3. Business Analyst (BA), Những điều kiện làm nên sự thành công trong dự án của bạn

Trả lời:

Sự thật là có rất nhiều dự án phần mềm thất bại mỗi năm, mặc dù có những tiến bộ về trong phát triển phần mềm và phân tích nghiệp vụ. Với vai trò là người đào tạo và cố vấn cho các nhà phân tích nghiệp vụ, tôi thường gặp phải những trường hợp sau:

• Một dự án phần mềm nội bộ trông có vẻ diễn ra rất tốt đẹp cho đến khi người BA đưa ra bản dùng thử các giải pháp cho các bên tham gia dự án nhưng chỉ để nghe BA nói về phần mềm không thôi, đó là một lỗi lớn sẽ ngăn cản phần mềm không được thay đổi những chi tiết quan trọng hướng người dùng khi đưa vào sử dụng.

• Một ứng dụng đã được thông qua quá trình kiểm thử bởi người dùng, nhưng có hàng trăm phản hồi xin hỗ trợ gửi đến vào ngay tuần đầu tiên khi đưa phần mềm vào sử dụng, bởi vì người dùng đòi hỏi phải cải thiện nâng cao hệ thống chỉ cần một cú nhấp chuột sẽ hoàn thành bước thực hiện.

• Hơn 50% các chức năng trong hệ thống chưa được sử dụng đến, trong khi đó hàng loạt các yêu cầu thay đổi liên tục được đưa ra, vì người dùng muốn đầu tư vào các tính năng mới khi họ được tối ưu hóa quy trình làm việc.

Sau khi tham gia nhiều dự án phần mềm phức tạp có giá trị kinh tế lớn, tôi đúc kết những lý do để làm nên một dự án thành công:

• Lý do 1: Tự làm công việc của bạn

Là người chịu trách nhiệm với những yêu cầu về giải pháp, bạn cần phải tìm hiểu sâu những thông tin về doanh nghiệp, nơi cần bạn đưa ra những giải pháp để giải quyết vấn đề của họ. Tại cuộc họp với các bên liên quan là nơi bạn luôn dán những tờ ghi chú lên trên tường và đừng gỡ nó xuống. Trên đó ghi nhận lại câu trả lời “Có” hoặc “Không” mà bạn đã đặt ra trong các cuộc phỏng vấn, hoặc những câu trả lời khác như “Đây là thứ tôi muốn”. Bạn nên tập trung vào những ý kiến trái ngược với giải pháp của bạn từ đó xác định sự phù hợp cho người sử dụng cuối cùng.

Một giải pháp thành công đòi hỏi phải đầu tư đủ thời gian để phân tích các vấn đề, các khó khăn xung quanh nó và để hiểu được chất lượng khách hàng mong muốn có được. Trong khi một BA nghiệp dư có thể dành nhiều thời gian xác định các yêu cầu để xây dựng một giải pháp đầy đủ cho những chiếc chuông và còi dựa trên chất lượng mà họ xây dựng thì một BA chuyên nghiệp sẽ dành thời gian để điều tra xem khả năng thực sự đem đến hài lòng cho khách hàng, điều này, có thể hoàn toàn khác với những gì khách hàng nói về thứ họ muốn như ban đầu

Tất cả bắt đầu từ việc đặt đúng câu hỏi cho đúng người. Những BA thành công luôn tự làm công việc của họ để nhận biết đúng các bên liên quan chủ chốt là ai, và nghiên cứu chi tiết xem hoạt động của phần mềm được thuê để làm gì cho các đối tượng này. Bạn cần phải nỗ lực trong việc xác định những giả thuyết ban đầu và xác nhận lại trong giai đoạn phân tích để tránh những sự cố tiêu cực xảy ra khi triển khai giải pháp.

• Lý do 2: Bạn thấy giá trị của cách kể chuyện

Người BA chuyên nghiệp sẽ nhận thấy giá trị to lớn từ lối kể chuyện. Họ dành nhiều thời gian để tìm kiếm mẩu chuyện nhỏ để ý tưởng của họ trở nên đáng nhớ hơn, bởi vì họ hiểu rằng dùng những câu chuyện để truyền đặt ý tưởng của mình giúp cho người nghe có ấn tượng và nhớ lâu hơn các thông điệp mà nọ muốn truyền đạt.

Chúng ta nên nhấn mạnh cho bên liên quan rằng bạn thêm tính năng lên lịch cho khả năng quản lý nội dung bạn chỉ định của hệ thống. Công việc của bạn đã thực hiện xong và nói chuyện với những nhóm người dùng khác nhau, rằng nếu không tích hợp Outlook (ứng dụng email các công ty thường sử dụng), sẽ không có ai muốn sử dụng lịch, bởi vì sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý hai loại lịch riêng biệt. Sau khi kết luận rằng tích hợp Outlook là vấn đề lớn do những giới hạn về thời gian và ngân sách, bạn có nhiệm vụ khó khăn là phải thuyết phục các bên liên quan rằng “tính năng thú cưng” của họ không đem lại giá trị và do đó nên loại bỏ nó ra khỏi phạm vi của hệ thống. Thay vì chỉ đưa ra các yêu cầu thực tế bạn ghi nhận lại được, bạn nên biết cách dẫn dắt một câu chuyện rằng chúng ra khi từ bỏ không tính năng lịch một lần, phải đưa thông tin vào từng chiến dịch trên Facebook đến hai lần. Tao sao điều này lại quan trọng. Bởi vì chúng ta là con người, và có nghĩa là chúng ta đang chịu ảnh hưởng từ những ý nghĩa sâu xa hơn là những thông tin yêu cầu ghi nhận lại.

Kể chuyện không những giúp chúng ta thu hút cảm xúc mà còn cần thiết trong việc nắm bắt được tâm lý của con người.

• Lý do thứ 3: Hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ và trở thành người có sức ảnh hưởng

Để thành công như là một tác nhân thay đổi, một nhà phân tích nghiệp vụ thường cần phải dựa vào sức mạnh của mức độ ảnh hưởng để đạt được quyền tiếp cận đúng các bên liên quan, hoãn thời hạn khi được yêu cầu dành thêm nhiều thời gian cho việc hiểu đầy đủ phạm vi của vấn đề hoặc giải pháp, hoặc có cơ hội trình bày kiến nghị của mình đến những người có quyền quyết định thực sự.

Một BA chuyên nghiệp không bao giờ cố gắng để “bán” ý tưởng của họ cho đến khi họ có cách phát triển các mối quan hệ, tìm đồng minh, và những người ủng hộ cho đề xuất của họ ở các cấp thấp hơn trong tổ chức. Họ biết làm thế nào để bán ý tưởng của mình một cách riêng tư, đón nhận thông đón nhận thông tin và lời khuyên từ các nguồn khác nhau, để từ đó phát triển ý thức đồng sở hữu. Họ làm cho mọi người quan tâm bằng cách tạo ra những điều quan trọng cho họ, chuyển các bên liên quan vào nhóm những người ủng hộ giúp xúc tiến các kế hoạch họ đã đề ra.

Một BA thành công – người giúp những dự án thành công không phải chỉ do may mắn. Bởi vì họ luôn làm tốt công việc của mình, và có những đòi hỏi cao trong công việc của họ. Họ đã dành thời gian để phát triển một câu chuyện về những đề xuất họ đưa ra, họ tập trung thu thập các ý kiến và bởi vì họ tìm thấy và tạo mối quan hệ tốt với nhiều người trong nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức, họ chuyển các đồng nghiệp của mình thành những đồng minh để cùng xúc tiến các kế hoạch họ đã đề ra.