5W1H là gì ? Nguyên tắc và cách sử dụng công thức 5W1H hiệu quả nhất – Diễn Đàn ISO

Được cho là một công cụ đắc lực cho việc định hình vấn đề một cách cụ thể và đúng đắn. 5W1H được coi là kim chỉ nam giúp các nhà hoạch định chiến lược lập kế hoạch hiệu quả. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn về 5W1H là gì ? Quy tắc 5W1H là gì và bí quyết xây dựng công thức 5W1H chuẩn.

5W1H LÀ GÌ ?

Mô hình 5W1H chính là kim chỉ nam giúp bạn nắm bắt được với bất kì dự án nào bạn cũng cần phải làm gì, triển khai chúng ra sao, bằng cách nào và triển khai chúng ra sao. Mô hình 5W1H viết tắt bởi cụm từ What – When – Where – Why – Who và How. Khi dịch ra tiếng việt chúng sẽ là cái gì khi nào ở đâu tại sao ai và như thế nào. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu từng thành phần trong công thức này nhé.

1 What: Cái gì ?

What chính là cái gì ? Những vấn đề cần được mô tả cụ thể vấn đề, mục đích và các loại sản phẩm cần cho dự án của bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất sản phẩm thì chữ W này chính là sản phẩm của bạn là gì ? Để tìm ra được chinbs xác sản phẩm khách hàng cần thì bạn có thể thông qua những câu hỏi như sau:

• Chúng là cái gì ? Vấn đề ở đây là gì ?
• Đặc tính của sản phẩm đó là gì ?

2. When: khi nào?

Chữ W thứ 2 chính là When – khi nào. Chỉ thời gian thích hợp và thuận lợi để bạn thực hiện kế hoạch của mình. Chúng ta có thể lấy một ví dụ như sau. Khi thực hiện một chiến dịch nào đó thì bạn cần xác định khoảng thời gian sẽ bắt đầu thực hiện và thời gian hoàn thành dự án đó. Những mốc này cần được xác định dự tính rõ ràng để từ đó có kế hoạch hoàn thành kế hoạch chung.

Bạn có thể trả lời một số câu hỏi như sau:

• Kế hoạch/dự án/chiến dịch này mất bao lâu để thực hiện?
• Thời gian bắt đầu triển khai là bao giờ?

3. Where: ở đâu?

Chữ W thứ 3 được nhắc đến trong mô hình này chính là Where- ở đâu. Chúng chỉ những địa điểm mà dự án này sẽ diễn ra và nơi mqaf những khách hàng mục tiêu của bạn đang hướng đến họ sống ở đâu.
WHERE có thể nhiều hơn một địa điểm. Điều cần làm là liệt kê tất cả các địa điểm có liên quan đến kế hoạch của bạn.

Để xác định địa điểm, hãy trả lời các câu hỏi có dạng:

• Vấn đề xảy ra ở đâu?
• Nguồn gốc của sản phẩm là gì?
• Khách hàng TIỀM NĂNG của bạn sống ở vùng nào?
• Sự kiện được tổ chức ở địa điểm nào

4. Why: tại sao?

Tại sao bạn lại nên làm dự án này. Why chính là chữ W thứ 4 mà bạn cần hướng đến. Đây là những động cơ và kế hoạch được thực hiện ra một sản phẩm được tung ra thị trường.

Ví dụ, đối với sản phẩm, cần làm rõ tại sao nó xứng đáng được ra mắt. Yếu tố gì khiến sản phẩm này nổi bật so với những sản phẩm vốn có trên thị trường? Hay điều gì khiến nó sẽ lấy được lòng tin của người tiêu dùng và thuận lợi “đi vào” giỏ hàng của họ?

Những câu hỏi thường gặp để tìm ra WHY:

• Mục tiêu của chiến lược này là gì?
• Tại sao lại sử dụng sản phẩm/thiết bị này?
• Tại sao vấn đề này cần được giải quyết ngay lập tức

5. Who: là ai?

Who (là ai) là tất cả những người có liên quan và chịu ảnh hưởng từ dự án, kế hoạch, hay sản phẩm. Đó có thể là người thực hiện, nhà đầu tư, hay người sử dụng (khách hàng).

Chữ W cuối cùng trong mô hình 5W1H chính là Who hay là ai ? Chính là đề cập đến con người có liên quan và có ảnh hưởng đến dự án mà bạn đang tham gia. Những câu hỏi trong khía cạnh này có thể kể đến

• Ai là người chịu trách nhiệm?
• Ai là người tìm ra vấn đề?
• Nếu có vấn đề phát sinh thì liên hệ ai?
• Khách hàng mục tiêu của sản phẩm/dịch vụ này là ai?

6. How: bằng cách nào?

Chữ H duy nhất trong mô hình 5W1H này chính là How – làm cách nào/ bằng cách nào. Chúng ngụ ý phương pháp hay cách thức để thực hiện được dự án này của bạn. Bằng việc tìm ra hướng làm, cách thức làm hiệu quả nhất để giúp dự án đi đến hồi kết và đúng tiến độ.

Ví dụ một vài câu hỏi trả lời cho HOW:

• Phương pháp được sử dụng là gì?
• Dự án này tiêu tốn bao nhiêu tiền?
• Mỗi phòng ban cần phối hợp với nhau như thế nào?
• Làm cách nào để khách hàng chú ý tới sản phẩm?

ĐIỂM MẠNH CỦA MÔ HÌNH 5W1H

Chúng tôi xin điểm mặt những ưu điểm mà mô hình 5W1H mang lại cho bạn khi áp dụng:

• Tính đơn giản: Với việc áp dụng ghép từng chữ cái là

  What – When – Where – Why – Who – How

  . Chúng khá dễ nhớ và áp dụng nên nhiều người đều có thể áp dụng được không cần quá nhiều kiến thức.

• Tính đa năng: Bên cạnh việc áp dụng mô hình 5W1H trong việc kinh doanh thì mô hình này còn có thể áp dụng trong khá nhiều công việc trong đời sống các ngành khác nhau.
• Tính hệ thống và bao quát: Một khi bạn xác định hết các yếu tố trong mô hình này và trả lời được 5W1H là bạn đã có được một cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất về vấn đề hoặc đốt tượng bạn đang quan tâm, từ đó giúp bạn có được những phương án giải quyết phù hợp nhất.

ỨNG DỤNG CỦA MÔ HÌNH 5W1H TRONG CUỘC SỐNG

Có thể nói do tính dễ dàng đáp ứng được nhiều ứng dụng khác nhau trong đời sống mà mô hình 5W1H có thể có được. Chúng ta cùng điểm mặt với những ứng dụng của mô hình 5W1H điển hình:

• 5w1h trong nghiên cứu sản phẩm mới.

What: Sản phẩm mới của bạn mong muốn phát triển là gì ? Khách hàng mong muốn của bạn là gì ? Thị trường của bạn là gì ? Hiệu quả có thể mang lại là gì?

When: Thời gian nào thì đưa ra sản phẩm này ra thị trường. Mất bao lâu để hoàn thành việc nghiên cứu này?….Thời điểm chính thức cho chu kì sống của sản phẩm của bạn.

Where: Địa điểm nghiên cứu và phát triển sản phẩm ở đâu? khách hàng của bạn ở đâu? Trưng bày và bán hàng ở đâu?…
Who: Ai là khách hàng sử dụng sản phẩm? Ai là khách hàng đại lý tiềm năng? Ai phụ trách nghiên cứu chính, ai hỗ trợ? ….
Why: Tại sao nên nghiên cứu sản phẩm này? Tại sao khách hàng lại sử dụng sản phẩm này mà không dùng các sản phẩm tương tự trên thị trường?
How: Làm thế nào để sản phẩm tiếp cận được khách hàng tiềm năng của bạn? Cần bao nhiêu vốn để hoàn thành dự án? Cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành dự án? Làm thế nào để cắt giảm chi phí một cách hiệu quả nhất ?

• 2. Ứng Dụng Mô Hình 5W1H Trong Bán Hàng.

What: Khách hàng mục tiêu mong chờ gì vào sản phẩm của bạn ? Sản phẩm có ưu thế gì hơn so với đối thủ ? Chính sách bán hàng của mình có tốt không?

When: Thời điểm nào khách hàng của bạn có nhu cầu nhiều nhất và thấp nhất sản phẩm ? Mất bao lâu để khách hàng có thể ra quyết định mua hàng?…

Where: Nơi đâu bạn sẽ tiếp cận với khách hàng của bạn ? Tiếp cận online hay trực tiếp?

Who: Ai là khách hàng sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của bạn nhiều nhất ? Họ chịu ảnh hưởng của ai khi đưa ra quyết định mua hàng ? Ai là người tư vấn bán hàng cho khách hàng?

Why: Tại sao khách hàng lại mua sản phẩm của mình? Tại sao khách hàng lại qua cửa hàng bên mình? Tại sao khách hàng biết đến bên mình? Tại sao không bán được hàng?

How: Làm thế nào để giúp bạn có thể bán được nhiều hàng hơn cho khách hàng ? Làm sao cắt giảm chi phí tối đa ?

• 3. Ứng Dụng Mô Hình 5W1H Trong Marketing.

WHAT: marketing kênh nào ? Thị trường nào để tăng cường chiến dịch marketing ?
WHERE: Chiến lược quảng cáo marketing chủ yếu ở nơi đâu ?
WHEN: Khi nào cần đẩy mạnh marketing? Bao lâu thì tiến hành giảm marketing và tăng marketing? Bao lâu thì chạy quảng cáo để tăng traffic?
WHO: Ai là người sẽ thực hiện trực tiếp marketing này ? Ai là người làm hình ảnh, video? Ai là người đăng bài? Ai là đối tượng xem bài viết này?
WHY: Tại sao phải marketing cho chiên dịch này?
HOW: Làm thế nào để giao việc cho mọi người hiệu quả nhất? Làm thế nào để lấy danh tiếng từ marketing?

Lời kết

Có thể nói mô hình 5W1H chính là một mô hình đơn giản mà hiệu quả. Chúng ta ai cũng có thể áp dụng mô hình đơn giản này để giải quyết, phân tích dự án, công việc, vấn đề của mình một cách bao quát nhất. Từ đó, giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh mà còn nhiều lĩnh vực khác trong đời sống một cách đơn giản và nhanh chóng. Cảm ơn quý vị đã đọc bài viết!

>> Xem thêm: Mô hình 5W2H là gì? Vai trò và Ý nghĩa của 5W2H