11 Khó Khăn Khi Làm Việc Nhóm Và Cách Giải Quyết

Những khó khăn khi làm việc nhóm là điều hiển nhiên trong việc quản lý đội ngũ nhân viên, và các nhà quản lý hiệu quả biết cách xác định thách thức và đưa ra giải pháp. Hiểu cách giải quyết và áp dụng giải pháp hiệu quả có thể giúp giữ tinh thần và mức hiệu suất cao. Trong bài viết này, Mua Bán sẽ chỉ ra cho bạn những lỗi gặp phải, khó khăn và cách giải quyết khó khăn trong khi làm việc nhóm. Hãy đọc và kiểm chứng.

Làm việc nhóm là gì? Tại sao cần phải làm việc nhóm?

Làm việc theo nhóm là gì?

Theo từ điển kinh doanh, làm việc theo nhóm là “Quá trình cộng tác làm việc với một nhóm người để đạt được mục tiêu”. Làm việc nhóm thường là một phần quan trọng của công việc và học tập.

Bởi các thành viên trong nhóm phải làm việc tốt với nhau, cố gắng hết sức trong bất kỳ dự án hay hoạt động nào.

Làm việc theo nhóm có nghĩa là mọi người sẽ cố gắng hợp tác, sử dụng các kỹ năng cá nhân của họ và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, bất chấp bất kỳ xung đột cá nhân nào giữa các cá nhân. Song hành cùng hoạt động này là những thuận lợi và khó khăn khi làm việc nhóm. Việc thích nghi được cách làm việc nhóm nhanh chóng, cũng sẽ giúp bạn tìm việc làm dễ dàng hơn trong thời đại hiện nay, bởi hiện nay các công ty ngoài chú trọng tới tìm năng của nhân viên thì làm việc nhóm tốt hay không cũng là điều mà các công ty rất quan tâm khi tuyển dụng các ứng viên vào công ty.

Tại sao cần làm việc nhóm?

Hoạt động chủ yếu trong làm việc nhóm là cộng tác và cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Như vậy, nền tảng cho một đội nhóm thành công là tinh thần đồng đội. Nếu mỗi thành viên trong nhóm có một cách hoạt động khác đi, việc hợp tác để cùng đạt được mục tiêu sẽ không còn được ưu tiên. Khi đó, những khó khăn khi làm việc nhóm xuất hiện.

Thực tế là hầu hết những người có xu hướng lãnh đạo đều hiểu được lợi ích và khó khăn khi làm việc nhóm. Trong hoạt động kinh doanh, thay đổi gần như liên tục khi các công nghệ và cải tiến mới xuất hiện, các công ty cần hợp tác để tồn tại.

Khi các nhóm làm việc cùng nhau để chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức của họ, họ có thể đi đến các giải pháp chiến lược và sáng tạo.

Mỗi nhân viên đều mang đến những kỹ năng và quan điểm khác nhau, đồng thời, nhiều quan điểm giúp các công ty tìm ra các phương pháp tiếp cận chiến lược để liên tục đổi mới trong thế giới có nhịp độ nhanh ngày nay. Ví dụ một nhân viên marketing phải kết hợp được với các phòng ban như sale, design,.. thì công việc của bạn mới hoàn thành nhanh chóng và suôn sẻ hơn.

Mặc dù hầu hết mọi người đều hiểu tầm quan trọng của làm việc nhóm, nhưng vẫn còn tồn tại các vấn đề khi làm việc nhóm mà nhiều tập thể gặp phải.

Đáng buồn thay, hiểu những vấn đề khó khăn nhưng việc giải quyết những khó khăn này lại chưa thật sự hiệu quả. Trong những thông tin sau đây, Mua bán sẽ cung cấp cho bạn một số lỗi thường gặp khi làm việc nhóm và những cách để giải quyết chúng.

Những lỗi thường gặp khi làm việc nhóm

Khó khăn khi làm việc theo nhóm thường gây ra bởi một số lỗi, đến từ những thành viên trong nhóm. Hoặc đến từ người lãnh đạo, khó khăn hơn nữa là đến từ hoạt động làm việc nhóm.

Không lắng nghe tạo nên không xứng đáng

Người lãnh đạo là trụ cột của nhóm dưới nhiều góc độ khác nhau. Nếu có bất kỳ một cá nhân nào gây ảnh hưởng đến hoạt động hoặc tinh thần của nhóm. Người lãnh đạo sẽ là cầu nối giải quyết những vấn đề này.

Một người nhóm trưởng, người đứng đầu không xứng đáng sẽ không giải quyết được những vấn đề trên. Đặc biệt, sự liên kết trong các hoạt động nhóm và giữa các thành viên là vô cùng quan trọng. Bởi vậy, người đứng đầu không xứng đáng sẽ tạo nên một số những rắc rối khi làm việc nhóm.

Ôm đồm quá nhiều việc vào bản thân

Ôm đồm là điều cấm kỵ trong hoạt động làm việc nhóm hiệu quả. Đừng để những người đồng đội khác lợi dụng bạn. Các đội kém hiệu quả thường có một thành viên phải đảm nhận cả sự chểnh mảng của các thành viên khác.

Hãy chắc chắn nhóm có kế hoạch và phân chia công việc một cách bình đẳng cho toàn bộ thành viên. Khi đó, khó khăn khi làm việc nhóm sẽ được giải quyết.

Khó khăn khi làm việc nhóm

Làm việc nhóm có những khó khăn gì là thắc mắc của hầu hết những người đã và đang hoạt động nhóm. Trên thực tế có vô số khó khăn khi làm việc nhóm. Dưới đây là một số khó khăn điển hình trong hoạt động này.

Tồn tại những thành viên thiếu trách nhiệm

Khi một thành viên hoạt động trong nhóm, điều quan trọng là họ phải hiểu những gì cần đạt được trong phần việc họ đảm nhận và tổng quan công việc chung.

Trong trường hợp họ không quan tâm, không hiểu rõ nhiệm vụ mình cần làm thì sẽ dẫn đến sự kém hiệu quả do thiếu tập trung. Hay nghiêm trọng hơn là việc thực hiện những tác vụ không phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của dự án.

Có vấn đề trong niềm tin giữa các thành viên

Thiết lập niềm tin giữa các thành viên là điều quan trọng đối với năng suất của nhóm. Niềm tin cho phép nhân viên yêu cầu hỗ trợ, đề nghị giúp đỡ hay phối hợp cùng những người khác.

Giữa các thành viên có niềm tin với sẽ giúp mọi người trong nhóm giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trái lại, nếu còn tồn tại những vấn đề về niềm tin, hiệu quả và năng suất làm việc sẽ bị giảm đi đáng kể.

Có những mâu thuẫn trong tính cách của các thành viên

Các cá nhân đều có sở thích và tính cách riêng, và đôi khi điều này có thể dẫn đến tình huống mà hai nhân viên có xu hướng bất đồng. Việc có mâu thuẫn trong tính cách giữa các thành viên là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm. Điều này có thể dẫn đến tinh thần chung giảm sút hoặc sự kém hợp tác khi làm việc giữa các thành viên.

Việc chia sẻ thông tin không được công bằng giữa các thành viên

Trong công việc, sự chia sẻ thông tin liên quan đến dự án giúp các nhóm thành công. Vì vậy, khi một hoặc nhiều nhân viên giữ thông tin tránh xa đồng nghiệp, điều đó có thể gây bất lợi cho hiệu suất của nhóm.

Khi một nhân viên hoạt động với thông tin không đầy đủ, họ có thể bỏ lỡ cơ hội đạt hiệu quả tốt hoặc thực hiện công việc không cần thiết. Dẫn đến những khó khăn khi làm việc nhóm không được giải quyết.

Thiếu giao tiếp giữa các thành viên

Giao tiếp cởi mở giúp mọi nhân viên biết được đồng nghiệp của họ mong đợi điều gì cũng như đồng nghiệp mong đợi điều gì ở họ.

Điều này nâng cao độ tin cậy chung của nhóm, tăng năng suất trong nhiều hoạt động. Nếu thiếu giao tiếp giữa các thành viên, hiệu quả công việc sẽ giảm sút.

Giảm tương tác giữa các thành viên với nhau và với công việc

Những thành viên có cảm giác gắn kết với công việc nhóm sẽ có nhiều khả năng tạo ra kết quả tích cực hơn.

Sự gắn bó giúp nhân viên duy trì sự tập trung và nhiệt tình, điều này có thể làm tăng cả số lượng và chất lượng đầu ra của họ. Khi một người mất kết nối với một dự án, điều đó có thể dẫn đến giảm năng suất. Đây là khó khăn khi làm việc nhóm rất thường thấy.

Số lượng thành viên lớn là khó khăn khi làm việc nhóm

Mặc dù bạn thường có thể mong đợi một đội nhiều thành viên hơn sẽ tạo ra nhiều kết quả hơn. Nhưng số lượng thành viên viên của bạn phát triển quá lớn so với hoạt động chung, kết quả là có thể dẫn đến giảm hiệu quả tổng thể.

Cạnh tranh không lành mạnh trong làm việc nhóm

Mặc dù một số cạnh tranh trong các thành viên trong nhóm có thể có lợi. Đây là một cách khuyến khích nhau làm việc tốt nhất. Tuy nhiên, ngược lại sẽ có một số nhân viên có thể quá cạnh tranh.

Khi các thành viên cạnh tranh quá mức, họ có thể ít giao tiếp hoặc ít giúp đỡ lẫn nhau. Nó có thể làm tăng khả năng xảy ra sai lầm hoặc các thành viên trong nhóm không chia sẽ các thông tin cần thiết cho nhau.

Mục tiêu đối lập là khó khăn khi làm việc nhóm

Điều quan trọng trong làm việc nhóm là giữ cho các thành viên làm việc hướng tới một sản phẩm cuối cùng thống nhất để duy trì cả tinh thần và tính nhất quán. Khi các nhân viên theo đuổi các mục tiêu đối lập với nhau, nó có thể dẫn đến công việc không tương thích hoặc thậm chí là mâu thuẫn.

Làm việc trong sự cô lập

Một hoặc vài thành viên có xu hướng làm việc quá độc lập, không phối hợp và kém liên kết với những thành viên khác. Điều này có thể sẽ kéo tinh thần của cả nhóm đi xuống. Đây là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm cần tránh khi làm việc nhóm.

Ngoài ra, xu hướng làm việc trong sự cô lập cũng có thể khiến các thành viên này rơi vào trạng thái ôm đồm hoặc bị đùn đẩy công việc từ thành viên khác.

Thiếu nhận thức về bản thân

Một cá nhân có nhận thức không về bản thân có thể gây ra khó khăn khi làm việc nhóm.

Điển hình cho khó khăn này là có một thành viên quá tự tin hoặc quá tự ti về bản thân. Dẫn đến mong muốn trong công việc của họ bị sai lệch. Điều này tạo nên sự kém hiệu quả trong công việc.

Với một số người nhận thức chưa đúng về bản thân, chính họ cũng sẽ có những khó khăn gặp phải khi làm việc nhóm. Điển hình là sự mất cân bằng giữa khả năng của bạn thân và các tác vụ của công việc.

Đặc biệt khi mà làm việc ở một số thị trường việc làm điển hình như thị trường việc làm tại Sài Gòn, Hà Nội, Đà Nẵng chẳng hạn. Đặc điểm của những nơi này đó là tính cạnh tranh rất là cao. Và nếu như bạn luôn tự ti về bản thân thì bạn sẽ bị bỏ xa đi rất rất nhiều so với đồng nghiệp đấy! Hoặc nếu quá tự tin không biết kiểm soát chính mình thì rất dễ gây ra sai làm không đáng có.

Giải pháp để cải thiện làm việc nhóm hiệu quả cao

Xác định khó khăn và cách giải quyết khó khăn khi làm việc nhóm là những điều mà một số lãnh đạo, người đứng đầu luôn hướng đến. Thực tế cho thấy việc này không chỉ do người đứng đầu cần làm mà các thành viên trong nhóm cũng cần

Xác định mục địch tiêu rõ ràng

Thành công của bất kỳ công việc nào cũng bắt đầu với một mục tiêu được xác định rõ ràng và được chia sẻ với tất cả các thành viên trong nhóm.

Bạn có thể tạo ra một mục đích rõ ràng bằng cách định hình một chiến lược, thiết lập OKR (mục tiêu và kết quả chính), thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) hoặc xác định các công việc cụ thể.

>>> Xem thêm: Kỹ năng xác định mục tiêu cá nhân quan trọng như thế nào?

Khi một nhóm chia sẻ một mục tiêu cụ thể, điều đó sẽ giúp ưu tiên thời gian và nguồn lực. Nó cũng giúp nhân viên của bạn hiểu được vai trò của họ và cách công việc của họ đóng góp vào thành công chung của dự án.

Xác định rõ ràng vai trò và phần thưởng cho từng thành viên trong nhóm

Khi mỗi thành viên trong nhóm hiểu được vai trò của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của dự án, họ sẽ có thể tập trung vào trách nhiệm của mình đối với sự thành công của dự án.

Thưởng cho các thành viên trong nhóm vì đã đạt được các mục tiêu sớm và / hoặc đạt được tiến bộ đáng kể giúp các thành viên trong nhóm của bạn luôn có động lực và đi đúng hướng để hoàn thành dự án. Sự công nhận cũng có thể giúp các thành viên trong nhóm nhớ tầm quan trọng của vai trò của họ trong dự án và nâng cao tinh thần.

Cả trưởng nhóm và những người đóng góp cá nhân nên đưa ra phản hồi tích cực bằng cách ghi nhận những công việc đặc biệt hoặc khen ngợi một ý tưởng có giá trị. Công nhận đồng nghiệp của bạn khi bạn làm việc hướng tới một mục tiêu chung giúp thúc đẩy toàn bộ nhóm và giảm thiểu nhiều khó khăn khi làm việc nhóm.

Cởi mở trong giao tiếp

Cởi mở trong giao tiếp, trung thực và tôn trọng là yếu tố quan trọng để làm việc nhóm hiệu quả. Các thành viên trong nhóm cần cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý kiến và quan điểm của mình để mỗi cá nhân đều đóng góp hết khả năng của mình.

Giao tiếp rõ ràng dẫn đến sự tin tưởng hơn giữa các thành viên trong nhóm và phá vỡ các rào cản có thể khiến công việc của nhóm chậm hơn và kém hiệu quả hơn. Để tạo nền tảng cho giao tiếp mạnh mẽ, hãy gợi mở trong các cuộc trò chuyện và sử dụng phương pháp hỗ trợ hợp lý.

>>> Xem thêm: Chọn lọc 15 sách kỹ năng giao tiếp ứng xử hay nhất không thể bỏ lỡ

Với tất cả những thông tin về hoạt động làm việc nhóm, những khó khăn khi làm việc nhóm và cách giải quyết khó khăn. Mong rằng bạn sẽ nhận biết được đội nhóm của mình đang có những lỗi gì, khó khăn nào và cách giải quyết ra sao.

Để tiếp tục có thêm nhiều kiến thức và thông tin thú vị, bạn hãy đồng hành cùng Mua Bán nhé. Đừng quên truy cập Việc Làm Mua Bán để cập nhật tin đăng tuyển dụng mới nhất về việc làm uy tín và nhanh chóng nhất hiện nay nhé!

Hải Anh.