9 kiến thức về làm việc từ xa mà chủ Doanh nghiệp cần biết

Có lẽ rất nhiều người đã từng mong ước có một công việc, hay một tổ chức mà nhân viên làm việc hiệu quả ở mọi nơi. Sau khi đại dịch nổ ra, làm việc từ xa không chỉ là sở thích, mà đã trở thành “bình thường mới” của mọi người.

Để Doanh nghiệp vẫn tăng trưởng trong bình thường mới, chủ Doanh nghiệp cần nắm chắc 9 kiến thức về làm việc remote. Những nội dung này được chúng tôi tổng hợp và đúc kết từ chính kinh nghiệm vận hành doanh nghiệp theo hướng tự do địa điểm và thời gian làm việc. Cùng đọc hết bài viết dưới đây để luôn sẵn sàng cho mọi sự thay đổi, hoặc thậm chí chuyển đổi hiệu quả hình thức làm việc.

Hiểu trọn vẹn về “làm việc từ xa”

Tất tần tật thông tin cơ bản về hình thức làm việc này. Bao gồm khái niệm và xu hướng.

Làm việc remote là gì? 

Làm việc từ xa (hay làm việc tại nhà – work form home hoặc làm việc remote) là một kiểu sắp xếp làm việc linh hoạt, cho phép nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng công ty.

Work frome home có thể là tạm thời hoặc lâu dài, bán thời gian hoặc toàn thời gian cố định, không thường xuyên hoặc thường xuyên.

Xu hướng làm việc từ xa

Trong quá khứ, những nhân viên làm việc từ xa không được đánh giá cao. Nhiều nhà tuyển dụng tin rằng lực lượng lao động của họ sẽ quá dễ bị phân tâm khi ở nhà. Thêm vào đó, người quản lý của họ không thể để mắt đến các hành vi, công việc của họ.

Hiện tại, có rất nhiều phương pháp và công cụ giúp người quản lý đảm bảo được nhân viên vẫn hoàn thành tốt công việc của họ ngay cả khi ở nhà. Ví dụ như hệ thống KPI, OKR, phần mềm quản lý công việc. Cộng thêm sự kiện dịch bệnh Covid-19 bùng nổ quá mạnh mẽ đã bắt buộc xu hướng làm việc từ xa phát triển.

Có những con số chứng minh cụ thể cho xu hướng này sẽ tiếp tục tồn tại vào 2023. Theo một cuộc khảo sát toàn cầu của PwC sau đại dịch Covid, 19% người tham gia mong muốn được làm việc từ xa hoàn toàn, 33% muốn áp dụng mô hình làm việc kết hợp giữa làm việc trực tiếp và trực tuyến (hybrid).

Lợi ích và khó khăn của hình thức làm việc remote

Làm việc từ xa đều mang tới những ưu và nhược điểm cho cả người lao động và chủ doanh nghiệp.

Lợi ích của làm việc tại nhà

1. Tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giảm khí thải

Doanh nghiệp có thể thuê văn phòng nhỏ hơn khi hầu hết nhân viên của họ làm việc từ xa. Thậm chí chuyển sang hoạt động từ xa hoàn toàn và không cần có văn phòng. Điều này giúp các tổ chức tiết kiệm tiền thuê nhà, tiền điện nước và các đồ dùng văn phòng khác.

Khi làm việc tại nhà, nhiều yếu tố gây ra sự chậm trễ được giảm bớt hoặc loại bỏ. Ví dụ như ngủ quên, kẹt xe, trễ tuyến xe bus, hỏng xe. Có thể “lăn ra khỏi giường” và bắt đầu làm việc là một cách tiết kiệm thời gian rất lớn.

Không cần tới văn phòng cũng là cách Doanh nghiệp cùng chính phủ cắt bớt lượng khí thải ô nhiễm từ phương tiện giao thông. Môi trường từ đó sẽ được cải thiện đáng kể. Thực tế đã được chứng minh qua nhiều tháng giãn cách xã hội vào năm 2021.

2. Năng suất làm việc cao hơn vì ít phiền nhiễu hơn

Làm việc trực tuyến, nhân viên có thể tránh được nhiều phiền nhiễu như các cuộc họp không quan trọng, những câu chuyện phiếm ở văn phòng, sự gián đoạn từ đồng nghiệp.

Nếu không có những phiền nhiễu ở nhà như thú cưng, công việc gia đình,nấu ăn,… (sẽ nói thêm về điều đó ở phần sau), năng suất công việc có thể tăng lên đáng kể khi làm việc từ xa.

3. Giảm tỷ lệ nghỉ việc ngẫu nhiên 

Cho phép làm việc từ xa có thể giúp doanh nghiệp giữ chân nhân viên. Khi nhân viên được làm việc từ xa, họ không cảm thấy bị quản lý vi mô. Họ sẽ có nhiều khả năng phát triển cảm xúc tích cực đối với sự lãnh đạo của tổ chức. 

Đổi lại, người lao động sẽ ít bị cám dỗ hơn để tìm kiếm việc làm ở nơi khác, thúc đẩy tinh thần trung thành và cống hiến. Họ cũng có thể ít có xu hướng nghỉ phép một cách ngẫu nhiên.

Khó khăn khi làm việc remote

Như với bất cứ điều gì trong cuộc sống, làm việc từ xa cũng có một số nhược điểm lớn. Đặc biệt, có rất nhiều rào cản và khó khăn khi làm việc nhóm online. Tuy nhiên, chúng có thể được giảm nhẹ hoặc thậm chí chuyển hóa thành lợi thế.

1. Mất tập trung ở nhà và mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Như đã nói ở trên, có rất nhiều yếu tố gây gián đoạn khi nhân viên làm việc tại môi trường không phù hợp. 

Nếu nhân viên tiếp tục làm việc tại nhà, điều quan trọng là họ phải có không gian làm việc chuyên dụng, sử chủ động tập trung.

Khi làm việc từ xa, bạn cũng có thể khó tìm được sự cân bằng phù hợp giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Có hai cái bẫy lớn, thứ nhất là làm việc mọi lúc, vì bàn máy tính luôn ở gần; thứ hai là làm việc trong một nửa thời gian và dành nửa thời gian còn lại cho gia đình hoặc vui chơi, vật lộn với đa nhiệm.

2. Cảm giác bị cô lập

Cho dù chúng ta đang nói về nhân viên hay ông chủ, tất cả chúng ta đều là xã hội và không thể phát triển nếu không có sự tương tác của con người.

3. Làm việc theo nhóm và quản lý đội nhóm cần nhiều kỹ năng hơn

Nhân viên cần học cách giao tiếp trực tuyến và điều hành các cuộc họp trực tuyến một cách hiệu quả.

Dẫn dắt một nhóm từ xa cũng có thể khó khăn hơn một chút. Có thể có cảm giác thiếu kiểm soát. Ngoài ra, người lãnh đạo cũng cần học cách sử dụng và kết hợp nhiều công cụ công nghệ khác.

Mô hình làm việc online

Có nhiều biến thể của mô hình làm việc từ xa. Mỗi công ty có thể tùy chỉnh khái niệm theo sở thích và nhu cầu của họ.

1. Mô hình Office-first

Kiểu mô hình này yêu cầu nhân viên đến văn phòng hầu hết thời gia; làm việc từ xa chỉ là một phần nhỏ thời gian làm việc của họ.

2. Mô hình Partly remote

Mô hình này tổ chức làm từ xa theo bộ phận. Một số phòng sẽ làm việc hoàn toàn từ xa (ví dụ: nhóm marketing, sale). Nhóm khác bị ràng buộc làm tại văn phòng (ví dụ: HR, kế toán, sản xuất).

3. Mô hình Flexible hybrid 

Flexible hybrid model cho phép nhân viên lựa chọn lúc nào muốn làm việc tại văn phòng và lúc nào làm việc tại nhà.

4. Mô hình Fixed hybrid

Khá tương tự như Flexible hybrid. Điểm khác biệt chính là mô hình này yêu cầu nhân viên quyết định một trong các phương án sắp xếp công việc được cung cấp và tuân theo nó dài hạn.

5. Mô hình Remote-first

Trong mô hình Remote-first, làm việc từ xa là mặc định. Công ty vẫn duy trì một văn phòng để mọi người có thể thỉnh thoảng đến văn phòng.

6. Mô hình Fully remote

Mô hình cuối cùng này là mô hình làm việc từ xa thực sự. Trong đó tổ chức không có bất kỳ văn phòng hoặc trụ sở nào, mọi người đều làm việc từ xa.

Top 3 Doanh nghiệp triển khai làm việc trực tuyến thành công 

1. Reddit

Trong thời gian đại dịch, Reddit – công ty vận hành nền tảng truyền thông xã hội nổi tiếng, đã áp dụng mô hình Flexible hybrid. Nhân viên của họ có thể làm việc ở bất cứ đâu. Công ty cũng đã thiết kế lại phòng của họ để giống với văn phòng làm việc tiêu chuẩn.

2. Dropbox

Một trong những ví dụ điển hình nhất về Remote-first là Dropbox. Đây là công ty đứng sau nền tảng chia sẻ tệp nổi tiếng. Văn phòng của họ hiện được gọi là “Studios”, và chúng chủ yếu là không gian để cộng tác và xây dựng cộng đồng.

3. Automatic

Automattic – công ty phát triển web của WordPress – đã hoàn toàn remote ngay từ 2017. Họ có nhân viên ở hơn 75 quốc gia trên thế giới, tất cả đều làm việc từ bất cứ đâu họ thích.

Hướng dẫn chủ Doanh nghiệp quản lý nhân viên làm việc từ xa

Những lợi ích và khó khăn của làm việc từ xa là rất rõ ràng. Nếu Doanh nghiệp muốn chuyển đổi hẳn sang hình thức này, nhà quản trị cần có phương pháp và công cụ phù hợp.

1. Thay đổi phương pháp quản lý

Chuyển đổi mô hình làm việc đồng nghĩa với việc phương pháp quản lý cũ đã không còn hiệu quả. Thay vì cố gắng bám sát mọi hành vi của nhân viên, hãy:

• Đặt ra các tiêu chuẩn năng suất làm việc từ xa rõ ràng ngay từ đầu;

• Áp dụng các phương pháp quản trị mục tiêu, hiệu suất như KPI, OKR;

• Xây dựng

  quy trình quản lý dự án

  hiệu quả và phù hợp với nhóm làm việc từ xa

• Sử dụng camera khi giao tiếp trực tuyến

• Tổ chức các cuộc tụ họp online/offline, các sự kiện team building,…

• Checkin ngắn trước khi bắt đầu công việc

• Truyền thông nội bộ online

2. Sử dụng công nghệ hỗ trợ quản lý và làm việc từ xa

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ bạn và nhân viên của mình làm việc nhóm từ xa hiệu quả hơn. Các phần mềm Quản lý dự án giúp đồng bộ dữ liệu để tất cả thành viên nắm được công việc mà cả nhóm đang cùng thực hiện. Một phần mềm Quản lý dự án có thể:

• Thêm mới tác vụ và đặt thời hạn hoàn thành;

• Tùy chỉnh và chỉnh sửa công việc;

• Phân công nhiệm vụ cho đối tượng cụ thể theo framwork 5W1H;

• Thông báo nhắc nhở người dùng về các công việc sắp đến hạn;

• Thiết kế quy trình, mẫu checklist nhiệm vụ lặp lại

• Quản lý công việc phong cách Kanban;

• Tạo các bước bổ sung trong một nhiệm vụ;

• Tổ chức công việc bằng cách sử dụng thẻ, nhãn và kênh để nhóm hoặc phân loại nhiệm vụ;

• Quản lý tất cả dự án theo dạng list và timeline tại một nơi;

• Quản lý lịch họp trong ngày/tuần/tháng.

Hoặc phần mềm Quản lý nhân sự từ xa giúp giảm các tác vụ tay chân, tăng hiệu suất công việc là những gì mà nhân viên làm từ xa cần. Công cụ này có thể:

• Chấm công từ xa thông qua thiết bị di động;

• Tự động tính công và lương;

• Gửi và duyệt đơn xin nghỉ, xin làm thêm giờ, xin vào ca muộn/tan làm sớm,… trực tuyến;

• Truyền thông nội bộ qua bảng tin; gửi lời chúc mừng sinh nhật, lời chào buổi sáng tới từng nhân viên;

• Tổ chức team building online.

Kết luận

Trên đây là cẩm nang 9 trụ cột kiến thức quan trọng dành cho nhà quản trị bắt đầu làm việc từ xa. Còn rất nhiều nội dung khác xoay quanh chủ đề Quản lý trị doanh nghiệp mà ACheckin mong muốn được gửi đến bạn. Theo dõi chúng tôi ngay tại đây để sớm nhận được những nội dung chất lượng và mới nhất.

First name or full name

Email