5 WHYS – Phương pháp xử lý tận gốc cốt lõi vấn đề

5 WHYS là gì ? Lợi ích của 5 WHYS như thế nào? 5 WHYS chính là phương pháp giải quyết vấn đề mà mọi doanh nghiệp cần có, bằng cách sử dụng 5 câu hỏi lặp đi lặp lại liên tiếp, 5 WHYS sẽ giúp doanh nghiệp đi sâu vào tận gốc rễ một vấn đề, và giải quyết nó một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Doanh nghiệp bạn đã bao giờ bị “bủa vây” bởi một vấn đề mà mãi không tìm được lối thoát? Dù bạn có làm gì thì sớm hay muộn vấn đề này cũng sẽ quay trở lại, có thể là trong một hình thức khác mà thôi. Một biện pháp “chữa cháy nhanh chóng” có vẻ ổn thỏa, nhưng nó thực sự chỉ là một giải pháp tạm thời và chỉ có thể giải quyết một phần của vấn đề. Vậy lúc này doanh nghiệp bạn cần làm gì? Hãy cùng LIP Academy tìm hiểu ngay phương pháp này thông qua bài viết dưới đây nhé.

5 WHYS là gì?

5 Whys là phương pháp giải quyết vấn đề được Sakichi Toyoda – cha đẻ của cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản, đã phát triển vào những năm 1930 dựa trên những đúc kết từ những trải nghiệm thực tế và sự phân tích sâu sắc, tỉ mỉ của ông. Ông còn được biết đến là người sáng lập nên Toyota Industries, ông đã phổ biến phương pháp này trong suốt những năm 1970 cho đến tận ngày nay Toyota vẫn áp dụng nó để giải quyết vấn đề.

Đúng như tên gọi, phương pháp 5 Whys này sẽ sử dụng 5 câu hỏi “tại sao” để tìm hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến kết quả hiện tại, để giải quyết vấn đề từ gốc rễ, từ đó đưa ra những biện pháp sáng suốt nhất giúp khắc phục, ngăn chặn vấn đề đó xảy ra. Phương pháp này sẽ hiệu quả nhất khi câu trả lời có sự hợp tác, trung thực từ người có kinh nghiệm thực tiễn thực hiện trong quá trình kiểm tra.

Lợi ích từ 5 WHYS

1. Giúp tìm ra nguyên nhân, gốc rễ của vấn đề: Chỉ với 5 câu hỏi đơn giản nhưng lại mở ra cho chúng ta những gợi ý để dễ dàng tìm được nguyên nhân gốc rễ xảy ra vấn đề, từ đó ta có thể giải quyết nó một cách triệt để.

2. Ngăn chặn vấn đề tiếp tục xảy ra: Nếu chúng ta đã tìm được nguyên nhân gốc rễ và giải quyết triệt để thì sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề khác tiếp tục xảy ra. Cũng như khi bạn làm đổ sơn ra tường trắng, việc của bạn là phải khoanh vùng những chỗ đã lan và lau sạch nó chứ không được để nó tiếp tục lan ra nhiều vùng khác.

Quy tắc khi sử dụng 5 WHYS

1. Sử dụng giấy hoặc bảng để rèn luyện thói quen ghi chú thay vì máy tính và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu nó
2. Đảm bảo tính logic của mối quan hệ nguyên nhân và kết quả
3. Đảo ngược vấn đề khi đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ
4. Trả lời ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, chính xác
5. Không vội kết luận mà tìm từng nguyên nhân
6. Đánh giá quá trình xảy ra vấn đề
7. Trung thực nhận lỗi
8. Tôn trọng và tin cậy người khác trong team

Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5 WHYS

5 WHYS sử dụng “biện pháp ngăn chặn“, chứ không phải là “giải pháp”. Một biện pháp ngăn chặn là một hành động hoặc chuỗi các hành động nhằm tránh để các vấn đề tái phát, trong khi một giải pháp chỉ tìm cách đối phó với tình hình. Như vậy, biện pháp ngăn chặn mạnh hơn, và có khả năng chấm dứt việc các vấn đề tái diễn hơn.

Mỗi lần bạn hỏi “tại sao“, hãy tìm kiếm một câu trả lời có căn cứ dựa theo thực tế: nó phải là những việc đã thực sự xảy ra chứ không phải sự kiện có thể đã xảy ra. Điều này ngăn cản 5 Whys trở thành một quá trình suy luận lí lẽ, thay vào đó dẫn đến vô số giả thuyết về nguyên nhân tiềm tàng và đôi khi cả sự mông lung nữa.

Trên đây là những thông tin hữu ích về phương pháp 5 WHYS, hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp tìm được một phương pháp có thể “gỡ rối” trong quá trình vận hành và phát triển công ty.