TOP 9 các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và cách cải thiện

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc đóng vai trò quan trọng quyết định tới năng suất làm việc của nhân viên. Việc đánh giá kỹ lưỡng những tác nhân này sẽ giúp nhà quản lý tìm ra giải pháp để nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa quy trình vận hành, từ đó thúc đẩy tăng trưởng doanh nghiệp. Cùng 1Office tìm hiểu về những nhân tố này trong bài viết sau đây.

1 – Môi trường làm việc

Môi trường làm việc là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc hàng đầu. Môi trường có thể tác động mạnh mẽ đến tinh thần, động lực và năng suất làm việc của đội ngũ nhân sự. Bởi vì nơi làm việc là “vùng an toàn” để các nhân viên thể hiện bản thân và phát huy năng lực của họ.

Thông thường khi đề cập đến môi trường làm việc, mọi người thường chú ý đến các yếu tố hữu hình như chất lượng ánh sáng, hệ thống thông gió, nội thất và thiết bị văn phòng,… Ví dụ về các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường làm việc bao gồm: ghế tựa quá cứng có thể gây đau lưng, cổ, mệt mỏi, dẫn đến hiệu suất tổng thể kém; tiếng ồn lớn làm gián đoạn sự tập trung vào công việc của nhân viên.

Một yếu tố hữu hình thường bị bỏ qua nhưng lại tác động mạnh mẽ nhất đến tinh thần của nhân viên đó là bầu không khí tại nơi làm việc. Nếu bầu không khí làm việc được xây dựng dựa trên các nguyên tắc hợp tác, cạnh tranh lành mạnh và đồng cảm, nhân viên sẽ có tâm trạng tốt và được thúc đẩy để phát huy hết năng lực của mình. Ngược lại, làm việc trong một môi trường toxic, luôn bị sếp săm soi hay bất hòa với đồng nghiệp sẽ đặt nhân viên vào trạng thái stress và căng thẳng cực độ. Từ đó hiệu quả công việc tất yếu cũng bị giảm sút theo.

Giải pháp cải thiện

Chìa khóa để tạo ra môi trường lành mạnh, giúp nâng cao hiệu suất của nhân viên là xây dựng các nguyên tắc làm việc đề cao các giá trị như minh bạch, hợp tác, làm việc nhóm và hướng tới kết quả. Bên cạnh đó, việc tổ chức và sắp xếp không gian làm việc khoa học, thoải mái cũng rất cần thiết cho sức khỏe và tinh thần của nhân viên. Hãy đảm bảo rằng bạn đang cung cấp một môi trường làm việc hỗ trợ tối đa cho đội ngũ nhân sự cả về thể chất lẫn tinh thần

Ví dụ, Facebook – gã khổng lồ công nghệ được bình chọn là nơi làm việc tốt nhất 2018, có văn phòng với các quầy bar bán đồ ăn nhanh và salad, các khu vực làm việc mở và phòng thư giãn.

2 – Luồng quy trình làm việc

Trong các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, quy trình vận hành đóng vai trò rất lớn đối với năng suất của nhân viên. Một quy trình sẽ quy định các công đoạn mà nhân viên cần phải thực hiện theo một trình tự khoa học để đạt được mục tiêu. Nếu như luồng quy trình công việc lỏng lẻo, không quy định rõ ràng các nhiệm vụ thì rất dễ dẫn đến trường hợp nhân viên lúng túng, không biết bắt đầu từ đâu, các phòng ban cũng không thể phối hợp nhịp nhàng và ăn ý với nhau. Bởi vậy, một quy trình kém là nguyên nhân chính dẫn đến việc chậm tiến độ và giảm năng suất lao động.

Giải pháp cải tiến quy trình

Các nhà quản lý và điều hành cần thiết lập quy trình làm việc khoa học, bài bản để làm “kim chỉ nam” cho các hoạt động trong tổ chức. Các quy trình tối ưu nhất được xây dựng sau rất nhiều lần thử nghiệm và cải tiến liên tục. Do đó, chúng là phương pháp tinh gọn và hiệu quả nhất để hoàn thành nhiệm vụ.

Trong quá trình cải tiến quy trình, để đánh giá đúng hiệu quả cũng như có những hướng cải thiện đúng đắn, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp kaizen hoặc chu trình PDCA. Khi có một quy trình làm việc chuẩn, các nhân viên sẽ không phải mất thời gian để lên kế hoạch cho các công việc cần làm mà họ chỉ cần thực hiện nhiệm vụ theo những chỉ dẫn có sẵn.

Những công ty năng suất nhất xây dựng quy trình cho hầu hết tất cả các nhiệm vụ và dự án định kỳ của họ. Ví dụ: Bộ phận nhân sự sẽ có quy trình giới thiệu nhân viên, quy trình đào tạo và quy trình tính lương.

3 – Cơ sở vật chất và công cụ hỗ trợ

Việc thiếu nguồn lực hỗ trợ có thể ảnh hưởng rất lớn đến các yếu tố hiệu suất khác như khả năng, động lực và tinh thần. Một nhân viên dù xuất sắc đến mấy cũng không để hoàn thành tốt nhiệm vụ nếu như họ không được cung cấp đầy đủ những công cụ cần thiết để thực hiện công việc. Thiết bị lạc hậu, công cụ không đầy đủ và nguồn cung hạn chế ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thực hiện hiệu quả các chức năng công việc của nhân viên, dẫn tới việc năng suất suy giảm và không tối ưu được chất lượng đầu ra.

Giải pháp cải thiện

Để trang bị cho nhân viên điều kiện tốt nhất giúp họ phát huy hết năng lực của mình, nhà quản lý cần đảm bảo:

• Các tiện ích, đồ dùng văn phòng phẩm luôn có sẵn
• Các công cụ vật chất và máy móc đang trong tình trạng hoạt động tốt
• Kết nối Internet nhanh chóng
• Hệ thống phần mềm được cập nhật, nâng cấp định kỳ

4 – Mức độ gắn bó với công việc của nhân viên

Mức độ gắn bó với công việc và hiệu suất có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Theo Gallup, các tổ chức có lực lượng lao động gắn bó có:

• Tỷ lệ vắng mặt thấp hơn 41 %
• Giảm 40% lỗi chất lượng
• Chỉ số khách hàng hài lòng cao hơn 10 %
• Doanh thu cao hơn 21 %
• Năng suất cao hơn 17 %

Yếu tố nội tại xuất phát từ bản thân nhân viên sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến cách thức họ thực hiện công việc để đạt được các mục tiêu. Người lao động gắn bó trung thành với tổ chức và công việc sẽ quan tâm nhiều hơn đến kết quả công việc. Họ cũng mong muốn học hỏi,  phát triển để trở nên chuyên nghiệp hơn và thể hiện sự cam kết lâu dài với tổ chức.

Giải pháp cải thiện

Là một nhà quản lý, bạn có thể bồi dưỡng sự gắn kết của nhân viên để thúc đẩy năng suất làm việc bằng cách

• Khen ngợi và công nhận thành tích của của nhân viên
• Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng và thể hiện rằng bạn quan tâm đến nhu cầu của họ
• Khen thưởng và động viên những nhân viên có hiệu suất nổi trội
• Nếu nhận thấy có điều gì đó không ổn, hãy trao đổi và hỗ trợ nhóm của mình để tìm ra giải pháp

5 – Kỹ năng và năng lực của nhân viên

Nếu như nhân viên thiếu những kỹ năng chuyên môn cần thiết cho công việc, họ sẽ gặp trở ngại trong quá trình thực hiện công việc và có thể không đạt được chỉ tiêu. Ngược lại, một nhân viên được đào tạo bài bản và có thực lực sẽ làm việc hiệu quả, đem lại năng suất cao hơn và tạo ra nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp.

Giải pháp cải thiện

Đừng đánh giá thấp giá trị của việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Các công ty ưu tiên khía cạnh này thường tạo ra lợi nhuận cao hơn tới 24% so với những công ty không chú trọng đầu tư vào đội ngũ nhân sự.

Hãy đảm bảo đội ngũ lao động được trang bị đầy đủ các kiến thức về văn hóa, sản phẩm, dịch vụ và quy trình của công ty bằng cách triển khai các hoạt động đào tạo định kỳ. Một chương trình đào tạo toàn diện có thể tăng mức độ gắn kết và sự hài lòng của nhân viên, giảm tỷ lệ doanh thu và mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn.

6 – Chính sách chăm sóc và đãi ngộ

Không phải ngẫu nhiên khi các nhân viên luôn đề cập đến những đặc quyền mà các nhân viên tương lai của họ sẽ được hưởng trong bản Mô tả công việc (JD) nhằm thu hút nhân tài. Chính sách chăm sóc và đãi ngộ là các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của người lao động. Các nhân viên luôn nhìn vào những lợi ích, giá trị mà họ nhận được để xác định xem mình sẽ cống hiến bao nhiêu % cho công việc.

Văn phòng làm việc chuẩn Google, phụ cấp 8 chữ số hay các hình thức thư giãn giải trí chính là động lực để nhân viên tâm huyết và nhiệt tình với công việc hơn. Và theo chiều ngược lại, một tổ chức cứng nhắc, không chăm lo đến đời sống tinh thần đội ngũ nhân sự sẽ làm giảm sự gắn kết của họ với công việc và năng suất luôn ở mức trung bình.

Giải pháp cải thiện

Là một nhà quản lý, bạn cần tạo mọi điều kiện thuận lợi để nhân viên cảm thấy thoải mái và hứng thú với công việc. Hãy bắt đầu cung cấp các tiện ích đáp ứng mọi nhu cầu thư giãn, học tập của nhân viên.

Ví dụ, Google cung cấp một môi trường làm việc độc đáo cho nhân viên với một loạt các tiện ích như các dịch vụ sửa chữa xe đạp miễn phí, giặt hấp miễn phí, mát-xa miễn phí, thư viện di động và các đặc quyền khác. Kết quả là hơn 86% nhân viên của công ty nói rằng họ hài lòng với công việc của mình và năng suất làm việc của gã khổng lồ công nghệ này luôn thuộc top đầu thế giới.

7 – Vấn đề tài chính cá nhân

Vấn đề cá nhân liên quan tài chính cũng có thể là các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu nhân viên của luôn lo lắng về tình hình tài chính thì họ sẽ không thể tập trung cho công việc của mình. Họ sẽ dành thời gian làm việc để suy nghĩ về các hóa đơn đến hạn và những khoản nợ phải trả. Họ cũng sẽ cảm thấy ít có động lực hơn để hoàn thành nhiệm vụ và đáp ứng kỳ vọng của tổ chức.

Theo một cuộc khảo sát năm 2016 do Lockton thực hiện, các vấn đề tài chính là nguyên nhân chính gây căng thẳng cho 1/5 nhân viên. Trong đó, 48% người gặp khó khăn trong việc trang trải các chi phí sinh hoạt cơ bản. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất công việc, năng suất và sự gắn bó của họ với tổ chức.

Giải pháp cải thiện

Một mức lương công bằng và các khoản đãi ngộ có thể là phương pháp tốt để tăng mức độ hài lòng của nhân viên, giúp họ ổn định đời sống để tập trung toàn thể cho công việc. Hãy cân nhắc cung cấp các khoản tiền thưởng như hoa hồng, chiết khấu và các ưu đãi khác cho đội ngũ nhân sự.

Một lựa chọn khác dành cho các doanh nghiệp nhỏ với ngân sách eo hẹp, là cung cấp chương trình giáo dục tài chính. Các khóa học, hội thảo trực tuyến và dịch vụ tư vấn miễn phí có thể giúp nhân viên của bạn đưa ra quyết định tài chính thông minh hơn và tránh sa bẫy nợ.

8 – Yếu tố tâm lý

Sự mất cân bằng giữa công việc – cuộc sống, cảm giác thiếu an toàn trong công việc, xung đột trong các mối quan hệ và khối lượng công việc nặng nề đều là những nguyên nhân phổ biến ảnh hưởng đến tâm lý và hiệu suất của nhân viên trong công việc. Những nhân viên đang phải đối mặt với những vấn đề này thường bị ốm nhiều hơn, làm việc kém hơn và cảm thấy ít có động lực hơn.

Theo khảo sát của McKinsey, khoảng 73 % công nhân gặp các triệu chứng tâm lý do căng thẳng, trong khi đó 77% cho biết sức khỏe thể chất của họ bị ảnh hưởng bởi stress với các biểu hiện như mất ngủ, rối loạn ăn uống,…

Giải pháp cải thiện

Là chủ doanh nghiệp, bạn chịu trách nhiệm trực tiếp về sự hài lòng của nhân viên. Những điều đơn giản, chẳng hạn như cho phép làm việc từ xa và linh hoạt thời gian, có thể giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn. Những người làm việc từ xa có năng suất cao hơn những người làm việc trong văn phòng – theo một nghiên cứu được công bố bởi Đại học Stanford.

Bên cạnh đó, hãy cung cấp cho nhân viên các công cụ và nguồn lực mà họ cần để thành công trong vai trò của mình, đặt ra các kỳ vọng công việc thực tế và đối xử công bằng với mọi người.

9 – Không ứng dụng công nghệ vào vận hành

Công nghệ có tầm ảnh hưởng rất lớn tới hiệu suất và năng suất làm việc. 75% các tổ chức toàn cầu được dự báo sẽ tăng cường sử dụng các công cụ năng suất công nghệ vì chúng tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc.

Với mong muốn giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán năng suất, 1Office cho ra đời WORKPLACE – Bộ tính năng cung cấp các công cụ ưu việt để giải quyết các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên:

• Hỗ trợ lập kế hoạch công việc cụ thể, rõ ràng, phân bổ đúng người đúng việc, tự động cập nhật và lịch biểu cá nhân
• Theo dõi sát sao tiến độ công việc, tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp nhân viên chủ động thực hiện công việc theo đúng deadline
• Báo cáo, đánh giá hiệu quả công việc trực quan dưới dạng Dashboard, báo cáo động, từ đó đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của nhân viên
• Số hóa toàn bộ các quy trình làm việc từ đơn giản đến phức tạp, giúp giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện và quy định trách nhiệm cho từng cá nhân, phòng ban cụ thể.

Qua bài viết trên 1Office giúp độc giả có thêm kiến thức về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cũng như mang đến giải pháp cải thiện giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, khoa học. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA