5 chức năng của phòng nhân sự

Khi nhắc đến phòng nhân sự, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến công tác tuyển dụng. Trên thực tế, phòng nhân sự đảm nhận nhiều chức năng hơn thế. Với nhiều bộ phận khác nhau, phòng nhân sự cũng đảm nhận những chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Dưới đây là tổng hợp 5 chức năng của phòng nhân sự. 

Tuyển dụng nhân sự

Chức năng đầu tiên của phòng nhân sự chính là tuyển dụng. Theo đó, bộ phận tuyển dụng trong phòng nhân sự phải phối hợp với các phòng ban khác để tìm hiểu nhu cầu nhân sự và tiến hành tuyển dụng khi cần.

 Tuyển dụng là một trong 5 chức năng của phòng nhân sự

Các chức năng, nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

• Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng, đáp ứng nhu cầu nhân sự trong công ty.

• Đăng tải thông tin tuyển dụng trên các kênh truyền thông để thu hút ứng viên ứng tuyển.

• Chủ động tìm kiếm ứng viên tiềm năng thông qua các ngày hội tuyển dụng,  trường đại học, cao đẳng, đào tạo nghề,…

• Sàng lọc CV, thực hiện sơ tuyển, sắp xếp lịch phỏng vấn ứng viên.

• Giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý trong tuyển dụng nhân sự.

Đào tạo và phát triển nhân lực

Ngoài việc đảm bảo số lượng nhân sự trong công ty, phòng nhân sự cũng phải đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực bằng các chương trình, kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực. 

Các chức năng, nhiệm vụ cụ thể gồm:

• Lập kế hoạch, triển khai đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên, đáp ứng yêu cầu công việc.

• Giám sát, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo.

• Đề xuất, thực hiện các giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

• Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ, phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho nhân sự mới.

Quản lý hợp đồng, thủ tục, hồ sơ

Quản lý hợp đồng, thủ tục, hồ sơ là chức năng của phòng nhân sự, do bộ phận hành chính đảm nhận. Theo đó, họ sẽ chịu trách nhiệm tất tần tật về hợp đồng của nhân viên, giấy tờ trong công ty. Do vậy mà họ được ví là “quản gia” của công ty. 

Phòng nhân sự có nhiệm vụ quản lý hợp đồng, hồ sơ, thủ tục, giấy tờ

Các chức năng, nhiệm vụ cụ thể gồm:

• Quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự.

• Hướng dẫn nhân viên mới nắm rõ về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, thưởng, chính sách phúc lợi tại công ty. 

• Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc, hết hạn hợp đồng theo quy định.

• Thực hiện chuyển phát, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban. 

• Quản lý, lưu trữ các giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ, thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…

• Lập báo cáo định kỳ theo chỉ thị cấp trên. 

Quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi

Bộ phận tiền lương thuộc phòng nhân sự có chức năng quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi của nhân viên trong công ty, đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của các nhân viên trong công ty, phù hợp với các quy định của Nhà nước.

Nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

• Thực hiện chấm công, quản lý nghỉ phép, đi trễ, nghỉ việc,…của nhân viên.

• Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực của nhân viên.

• Xây dựng chính sách phúc lợi, chế độ đãi ngộ, chế độ bảo hiểm, kỷ luật, khen thưởng,…cho nhân viên công ty.

• Tính toán tiền lương và các chính sách, phúc lợi liên quan.

• Triển khai các quyết định về lương thưởng cho nhân viên công ty.

Phòng nhân sự chịu trách nhiệm tính toán tiền lương và phúc lợi cho nhân viên công ty

Phụ trách bảo hiểm

Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp mà phòng nhân sự có thể có bộ phận bảo hiểm riêng hoặc thuộc trách nhiệm của bộ phận tiền lương.

Về cơ bản, những nhiệm vụ của bộ phận bảo hiểm bao gồm:

• Phụ trách đăng ký và trích nộp tiền các loại bảo hiểm cho nhân viên: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,…

• Thực hiện giải quyết các vấn đề, chính sách liên quan đến ốm đau, thai sản cho nhân viên. 

• Tiến hành r làm thẻ bảo hiểm y tế cho nhân viên theo quy định.

Có thể thấy rằng, chức năng của phòng nhân sự là rất quan trọng. Nắm rõ những chức năng, nhiệm vụ sẽ giúp những người làm công tác nhân sự hoàn thành công việc hiệu quả hơn. 

Đừng quên truy cập Giải Pháp Tinh Hoa để cập nhật nhiều thông tin giá trị liên quan đến công tác quản trị nhân sự.