7 cách tốt nhất để giảm hàng tồn kho tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Dư thừa hàng tồn kho ngoài ý muốn có thể là dấu hiệu của các vấn đề đang tồn tại trong doanh nghiệp như: dự báo kém hiệu quả, bán hàng thấp, mua quá nhiều hàng hóa không cần thiết….

Hơn một năm qua với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ và những thay đổi kinh tế do Covid-19 gây ra, rất nhiều doanh nghiệp sản xuất đã và đang tiến hành quá trình “tinh gọn” quy trình sản xuất. Một trong những việc mà các nhà quản lý thực hiện đó là giảm lượng hàng tồn kho được lưu trữ tại một thời điểm nhất định.

Ý nghĩa của việc giảm hàng tồn kho đối với doanh nghiệp

Việc doanh nghiệp lưu trữ hàng tồn kho nhằm mục đích duy trì hoạt động diễn ra liên tục, không vì thiếu hụt nguyên vật liệu mà làm gián đoạn quá trình sản xuất hay thiếu hàng cung cấp cho thị trường. Tuy nhiên, hàng tồn kho quá mức cần thiết cũng gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp.

Thực chất những hàng hóa trong kho chính là lượng tiền mặt mà lẽ ra được đầu tư vào nơi khác. Bên cạnh đó, thời gian có thể sẽ khiến chúng hư hỏng, nguy cơ hết hạn hoặc không thể bán được nữa vì một lý do nào đó.

Dư thừa tồn kho cũng là một trong những dấu hiệu phản ánh những “lỗ hổng” trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp như: dự báo kém, bán hàng thấp, mua quá nhiều hàng hóa không cần thiết,…

Đối với doanh nghiệp sản xuất nói chung, sau khi lượng hàng tồn kho được kiểm soát ở một mức đủ để duy trì sản xuất sẽ mang lại nhiều lợi ích như:

Giảm giá: mọi mặt hàng trong kho đều thể hiện số vốn mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Và số vốn này không chỉ bao gồm chi phí mua ban đầu mà còn cả chi phí nhân sự, tiện ích và bất kỳ chi phí nào khác trong quy trình vận hành. Vì vậy giảm hàng tồn kho nghĩa là đang cắt giảm tất cả những chi phí đó
Tránh lãng phí: hàng tồn kho mang nhiều rủi ro: hư hỏng, hết hạn sử dụng, ẩm ướt, nấm mốc, ăn mòn;…khi giới hạn được lượng hàng có trong kho đồng nghĩa là giới hạn số lượng hàng hóa có thể không bán được, giúp doanh nghiệp tránh những tổn thất không đáng có.
Dòng tiền nhiều hơn: tồn kho ít hơn thì doanh nghiệp có thêm một nguồn vốn để đầu tư vào những việc khác, chẳng hạn như nâng cấp cơ sở vật chất; xây dựng phần mềm quản lý; cải thiện trải nghiệm nhân viên;…
Linh hoạt thích ứng với thị trường: giảm lượng hàng tồn kho để tăng lượng tiền mặt cho doanh nghiệp. Nhờ đó doanh nghiệp có thể thử nghiệm ý tưởng mới; thực hiện các chiến lược kinh doanh, Marketing mới phù hợp với nhu cầu luôn thay đổi của thị trường.

hàng tồn kho

Những lưu ý khi giảm lượng tồn kho

Doanh nghiệp cần có hàng tồn kho để duy trì sản xuất và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhưng cũng cần tiết giảm ở mức phù hợp. Khi giảm lượng tồn kho doanh nghiệp cần lường trước những điều sau:

Phụ thuộc nhiều hơn vào nhà cung cấp: không điều gì có thể đảm bảo rằng nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp những gì cần thiết cho sản xuất trong thời gian mong muốn. Do đó, thẩm định nhà cung cấp một cách cẩn trọng và luôn có phương án dự phòng là điều cần thiết.

Một số chi phí có thể bị đẩy lên cao: do doanh nghiệp không mua đủ số lượng để được hưởng chiết chấu từ nhà cung cấp;… vì vậy doanh nghiệp cần có những khoản dự trù để bù đắp cho sự gia tăng này.

Rủi ro vì doanh nghiệp không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng: khi tinh gọn kho doanh nghiệp sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào các dự báo nhu cầu và mối quan hệ với nhà cung cấp để việc mua hàng được thuận lợi. Chính vì thế nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, khả năng cao doanh nghiệp không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng; điều này có thể gây tổn hại đến tình hình kinh doanh và thương hiệu của doanh nghiệp.

Vì những điều trên đây mà doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình những cách giảm hàng tồn kho hiệu quả. Và 7 cách sau đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích.

hàng tồn kho

7 cách tốt nhất để giảm lượng hàng tồn kho và cắt giảm chi phí

Những cách thức được đề cập tập trung vào 4 lĩnh vực cốt lõi của quản lý hàng tồn kho: lập kế hoạch hàng tồn kho; quản lý hàng tồn kho; quản lý quy trình sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng.

Cải thiện dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu bán hàng kết hợp với kinh nghiệm cá nhân về các sự kiện sắp tới (ví dụ: ngày lễ, Tết, mùa,…) để dự đoán nhu cầu của khách hàng.

Kết quả dự báo sẽ phục vụ cho việc lập kết hoạch dự trữ bao nhiêu hàng hóa là an toàn; thậm chí doanh nghiệp có thể mua trước một số hàng hóa nhất định. Nếu doanh nghiệp mong đợi một sự bức phá doanh thu thì vẫn đủ lượng tồn kho cần thiết mà không làm tăng thêm chi phí. Nếu bạn không cần sự đột phá thì có thể giảm lượng dự trữ an toàn ở mức phù hợp.

Đánh giá tồn kho an toàn

Bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng cần một lượng hàng tồn kho ở mức an toàn; không quá ít làm gián đoạn sản xuất và không quá nhiều gây lãng phí. Mỗi doanh nghiệp sẽ có tồn kho an toàn riêng, phù hợp với quá trình sản xuất và kinh doanh của mình. Điều đó có nghĩa doanh nghiệp cần thiết lập tồn kho an toàn cho doanh nghiệp của mình dựa trên dữ liệu để có kết quả tốt nhất.

>>> Xem thêm: Tồn kho an toàn ảnh hưởng thế nào đến chuỗi cung ứng?

Khai thác phương pháp ABC để giảm tồn kho

Hầu hết các doanh nghiệp, 80% giá trị được gắn với 20% sản phẩm. Điều quan trọng là cần xác định sản phẩm nào chiếm 20% đó và sản phẩm nào không. Quy tắc ABC sẽ giúp bạn.
Theo đó các sản phẩm sẽ được chia thành 3 loại:

Mặt hàng loại A: đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và yêu cầu kiểm soát tồn kho chặt chẽ.
Mặt hàng loại B: tầm quan trọng trung bình và cần một số quản lý.
Mặt hàng loại C: ít quan trọng và ít cần kiểm soát tồn kho.

Nếu mặt hàng loại A hết hàng sẽ có tác động đến doanh nghiệp lớn hơn nhiều so với việc thiếu hàng loại C. Vì thế hàng loại A cần được chú ý nhiều hơn. Tuy nhiên không đồng nghĩa là nên tích trữ quá nhiều mặt hàng loại A.

Khi doanh nghiệp phân chia các sản phẩm cho phép bạn tập trung nhiều hơn vào việc kiểm soát tồn kho các sản phẩm thực sự quan trọng. Việc này quan trọng hơn với những doanh nghiệp có quỹ thời gian và ngân sách hạn hẹp.

Tự động hóa

Tự động hóa không chỉ đè cập đến việc sử dụng robot làm việc mà còn là tích hợp những công cụ phần mềm quản lý kho – những hệ thống hiện đại, linh hoạt có thế kết hợp với các phần cứng như máy quét mã vạch, cảm biến,…

Các phần mềm mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Thông báo khi có đơn đặt hàng
Tạo đơn đặt hàng dựa trên hàng tồn kho hiện tại
Theo dõi vị trí tồn kho, giá trị và ngày hết hạn
Tạo cáo cáo tài chính và phân tích dữ liệu
Chỉ định và theo dõi theo lô hoặc SKU.

Và nhiều những chức năng hỗ trợ khác giúp cho người thực hiện và người quản lý kiểm soát toàn bộ quá trình; loại bỏ các thao tác thừa để tập trung nhiều hơn vào hoạt động xây dựng chiến lược, dự báo và nâng cao kỹ năng.

>>> Xem thêm: 5 xu hướng chuyển đổi số doanh nghiệp hàng đầu trong năm 2022

Cải thiện dữ liệu quản lý hàng tồn kho

Dữ liệu là nền tảng tốt để doanh nghiệp phát triển trong thời đại này. Nếu thiếu dữ liệu các hoạt động tự động hóa hay chuyển đổi số khó có thể thực hiện được.

Dựa trên dữ liệu, các nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác và nhanh chóng hơn, trong cả công tác quản lý tồn kho và toàn bộ quá trình hoạt động.

Để những dự báo, kế hoạch cho kết quả tốt, dữ liệu phải:

Được quản lý thống nhất trên một hệ thống.
Có thể kết nối giữa các hệ thống khác nhau để có dữ liệu chính xác, nhấn quán.
Bảo mật dữ liệu ở mức độ tối đa.

Loại bỏ hàng tồn kho dư thừa lỗi thời

Việc giữ hàng không bán chạy sẽ có thể sẽ mất nhiều chi phí hơn khoản lợi nhuận từ việc bán chúng. Vì thế doanh nghiệp không nên lưu trữ chúng mãi để chờ đến khi bán được; thay vào đó hãy dứt khoát “xử lý” những hàng hóa này.

Với phần mềm quản lý hàng tồn kho và các dữ liệu quản lý kho, doanh nghiệp dễ dàng xác định những mặt hàng không bán được hoặc những hàng hóa có nguy cơ không bán được hoặc đang ở cuối vòng đời sản phẩm. Khi đó, doanh nghiệp nên cân nhắn việc giảm giá cao, tìm kiếm thị trường mới hay loại bỏ.

Tái chế hoặc tái sử dụng

Khả năng tái chế các thành phần, thùng chứa, bao bì có thể giúp doanh nghiệp giảm một số chi phí tồn kho. Hơn nữa, hành động này còn góp phần giảm lượng hàng tồn kho, giải pháp không gian kho lưu trữ cho các sản phẩm khác và hấp dẫn khách hàng theo xu hướng bảo vệ môi trường.

>>> Xem tiếp: Thiết kế kho hàng như thế nào để tối đa không gian sử dụng?

Ngoài những cách thức giảm hàng tồn kho trên đây, mỗi doanh nghiệp sẽ có những giải pháp khác phù hợp và đem lại hiệu quả cao. Điều quan trọng chính là doanh nghiệp cần có những công cụ giúp quản lý một cách toàn diện theo hướng tự động hóa, dữ liệu hóa theo xu hướng phát triển ngày càng cạnh tranh và biến động như hiện nay.

Tác giả : Thái Hòa