5 rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần biết

   Rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử không nhiều nhưng lại khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn lo lắng. Vậy những rủi ro này là gì và phải phòng tránh rủi ro như thế nào để hiệu quả nhất? Tham khảo bài viết ngay sau đây để có câu trả lời chuẩn xác nhất.

5 rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần biết.

1. Giao kết hợp đồng điện tử là gì

Giao kết hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp loại bỏ các vấn đề về không gian và thời gian giao kết, tiết kiệm tối ưu các chi phí. Vậy giao kết hợp đồng điện tử là gì? Căn cứ theo điều 36, Luật giao dịch điện tử 2005 định nghĩa giao kết hợp đồng điện tử như sau:

“Điều 36. Giao kết hợp đồng điện tử

(1). Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

(2). Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.”

Như vậy, có thể hiểu giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng các thông tin được tạo ra, gửi đi, lưu trữ, bằng phương tiện điện tử như máy tính, internet, điện thoại, Ipad… để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch.

2. Rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử

Bất cứ giao kết hợp đồng nào cũng sẽ có rủi ro, bao gồm cả việc giao kết hợp đồng điện tử. Có 5 rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để không gây thiệt hại cho mình.

2.1 Rủi ro pháp lý đến từ chữ ký điện tử

Trên thực tế, hợp đồng điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng giấy theo luật giao dịch điện tử và theo pháp luật về hợp đồng. Tuy nhiên, khi giao kết hợp đồng điện tử do không nắm được các quy định về chữ ký điện tử mà chấp nhận các loại chữ ký điện tử bằng hình ảnh hay các chữ ký không được chứng thực, chữ ký không có giá trị pháp lý của bên đại diện dẫn đến hợp đồng vô hiệu. 

Chữ ký điện tử cần có khả năng xác minh người ký và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

2.2 Rủi ro từ chủ thể ký hợp đồng

Hợp đồng điện tử chỉ có hiệu lực khi các chủ thể giao kết hợp đồng có tư cách pháp nhân, là người đại diện hợp pháp cho đơn vị, doanh nghiệp. Khi ký các chủ thể đảm bảo ký hợp đồng dựa trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng.

Rủi ro từ chủ thể ký hợp đồng điện tử.

Rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử đến chủ thể thường là trường hợp người ký không phải là người đại diện hợp pháp do đơn vị doanh nghiệp hoặc không được ủy quyền hợp pháp.

2.3 Rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử liên quan đến kỹ thuật

Khi tạo lập, truyền, nhận, lưu trữ các thông tin điện tử có thể xảy ra sự cố như: mất kết nối internet; thiết bị kỹ thuật hỏng; thiết bị không đọc được dữ liệu được gửi… Trong trường hợp này việc giao kết hợp đồng điện tử sẽ bị ảnh hưởng doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. 

2.4 Rủi ro bảo mật 

Giao kết hợp đồng điện tử sử dụng các thông tin dữ liệu điện tử nên vấn đề bảo mật luôn nhận được sự quan tâm hàng đầu. Tình trạng tấn công của tin tặc vào hệ thống máy chủ bằng các chương trình phá hoại hay bằng các đoạn mã gây nguy hiểm, lấy cắp thông tin…nhằm trục lợi ngày càng nhiều. Bên cạnh đó việc quản lý hợp đồng theo phân cấp là rất cần thiết đảm bảo các thông tin quan trọng được bảo mật tuyệt đối. 

2.5 Rủi ro liên quan đến nội dung hợp đồng

Các rủi ro liên quan đến nội dung hợp đồng xảy ra ở cả giao kết hợp đồng truyền thống và giao kết hợp đồng điện tử. Rủi ro này có thể là:

• Thiếu các điều khoản quy định về thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán;

• Không có các điều khoản phạt vi phạm nghĩa vụ hợp đồng;

• Không ghi rõ các điều khoản về rủi ro bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, chính sách pháp luật…;

• Không có các điều khoản quy định về giải quyết nếu có tranh chấp xảy ra;

• Không có điều khoản về phương tiện giao dịch đơn vị cung cấp chứng thư số.

Rủi ro liên quan đến nội dung hợp đồng sẽ thường dẫn đến các tranh chấp. Ngoài ra rủi ro có thể khiến cho một hoặc nhiều bên chịu thiệt hại về tài chính.

3. Cách hạn chế rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử

Thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, từ đó phát triển đột phá. Ứng dụng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, mở rộng quan hệ hợp tác nhưng lại tiềm tàng rủi ro. 

Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract hạn chế rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử.

Những lưu ý tránh rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử:

• Nắm rõ rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử doanh nghiệp thường gặp để phòng tránh hiệu quả;

• Tăng cường đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết và thực hiện giao kết hợp đồng điện tử; 

• Đào tạo nguồn nhân lực giỏi đáp ứng yêu cầu của thương mại điện tử;

• Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử uy tín tránh các rủi ro về bảo mật, rủi ro về kỹ thuật

• Đối với doanh nghiệp mới sử dụng hợp đồng điện tử cần được đào tạo và có đội ngũ hỗ trợ tốt.

Phần mềm hợp đồng điện tử Icontract được cung cấp bởi Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn được đánh giá cao trong các vấn đề phòng ngừa rủi ro nhờ tính năng ưu việt. Phần mềm được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại bảo mật cao, hệ thống phân quyền quản trị và tự động nâng cấp cập nhật công nghệ mới nhất khi công nghệ thay đổi. 

Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng phần mềm sẽ được tham khảo rất nhiều các hợp đồng mẫu ở các lĩnh vực khác nhau hỗ trợ tạo lập hợp đồng chuyên nghiệp… được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng sử dụng.

Rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử là không thể tránh khỏi do đó doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ ban đầu. Hiện nay chuyển đổi số nhanh chóng giúp doanh nghiệp có lợi thế hơn, nắm bắt cơ hội phát triển là nền móng vững chắc để vươn tới thành công.