15 mẫu email tuyệt vời cho dịch vụ khách hàng

Dịch vụ khách hàng tốt sẽ mang lại mức độ hài lòng cao cho người tiêu dùng. Theo dữ liệu do Hubspot thu thập, “50% khách hàng sẽ tăng mua hàng của một công ty sau khi họ có trải nghiệm tốt về dịch vụ khách hàng của công ty đó,” và “86% khách hàng sẽ trả nhiều tiền hơn tới 25% để có được trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt hơn”.

Như vậy, để cung cấp được một trải nghiệm khách hàng tuyệt vời thực sự là rất khó, vì người dùng ngày càng có nhiều lựa chọn đa kênh. Dữ liệu từ Marketing Week cho biết rằng “15 năm trước, người tiêu dùng trung bình thường chỉ sử dụng hai kênh khi mua một mặt hàng và chỉ có 7% người tiêu dùng thường sử dụng nhiều hơn bốn kênh. Ngày nay, người tiêu dùng sử dụng trung bình sáu kênh và có gần 50% người tiêu dùng thường xuyên sử dụng nhiều hơn bốn kênh.”

Bạn phải hỗ trợ khách hàng trên nhiều kênh hơn với cùng số lượng tài nguyên hiện có. Như vậy, bạn cần có chiến lược về cách thức và thời điểm giao tiếp với khách hàng. Các mẫu email dịch vụ khách hàng sẽ là một công cụ mạnh mẽ để giúp bạn tiết kiệm thời gian mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng của bạn.

Người tiêu dùng muốn có những trải nghiệm dịch vụ khách hàng như thế nào?

Nguồn hình ảnh: Pixabay

Bạn hãy thử nghĩ lại về những trải nghiệm khách hàng mà bạn đã có – tích cực, và không quá tích cực. Khi đó, bạn sẽ hình dùng rõ ràng hơn về những cách thức thực hành tốt nhất. Nếu bạn từng gặp vấn đề với sản phẩm/dịch vụ mà bạn đã mua, bạn sẽ nhận thức được mức độ quan trọng của việc nhận được phản hồi nhanh chóng về vấn đề của bạn.

Dữ liệu sau đây sẽ minh họa cho điều này. Theo một khảo sát từ Toister Performance Solutions, “Thời gian phản hồi email trong một giờ sẽ đáp ứng mong đợi của 89% khách hàng của bạn. Các công ty nhắm đến dịch vụ khách hàng đẳng cấp thế giới sẽ trả lời khách hàng trong vòng 15 phút hoặc nhanh hơn.” Còn tin xấu là gì? Thời gian phản hồi trung bình đối với top đầu các email công ty là 12 giờ.

Với những dữ liệu này, chúng ta có thể biết thêm rằng người tiêu dùng:

• Muốn trải nghiệm dịch vụ khách hàng của họ được cá nhân hóa bằng cách sử dụng thông tin được lưu trữ trong tài khoản của họ.
• Không muốn phải nhắc đi nhắc lại cùng một vấn đề với nhiều nhân viên hỗ trợ khác nhau (mặc dù điều này vẫn còn phổ biến, đặc biệt là các công ty sử dụng nhiều kênh hỗ trợ khác nhau).
• Muốn có được giải pháp xử lý – không chỉ nói chuyện vô ích.

Bạn có thể sử dụng các mẫu email dịch vụ khách hàng để đáp ứng những mong muốn này của khách hàng một cách hiệu quả – miễn là bạn sử dụng chúng dúng cách. Hãy sử dụng chúng để giúp bạn trả lời khách hàng nhanh hơn, nhưng cũng nên đảm bảo rằng các mẫu email của bạn cần rõ ràng và chuyên nghiệp, được viết tốt, và bạn luôn tối ưu chúng để cung cấp dịch vụ khách hàng nhanh chóng, được cá nhân hóa cho từng khách hàng.

15 Mẫu email dịch vụ khách hàng

Bạn đã sẵn sàng chưa? Sau đây là 15 mẫu email dịch vụ khách hàng để bạn dùng thử, đã được phân chia theo theo nhóm. Hãy lựa chọn những mẫu email phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, sau đó điều chỉnh chúng theo nhu cầu cụ thể của bạn. Bạn cũng cần chọn một email sign-off phù hợp.

Mẫu email khi khách hàng bắt đầu mua hàng

Nguồn hình ảnh: Unsplash

1. Email phản hồi khi khách hàng gửi truy vấn qua biểu mẫu trên trang web

Sử dụng email này khi: ai đó đã điền vào một biểu mẫu trên trang web của bạn, yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin. Mẫu email này có thể được gửi ngay lập tức sau khi khách hàng hoàn thành biểu mẫu, đáp ứng mong muốn của khách truy cập là thời gian phản hồi nhanh – ngay cả khi bạn vẫn cần thêm thời gian để gửi một phản hồi đầy đủ cho khách hàng.

Xin chào [tên],

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã liên hệ với chúng tôi! Chúng tôi xác nhận rằng chúng tôi đã nhận được yêu cầu của bạn, và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn trong vòng [xx] để gửi cho bạn phản hồi đầy đủ hơn.

Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng gọi cho chúng tôi theo số điện thoại [Số điện thoại].

Trân trọng.

[chữ ký]

2. Hướng dẫn cho khách hàng dùng thử miễn phí

Sử dụng email này khi: Một người dùng mới đã đăng ký dùng thử miễn phí sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Xin chào [tên],

Chúc mừng bạn! Bạn được dùng thử [sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng tôi] miễn phí trong [XX] ngày.

Sau đây là một vài mẹo ngắn gọn để giúp bạn tận dụng tối đa thời gian dùng thử miễn phí của bạn:

• [Bắt đầu Mẹo số #1]
• [Bắt đầu Mẹo số #2]
• [Bắt đầu Mẹo số #3]

Bạn có câu hỏi? Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn. Bạn có thể liên hệ chúng tôi theo bất kỳ phương thức nào và chúng tôi sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Trân trọng.

[chữ ký]

3. Email chào mừng

Sử dụng email này khi: Một khách hàng mới đã đăng ký sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Xin chào [tên],

Cảm ơn bạn vì đã lựa chọn sử dụng sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi.

Để sử dụng tốt nhất sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi, chúng tôi hướng dẫn rằng tất cả khách hàng mới cần có ba hành động sau:

• [Bước #1]
• [Bước #2]
• [Bước #3]

Tôi sẽ là nhân viên hỗ trợ chính của bạn tại [công ty của chúng tôi], vì vậy, đừng ngại liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Trân trọng.

[chữ ký]

4. Giới thiệu người quản lý tài khoản

Sử dụng email này khi: Bạn muốn chuyển một khách hàng mới từ nhân viên bán hàng đến người quản lý tài khoản mới của họ.

Xin chào [tên],

Tất cả chúng tôi rất vui khi bạn đã lựa chọn sử dụng sản phẩm/dịch vụ của [Công ty chúng tôi]. Tôi xin được giới thiệu với bạn về người quản lý tài khoản mới của bạn, [tên], là người được cc trên luồng email này.

Từ thời điểm này, [tên] sẽ hỗ trợ bạn sử dụng sản phẩm của chúng tôi. Rất vui khi được làm việc với bạn.

Trân trọng.

[chữ ký]

5. Nhắc khách hàng về việc gia hạn sắp tới

Sử dụng email này khi: Chu ký đăng ký hiện tại của khách hàng đang sắp kết thúc và bạn không muốn họ ngạc nhiên khi bạn thu phí gia hạn.

Xin chào [tên],

[Chu kỳ đăng ký] của bạn sắp hết. Gói đăng ký của bạn sẽ được gia hạn vào ngày [ngày].

Bạn không cần phải thực hiện bất kỳ hành động nào. Chỉ cần tiếp tục sử dụng [sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi]. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng phản hồi lại email này này.

Trân trọng.

[chữ ký]

Mẫu email sau mua hàng

Nguồn hình ảnh: Pixabay

6. Yêu cầu khách hàng giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của bạn với người khác

Sử dụng email này khi: Bạn đã chứng minh được giá trị của sản phẩm/dịch vụ của bạn với khách hàng của bạn, và bạn muốn họ giúp bạn kết nối với các khách hàng tiềm năng khác.

Xin chào [tên],

Cảm ơn bạn đã lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi trong [khoảng thời gian] và tôi hy vọng rằng bạn vẫn đang tiếp tục tận hưởng [những lợi ích của sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi].

Bạn có biết bất kỳ ai khác [đang có một nhu cầu tương tự] không? Chúng tôi luôn tìm kiếm các khách hàng mới để chúng tôi có thể giúp đỡ họ, và tôi mong rằng bạn có thể giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi với bất kỳ ai đang cần để họ có thể được hưởng lợi từ sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi.

Cảm ơn rất nhiều,

[chữ ký]

7. Cảm ơn khách hàng vì đã giới thiệu khách hàng mới

Sử dụng email này khi: một khách hàng hiện tại đã giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của bạn cho người khác.

Cảm ơn [tên]! Cảm ơn bạn đã chia sẻ thông tin liên hệ của [tên của người được giới thiệu] với chúng tôi. Chúng tôi sẽ liên hệ với [tên của người được giới thiệu] sớm nhất có thể để họ có thể sử dụng [sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty chúng tôi].

Nếu bạn nhớ đến bất kỳ ai khác có cùng nhu cầu, vui lòng gửi thông tin của họ cho chúng tôi.

Cảm ơn bạn rất nhiều,

[chữ ký]

Tạo mẫu email của riêng bạn

LiveAgent giúp bạn tạo các mẫu email khách hàng của riêng bạn, từ đó giúp bạn cải thiện dịch vụ khách hàng. Bạn tò mò muốn biết về tất cả những tính năng khác mà LiveAgent có thể làm cho bạn?

Dùng thử LiveAgent

Lên lịch cho Demo

8. Yêu cầu khách hàng gửi đánh giá về sản phẩm/dịch vụ của bạn

Sử dụng email này khi: Bạn muốn yêu cầu khách hàng để lại đánh giá tích cực cho bạn trên Google, Yelp hoặc bất kỳ thư mục đánh giá nào.

Xin chào [tên],

Tôi hy vọng rằng bạn thích sử dụng [sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi]. Nếu bạn không phiền, vui lòng chia sẻ trải nghiệm của bạn bằng cách để lại đánh giá cho chúng tôi trên [trang đánh giá cụ thể].

Chúng tôi biết rằng các khách hàng khác sẽ dựa vào những đánh giá này, vì vậy chúng tôi rất mong rằng bạn có thể chia sẻ phản hồi của bạn về chúng tôi.

Cảm ơn rất nhiều,

[chữ ký]

Mẫu vấn đề của khách hàng

Nguồn hình ảnh: Pixabay

9. Mẫu email xác nhận hủy sử dụng sản phẩm/dịch vụ

Sử dụng email này khi: Bạn muốn xác nhận với khách hàng cũ của bạn rằng yêu cầu hủy của họ đã được xử lý (ngoài việc việc sử dụng dịch vụ của họ với công ty của bạn vẫn sẽ được lưu vết trong công ty bạn).

Thân gửi [tên],

Thông báo này nhằm mục đích xác nhận rằng bạn đã hủy dịch vụ với [Công ty chúng tôi], có hiệu lực từ ngày [ngày].

[Bao gồm một tuyên bố về việc khách hàng sẽ tiếp tục có quyền truy cập cho đến ngày gia hạn của họ, hoặc việc truy cập của họ sẽ bị ngừng ngay lập tức.]

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng [dịch vụ của chúng tôi] trong tương lai, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số [Số điện thoại] hoặc truy cập [Trang web] để kích hoạt lại tài khoản của bạn.

Trân trọng.

[chữ ký]

10. Thừa nhận một khiếu nại của khách hàng khi bạn không có câu trả lời

Sử dụng email này khi: Bạn muốn trả lời ngay lập tức cho một vấn đề của khách hàng, nhưng bạn vẫn chưa có câu trả lời cụ thể về các giải pháp bạn có thể cung cấp cho khách hàng.

Xin chào [tên],

Tôi rất tiếc khi biết rằng bạn không hài lòng với [bất kỳ điều gì mà khách hàng đang khiếu nại]. Mặc dù chúng tôi luôn cố gắng để có được 100% sự hài lòng của khách hàng, nhưng rõ ràng là con số đó của chúng tôi đã bị giảm trong trường hợp của bạn – và điều đó là không thể chấp nhận được.

Tôi đang nghiên cứu vấn đề của bạn ngay bây giờ và sẽ liên hệ lại với bạn trong vòng [xx] với các giải pháp cho trường hợp của bạn. Nếu bạn muốn nói chuyện với tôi ngay bây giờ, bạn có thể liên hệ với tôi theo số[số điện thoại].

Trân trọng.

[chữ ký]

11. Đề xuất giải phá p cho một khiếu nại của khách hàng

Sử dụng email này khi: Bạn đã đưa ra phản hồi theo mẫu email ở trên (hoặc hãy sửa đổi đoạn đầu tiên để gửi mẫu này làm email đầu tiên bạn gửi cho khách hàng sau khi khách hàng gửi khiếu nại cho bạn).

Xin chào [tên],

Xin lỗi một lần nữa vì đã khiến bạn thất vọng về [bất kỳ điều gì mà khách hàng đang khiếu nại]. Tôi có thể hiểu được sự bực bội của bạn bây giờ.

Sau khi tìm hiểu vấn đề của bạn, tôi xin cung cấp cho bạn các lựa chọn giải pháp sau đây:

• [Tùy chọn #1]
• [Tùy chọn #2]
• [Tùy chọn #3]

Hy vọng rằng một trong những giải pháp này sẽ giúp bù đắp cho những trải nghiệm tồi tệ mà bạn đã có với sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi.

Trân trọng.

[chữ ký]

12. Xử lý hoàn tiền 

Sử dụng email này khi: Khách hàng có khiếu nại và yêu cầu hoàn lại tiền, và bạn muốn xác nhận rằng việc đó đang được xử lý.

Thân gửi [tên],

Như chúng ta đã trao đổi, tôi đã yêu cầu khoản hoàn tiền sẽ được chuyển vào tài khoản của bạn. Bạn sẽ thấy số tiền được ghi có vào [Nguồn thanh toán ban đầu của bạn] trong [khoảng thời gian].

Một lần nữa, tôi xin lỗi vì [sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng tôi] không đáp ứng được những mong đợi của bạn. Nếu bạn cần chúng tôi trợ giúp về bất kỳ vấn đề nào trong tương lai, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Trân trọng.

[chữ ký]

Các mẫu email gửi khách hàng cho các ngành cụ thể

Nguồn hình ảnh: Unsplash

13. Thông báo hết hàng

Sử dụng email này khi: Bạn phải nói với một khách hàng rằng sản phẩm họ đã mua không còn trong kho.

Xin chào [tên],

Tôi rất tiếc phải thông báo rằng một sản phẩm bạn đã đặt hàng gần đây đã hết hàng:

• [Tên sản phẩm + thông tin chi tiết]

Tôi hy vọng chúng tôi sẽ về thêm sản phẩm này vào ngày [date]. Nếu bạn muốn, tôi có thể giữ đơn đặt hàng của bạn để nó được xử lý khi có hàng. Nếu không, tôi có thể hoàn lại tiền cho bạn ngay bây giờ.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng trả lời lại tin nhắn này hoặc gọi cho tôi theo số [số điện thoại].

Trân trọng.

[chữ ký]

14. Thông báo về việc bị gián đoạn kỹ thuật

Sử dụng email này khi: Bạn muốn chủ động thông báo cho khách hàng rằng bạn đã biết về việc bị gián đoạn kỹ thuật và bạn đang tìm giải pháp để xử lý.

Xin chào [tên],

Nếu bạn đã thử đăng nhập vào [dịch vụ của chúng tôi] trong thời gian gần đây, chắc hẳn bạn đã biết rằng chúng tôi hiện đang gặp một sự cố đột xuất khiến hệ thống kỹ thuật bị gián đoạn.

Chúng tôi đang nỗ lực để xử lý sự cố này, và chúng tôi hy vọng sẽ hồi phục lại mọi dữ liệu và mọi thứ sẽ hoạt động bình thường trước thời điểm [hạn chót]. Chúng tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất nếu có bất kỳ vấn đề nào do sự cố này, và đừng ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào.

Chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật cho bạn về vấn đề này sớm nhất có thể.

Trân trọng.

[chữ ký]

Knowledge = power

Gián đoạn kỹ thuật là một vấn đề nghiêm trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hãy thông báo cho khách hàng của bạn về tình hình hiện tại và các bước hành động trong tương lai bằng cách sử dụng các mẫu email khách hàng của LiveAgent. Hãy lưu lại những mẫu email này để sử dụng.

Bắt đầu ngay hôm nay

Lên lịch cho Demo

15. Thông báo về kế hoạch thời gian phát triển tính năng

Sử dụng email này khi: Khách hàng yêu cầu có thêm một tính năng mới mà bạn chưa thể thêm tính năng này trong tương lai gần.

Xin chào [tên],

Cảm ơn bạn vì đã liên hệ với [công ty của chúng tôi] để đề xuất [tính năng mới mà họ đề xuất].

Tuy nhiên, mặc dù ý tưởng của bạn thật tuyệt vời, nhưng chúng tôi chưa thể thêm tính năng bạn đề xuất vào hệ thống của chúng tôi tại thời điểm này. Khi có kế hoạch thay đổi tính năng này, chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn để được tư vấn thêm thông tin.

Chúng tôi đánh giá cao sự hiểu biết và đề xuất của bạn. Hãy tiếp tục gửi những đề xuất của bạn cho chúng tôi!

Trân trọng.

[chữ ký]

Bắt đầu sử dụng các mẫu email dịch vụ khách hàng

Rõ ràng là 15 mẫu email dịch vụ khách hàng được chia sẻ trong bài viết này có thể vẫn chưa bao gồm tất cả các tình huống mà bạn có thể sẽ gặp phải, và không phải tất cả những email đó đều phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nếu sản phẩm của bạn không phải là sản phẩm công nghệ, bạn sẽ không cần phải thông báo cho khách hàng về sự cố gián đoạn kỹ thuật đột xuất hoặc cũng không cần thông báo cho họ về việc bạn chưa có kế hoạch phát triển các tính năng mà họ đề xuất.

Bạn nên tùy chỉnh những mẫu email này để phù hợp hơn với tình huống của bạn. Đồng thời, cải thiện kỹ năng cá nhân của bạn để nhận được kết quả tốt hơn. Chỉ cần một chút nỗ lực xây dựng các mẫu email dịch vụ khách hàng phù hợp với doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ có thể giảm tải công việc, đáp ứng các vấn đề của khách hàng mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng.

Cập nhật: Do nhu cầu cao, chúng tôi đã tạo một mục riêng với hàng trăm mẫu email dịch vụ khách hàng cho các trường hợp sử dụng khác nhau.

Khám phá nhiều mẫu email hơn:

Tác giả Guest Post

Sujan Patel

Sujan Patel is a partner at Ramp Ventures, makers of Mailshake, Pick, VoilaNorbert, and Right Inbox. He has over 14 years of marketing experience and has led the digital marketing strategy for companies like Salesforce, Mint, Intuit and many other Fortune 500 caliber companies.

Chia sẻ bài viết này

Andrej Csizmadia

Andy is a translation manager at LiveAgent. He is responsible for a team of 20 translators, reviewing content suggestions and setting up processes. In his free time he likes to go to gym, and is also passionate about gaming and cooking. Recently he started his own YouTube channel, Cooking with A.

Bài liên quan

Các quy tắc ứng xử dùng trong email dịch vụ khách hàng

Để duy trì sự chuyên nghiệp trong việc viết, cần phân tích khách hàng mục tiêu và tránh sử dụng ngôn từ thô tục. Việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản, đúng ngữ pháp và chính tả sẽ tăng tính chân thành và chuyên nghiệp trong nội dung email. Sử dụng các chương trình kiểm tra ngữ pháp và cải thiện chất lượng văn bản sẽ giúp giải quyết các lỗi trước khi gửi email đến khách hàng.

Các mẫu email nhắc khách hàng về giỏ hàng bị bỏ qua

Phiếu giảm giá và email nhắc khách hàng về giỏ hàng bị bỏ qua là những cách tiếp cận hiệu quả để thúc đẩy doanh thu trong thương mại điện tử. Việc sử dụng các plugin tạo mã giảm giá và backlink từ các trang web bên ngoài cũng giúp tăng lưu lượng truy cập và tầm nhìn thương hiệu của bạn. Việc gửi email nhắc khách hàng về giỏ hàng bị bỏ qua cũng là một trong những email hiệu quả nhất để khôi phục những khách hàng đã bỏ qua giỏ hàng của họ. Có nhiều mẫu email nhắc khách hàng về giỏ hàng bị bỏ qua có thể sử dụng để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Mẫu email tri ân khách hàng

GPTSummarizer có nhiệm vụ tạo một bản tóm tắt cho bất kỳ đoạn văn bản nào được cung cấp. Nội dung của văn bản bao gồm các chiến lược thu hút khách hàng như sử dụng chương trình giảm giá, đăng ký nhận bản tin, và nhắc nhở khách hàng về giỏ hàng đã bỏ qua. Các chiến lược này nên được cá nhân hóa và đồng thời tạo dòng tiêu đề hấp dẫn. LiveAgent là một công ty cung cấp giải pháp quản lý khiếu nại và hỗ trợ khách hàng cho các doanh nghiệp. Email đầu tiên nên được gửi trong giờ đầu tiên kể từ khi khách hàng bỏ qua giỏ hàng.

Mẫu email tăng giá

Các ứng dụng mới sẽ được cập nhật vào năm 2021 và để đáp ứng nhu cầu người dùng, giá thuê sẽ tăng 10%, nhưng khách hàng hiện tại có thể sử dụng với giá cũ trong một thời gian nhất định. Khách hàng trung thành có thể nhận được ưu đãi khi nâng cấp lên gói hàng năm với giảm giá 10%.