẻ các tập dữ liệu đã được phân tích đến các bên liên quan để họ dễ dàng đưa ra quyết định.
• Chỉ số hiệu suất và cách đánh giá: Đối chiếu dữ liệu về hiệu suất hiện tại với dữ liệu trong quá khứ để theo dõi và đánh giá được mức hiệu suất mục tiêu, thường được thể hiện trên các dashboard tùy chỉnh.
• Phân tích mô tả: Sử dụng các phân tích dữ liệu sơ bộ để theo dõi những thay đổi xảy ra trong doanh nghiệp.
• Truy vấn: BI giải đáp những thắc mắc dựa trên các tập dữ liệu
• Phân tích thống kê: Lấy kết quả từ các phân tích mô tả và tìm hiểu về dữ liệu thông qua các phân tích, ví dụ như việc một xu hướng xảy ra như thế nào và vì sao.
• Trực quan hóa dữ liệu: Biểu diễn các bảng phân tích dữ liệu trên các biểu đồ hay đồ thị để dữ liệu dễ dàng được sử dụng.
• Phân tích trực quan: Trực quan hóa để hiểu rõ dữ liệu từ đó dễ dàng truyền tải insight và theo dõi các quy trình phân tích.
• Chuẩn bị dữ liệu: Tổng hợp nhiều nguồn dữ liệu, xác định đơn vị đo lường phục vụ cho hoạt động phân tích dữ liệu.

Tại sao BI lại quan trọng?

BI có thể hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra những quyết định sáng suốt bằng cách so sánh dữ liệu về hoạt động kinh doanh trong hiện tại và quá khứ. Các nhà phân tích có thể tận dụng BI để đánh giá về hiệu suất và đối thủ cạnh tranh, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động thuận lợi và hiệu quả hơn. Họ cũng có thể dễ dàng nắm bắt xu hướng thị trường và thúc đẩy doanh thu. Nếu dữ liệu được sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích.

BI hỗ trợ doanh nghiệp đi đến những quyết định sáng suốt bằng những cách thức sau:

• Tìm ra giải pháp giúp tăng trưởng lợi nhuận
• Phân tích hành vi khách hàng
• So sánh dữ liệu với đối thủ cạnh tranh
• Theo dõi hiệu suất
• Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh
• Dự đoán mức độ thành công
• Nắm bắt xu hướng thị trường
• Xác định vấn đề

Cách thức hoạt động của BI

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có những thách thức và mục tiêu nhất định. Để giải quyết thách thức và theo dõi mức hiệu suất so với mục tiêu đề ra, doanh nghiệp sẽ cần thu thập những thông tin cần thiết, phân tích và xác định phương pháp để đạt được mục tiêu.

Về mặt kỹ thuật, dữ liệu thô được thu thập từ các hoạt động kinh doanh. Sau đó dữ liệu sẽ được xử lý và lưu trữ trong kho dữ liệu. Khi dữ liệu đã được sắp xếp trong kho, người dùng có thể truy cập dữ liệu và bắt đầu quá trình phân tích để giải quyết những thách thức trong hoạt động kinh doanh.

BI, phân tích dữ liệu và phân tích kinh doanh sẽ được kết hợp như thế nào?

BI bao gồm các bước phân tích dữ liệu và phân tích kinh doanh, tuy nhiên đây chỉ là những phần nhỏ nằm trong khả năng của BI. BI hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra kết luận từ các phân tích dữ liệu. Các nhà khoa học dữ liệu sẽ phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng báo cáo và phân tích nâng cao để dự báo các xu hướng tương lai. Việc phân tích dữ liệu sẽ giải đáp các câu hỏi như “Tại sao điều này lại xảy ra và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?”. Từ đó, BI sẽ tiếp nhận mô hình và thuật toán, đồng thời chia nhỏ dữ liệu để dẫn đến những quyết định cụ thể.

Theo Gartner “Phân tích kinh doanh bao gồm các hoạt động khai thác dữ liệu, phân tích dự đoán, phân tích ứng dụng và thống kê.” Nói ngắn gọn, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động phân tích kinh doanh như một phần của một chiến lược BI. BI được thiết kế để giải đáp các truy vấn cụ thể và cung cấp các bản phân tích nhanh để đưa ra quyết định hoặc lập chiến lược kinh doanh.

Phân tích kinh doanh không nên là một quy trình tuyến tính (linear process) bởi lẽ một câu hỏi có thể dẫn đến nhiều câu hỏi phát sinh khác hoặc các câu hỏi bị lặp lại. Thay vào đó, hoạt động này cần được định hướng như một chu trình tìm kiếm dữ liệu, phân tích và chia sẻ thông tin. Đây được gọi là chu trình phân tích, một thuật ngữ hiện đại giải thích cách thức doanh nghiệp sử dụng các bảng phân tích để thích nghi với những thắc mắc và kỳ vọng luôn thay đổi.

Sự khác biệt giữa BI truyền thống và BI hiện đại

Trong lịch sử, các công cụ BI cùng dựa trên một mô hình truyền thống. Đây là cách tiếp cận từ trên xuống dưới, hay nói cách khác BI sẽ được vận hành bởi đội ngũ IT và hầu hết, nếu không muốn nói là toàn bộ, các câu hỏi phát sinh trong quá trình phân tích sẽ được giải đáp thông qua các báo cáo tĩnh (static report). Điều này đồng nghĩa, nếu ai đó phát sinh câu hỏi liên quan đến các báo cáo mà họ nhận được, những câu hỏi đó sẽ được xếp xuống cuối hàng chờ và chỉ được giải đáp sau khi họ bắt đầu lại quy trình. Với quy trình báo cáo chậm chạp này, doanh nghiệp khó có thể tận dụng dữ liệu để đi đến các quyết định. BI truyền thống giờ vẫn là một cách tiếp cận chung đối với các báo cáo thường nhật và giải đáp các truy vấn tĩnh (static queries).

Tuy nhiên, BI hiện đại có tính tương tác cao và dễ tiếp cận hơn. Dù đội ngũ IT vẫn là bộ phận chủ chốt trong việc quản lý quyền truy cập vào dữ liệu, nhiều cấp độ người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh dashboard và tạo lập báo cáo. Với những công cụ phù hợp, người dùng sẽ được trao quyền để trực quan hóa dữ liệu và tự giải đáp các thắc mắc của mình.

Các doanh nghiệp lớn đã sử dụng BI như thế nào?

Mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng dữ liệu để chuyển đổi quá trình kinh doanh. Một số ngành khác nhau hiện đang đi đầu trong hoạt động áp dụng BI, bao gồm chăm sóc sức khỏe, công nghệ thông tin và giáo dục. 

Ví dụ: Công ty dịch vụ tài chính Charles Schwab đã sử dụng BI để có được cái nhìn tổng quan về toàn bộ chi nhánh của họ trên khắp nước Mỹ và hiểu hơn về chỉ số hiệu suất cũng như xác định các lĩnh vực tiềm năng. Schwab đã hợp nhất dữ liệu từ các chi nhánh thành một cái nhìn đơn nhất trên một nền tảng BI trung tâm.

Lúc này, quản lý chi nhánh sẽ xác định được khả năng thay đổi trong nhu cầu đầu tư của khách hàng. Đồng thời, ban lãnh đạo có thể theo dõi và so sánh hiệu suất giữa các chi nhánh, từ đó lên kế hoạch phát triển cho từng đơn vị. Điều này cũng sẽ tạo ra nhiều cơ hội tối ưu hóa dịch vụ khách hàng.

Công cụ và nền tảng BI

Những công cụ và nền tảng BI sẽ hợp lý hóa quy trình phân tích. Khả năng này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quan sát và tìm hiểu dữ liệu mà không cần áp dụng kiến thức chuyên sâu. Nhiều nền tảng BI sẵn có cung cấp báo cáo đột xuất, trực quan hóa dữ liệu và tạo lập dashboard dành cho nhiều cấp độ người dùng.

Tableau đưa ra một số đề xuất để đánh giá các nền tảng BI, từ đó doanh nghiệp có thể lựa chọn một công cụ phù hợp đối với hoạt động kinh doanh đặc thù. Một trong những cách thức thường thấy khi đánh giá BI là thông qua trực quan hóa dữ liệu.

Lợi ích của phân tích trực quan và trực quan hóa dữ liệu

Một trong những cách thức phổ biến để đánh giá BI là thông qua trực quan hóa dữ liệu. Hoạt động trực quan hóa dữ liệu hiển thị dữ liệu theo một cách dễ tiếp cận và dễ hiểu hơn.

Các dashboard có thể được tạo lập để làm nổi bật những xu hướng dễ dàng bị bỏ lỡ khi phân tích dữ liệu thô bằng cách thủ công. Khả năng này cũng tạo ra nhiều cơ hội hiểu rõ dữ liệu, dẫn đến tác động kinh doanh rộng lớn hơn.

Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn BI tự phục vụ (Self-Service BI – SSBI)

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển sang mô hình BI hiện đại, đặc trưng với cách tiếp cận dữ liệu tự phục vụ. Đội ngũ IT quản lý dữ liệu (bảo mật, độ chính xác và quyền truy cập), cho phép người dùng tương tác trực tiếp với dữ liệu nội bộ.

Các nền tảng phân tích hiện đại như Tableau sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết từng đầu việc trong chu trình phân tích — chuẩn bị dữ liệu với Tableau Prep, phân tích và khám phá với Tableau Desktop hay chia sẻ và quản trị dữ liệu với Tableau Server hoặc Tableau Online. Điều này có nghĩa rằng đội ngũ IT có thể quản lý quyền truy cập dữ liệu đồng thời tạo điều kiện cho nhiều nhân sự khám phá dữ liệu nội bộ và chia sẻ insight một cách trực quan.

Vai trò của BI trong tương lai

BI sẽ ngày càng phát triển để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và công nghệ, vì vậy, mỗi năm, Tableau sẽ liên tục xác định các xu hướng hiện tại để hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng cập nhật những đổi mới. Tableau nhận ra rằng trí tuệ nhân tạo và machine learning sẽ tiếp tục phát triển và các doanh nghiệp sẽ có thể tích hợp insight từ AI vào các chiến lược BI rộng lớn hơn. Khi các doanh nghiệp đang cố gắng hướng tới mở rộng kho dữ liệu, các yêu cầu về khả năng chia sẻ dữ liệu và truy cập sẽ tăng lên. Trực quan hóa dữ liệu sẽ ngày càng cần thiết đối với các nhóm dự án cũng như các phòng ban.

Nền tảng BI của Tableau cung cấp các khả năng theo dõi bán hàng gần như tại thời gian thực, cho phép người dùng khám phá insight từ hành vi khách hàng, dự báo lợi nhuận, v.v. Nhiều ngành công nghiệp như bán lẻ, bảo hiểm và dầu mỏ đã áp dụng BI và hằng năm lại có rất nhiều ngành công nghiệp khác đang tham gia vào cộng đồng này. Có thể nói, Tableau là một nền tảng BI dễ dàng thích ứng với những công nghệ mới và sự đổi mới trong hoạt động kinh doanh. 

Tìm hiểu thêm Làm thế nào để triển khai BI trong doanh nghiệp thành công TẠI ĐÂY

LIÊN HỆ NGAY với Gimasys – đối tác chính thức của Tableau tại Việt Nam – theo form bên dưới để được tư vấn thêm thông tin về lợi ích và cách thức hoạt động của Tableau BI!