101 cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn cho mọi tình huống – TalkFirst

Bạn cần gửi cho khách hàng nước ngoài một tài liệu quan trọng nhưng không biết viết email bằng tiếng Anh thế nào cho chuyên nghiệp? Bạn làm việc tại một công ty đa quốc gia và “tá hỏa” khi được sếp giao nhiệm vụ viết email mời toàn bộ nhân sự đi họp?

Nếu bạn đã từng rơi vào ít nhất một trong hai hoàn cảnh trên thì đừng bỏ qua bài viết này nhé. Hôm nay, TalkFirst sẽ chia sẻ với bạn cách viết email bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp kèm các mẫu email thông dụng nhất. Chúng ta hãy bắt đầu thôi nào!

1. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh

Bước đầu tiên bạn cần làm để viết được một email thật chuyên nghiệp bằng tiếp Anh chính là nắm vững bố cục. Nhìn chung, các email trang trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần chính là mở đầu, nội dung chính kết thúc và ký tên.

Lời chào đầu thưDear Mr/ Mrs + surname
Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị + Tên người nhận

Dear Sir or Madam
Kính gửi Ngài/BàNội dung bắt đầuI am writing to you with regards to…
Tôi viết thư này để nói về vấn đề…

I am contacting you to inform…
Tôi liên hệ với anh/chị để thông báo về….

I am writing in connection with…
Tôi viết thư này để nói về thông tin liên quan đến…Nội dung kết thúcI look forward to hearing from you soon
Mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị

For further information, please do not hesitate to contact me
Để biết thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi

I look forward to hearing from you soon
Mong sớm nhận được sự phản hồi từ anh/chịKý tênBest regards
Trân trọng

Yours faithfully
Trần trọng (nếu bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam)

Yours sincerely
Trân trọng (nếu bắt đầu thư bằng Dear Mr/Mrs/Ms + surname)

Để giúp bạn dễ dàng hình dung, TalkFirst sẽ chỉ ra bố cục cụ thể dựa trên email cụ thể bên dưới:

1.1. Phần mở đầu email tiếng Anh

Nội dungEmail ví dụLời chàoDear Ms. Wilson,
⟶ Thưa/ Gửi bà Wilson,Lời mở đầu (không bắt buộc)I hope this email finds you well.
⟶ Tôi mong là bà vẫ khỏe./ Bà vẫn khỏe chứ?

1.2. Nội dung chính

Nội dungEmail ví dụMục đích viết mailWith reference to our previous meeting, I would like to send you the quotation of our fingerprint door locks.
⟶ Liên quan đến buổi họp trước của chúng ta, tôi xin gửi đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa điều khiển bằng vân tay của bên chúng tôi.Nội dung chi tiếtThe prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.
⟶ Giá của tất cả các mẫu được đề cập trong báo giá chi tiết đính kèm bên dưới.

1.3. Kết thúc thư

Nội dungEmail ví dụ Đề nghị giúp đỡ/cung cấp thêm thông tin nếu người đọc có nhu cầuFor further information, please contact me via email or at 0984 867 1xx.
⟶ Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc gọi số 0984 867 1xx.Mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóngI’m looking forward to hearing from you.
⟶ Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bà.Lời cảm ơn người đọcThanks!
⟶ Cảm ơn bà!Ký tênYours truly,
⟶ Trân Trọng,
(ký tên)

Đăng ký liền tay
Lấy ngay quà khủng

Đăng ký liền tay – Lấy ngay quà khủng

Nhận ưu đãi học phí khóa học lên đến 40%

2. Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

2.1. Cách viết lời chào đầu thư

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của một email công việc, bạn chỉ nên dùng ‘Dear…,’ thay vì ‘Hi…,’ hay ‘Hello…,’ bạn nhé.

Phía sau ‘Dear’ chúng ta sẽ để tên của người nhận. Tên người nhận cần viết sau ‘Mr.’ (dùng cho nam, không phân biệt đã kết hôn hay chưa) hoặc ‘Ms.’ (dùng cho nữ, không phân biệt đã kết hôn hay chưa). Ta có thể dùng ‘Miss’ để dùng cho người phụ nữ chưa kết hôn và ‘Mrs.’ cho người phụ nữ đã kết hôn. Tuy nhiên, nếu bạn không biết về tình trạng hôn nhân hoặc muốn đề cao sự tôn trọng với cuộc sống riêng tư của người nhận, bạn có thể dùng ‘Ms.’.

Lưu ý:

• Nếu người nhận là người nước ngoài, sau ‘Mr.’ hoặc ‘Ms.’, ta sẽ viết họ (last name) thay vì tên (first name) của người nhận. Ví dụ, người nhận tên Sarah (tên) Parker (họ), ta viết lời chào là ‘Dear Ms. Parker,’. Hoặc ta cũng có thể viết đầy đủ tên họ của họ theo tứ tự first name (tên) trước, last name (họ) sau. Ví dụ: ‘Dear Ms. Sarah Parker,’.
• Nếu người nhận là người Việt Nam, ta có thể viết tên đệm và tên chính (VD: Mr. Anh Tuấn) hoặc tên họ đầy đủ của họ (VD: Mr. Đoàn Anh Tuấn).
• Trong trường hợp ta không biết tên người nhận, ta có thể viết ‘Dear Sir,’ (dành cho nam, không phân biệt đã kết hôn hay chưa) hoặc ‘Dear Madam,’ (dành cho nữ, không phân biệt đã kết hôn hay chưa). Tuy nhiên, bạn không nên dùng cách này thường xuyên mà nên cố gắng tìm hiểu tên của người nhận bạn nhé.
• Trong trường hợp người nhận là nhiều người, ta sẽ dựa trên trường hợp cụ thể để gọi những người đó. Ví dụ:

           . Dear team, (Gửi team,)
          . Dear Accounting Department, (Gửi phòng Kế toán,)
          . Dear Marketing Team and HR team, (Gửi team Marketing và team HR,)

2.2. Cách viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh

Trước khi tìm hiểu về những mẫu câu lời mở đầu, bạn nên lưu ý rằng việc viết lời mở đầu không bắt buộc. Sau khi viết lời chào, bạn có thể trình bày luôn mục đích viết email.

Lời mở đầu thường được chia thành hai dạng:

• Hỏi thăm sức khỏe người nhận.
• Cảm ơn vì trước đó người nhận đã phản hồi email của bạn hoặc chủ động email cho bạn.  

Lưu ý:

Việc hỏi thăm sức khỏe không nên dùng với mọi đối tượng người nhận mà chỉ nên dùng với những người bạn đã có mối quan hệ khá thân thiết và thoải mái hoặc cảm thấy họ thích được hỏi thăm. Đối với những đối tượng còn lại, bạn nên trực tiếp đi thẳng vào mục đích viết email vì có rất nhiều người khi làm việc, họ thích ngắn ngọn và vào thẳng vấn đề để tiếp kiệm thời gian.

Bảng tổng hợp các lời mở đầu:

Tiếng AnhTiếng ViệtI hope this (email) finds you well.Tôi mong ông/ bà/ v.v. vẫn khỏe.  I hope you had a great week.Tôi hy vọng ông/ bà/ v.v. đã có một tuần tuyệt vời.  I hope you are all doing well.Tôi hy vọng mọi người đều khỏe.  Thank you for getting back to me.Cảm ơn vì đã phản hồi tôi.  Thank you for contacting me/ us/ ABC (tên công ty).Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi/ chúng tôi/ ABC.  I’m/ We’re happy to receive your email.Tôi/ Chúng tôi vui khi nhận được email của bạn/ ông/ bà/ v.v.

2.3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh

2.3.1. Khi phản hồi thư

Tiếng AnhTiếng ViệtI’m writing to reply to your… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi viết email này để phản hồi về… của bạn.
Ví dụ: I’m writing to reply to your concern about the shipping delay.
⟶ Tôi viết email này để phản hồi lo lắng của bạn về vấn đề việc giao hàng bị trì hoãn.  I’m writing with/ in regard to your… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi viết email này để phản hồi về… của bạn.
Ví dụ: I’m writing with regard to your request for a product exchange.
⟶ Tôi viết email này để phản hồi yêu cầu đổi sản phẩm của ông/ bà.    

2.3.2. Khi chủ động viết thư

Tiếng AnhTiếng ViệtWith reference to… (1), I would like to… (2) … (1): Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing … (2): Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácLiên quan đến…, tôi muốn…
Ví dụ: With reference to our last discussion (1), I would like to send you the list of the VIP guests (2).
⟶ Liên quan tới buổi thảo luận gần đây nhất của chúng ta, tôi gửi tới anh/ chị/ bạn danh sách các khách VIP.I’m writing to… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácTôi viết email này để…
Ví dụ: I’m writing this email to request for a product exchange.
⟶ Tôi viết email này để yêu cầu đổi sản phẩm.  I’m writing with/ in regard to… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi viết email này để bàn về/ liên quan đến…
Ví dụ: I’m writing with regard to our upcoming event.
⟶ Tôi viết email này để bàn về sự kiện sắp tới của chúng ta.I’m reaching out to… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácTôi liên lạc để…
Ví dụ: I’m reaching out to make a complaint about your delivery service.  
⟶ Tôi liên lạc để khiếu nại về dịch vụ giao hàng của bên bạn.  I wish to draw your attention to… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi mong muốn bạn có thể quan tâm đến…
Ví dụ: I wish to draw your attention to the problem we’re having with the photocopier we purchased from your company last week.
⟶ Tôi mong muốn bạn có thể quan tâm đến vấn đề mà chúng tôi đang gặp phải với máy photocopy mà chúng tôi mua từ công ty bạn tuần trước.

2.4. Các thông tin chi tiết khi viết email bằng tiếng Anh

2.4.1. Cách viết thư đưa ra yêu cầu hoặc hỏi thông tin

Tiếng AnhTiếng ViệtI would (highly) appreciate it if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác  Tôi sẽ (rất) cảm kích nếu bạn có thể…
Ví dụ: I would highly appreciate it if you could send me the list of the office supplies that your department needs before this Friday.
⟶ Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể gửi tôi danh sách đồ văn phòng phẩm mà phòng ban của bạn cần trước thứ Sáu này.I would be grateful if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácTôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể…
Ví dụ: I would be grateful if you could inform me of the number of attendants of our upcoming event.
⟶ Tôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể thông  báo cho tôi số lượng người tham dự của event sắp tới của chúng ta.It would be great if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácSẽ thật tuyệt nếu bạn có thể…
Ví dụ: It would be great if you could help us get the contact of Ms. Wilson- the client we mentioned in our discussion this morning.
⟶ Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể giúp chúng tôi xin thông tin liên lạc của bà Wilson- khách hàng mà chúng ta đã đề cập đến trong buổi thảo luận sáng nay.It would be a great support/ help if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácSẽ là một sự hỗ trợ/ giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể…
Ví dụ: It would be a great help if you could send us the minutes of our last meeting tomorrow.
⟶ Sẽ là một sự giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp gần đây nhất trong ngày mai.

2.4.2. Phản hồi về yêu cầu hoặc cung cấp thông tin

Tiếng AnhTiếng ViệtThe… that you need is attached below. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  … mà bạn cần được đính kèm bên dưới.
Ví dụ: The list of VIP guests that you need is attached below.
⟶ Danh sách khách VIP mà bạn cần được đính kèm bên dưới.  The… that you’re seeking can be found in the… attachment below. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  … mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm thấy trong file đính kèm bên dưới.
Ví dụ: The detailed price information that you’re seeking can be found in the attachment below.
⟶ Thông tin giá cả chi tiết mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm thấy trong tệp đính kèm bên dưới.  I’m/ We’re glad to inform you that I/ we can… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácTôi/ Chúng tôi lấy làm vui khi thông báo với bạn rằng  tôi/ chúng tôi có thể…
Ví dụ: I’m glad to inform you that I can absolutely get the contact you need within today. I will forward the information to you as soon as I get it.
⟶ Tôi lấy làm vui khi thông báo với bạn rằng tôi chắc chắn có thể lấy thông tin liên lạc mà bạn cần trong ngày hôm nay. Tôi sẽ chuyển tiếp thông tin đến bạn ngay khi tôi nhận được.

2.4.3. Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh

Tiếng AnhTiếng Việt… has negatively affected… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  … đã (và đang) tác động tiêu cực lên…
Ví dụ: The delay in your delivery has negatively affected our productivity. We need the equipment for our production.
⟶ Sự trì hoãn/ chậm trễ trong việc giao hàng của bên bạn đã và đang tác động tiêu cực lên năng suất của chúng tôi. Chúng tôi cần thiết bị để sản xuất.   I/ We found… (1) (very/ quite)… (2) … (1): Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing … (2): Điền tính từTôi/ Chúng tôi thấy… (rất/ khá)…
Ví dụ:   We found the quality of the printer quite disappointing.
⟶ Chúng tôi thấy chất lượng của máy in khá đáng thất vọng.I/ We absolutely would like to see your immediate effort in… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi/ Chúng tôi hoàn toàn muốn thấy sự nỗ lực tức thì của (các) bạn trong việc…
Ví dụ: We absolutely would like to see your immediate effort in improving the service.
⟶ Chúng tôi hoàn toàn muốn thấy sự nỗ lực tức thì của bên bạn trong việc cải thiện dịch vụ.I’m/ We are interested in how your company can make up for… I/ we have experienced. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi/ Chúng tôi đang quan tâm về việc công ty bạn có thể bồi thường như thế nào cho … mà chúng tôi phải trải qua.
Ví dụ: We are interested in how your company can make up for the inconvenience that we have experienced.
⟶ Chúng tôi quan tâm đến việc công ty của bạn có thể bồi thường như thế nào cho sự bất tiện mà chúng tôi đã trải qua.Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unfortunately, we will have to take further action.Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi e rằng chúng tôi sẽ phải có biện pháp quyết liệt hơn.

2.4.4. Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh

Tiếng AnhTiếng ViệtI/ We sincerely apologized for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  Tôi/ Chúng tôi chân thành xin lỗi về…
Ví dụ: We sincerely apologized for your unpleasant experience.
⟶ Chúng tôi chân thành xin lỗi về trải nghiệm không tốt của bạn.Please allow me/ us to apologize for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  Cho phép tôi/ chúng tôi được xin lỗi về…
Ví dụ: Please allow us to apologize for the delay in the delivery of your order.
⟶ Cho phép tôi/ chúng tôi được xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao đơn hàng của bạn.Please accept my/ our sincere apology for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingMong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/ chúng tôi về…
Ví dụ:   Please accept our sincere apology for the inconvenience.
⟶ Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.Please let us know what we can do to compensate for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingMong bạn cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường/ bù đắp cho…
Ví dụ: Please let us know what we can do to compensate for your unpleasant experience.
⟶ Mong bạn cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bù đắp cho trải nghiệm không tốt của bạn.

2.4.5. Thư thông báo hoặc thắc mắc về file đính kèm

Tiếng AnhTiếng ViệtKindly find the information in the attachment(s) below.  Vui lòng đọc thông tin trong (những) tệp đính kèm bên dưới.  You can find… in the file(s) attached below. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  Bạn có thể tìm thấy… trong (những) tệp được đính kèm bên dưới.
Ví dụ: You can find the detailed quotation in the file attached below.
⟶ Bạn có thể tìm thấy báo giá chi tiết trong tệp được đính kèm bên dưới. Please accept my/ our sincere apology for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingMong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/ chúng tôi về…
Ví dụ:   Please accept our sincere apology for the inconvenience.
⟶ Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.I’m sending you … as an attachment. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi gửi cho bạn … dưới dạng tệp đính kèm.
Ví dụ: I’m sending you the contract as an attachment.
⟶ Tôi gửi cho bạn hợp đồng dưới dạng tệp đính kèm. I’m afraid I can’t open the attachment(s). Could you please help me check it/ them?Tôi e là tôi không thể mở  (các) tệp đính kèm. Bạn có thể giúp tôi kiểm tra nó/ chúng được không? Could you please send… again in PDF format? … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingBạn có thể gửi lại … dưới dạng PDF được không?
Ví dụ: Could you please send the contract again in PDF format?
⟶ Bạn có thể gửi lại hợp đồng dưới dạng PDF được không?  

2.4.6. Đề nghị giúp đỡ hoặc cung cấp thêm thông tin – Thể hiện sự mong chờ phản hồi

Tiếng AnhTiếng ViệtFor further information, please reach/ contact me at… … : Điền địa chỉ email/ số điện thoại/ cả hai  Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua…  
Ví dụ: For further information, please reach me at [email protected] or the phone number: 098 *** 1088.  
⟶ Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua email [email protected] hay gọi số điện thoại 098 *** 1088.If you have any questions, please let me know. I’m always eager to answer.Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy cho tôi biết. Tôi luôn sẵn sàng trả lời.If you need any help or support, please don’t hesitate to contact me. Nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ hay hỗ trợ gì, hãy đừng ngần ngại mà liên lạc với tôi nhéI/ We look forward to hearing from you. Tôi/ Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.  

Xem thêm: Cách học tiếng Anh giao tiếp hiệu quả cho người đi làm

2.5. Lời kết trước khi ký tên

• Appreciatively
• Best regards,
• Respectfully,  
• Sincerely,  
• Thanks again,  
• Warm regards,
• Yours sincerely,
• Yours truly,  

Lưu ý: Khi ký tên, bạn hãy ghi đầy đủ họ tên nhé. Để tăng sự chuyên nghiệp, bạn nên tìm hiểu về cách tạo chữ ký trong email.

*Lưu ý quan trọng:

• Trong một số trường hợp, do cách viết của bạn hoặc do lượng thông tin bạn muốn truyền tải mà câu diễn tả mục đích đã nói lên đầy đủ thông tin chính của email. Lúc này, nếu không còn điều gì muốn truyền tải, bạn không nhất thiết phải cố “nhồi nhét” thêm một câu chi tiết với nội dung tương tự chỉ để cho đủ bố cục bạn nhé.
• Bố cục chung TalkFirst đưa ra chỉ mang tính tham khảo. Bạn hãy dựa vào trường hợp cụ thể khi viết email để linh hoạt quyết định giữ nguyên hay thêm – bớt vào bố cục bạn nhé.
• Bên cạnh những mẫu câu mà TalkFirst đưa ra, có thể trong một số trường hợp, bạn vẫn cần tự viết thêm những phần mô tả chi tiết và cụ thể về yêu cầu của bạn, vấn đề bạn muốn than phiền, hoàn cảnh, tiến độ công việc, v.v. Những phần này cần dựa vào tình huống cụ thể, nên TalkFirst không thể đưa ra mẫu câu khái quát. Vì vậy, khi viết email, bạn không nên chỉ dựa vào những mẫu câu mà TalkFirst đã tổng hợp mà hãy chủ động viết thêm để cung cấp thông tin đầy đủ nếu cần thiết bạn nhé.      

Tham khảo: Top 9 trung tâm tiếng Anh giao tiếp TPHCM chất lượng nhất

3. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Trước khi bắt tay vào viết email bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý những điều sau:

3.1. Xác định đối tượng nhận mail và độ trang trọng tương ứng

Chắc hẳn, không ít bạn đọc cũng biết khi viết email công việc, dù là bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, ta cũng cần chú trọng đến độ trang trọng. Đặc biệt là khi đối tượng nhận email là cấp trên, khách hàng hay đối tác, sự trang trọng và lịch sự càng được đề cao. Sự trang trọng này được thể hiện qua một bố cục đầy đủ và chỉnh chu cùng từ ngữ và văn phong phù hợp với dạng văn viết trang trọng.

Tuy nhiên, không phải đối với người nhận nào chúng ta cũng cần phải viết email thật trang trọng. Trong trường hợp người nhận là một đồng nghiệp thân thiết và ta không cần phải “CC” hay “BCC” cho lãnh đạo hay các đồng nghiệp khác, ta có thể viết email một cách gần gũi và thân thiện hơn. Điều này sẽ giúp chúng ta có phần “dễ thở” hơn và tiết kiệm được thêm thời gian khi làm việc. 

3.2. Trang trọng nhưng không khó hiểu

Nhiều người vẫn hay lầm tưởng rằng muốn viết email cho thật trang trọng thì phải dùng từ vựng thật khó, “sang chảnh”, “từ vựng IELTS”, v.v. Trên thực tế, đúng là có những từ hay mẫu câu chúng ta nên dùng để mang đến sự trang trọng cho email ta đang viết.

Tuy nhiên, chúng không phải những từ khó như nhiều người vẫn nghĩ. Việc cố sử dụng những từ “cao siêu” chưa chắc đã đem lại sự trang trọng cho email mà còn gây khó khăn cho cả người viết lẫn người đọc. Chính vì vậy bạn chỉ cần quan tâm đến những mẫu câu thường được khuyên dùng cho email công việc mà TalkFirst sẽ liệt kê ở mục 3 của bài viết này thôi bạn nhé.      

4. Mẫu email bằng tiếng Anh thông dụng trong công việc

4.1. Cách viết email yêu cầu bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Ms. Thảo Trang,

I’m writing to request for the minutes of our meeting on Tuesday, September 7th, 2021

Our new project has just kicked off, and we all find the information mentioned in the meeting very helpful for our project. We ourselves did jot down the important points that day. However, we all agree that it’s better to take a look at the complete minutes taken by you- the minutes taker of that meeting.

We would highly appreciate it if you could send us the minutes before this Friday.

We look forward to hearing from you. Thank you!

Sincerely,

Doan Anh Tuan

• Tiếng Việt:

Gửi chị Thảo Trang,

Tôi viết email này để nhờ chị gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp vào ngày thứ Ba, ngày 7 tháng 9, năm 2021.

Dự án mới của chúng tôi vừa bắt đầu và chúng tôi đều thấy các thông tin được đề cập trong buổi họp rất hữu ích cho dự án của chúng tôi. Hôm đó, bản thân chúng tôi cũng có ghi chép lại những điểm quan trọng. Tuy nhiên, chúng tôi đều đồng ý là sẽ tốt hơn nếu xem biên bản hoàn chỉnh được viết bởi chị- người viết biên bản của buổi họp đó.

Chúng tôi rất cảm kích nếu chị có thể gửi biên bản cho chúng tôi trước thứ Sáu này.

Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ chị. Cảm ơn chị!

Trân trọng,

Đoàn Anh Tuấn

4.2. Mẫu thư phản hồi bằng tiếng Anh về tài liệu

• Tiếng Anh:

Dear Mr. Parker,

With reference to your request in our last meeting, I would like to send you the quotation of our printers.

The prices and other information about all models can be found in the PDF file below. I hope this can help you choose the printers that are to your liking.

For further information and support, please contact me at ngo***[email protected] or the phone number: 098 *** 108.

Hope to hear from you soon. Thank you so much!

Yours truly,

Ngo Thach Lam

• Tiếng Việt:

Thưa ông Parker,

Liên quan đến yêu cầu của ông trong buổi họp gần nhất của chung ta, tôi gửi ông báo giá máy in của chúng tôi.

Giá cả và các thông tin khác về tất cả các mẫu có thể được tìm thấy trong file PDF bên dưới. Tôi mong rằng nó có thể giúp ông chọn những chiếc máy in vừa ý.

Để biết thêm thông tin và được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi tại địa chỉ mail: ngo***[email protected] hoặc số điện thoại: 098 *** 108.

Mong sớm nhận được phản hồi từ ông. Cảm ơn ông!

Trân trọng,

Ngô Thạch Lam

4.3. Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Sales Department and Marketing Department,

I hope you are all doing well.

I’m writing to inform you of our meeting on Wednesday, September 29th, 2021.

The purpose of this meeting is to discuss and draw up the plan for our year-end sales event.

Here is the detailed information about the meeting:

• Date: Wednesday, September 29th, 2021
• Time: 2:30pm
• Location: Meeting room 2

Considering its importance, Ms. Smith would like to see you all at the meeting. Please confirm your attendance by replying to this email.

Thank you so much for your time!

Best regards,

Nguyen Kim Tuyen

• Tiếng Việt:

Gửi phòng Kinh doanh và phòng Tiếp thị,

Các bạn vẫn khỏe chứ?

Tôi viết email này để thông báo với các bạn về buổi họp của chúng ta vào thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021.

Mục đích của buổi họp này là thảo luận và lên kế hoạch cho sự kiện sale cuối năm của chúng ta.

Thông tin chi tiết về buổi họp như sau:

• Ngày: Thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021
• Giờ: 2 giờ 30 chiều
• Địa điểm: Phòng họp số 2

Vì tầm quan trọng của buổi họp, bà Smith mong muốn tất cả các bạn đều có mặt. Vui lòng xác nhận tham dự bằng cách phản hồi email này.

Cảm ơn các bạn!

Trân trọng,

Nguyễn Kim Tuyền

Xem thêm: Mẫu câu giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh khi phỏng vấn

4.4. Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Sir/ Madam,

I wish to draw your attention to a problem we have with an order from you (Code:SON83103). The printer we ordered was supposed to be delivered to us 5 days ago. However, until now, we haven’t received it. We have tried to reach your customer service department several times, but the line has always been busy.

The delay in the delivery has negatively affected our working process since we need the printer for our paperwork.

We are very disappointed at  your service. We expect an email from you by 4pm tomorrow at the latest, to inform me of how you are going to solve this problem.

Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unfortunately, we will have to take further action.

Yours truly,

Ho Nhat Mai

• Tiếng Việt:

Chào ông/ bà,

Tôi viết email này mong muốn ông/ bà chú ý đến một vấn đề mà chúng tôi gặp phải với một đơn hàng mà chúng tôi đã đặt bên ông/ bà (Mã đơn hàng: SON83103). Máy in mà chúng tôi đặt lẽ ra phải được giao tới cho chúng tôi vào 5 ngày trước. Tuy nhiên, tới nay, chúng tôi vẫn chưa nhận được nó. Chúng tôi đã cố gắng liên lạc với phòng chăm sóc khách hàng của bên ông/ bà nhiều lần nhưng đường dây luôn bận.

Sự chậm trễ trong việc giao hàng đã và đang ảnh hưởng  tiêu cực lên quá trình làm việc của chúng tôi vì chúng tôi cần máy in cho các công việc giấy tờ của chúng tôi.

Chúng tôi rất thất vọng về dịch vụ của bên ông/ bà. Chúng tôi sẽ chờ đến trễ nhất là 4 giờ chiều mai để nhận email của bên ông/ bà về việc bên ông/ bà sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào.

Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi sẽ buộc phải có biện pháp quyết liệt hơn.

Trân trọng,

Hồ Nhật Mai

4.5. Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh (Formal email of apology)

• Tiếng Anh:

Dear Mr. Wilson,

First of all, please allow us to apologize for the delayed delivery.

Due to the pandemic, the shipping procedure has been complicated. This must have resulted in your order taking longer to arrive.

However, we should have made you aware of the delay at the time. Once again, let us apologize for our negligence. We have already taken all necessary measures to ensure that this will not happen again in the future.

As I have been informed, the product you ordered left our warehouse 5 hours after the order was confirmed. It is currently in a transit warehouse that is 5 kilometers away from your company. We are doing everything we can to make sure that the product will reach you within tomorrow.

Besides, we are offering you a 30% discount for your next purchase as a compensation for your unpleasant experience.

Once again, please accept our sincere apology.

For further information and support, please contact me via email or at the phone number: 098 *** 328.

Yours truly,

Mai Nhat Cuong

• Tiếng Việt:

Thưa ông Wilson,

Trước hết, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao hàng.

Do đại dịch, thủ tục giao hàng đã bị phức tạp hóa. Điều này ắt hẳn đã khiến cho đơn hàng của ông được vận chuyển lâu hơn.

Tuy nhiên, chúng tôi nên báo với ông  về sự chậm trễ ngay thời điểm đó. Một lần nữa, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự sơ suất này. Chúng tôi đã thực hiện tất cả những biện pháp cần thiết để đảm bảo điều này sẽ không tái diễn trong tương lai.

Theo như tôi được biết, sản phẩm ông đặt đã rời kho của chúng tôi 5 tiếng sau khi đơn hàng được xác nhận. Nó hiện đang ở một nhà kho trung chuyển cách công ty của ông 5 cây số. Chúng tôi đang làm tất cả những gì có thể để đảm bảo sản phẩm sẽ được giao đến nơi vào ngày mai.

Bên cạnh đó, chúng tôi đề nghị giảm giá 30% cho lần mua hàng tiếp theo của ông như một cách để bồi thường cho trải nghiệm không tốt của ông.

Một lần nữa, mong ông sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi.

Để biết thêm thông tin hoặc được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi qua email hoặc số điện thoại: 098 *** 328.

Trân trọng,

Mai Nhật Cường

5. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Ms. Brown,

I was keenly interested after reading your job posting for the position of Content Writer. I believe my experience is a strong match for this position and I’m pleased to submit my application.

My most recent content writer position was at Make My Day Pizza where I was in charge of writing advertising content. I also took part in the script writing process of some of the company’s television commercials.  

I have attached my resume down below. Through it, I hope you will get to know more about my educational background, work experience, skills and achievements.

Please let me know If I can provide any further information. I look forward to hearing from you.

Thank you so much for your consideration.

Yours sincerely,

Tran Thuy Anh

• Tiếng Việt:

Thưa bà Brown,

Tôi thấy rất hứng thú sau khi đọc thông báo tuyển dụng cho vị trí Content Writer của công ty bà. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi rất phù hợp cho vị trí này và tôi xin gửi thư ứng tuyển.

Ví trị content writer gần đây nhất mà tôi đảm nhiệm là tại Pizza Make My Day. Tại đây, tôi chịu trách nhiệm viết nội dung quảng cáo cho công ty. Tôi cũng tham gia vào quá trình viết kịch bản của một số clip quảng cáo của công ty.

Tôi đã đính kèm lý lịch nghề nghiệp của mình bên dưới. Thông qua nó, tôi hy vọng rằng bà có thể biết thêm về học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và những gì tôi đã đạt được.

Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần cung cấp thêm thông tin gì. Mong sớm nhận được phản hồi từ bà.

Cảm ơn bà!

Trân trọng,

Trần Thụy Anh

6. Một số mẫu câu có thể sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

6.1. Cách viết email liên lạc lại với khách hàng cũ

• So happy we reconnected after this time. 
  ⟶ Rất vui vì lần này chúng ta lại gặp nhau.

• So glad that we’re in touch again. 
  ⟶ Thật vui vì chúng ta đã liên lạc trở lại. 
• Can’t believe it’s been [period of time] since we last spoke! Feels like yesterday. 
  ⟶ Không thể tin rằng [khoảng thời gian] kể từ lần cuối chúng ta nói chuyện! Cảm giác như ngày hôm qua.
• Glad you’re back in our life! 
  ⟶ Rất vui vì bạn đã quay trở lại cuộc sống của chúng tôi!
• Glad to see our old friends again! 
  ⟶ Rất vui khi được gặp lại những người bạn cũ!
• It’s always nice to get in touch with old friends! 
  ⟶ Thật tuyệt khi được liên lạc với những người bạn cũ!
• Long time no see! Glad to hear from you again. 
  ⟶ Lâu rồi không gặp! Rất vui khi được nghe tin từ bạn.

6.2. Cách viết email nói về cuộc họp

• Let’s discuss this at the meeting if you don’t mind. 
  ⟶ Hãy thảo luận vấn đề này tại cuộc họp, nếu bạn không phiền.
• At our last meeting, we talked about [topic]. 
  ⟶ Trong cuộc họp lần trước, chúng tôi đã nói về [chủ đề cuộc họp].
• At the meeting, we agreed to [do something]. 
  ⟶ Tại cuộc họp, chúng tôi đã đồng ý [làm điều gì đó].
• We’d like to have a meeting about [topic] on Thursday. 
  ⟶ Chúng tôi muốn mở một cuộc họp về [chủ đề] vào thứ năm.
• Let’s have a meeting sometime this week. 
  ⟶ Chúng ta có một cuộc họp vào tuần này.
• How about talking this over at a meeting?
  ⟶ Làm thế nào để nói chuyện này trong cuộc họp?
• Why don’t we talk this over at a meeting?
  ⟶ Tại sao chúng ta không nói chuyện này trong cuộc họp?
• I’d be glad to tell you more about this at the meeting today. 
  ⟶ Tôi rất vui khi được nói với bạn nhiều hơn về vấn đề này tại cuộc họp hôm nay.
• This issue came up at the meeting we had on Friday. 
  ⟶ Vấn đề này đã được đưa ra trong cuộc họp ngày thứ sáu.
• Let’s have a meeting to discuss this issue. 
  ⟶ Chúng ta hãy họp để bàn về vấn đề này.

6.3. Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh

• Thank you for your consideration. 
  ⟶ Cảm ơn bạn đã quan tâm.
• I appreciate that you [did something] 
  ⟶ Tôi đánh giá cao việc bạn [đã làm điều gì đó]
  Ví dụ: I appreciate that you took the time to give me these details.
  ⟶ Tôi đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian để cung cấp cho tôi những thông tin chi tiết này.
• Thank you  for taking the time to [do something]
  ⟶ Cảm ơn bạn đã dành thời gian để [làm điều gì đó]
  Ví dụ: Thanks for taking the time to give us your feedback.
  ⟶ Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian để cung cấp phản hồi cho chúng tôi.
• Thank you for [Verb-ing/noun]
  ⟶ Cảm ơn bạn vì đã [Động từ V-ing/ Danh từ]
  Ví dụ: Thank you for writing to us.
  ⟶ Cảm ơn bạn đã viết thư cho chúng tôi.
• Thanks a lot for everything. 
  ⟶ Cảm ơn vì tất cả.
• Thank you for your time. 
  ⟶ Cảm ơn bạn đã dành thời gian.

6.4. Cách viết email thông báo tin tốt

• We are pleased to announce that…
  ⟶ Chúng tôi rất vui khi thông báo với bạn rằng…
• We have some good news for you. [News]. 
  ⟶ Chúng tôi có một số tin tốt cho bạn. [Tin tức].
• It is my pleasure to let you know that [news]. 
  ⟶ Tôi rất hân hạnh khi được cho bạn biết [tin tức] đó.
• I’m glad to tell you that… 
  ⟶ Tôi rất vui khi được nói với bạn điều này…
• I just wanted to let you know that… 
  ⟶ Tôi chỉ muốn cho bạn biết điều này…
• You will be pleased to learn that…
  ⟶ Bạn sẽ rất vui khi biết được điều này…

6.5. Cách viết email cung cấp những tin tức xấu

• We regret to inform you that …
  ⟶ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng …
• I regret to inform you that due to a mistake in our database, … 
  ⟶ Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng do lỗi trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi, …
• Unfortunately, we cannot/we are unable to …
  ⟶ Rất tiếc, chúng tôi không thể/chúng tôi không thể …
• After careful consideration, we have decided (not) to …
  ⟶ Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định (không)…
• Despite my best efforts, it has proved to be impossible to… 
  ⟶ Dù tôi đã cố gắng hết sức, nhưng không thể nào…
• I’m afraid I’ve got some bad news for you. 
  ⟶ Tôi e rằng tôi có một số tin xấu cho bạn.
• I’m afraid it would not be possible to …
  ⟶ Tôi e rằng sẽ không thể …
• Unfortunately, I have to tell you that… 
  ⟶ Thật không may, tôi phải nói với bạn rằng …
• I’m afraid that we can’t [do something]. 
  ⟶ Tôi sợ rằng chúng ta không thể [làm gì đó].
• That’s not really possible. 
  ⟶ Điều đó thực sự không thể.

6.6. Cách viết email nói về những kì nghỉ và ngày lễ

• I’m planning a vacation in June. Would that be all right with you?
  ⟶ Tôi đang lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ vào tháng Sáu. Điều đó có ổn với bạn không?
• We have a national holiday in our country on [Date]. Therefore, our office will not be working on that date. 
  ⟶ Chúng tôi có một ngày lễ quốc gia ở đất nước của chúng tôi vào [Ngày]. Vì vậy, văn phòng của chúng tôi sẽ không làm việc vào ngày đó.
• I’m currently on vacation. If you have questions about [topic], please write to [Name] at [email address]. 
  ⟶ Tôi hiện đang trong kì nghỉ. Nếu bạn có thắc mắc về [chủ đề], vui lòng viết thư đến [Tên] tại [địa chỉ email].
• Our company is celebrating [holiday] from [start date] until [finish date]. (e.g. Our company is celebrating Christmas and New Year from December 30 until January 4.) 
  ⟶ Công ty chúng tôi đang tổ chức [kỳ nghỉ] từ [ngày bắt đầu] cho đến [ngày kết thúc].
  Ví dụ: Our company is celebrating Christmas and New Year from December 30 until January 4.
  ⟶ Công ty chúng tôi tổ chức lễ Giáng sinh và Năm mới từ ngày 30 tháng 12 cho đến ngày 4 tháng 1.

6.7. Viết email yêu cầu làm rõ một vấn đề nào đó

• I didn’t/don’t fully understand [something]. Could you please explain that again?
  ⟶ Tôi không hoàn toàn hiểu [điều gì đó]. Bạn có thể vui lòng giải thích điều đó một lần nữa không?
• I didn’t quite get your point about [something]. Could you be more specific?
  ⟶ Tôi không hiểu ý bạn về [điều gì đó]. Bạn có thể cụ thể hơn được không?
• If you could please shed some light on this topic, I would really appreciate it.
  ⟶ Nếu bạn có thể làm sáng tỏ về chủ đề này, tôi thực sự sẽ đánh giá cao nó.
• Could you please clarify [something]?
  ⟶ Bạn có thể vui lòng làm rõ [điều gì đó] được không?
• Could you please clarify when you would like us to finish this?
  ⟶ Bạn có thể vui lòng làm rõ khi nào bạn muốn chúng tôi hoàn thành việc này không?
• When exactly are you expecting to have this feature?
  ⟶ Chính xác thì bạn mong đợi có tính năng này vào lúc nào?
• Could you please clarify what you would like us to do about…?
  ⟶ Bạn có thể vui lòng làm rõ những gì bạn muốn chúng tôi làm về …?

6.8. Cách viết email nói về những vấn đề và hướng giải quyết

• There seems to be a problem with the new feature.
  ⟶ Có vẻ như có vấn đề với tính năng mới.
• Which option would you like us to work on? 
  ⟶ Bạn muốn chúng tôi làm việc dựa trên phương án nào?
• The first solution will take about 3 days, and the second one can take up to 10 days. 
  ⟶ Giải pháp đầu tiên sẽ mất khoảng 3 ngày và giải pháp thứ hai có thể mất đến 10 ngày.
• If we implement the first solution, we can have [possible problems] in the future. 
  ⟶ Nếu chúng tôi thực hiện giải pháp đầu tiên, chúng tôi có thể gặp [các vấn đề có thể xảy ra] trong tương lai.
• However, the second solution will take much longer, and we cannot give even a rough estimate at the moment. 
  ⟶ Tuy nhiên, giải pháp thứ hai sẽ mất nhiều thời gian hơn và chúng tôi không thể đưa ra ước tính sơ bộ vào lúc này.
• We’d like to research this problem a bit more in order to give you a more detailed list of options.
  ⟶ Chúng tôi muốn nghiên cứu vấn đề này thêm một chút để cung cấp cho bạn danh sách các lựa chọn chi tiết hơn.
• We’ve found a bug in [where].
  ⟶ Chúng tôi đã tìm thấy một lỗi [ở đâu].
• Here’s how we would like to take care of this issue. 
  ⟶ Đây là cách chúng tôi muốn giải quyết vấn đề này.

6.9. Cách viết email nói về những đơn hàng bằng tiếng Anh

• I’d like to cancel the order I placed on [Date]. 
  ⟶ Tôi muốn hủy đơn hàng mà tôi đã đặt vào [Ngày].
• I’d like to place an order for [product]. 
  ⟶ Tôi muốn đặt hàng cho [sản phẩm].
• Please confirm that you’ve received our order.
  ⟶ Vui lòng xác nhận rằng bạn đã nhận được đơn đặt hàng của chúng tôi.
• Your order will be processed as quickly as possible.
  ⟶ Đơn hàng của bạn sẽ được xử lý nhanh nhất có thể.
• We’ve received your order #… 
  ⟶ Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn # …
• Please confirm your order.
  ⟶ Vui lòng xác nhận đơn đặt hàng của bạn.
• We’re processing your order and we’ll get back to you as soon as we can.
  ⟶ Chúng tôi đang xử lý đơn đặt hàng của bạn và sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi có thể.
• Thank you for your order. 
  ⟶ Cảm ơn bạn đã đặt hàng.
• Your order shouldn’t take more than 2 days to arrive.
  ⟶ Đơn đặt hàng của bạn sẽ không mất quá 2 ngày để đến nơi.
• We’re glad that you chose us to help you with this! 
  ⟶ Chúng tôi rất vui vì bạn đã chọn chúng tôi để giúp bạn việc này!

6.10. Cách viết email kết thư

• If we can be of any further assistance, please let us know.
  ⟶ Nếu chúng tôi có thể giúp gì thêm, vui lòng cho chúng tôi biết.
• Thank you for taking this into consideration.
  ⟶ Cảm ơn bạn đã xem xét vấn đề này.
• We hope you are happy with this arrangement.
  ⟶ Chúng tôi hy vọng bạn hài lòng với sự sắp xếp này.
• Thank you once more for your help in this matter.
  ⟶ Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này.
• If you require any further information, please let me know. 
  ⟶ Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, vui lòng cho tôi biết.
• Looking forward to hearing from you,
  ⟶ Mong nhận được phản hồi từ bạn,
• Let me know if you need any help.
  ⟶ Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ nào.
• If I can help in any way, please do not hesitate to contact me. 
  ⟶ Nếu tôi có thể giúp gì được cho bạn, xin đừng ngại liên lạc với tôi.
• If there’s anything I can do to help you, just drop me a line. 
  ⟶ Nếu tôi có thể làm gì để giúp bạn, chỉ cần gửi cho tôi một dòng.
• Please let me know what you think. 
  ⟶ Xin vui lòng cho tôi biết những gì bạn nghĩ.
• Thank you for taking your time. 
  ⟶ Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian.

Trên đây là tổng hợp các kiến thức và lưu ý để viết email bằng tiếng Anh một cách thật chuyên nghiệp. TalkFirst hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin và thành thạo hơn khi soạn thảo mail trong công việc. Hẹn gặp bạn trong những bài viết sau!

Tham khảo video cách viết email bằng tiếng Anh:

Tham khảo thêm Khóa học Tiếng Anh Giao Tiếp Ứng Dụng tại TalkFirst dành riêng cho người đi làm & đi học bận rộn, giúp học viên nói & sử dụng tiếng Anh tự tin & tự nhiên như tiếng Việt.