3 sự cố khi thuyết trình và cách ứng phó

Ngay cả diễn giả chuyên nghiệp nhất cũng có thể gặp một vài sự cố khi thuyết trình mà không thể lường trước. Tuy nhiên, trong những tình huống đó, khả năng của họ lại được kiểm chứng nhờ vào cách xử lý khôn khéo tài tình. Nếu bạn muốn xử lý hiệu quả các phát sinh, dưới đây sẽ là những cách mà bạn có thể tham khảo.

1. “Quên bài” – sự cố khi thuyết trình ai cũng từng gặp phải

Khi phần trình bày đang diễn ra hết sức suôn sẻ và trơn tru, bỗng dưng có một số tác động bên ngoài làm cho bạn phân tâm. Đầu óc bạn trở nên trống rỗng vì tất cả nội dung chuẩn bị trước đó chẳng còn trong trí nhớ. Lúc này, bạn có thể rơi vào trạng thái “đóng băng”, kèm theo hàng loạt các biểu hiện như toát mồ hôi, người run rẩy hoặc liên tục ậm ờ để cố gắng thay đổi bầu không khí,… 

Bước đầu tiên bạn cần làm là kiểm soát cảm xúc của mình, Bất cứ ai cũng từng trải qua cảm giác đó, vì thế bạn không nên quá lo lắng. Thay vì thể hiện sự hoảng sợ, hãy hít một hơi thật sâu để lấy lại bình tĩnh. Nếu cần thiết, bạn có thể tự trấn an bản thân bằng những suy nghĩ tích cực, chẳng hạn: “Mình sẽ giải quyết chuyện này nếu bình tĩnh hơn. Cố gắng hoàn thành phần thuyết trình này thôi!”.

Đọc thêm: Cách giữ bình tĩnh khi run lúc thuyết trình, nói trước đám đông

Tiếp đó, bạn có thể đặt ra câu hỏi cho các khán giả, vừa tăng tính giao lưu tương tác cho buổi thuyết trình, vừa mở rộng góc nhìn về vấn đề mà bạn đang nói. Tranh thủ lúc họ trả lời, bạn hãy kiểm tra lại ghi chú của mình hoặc cố gắng tự nhớ lại các ý tiếp theo. Nếu những thông tin ấy không quá quan trọng, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua chúng và chuyển sang phần sau trong bài.

Hãy luôn nhớ rằng, mục tiêu của bạn không phải là thuyết trình một cách hoàn hảo mà là truyền tải những kiến thức, nội dung cần thiết cho tất cả những người đang nghe. Không nhớ bài không hẳn là một vấn đề to tát, chính cách xử lý của bạn trong tình huống đó mới là điều quan trọng hơn cả. 

2. Không thu hút sự chú ý của mọi người

Một sự cố rất dễ xảy ra khi thuyết trình là người nghe không quan tâm đến bạn. Tình trạng này kéo dài không chỉ dẫn đến việc khán giả làm việc riêng, mà họ còn nói chuyện riêng rôm rả, gây ồn ào mất trật tự và ảnh hưởng tới phần thuyết trình. Bạn không thể lớn tiếng hay nổi nóng, bởi điều này càng phá hỏng không khí trong khán phòng.

Đọc thêm: 7 Bí mật giúp bạn có cách thuyết trình hay hơn

Tận dụng việc mọi người đang cười nói, bạn hãy mở ra một màn giao lưu nho nhỏ để tương tác với đám đông. Họ được thoải mái lên tiếng mà không bị ngắt lời, hơn nữa có thể khiến cho những người còn lại tập trung lắng nghe một cách tự nhiên không cần ép buộc. Sau đó, bạn chỉ cần chọn thời điểm phù hợp để kết thúc màn giao lưu và quay trở lại với nội dung chính của bài.

Mặt khác, khán giả không chú ý là dấu hiệu cho thấy bạn đang mắc một số vấn đề khi thuyết trình. Bạn phải tự đánh giá lại cách nói của mình trong phần trước, khắc phục các lỗi và thay đổi sao cho lôi cuốn thú vị. Có như vậy thì người nghe mới không bị xao nhãng một lần nữa trong khoảng thời gian còn lại của buổi thuyết trình. 

3. Nhận được câu hỏi vặn vẹo từ phía khán giả 

Đôi khi trong buổi thuyết trình, bạn sẽ gặp phải những câu hỏi đầy thách đố hoặc gây sốc từ khán giả, thậm chí còn có hàm ý phản bác lại những điều bạn nói. Tình huống này đòi hỏi bạn phải đưa ra câu trả lời thật thông minh, thế nhưng bạn lại không chắc chắn bất kỳ hướng cụ thể nào.

Để khéo léo xử lý sự cố này, bạn hãy dùng khả năng ứng biến cùng sự hóm hỉnh của bản thân để biến nó thành một phần của bài thuyết trình. Hãy đưa đẩy và dẫn dắt để một câu hỏi tưởng chừng như “phá hoại’ lại bổ sung, cũng như làm tăng thêm tính thực tế cho chủ đề. Kể cả không phải là người nhạy bén, thì những biểu cảm hay cử chỉ hài hước của bạn vẫn sẽ thu hút khán giả để họ không tập trung vào câu hỏi kia.

Ở trong những tình huống đặc biệt, bạn còn có thể chuyển sự chú ý của đám đông sang chính người đặt câu hỏi. Vì họ cố tình đưa ra câu hỏi mang tính “phá hoại”, nên chắc chắn họ sẽ bị bất ngờ nếu bạn đột nhiên bày tỏ sự quan tâm hoặc đồng tình với họ thay vì sự tức giận. Tất nhiên, nếu họ vẫn tiếp tục làm gián đoạn buổi thuyết trình, bạn hãy bày tỏ thái độ nghiêm túc và nhắc nhở cứng rắn để tất cả người tham gia phải tôn trọng bạn.

Trên đây là những cách ứng phó với sự cố xảy ra khi đang thuyết trình. Qua bài viết này, mong rằng bạn có thể rèn luyện hàng ngày để nhạy bén hơn trong các tình huống phát sinh, từ đó xử lý chúng gọn gàng, khéo léo.

Xem thêm: