5 nguyên tắc vàng để đàm phán, thương lượng thành công trong kinh doanh

Đối với mỗi doanh nghiệp hay cá nhân, khi kinh doanh điều mà họ mong muốn nhất đó là công việc thuận lợi và có lợi nhuận cao. Để đạt được điều đó thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như kỹ năng đàm phán, thương lượng, giao tiếp,… của các chủ doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để có một cuộc đàm phán, thương lượng hoàn hảo, thành công khi đàm phán với khách hàng, các đối tác và có thể gây ấn tượng tốt nhất cho đối tác cũng như khách hàng sau này?

Để tránh những điều đáng tiếc xảy ra và không để bỏ lỡ các “cơ hội ngàn vàng” khi đàm phán trong kinh doanh, Nhanh.vn sẽ đưa ra một số kinh nghiệm trong đàm phán dành cho các bạn.

1. Khái niệm đàm phán

Đầu tiên chúng ta sẽ nói qua về khái niệm đàm phán là gì nhé!

Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đạt được những thỏa thuận, quá trình đàm phán diễn ra khi có những mâu thuẫn xảy ra hoặc những mối quan tâm cần giải quyết. Đây là nghệ thuật sử dụng từ ngữ sáng tạo, là một kĩ năng mà bất kì ai nắm được cũng đều có lợi.

Đàm phán trong kinh doanh

Những hình thức đàm phán: 

– Đàm phán qua điện thoại

– Đàm phán bằng văn bản

– Đàm phán thông qua gặp mặt

Những sơ suất khi đàm phán có thể khiến bạn thất bại ngay từ lần đầu tiên:

–  Bạn không biết đối tác là ai, và không biết ai là người có quyền ra quyết định

– Bạn không nắm được những điểm mạnh của công ty mình, và hoàn toàn không nắm bắt được những lợi thế đó

– Không xác định được mục tiêu của cuộc đàm phán

– Lý lẽ đưa ra không sắc bén, thuyết phục đối tác

– Không thể đưa ra các đề nghị cho đối tác

–  Dễ dàng từ bỏ khi gặp khó khăn

– Không biết điểm dừng của cuộc đàm phán

2. 5 điều cần chuẩn bị trước khi đi đàm phán

2.1. Thông tin về đối tác

Trước buổi gặp mặt, nguyên tắc vàng đầu tiên là bạn cần phải xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền ra quyết định cuối cùng để dành sự chú ý, chuẩn bị tài liệu ứng phó với người này nhiều nhất. Nhiều khi đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán. Sau khi xác định được thông tin trên bạn sẽ chỉ định được những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn đúng các thành viên tham gia bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công.

2.2. Thông tin về hàng hóa thị trường bạn mang đến buổi đàm phán khách hàng

Những thông tin về hàng hóa đó là thuộc tính hàng hóa, tính lý hóa của sản phẩm, yêu cầu của thị trường, sự phát triển của khoa học, tình hình sản xuất, chu kỳ sống sản phẩm và đặc biệt giá cả của đối thủ cạnh tranh.

Những thông tin về thị trường, thông tin chung về đất nước, thói quen tiêu dùng sản phẩm của người dân bản địa,thông tin cơ bản về nền kinh tế của đất nước đó sẽ cho bạn thấy chất lượng cuộc sống của người dân để đến khi sản phẩm của bạn tiến vào thị trường có là phù hợp với họ hay không, các chính sách ngoại thương và các chính sách luật của nước sở tại, tìm hiểu cả về cơ sở hạ tầng, điều kiện vận tải, giá cước và những điều kiện có liên quan khác.

2.3. Đánh giá điểm mạnh điểm yếu của chính mình để thiết lập mục tiêu

Cần biết chắc chắn đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại.Từ đó đánh giá những điểm mạnh điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.

Điểm mạnh là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép bạn đạt được những mục tiêu, tận dụng được cơ hội và tránh được những nguy cơ. Điểm yếu là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp khó khăn để đạt đến mục tiêu. Cơ hội là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta. Từ đó thiết lập các mục tiêu cần đạt được, mục tiêu càng cụ thể càng tốt và lẽ tất nhiên phải tính đến các yếu tố như tính thực tế, mối quan hệ giữa hiệu quả và chi phí, mức độ chấp nhận của khách hàng.

2.4. Xây dựng chiến lược đàm phán

Trong buổi đàm phán bạn cần xây dựng những chiến lược của mình, có thể là cộng tác để hợp nhất những quan điểm khác nhau, giải quyết các công việc và duy trì mối quan hệ. Hoặc đôi khi phải sử dụng đến chiến lược thỏa hiệp khi vấn đề quan trọng nhưng không thể giải quyết được, các bên có sức mạnh ngang nhau cùng mong muốn đạt được những mục đích chỉ có một sự lựa chọn duy nhất. Cũng có thể bạn cần tránh né những vấn đề không quan trọng trong khi có nhiều vấn đề cấp bách khác cần giải quyết trước, hay những vấn đề có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích, tránh né cũng là để cách khéo léo để kéo dài thời gian khi cần thu thập thêm thông tin trước những câu hỏi không lường trước của đối tác.

2.5. Địa điểm, thời gian và thái độ trong suốt buổi đàm phán khách hàng

Địa điểm đàm phán có thể là văn phòng công ty bạn, hay tiến hành tại cơ sở của khách hàng hoặc địa điểm trung gian khi cả hai bên đều cảm thấy tại đó là thoải mái và tiện nghi phù hợp.

Thời gian, trong bước tìm hiểu thông tin khách hàng bạn cần nắm bắt được thói quen tập quán làm việc ở mỗi nơi (thời gian bắt đầu và kết thúc) vì hiệu quả làm việc phụ thuộc vào thời gian, nhiệt độ và thời tiết. Trong quá trình đàm phán bạn cũng cần phân bổ thời gian nghỉ giải lao hợp lý để không chỉ bạn, phía đối tác đều có thời gian cân nhắc, thảo luận lại vấn đề để đưa ra quyết định chính xác tối ưu nhất.

Khôn khéo, kiên định và kết hợp đồng thời sự thẳng thắn là thái độ được hoan nghênh trong cuộc đàm phán đối tác, tránh nói nhiều, lan man không đi vào trọng tâm vấn đề cần giải quyết.

Hi vọng sự chia sẻ của bài viết sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích, có được kinh nghiệm khi tiến hành triển khai buổi đàm phán khách hàng của công ty với đối tác đạt được thành công.

3. 5 lỗi thường gặp khi đàm phán

3.1. Không hiểu rõ đối tác 

Tìm hiểu rõ thông tin về đối tác là điều kiện bắt buộc đối với một nhà đàm phán. Bạn không thể ngồi thảo luận những điều kiện hợp đồng với họ mà thậm chí không biết họ là ai hoặc nói sai tên cá nhân, công ty của họ. Điều này sẽ cho đối tác thấy bạn không hề chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán cũng như không dành cho họ sự tôn trọng nhất định trong kinh doanh. Bên cạnh đó, việc không tìm hiểu rõ đặc tính kinh doanh, phương pháp đàm phán cũng như điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, nhất là các đối tác quốc tế có thể khiến cuộc đàm phán thất bại ngay từ những phút đầu tiên.

3.2. Không có kế hoạch cụ thể

Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Những người đàm phán khi chưa chuẩn bị trước có khả năng đi sai hướng bởi nếu bạn chưa chuẩn bị cho cuộc thương lượng thì rõ ràng bạn đã đặt bản thân vào tình thế bất lợi rõ rệt. Hãy xác định rõ ràng được mục tiêu của mình là gì, thì khi bước vào bàn đàm phán bạn cũng cần vạch rõ đâu là những điều mình cần phải đạt được mục đích. Để từ đó, bạn sẽ đặt ra những phương án thích hợp, kế hoạch rõ ràng, đảm bảo cho một cuộc đàm phán “thắng lợi”.

3.3. Bộc lộ cảm xúc cá nhân

Sẽ có nhiều đối tác từ chối thẳng thừng hoặc có thể cáu gắt vì không đồng ý với những điều kiện công ty bạn mang lại. Đây là những tình huống thường gặp khi ngồi trên bàn đảm phán, vì vậy nếu gặp trường hợp bạn hãy cư xử thật khéo léo và lịch sự, đừng tỏ ra chán nản và khó chịu với khách hàng. Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng. Bởi như vậy rất dễ đem lại thất bại cho cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác.

3.4. Tìm cách áp đảo đối tác 

Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Trong mọi cuộc đàm phản, bạn không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác. Điều này sẽ không chỉ khiến cuộc đàm phán bị đổ vỡ mà còn là dấu chấm hết cho những quan hệ hợp tác tiếp theo. Và thực tế cũng cho thấy phương pháp đàm phán mềm dẻo, tích cực là phương pháp khôn ngoan và được áp dụng trong phần lớn những cuộc đàm phán quốc tế.

3.5. Đàm phán dựa vào trực giác

Trong thực tế, rất nhiều lúc bạn bị gây áp lực để đưa ra quyết định ngay lập tức, những suy nghĩ của chúng ta sẽ hướng đến trực giác nhiều hơn lí trí. Tuy nhiên, trực giác có thể mang lại các chiến lược kinh doanh mới lạ nhưng đôi khi cũng có thể phải trả giá đắt. Một nhà đàm phán khôn ngoan nên phán đoán dựa trên những dữ liệu khách quan, tham khảo các cố vấn đứng ngoài và suy nghĩ kĩ càng trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào.

4. 5 bước để có một cuộc đàm phán thành công

Bước 1: Tạo ấn tượng tốt lần gặp đầu tiên

Khi bắt đầu một cuộc đàm phán, bạn không nên đề cập đến sự đề nghị, đòi hỏi với các đối tác ngay lúc đầu luôn. Trước tiên bạn nên tạo một bầu không khí dễ chịu, với một số câu chuyện vui vẻ, tạo cảm giác thoải mái và gần gũi cho đối tác. Đây là một điều không thế bỏ qua khi đàm phán, bạn bắt buộc phải lưu ý.

Bạn nên biết rằng, cơ hội chỉ có một và không phải lúc nào cũng đến với bạn lần thứ hai, không phải lúc nào đối tác cũng cho bạn cơ hội để gây ấn tượng lại. Vì vậy hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng để có thể tạo ấn tượng tốt về trước mặt họ ngay từ lần gặp đầu tiên, có thể cho để cho họ nhớ về bạn mãi. Rồi sau đó mới tiến đến các chủ đề của cuộc đàm phán.

Tạo ấn tượng tốt với đối tác

Bước 2:  Chú ý đến thái độ, cử chỉ và hành động của mình trong cuộc đàm phán

Có rất nhiều cuộc đàm phán thành công được thông qua các cử chỉ, hành động và thái độ, ngôn ngữ mà bạn truyền tải được. Những cử chỉ bạn thể hiện trong cuộc đàm phán phải lịch sự, cười nói vui vẻ, tự nhiên, hồ hởi, thái độ thì cởi mở chân thành, tạo thiện cảm cho đối tác thì sẽ trở nên dễ dàng hơn khi thương lượng. Bạn nên tránh các trường hợp cười nói quá vô duyên, hay tự nhiên quá, gây ấn tượng xấu đến cuộc trò chuyện của bạn và đối tác.

Bước 3: Xác định mục tiêu của cuộc đàm phán

Khi bắt đầu một cuộc đàm phán, bạn nên xác định rõ đâu là mục tiêu của cuộc đàm phán, nên cần nói gì và không nên nói gì. Bạn nên bám sát những mục tiêu trong suốt quá trình thương lượng. Nếu bạn không hiểu rõ những mục tiêu của bản thân muốn làm gì thì không thể nào thành công được trong đàm phán. 

Trước khi bắt đầu đàm phán, bạn nên vạch ra các mục tiêu nhỏ rõ ràng, nên nói vào thời điểm nào , rồi khi bước vào cuộc đàm phán, bạn sẽ thể hiện cái mà mình mong muốn cho đối tác biết, có như vậy thì mục tiêu của bạn mới đạt được dễ dàng. Nếu như bạn chuẩn bị thật chỉn chu, và trình bày một cách lưu loát, dễ hiểu thì tôi tin chắc rằng khả năng thành công của bạn sẽ rất cao.

Xác định mục tiêu trước là điều vô cùng quan trọng

Bước 4: Biết lắng nghe

Người đàm phán giỏi là người biết lắng nge, điều đó sẽ giúp họ thành công. Vì sao lại như vậy? Vì khi lắng nghe bạn mới biết đối tác nói gì, đang cần gì và có những mong muốn như thế nào,.. điều đó giúp bạn nắm bắt được tâm lý của đối tác, giúp bạn dễ dàng hơn khi thuyết phục họ. Đối tác cũng càm thấy được tôn trọng hơn khi được lắng nghe, tạo thiện chí hơn khi đàm phán. 

Biết lắng nghe là một trong những yếu tố cần thiết

Bạn cũng nên để ý đến các trạng thái của đối tác, xem vẻ mặt của họ đang như thế nào, vui, buồn hay cáu giận,..để có thể biết dung hòa cuôc nói chuyện theo chiều hướng tốt hơn.

Bước 5: Kết thúc nhanh và lịch thiệp

Sau khi cảm thấy cuộc đàm phán thành công,nên biết mình nên dừng lại ở chỗ nào. Tránh để cuộc đàm phán diễn ra quá lâu làm đối tác thay đổi suy ngĩ , hay để ý đến các chi tiết vụn vặt của bên mình, hãy kết thúc cuộc đàm phán một cách linh hoạt và lịch thiệp. Đừng tỏ ra thái độ quá lo lắng cho dù bạn không thành công trong cuộc đàm phán, thể hiện ngôn ngữ linh hoạt, khéo léo nhất có thể.

5. Những lưu ý trong quá trình đàm phán

  1. Bắt đầu với các vấn đề không ai bàn cãi, tranh luận ví dụ như giới thiệu công ty, quy trình xuất khẩu thuế nhập khẩu bao nhiêu, xuất cảng nào, những yêu cầu của khách hàng…

   2. Đàm phán không chỉ đề cập đến mặt thành công của vấn đề mà cũng cần đề cập đến mặt trái của vấn đề ví dụ không giao hàng đúng hẹn, hàng không đúng quy cách thì xử lý như thế nào và các biện pháp bảo đảm.

   3. Nghe cẩn thận phía bên kia, nếu cần thì sử dụng phiên dịch và nên hỏi lại cho rõ ý, viết ra giấy hoặc lên bảng để xác nhận lại ý của phía đối tác. Nếu bên kia xác nhận thì lưu lại hoặc chụp hình lại.

   4. Khi đưa ra một đề nghị nào đó thì nên thể hiện càng ít cảm xúc càng tốt. Và cần phải hiểu rõ nội dung phía sau của đề nghị là gì, phải đoán trước được phản ứng của đối tác.

   5. Trong các tình huống không thuận lợi, không chắc có thể ngưng không nói, đề nghị nghỉ giải lao, hoặc câu giờ bằng cách sẽ trả lời sau, hoặc đề nghị điểm này sẽ đàm phán sau (tuy nhiên cần nhớ: hứa gì thì phải làm đó).

   6. Để kết thúc vấn đề nên đề nghị cả 2 bên lượt lại tất cả những điểm đã đồng ý hoặc chưa đồng ý và đề nghị luôn phương thức giải quyết những vấn đề chưa đồng ý: ví dụ trả lời bằng email sau 2 tuần, hoặc báo giá lại…

Trên đây là các mẹo nhỏ mà Nhanh.vn muốn giới thiệu với các bạn, hy vọng nó sẽ giúp bạn thành công hơn trong cuộc đàm phán của chính mình.