7 bước xử gọn Business Case theo mô hình Problem-solving của McKinsey | Tomorrow Marketers

Tomorrow Marketers – Báo cáo của Diễn đàn Kinh tế Thế giới cho thấy kỹ năng được các nhà tuyển dụng săn đón nhất trong năm 2020 chính là kỹ năng giải quyết vấn đề. Những ứng viên có khả năng xác định vấn đề nhanh chóng và đưa ra giải pháp sáng tạo là những gì mọi tập đoàn lớn đều tìm kiếm.

Trái với suy nghĩ của nhiều bạn sinh viên, kỹ năng giải quyết vấn đề hoàn toàn có thể được rèn giũa thông qua luyện tập. Tuy nhiên, những kỹ năng này hiếm khi được đưa vào chương trình giảng dạy tại các trường Đại học Việt Nam. Hãy cùng tìm hiểu về một phương pháp giải quyết vấn đề cơ bản và logic nhất – mô hình 7 bước của McKinsey*. 

*McKinsey & Company là một trong những tập đoàn tư vấn doanh nghiệp lớn nhất thế giới.

Mô hình 7 bước giải quyết vấn đề là gì?

Không chỉ giải quyết các vấn đề trong kinh doanh, mô hình này hoàn toàn có thể được áp dụng cho các vấn đề thường ngày, thông qua cách tiếp cận logic và hệ thống. Sau đây là 7 bước để giải quyết mọi vấn đề một cách khoa học và chỉn chu nhất.

Bước 1: Xác định vấn đề

Bước đầu tiên – nền tảng quan trọng nhất trong quá trình giải quyết vấn đề – lại là bước thường xuyên bị bỏ qua nhất. Đứng trước một câu hỏi, ta dễ dàng sa đà vào những giả thuyết mà bản thân tự đặt ra, thay vì ngồi lại và phân tích chính xác vấn đề cần phải giải quyết. Nếu đề bài yêu cầu đề ra giải pháp cho một case study, ta cần làm rõ: “Công ty này đang gặp vấn đề gì?”

Sau khi đã xác định được vấn đề chính mà đề bài yêu cầu, hãy viết lại câu nhận định vấn đề (problem statement) một cách cụ thể và rõ ràng hơn. Câu nhận định vấn đề có thể là một câu khẳng định hoặc một câu hỏi. Một câu nhận định vấn đề tốt sẽ đi đúng vào trọng tâm, không lan man và phải sâu sắc, không chỉ nhắc lại thực tế (facts) mà đề bài đưa ra.

Bước 2: Phân tách vấn đề

Sau khi đã xác định được chính xác câu hỏi lớn cần giải quyết, ta cần phân tách từng lớp vấn đề và phát triển các giả thuyết có khả năng xảy ra. Ở bước này, ta sẽ tìm câu trả lời cho câu hỏi: “Những yếu tố nào tạo nên vấn đề chính đó?” Mọi vấn đề đều có thể chia thành các nhánh nhỏ hơn bằng cách sử dụng dạng biểu đồ cây logic (logic tree).  Một ví dụ về logic tree:

Ta sẽ bẻ nhỏ câu nhận định vấn đề ở bước 1 thành các nhánh với nhiều tầng khác nhau. Càng phân tích sâu, vấn đề sẽ càng chi tiết và đơn giản hơn. Cây logic sẽ được sử dụng để đưa ra các giả thuyết thay thế cho câu trả lời trong giai đoạn bắt đầu. Có thể thấy, bằng cách đào sâu từng lớp vấn đề và đặt ra các câu hỏi chi tiết, quá trình tư duy của ta sẽ trở nên khoa học và logic hơn. 

Đọc thêm: 5 bước áp dụng mô hình Issue Tree trong Business Case

Bước 3: Sắp xếp vấn đề theo thứ tự ưu tiên 

Điều tiếp theo cần làm sau khi đã chẻ nhỏ vấn đề là ‘tỉa bớt cây’ logic – ta phải xác định: “Vấn đề nào là quan trọng nhất hoặc đem lại tác động lớn nhất đến kết quả cuối cùng?”. Sau đó hãy sắp xếp các vấn đề theo thứ tự ưu tiên. Trong thực tế, ta sẽ không có đủ thời gian và nguồn lực để tìm giải pháp cho tất cả các vấn đề đã được liệt kê.  

Bước 4: Xây dựng kế hoạch làm việc 

Điều cần thiết nhất trong quá trình giải quyết vấn đề chính là cách thực thi. Để liên kết những vấn đề và giả thuyết mà ta đã thu thập được ở ba bước đầu tiên với phân tích thực tế, ta cần phát triển một kế hoạch làm việc khoa học, hoặc phân công nhiệm vụ nếu bạn đang làm việc trong một nhóm. Các nhiệm vụ trong bản kế hoạch cần gắn liền với kết quả cụ thể và ngày hoàn thành. Hãy bắt đầu bằng việc trả lời câu hỏi: “Phân bổ công việc như thế nào để đạt được hiệu suất lớn nhất?”

Bước 5: Nghiên cứu phản biện

Ở bước này, ta sẽ nghiên cứu và thu thập kiến thức thực tế để giải quyết các vấn đề, đồng thời phải tránh những thành kiến ​​nhận thức (cognitive biases). Nói một cách đơn giản hơn, trong quá trình khai thác những dữ kiện đã tìm được ở các bước trên, ta phải luôn giữ một góc nhìn khách quan và không bị ảnh hưởng bởi định kiến cá nhân. Hãy luôn luôn đặt ra những câu hỏi mang tính phản biện như: “Ta đang cố chứng minh/ bác bỏ luận điểm gì?” để không đi chệch hướng. Mỗi vấn đề lại có cách giải quyết và nguyên nhân cốt lõi khác nhau. Một cách tiếp cận đa chiều sẽ giúp loại bỏ tính thiên vị và hỗ trợ tìm ra mối liên kết giữa các dữ liệu đã có.

Bước 6: Tổng hợp kết quả phân tích

Sau khi nghiên cứu xong, làm thế nào để rút ra được các insights có ích cho câu hỏi đầu bài? Kết quả phân tích nên được tổng hợp thành một cấu trúc logic để dễ dàng kiểm tra độ chính xác, đồng thời thuyết phục được người khác rằng bạn có một giải pháp logic. Luôn đặt câu hỏi ‘Nếu vậy thì sao?’ (‘So what?’) cho đến khi bạn tìm ra được câu trả lời thích hợp và chặt chẽ nhất.

Bước 7: Đề xuất giải pháp hiệu quả nhất

Cuối cùng, ta cần liên kết giải pháp của mình với vấn đề được đặt ra ban đầu. Điều quan trọng nhất ở bước này chính là kỹ năng kể chuyện (storytelling). Giải pháp của bạn cần được trình bày một cách khéo léo, dễ hiểu và hấp dẫn. Hãy kể một câu chuyện khiến bất kỳ ai nghe đều cảm thấy bị thuyết phục và thu hút. 

Áp dụng mô hình 7 bước vào Case study

Hãy cùng thử áp dụng mô hình 7 bước ở trên vào một business case cụ thể. Ví dụ, đề bài đưa ra một nhận định: “Mặc dù đứng ở vị trí thuận lợi trên thị trường, nhà máy lọc dầu Oilco vẫn đang thua lỗ.” Ta có thể phân tích những dữ liệu mà đề bài đã cho theo từng bước như sau: 

Bước 1: Xác định vấn đề

Một câu nhận định vấn đề như ‘Nhà máy lọc dầu Oilco có nên cải thiện tình thế hiện tại?’ sẽ bị coi là quá mơ hồ, không thể tạo ra hành động cụ thể nào; trong khi một câu nhận định như ‘Nhà máy lọc dầu Oilco có nên được tái cơ cấu quản lý để tăng lợi nhuận?’ sẽ bị đánh giá là quá chung chung.

Thực tế, trong trường hợp này, một câu nhận định vấn đề tốt nên được trình bày như sau : “Oilco có thể tăng lợi nhuận thêm 40 triệu đô mỗi năm thông qua hợp lý hóa chi phí và cải thiện quá trình vận hành hay tái cơ cấu tài sản/quyền sở hữu?” 

Bước 2: Phân tách vấn đề 

Trong hình minh hoạ là cây logic được sử dụng trong case study này. Có thể thấy, từ câu nhận định vấn đề lớn, ta sẽ tách ra làm 4 vấn đề nhỏ. Một trong những vấn đề nhỏ chính là: ‘Tại sao hiệu suất công ty đang dần đi xuống? Liệu điều này sẽ tự động được cải thiện trong tương lai?’ Ta tiếp tục phân tách những vấn đề nhỏ này cho đến khi ra được vấn đề cốt lõi: ‘Sự kiện nào trong quá khứ đã khiến điều này xảy ra?’ hay ‘Điều gì dẫn đến sự đi xuống này?’

Bước 3: Sắp xếp vấn đề theo thứ tự ưu tiên 

Ở bước này, ta cần cắt bớt những vấn đề không thể giải quyết, hoặc những vấn đề không quan trọng, không trực tiếp ảnh hưởng đến yêu cầu của đề bài. Trong trường hợp của nhà máy lọc dầu Oilco, những vấn đề có khả năng bị loại bỏ sẽ là: ‘Cắt giảm chi phí trong việc vận hành của các ngành hàng khác’ hay ‘Tái cơ cấu quyền sở hữu doanh nghiệp’.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch làm việc 

Nếu bạn làm việc trong một nhóm, hãy phân loại từng vấn đề thành những phần việc khác nhau. Để nghiên cứu hoàn chỉnh một vấn đề nhỏ như: ‘Điều gì khiến hiệu suất đi xuống?’, hãy đặt ra một kế hoạch phân tích như sau:

Giả thuyết: Chỗ đứng trên thị trường ngách của công ty không lung lay, nhưng chi phí hoạt động và chi phí vốn đều tăng trưởng nhanh hơn lợi nhuận.

Phân tích:

• Đánh giá chi phí theo từng thành phần trong khoảng thời gian từ năm 1988 đến năm 1992
• Xem xét kế hoạch chi phí vốn
• Áp dụng vào thực tiễn ngành

Tiến hành:

• Chia ra từng nguồn nghiên cứu
• Phân từng đầu việc cho các thành viên trong nhóm

Bước 5: Nghiên cứu phản biện

Trong khoảng thời gian tiến hành nghiên cứu, ta cần tập trung vào những vấn đề chính như thách thức và cơ hội của công ty, insight quan trọng nhất hay những giải pháp có khả năng tiến hành trong thực tiễn. Một vài thông tin thừa thãi, không liên quan có thể là lịch sử hình thành nhà máy lọc dầu Oilco hay những facts (nhận định thực tế) dễ bị nhầm với insight.

Bước 6: Tổng hợp kết quả phân tích

Ở bước này, ta có thể trình bày đáp án cuối cùng dưới dạng sơ đồ kim tự tháp. Ở trên cùng, hãy tóm tắt giải pháp chỉ trong một câu ngắn gọn như: ‘Oilco nên trở thành một nhà điều hành chi phí thấp trong thị trường ngách này bằng cách cắt giảm tốc độ tăng trưởng chi phí xuống X phần trăm/1 năm.’ Sau đó tách nhỏ giải pháp thành những luận điểm chính và liệt kê ra các luận chứng hỗ trợ cho những luận điểm chính đó.

Bước 7: Đề xuất giải pháp hiệu quả nhất

Bước cuối cùng là tổng hợp bài làm dưới dạng một câu chuyện thật logic và khoa học. Ví dụ trong slide mở đầu, ta có thể giới thiệu rằng; ‘Nhà máy lọc dầu Oilco đang đứng trên một thị trường ngách có tiềm năng. Song, chi phí hoạt động và chi phí vốn đều tăng trưởng nhanh hơn lợi nhuận.’ Hãy nhớ luôn trình bày nhận định của bạn kèm theo dẫn chứng và những con số, dữ liệu thực tế để khiến bài làm trở nên thuyết phục hơn. 

Đọc thêm: Nguyên tắc MECE trong Case Interview

Tạm kết

Không chỉ dùng để giải quyết những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, mô hình 7 bước của McKinsey hoàn toàn có thể được sử dụng cho những vấn đề mà ta gặp thường ngày, như là “Mình nên theo ngành nghề nào?” hay “Phải làm gì để học giỏi hơn?”. 

Trong thực tế, ta phải đối mặt với rất nhiều vấn đề cá nhân, từ đơn giản đến phức tạp. Bằng cách giải quyết vấn đề logic và khoa học thông qua từng bước, bạn sẽ hiểu rõ hơn về vấn đề mình đang gặp phải, các nguyên nhân sâu xa gây nên vấn đề đó và mình nên giải quyết vấn đề này như thế nào. Trái với định kiến cho rằng thực hiện 7 bước cố định đã được cho sẵn là một phương pháp cứng nhắc, mô hình giải quyết vấn đề này sẽ cung cấp cho bạn một góc nhìn sáng tạo hơn về bức tranh toàn diện – điều thường khó xảy ra khi bạn giải quyết vấn đề một cách ngẫu hứng.

Để thành thạo áp dụng mô hình Issue Tree khi giải case study, cũng như cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề, tham khảo khoá học Case Mastery của Tomorrow Marketers! Khoá học cung cấp trọn bộ kiến thức, tư duy và kỹ năng cần thiết – thông qua việc thực hành và thi mô phỏng giải case, phỏng vấn dưới áp lực như thi thật. Giảng viên – những người từng xuất phát từ Quán quân các cuộc thi, tham gia chương trình MT và có kinh nghiệm làm Cố vấn/ Ban giám khảo của các cuộc thi danh tiếng sẽ trực tiếp giảng dạy, chấm điểm và nhận xét cho học viên trong quá trình thi mô phỏng trong khoá học.

Bài viết bởi Caseinterview – biên dịch bởi Tomorrow Marketers