10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)

Cơ cấu tổ chức là sơ đồ tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau. Một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức hiệu quả sẽ giúp việc vận hành cũng như quản lý doanh nghiệp trở nên linh động và chuyên nghiệp hơn. Vậy sơ đồ này trong doanh nghiệp có vai trò như thế nào? Để giải đáp thắc mắc hãy cùng FASTDO tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

>>> ĐỌC NGAY:

Mục Lục

1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là mô hình cấu trúc phổ biến nhất tại các doanh nghiệp. Cơ cấu này được tổ chức dựa trên các chức năng công việc chung như: Một tổ chức sẽ có các bộ phận chuyên biệt gồm Sales, Marketing, Dịch vụ khách hàng, Tài chính,…

Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép nhân viên chuyên môn hóa cao và có thể mở rộng quy mô khi tổ chức phát triển.

Nhược điểm: Có thể gây ra rào cản giữa các bộ phận khác nhau và sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức có nhiều loại sản phẩm hay thị trường mục tiêu khác nhau. Bên cạnh đó, rào cản cũng có thể gây ra những hạn chế về hiểu biết và giao tiếp của mọi người với bộ phận khác, đặc biệt là các bộ phận phụ thuộc vào bộ phận khác để thành công.

>>> XEM THÊM: Bộ trắc nghiệm xác định chỉ số EQ trung bình chính xác năm 2022

2. Cấu trúc tổ chức theo ma trận

Cấu trúc tổ chức theo ma trận không tuân theo mô hình phân cấp hay truyền thống. Thông tin sẽ được truyền đạt theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và theo chiều ngang (tuyến sản phẩm). Theo biểu đồ dưới đây, các tuyến đường liền nét dùng để chỉ thị mối quan hệ mạnh mẽ, báo cáo trực tiếp, còn các tuyến đường nét đứt cho biết mối quan hệ này là thứ yếu hoặc không mạnh mẽ.

Ưu điểm: Cấu trúc tổ chức này cung cấp tính linh hoạt và khả năng cân bằng hơn, vì có 2 chuỗi mệnh lệnh để thực hiện. Ngoài ra, sơ đồ này còn tạo cơ hội cho các bộ phận chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở với nhau hơn.

Nhược điểm: Có tính phức tạp cao. Nhân viên cần phải trải qua nhiều tầng phê duyệt, họ có thể bị bối rối về người mà họ phải trả lời những câu hỏi. Sự nhầm lẫn này có thể gây ra tranh cãi về việc ai là người có thẩm quyền đối với những quyết định và sản phẩm nào, ai là người sẽ chịu trách nhiệm về những quyết định đó khi có sai sót xảy ra.

>>>> THAM KHẢO NGAY: Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản

3. Cơ cấu tổ chức phân theo nhóm

NHẬN NGAY 30+ BIỂU MẪU NHÂN SỰ MIỄN PHÍ

Họ và tên *

Email *

Số điện thoại(Zalo) *

Công ty *

Quy mô *

Chức vụ *

Ở cơ cấu tổ chức phân chia nhóm, nhân sự làm việc với nhau trong các nhóm dự án. Đôi khi, các nhóm này sẽ không có người giám sát. Điều này đồng nghĩa với việc, nhân viên sẽ cùng chia sẻ trách nhiệm quản lý công việc với nhau. Đồng thời, họ cũng sẽ được trao quyền để đưa ra các quyết định quan trọng.

Trong hầu hết các Doanh nghiệp áp dụng cơ cấu tổ chức phân theo nhóm, người quản lý sẽ có nhiệm vụ thiết lập các mục tiêu, cột mốc, chỉ số quan trọng. Nhóm nhân sự sẽ chịu trách nhiệm để tìm cách đáp ứng các yêu cầu này.

Ưu điểm: Mô hình cơ cấu tổ chức phân theo nhóm sẽ giúp tăng năng suất, hiệu suất công việc và tính minh bạch hơn so với các cơ cấu khác. Áp dụng mô hình này sẽ thúc đẩy một tư duy phát triển cho các thành viên. Đây là mô hình coi trọng kinh nghiệm hơn là thâm niên, sẽ giúp cho Doanh nghiệp trở nên nhanh nhẹn hơn.

Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức phân theo nhóm đi ngược lại so với khuynh hướng tự nhiên của nhiều công ty về cấu trúc phân cấp thuần túy. Cơ cấu này cũng sẽ khiến cho các chỉ dẫn, thông điệp trở nên ít rõ ràng hơn cho các nhân viên.

>>>> XEM NGAY: HR Business Partner là gì? Vai trò trong Doanh nghiệp

4. Cấu trúc tổ chức phẳng

Bạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới.

Nhận Biểu Mẫu OKRs

Các loại cơ cấu tổ chức truyền thống giống hình kim tự tháp với nhiều cấp độ giám sát, lãnh đạo và nhân viên. Cấu trúc tổ chức phẳng giới hạn các cấp quản lý tất cả nhân viên chỉ cách lãnh đạo vài bước. Vì thế không nhất thiết sơ đồ tổ chức lúc nào cũng dạng hình kim tự tháp, hoặc bất kỳ hình dạng nào khác.

Ưu điểm: Cấu trúc này tạo cho nhân viên làm việc trong môi trường ít bị áp lực về hệ thống cấp bậc. Nhân viên sẽ cảm thấy người quản lý ngang hàng hoặc là thành viên trong nhóm làm việc sẽ thỏa mái hơn là những cấp trên đáng sợ

Nhược điểm: Khi nhóm xảy ra những bất đồng về quan điểm, thì khó có thể liên kết và đi đúng hướng nếu không có sự hướng dẫn từ các nhà lãnh đạo. Nhân viên khó xác định người quản lý hay nhà lãnh đạo để xin ý kiến, tham khảo hướng giải quyết cho các tình huống này.

>>>> XEM NGAY: Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả

5. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm gồm nhiều cơ cấu chức năng nhỏ (trong từng bộ phận của cấu trúc sẽ có các nhóm marketing riêng, nhóm bán hàng riêng,…). Trong trường hợp như thế, mỗi bộ phận trong tổ chức sẽ được giao cho một dòng sản phẩm cụ thể.

Ưu điểm: Cấu trúc theo sản phẩm là loại cấu trúc lý tưởng cho các tổ chức có nhiều sản phẩm giúp rút ngắn chu kỳ phát triển sản phẩm. Đồng thời giúp doanh nghiệp nhỏ có thể tiếp cận thị trường và sản phẩm một cách nhanh chóng.

Nhược điểm: Khó mở rộng quy mô và tổ chức có thể bị trùng lặp nguồn lực khi các bộ bận khác nhau đều cố gắng phát triển dịch vụ mới.

>>> KHÁM PHÁ NGAY: Lãnh đạo và quản lý khác nhau như thế nào? Những điều cần biết về nhà lãnh đạo và nhà quản lý

6. Cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường

Cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường là một dạng khác của cơ cấu tổ chức bộ phận. Trong tổ chức này có các bộ phận dựa trên thị trường, ngành và từng loại khách hàng.

Ưu điểm: Là một cấu trúc phổ biến tại các tổ chức có sản phẩm/dịch vụ dành riêng cho các phân đoạn thị trường cụ thể. Các tổ chức đạt sẽ đạt được hiệu quả cao nếu có kiến thức chuyên môn sâu về đoạn thị trường đó. Cơ cấu này giúp doanh nghiệp nhận thức về sự thay đổi nhu cầu của các phân khúc đối tượng của mình.

Nhược điểm: Quá nhiều quyền làm chủ. Vì vậy có thể dẫn đến việc các bộ phận phát triển hệ thống không tương thích với nhau và dễ làm trùng lặp các hoạt động mà bộ phận khác đang xử lý.

>>> ĐỌC NGAY: Khái niệm hàng tồn kho và nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn

7. Cấu trúc công ty phân chia theo địa lý

Cấu trúc công ty phân chia theo địa lý dựa trên từng khu vực mà tổ chức hoạt động. Cấu trúc địa lý được phân chia theo lãnh thổ, vùng hoặc quận.

Ưu điểm: Loại cấu trúc lý tưởng dành cho doanh nghiệp gần nguồn cung cấp hoặc khách hàng (ví dụ: Giao hàng hoặc hỗ trợ tại chỗ). Đồng thời cơ cấu này cũng tập hợp nhiều hình thức chuyên môn kinh doanh, cho phép mỗi bộ phận địa lý tự đưa ra quyết định từ các quan điểm đa dạng hơn.

Nhược điểm: Khi một doanh nghiệp có nhiều bộ phận marketing, mỗi bộ phận cho mỗi khu vực rất dễ gặp rủi ro khi tạo các chiến dịch cạnh tranh với các bộ phận khác trên các kênh của mình.

>>> ĐỌC NGAY: 18 cách công nhận ý tưởng đóng góp cho công ty của nhân viên

8. Cơ cấu tổ chức theo quy trình

Cơ cấu tổ chức dự án theo quy trình được thiết kế dựa trên chuỗi đầu và cuối của các quy trình khác nhau ví dụ như nghiên cứu và phát triển, chuỗi cung ứng,… Cấu trúc được dựa trên quy trình không chỉ xem xét các hoạt động mà các nhân viên đang thực hiện. Ngoài ra còn xem xét cách thức hoạt động khác tương tác với nhau.

Dưới đây là cấu trúc tổ chức theo quy trình.

Ưu điểm: Cấu trúc này làm cải thiện và tăng hiệu quả của tổ chức. Bên cạnh đó, cơ cấu này có tính thích ứng cao nên phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.

Nhược điểm: Có thể gây ra rào cản giữa các nhóm, quy trình khác nhau. Từ đó làm xảy ra các vấn đề trong giao tiếp và bàn giao công việc.

>>> ĐỌC NGAY: Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp

9. Sơ đồ cấu trúc tổ chức vòng tròn

Loại cấu trúc này dựa trên hệ thống phân cấp, các nhân viên cấp cao chiếm các vòng trong và những nhân viên cấp thấp chiếm các vòng ngoài. Giám đốc hay các nhà lãnh đạo không được xem là người đứng đầu của tổ chức. Thay vào đó là trung tâm của tổ chức, truyền bá tầm nhìn ra bên ngoài.

Dưới đây là cấu trúc tổ chức vòng tròn.

Ưu điểm: Thúc đẩy giao tiếp và truyền đạt thông tin tự do giữa các bộ phận khác nhau. Còn cấu trúc truyền thống cho thấy các phòng ban hoặc bộ phận khác nhau là các nhánh riêng lẻ. Đối với cấu trúc tổ chức vòng tròn là một phần của một tổng thể.

Nhược điểm: Dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt đối với nhân viên mới. So với cấu trúc truyền thống từ trên xuống, cấu trúc hình tròn có thể khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm hiểu xem họ sẽ báo cáo với ai và phù hợp với tổ chức như thế nào.

>>> BỎ TÚI NGAY: 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức và chủ đề Year End Party

10. Cơ cấu tổ chức dạng mạng lưới (phù hợp Remote Work)

Cấu trúc tổ chức dạng mạng lưới phù hợp cho các công ty làm việc với một số tổ chức khác, để chia sẻ tài nguyên hoặc công ty có nhiều địa điểm với chức năng lãnh đạo khác nhau. Cấu trúc này được sử dụng khi có phần lớn nhân sự, các dịch vụ được thuê ngoài. Ngoài ra, cơ cấu dạng mạng lưới có thể giúp liệt kê các dịch vụ thuê ngoài hoặc các địa điểm khác bên ngoài văn phòng chính.

Dưới đây là cấu trúc tổ chức dạng mạng lưới.

Ưu điểm: Nhân viên có thể hình dung quy trình làm việc và mối quan hệ giữa các đồng nghiệp với nhau trên toàn bộ hệ thống. Khuyến khích tất cả nhân viên cộng tác với nhau để hoàn thành dự án một cách tốt nhất. Vì hệ thống không phân cấp nghiêm ngặt, nhân viên được trao quyền chủ động và đưa ra quyết định.

Nhược điểm: Hình dạng sơ đồ có thể bị thay đổi dựa trên số lượng công ty hay vị trí làm việc. Nếu như cấu trúc trở nên quá phức tạp sẽ gây ra hiểu lầm giữa các phòng ban hoặc nhân viên làm những việc tương tự. Biểu đồ mạng lưới cần phải đảm bảo nêu rõ vị trí của từng vai trò và chức năng công việc cụ thể.

>>> ĐỌC NGAY: Cách xây dựng chi tiết bộ quy tắc ứng xử trong Doanh nghiệp

11. Tại sao nên xây dựng cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức hợp lý giúp quá trình vận hành và quản lý trở nên linh động và chuyên nghiệp hơn. Vì vậy xây dựng cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp là một điều thực sự cần thiết.

Một tổ chức sẽ có nhiều bộ phận khác nhau, thực hiện các chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng đều thống nhất và tập trung để đạt được kết quả cho mục tiêu đã được xác định của doanh nghiệp.

Tất cả thành viên trong một tổ chức đều đóng một vai trò nhất định và đóng góp của mình nhằm đưa tổ chức đạt được mục tiêu chung.
Sự phân bổ lao động của các thành viên, đảm bảo tính chuyên môn, hoạt động chuyên sâu của của nhân viên trong một công việc nhất định. Khi doanh nghiệp có sự phân công hợp lý thì sẽ đạt được nhiều hiệu quả tốt hơn.
Trong một tổ chức phải có sự thống nhất về quyền lãnh đạo, cũng là điều kiện tạo nên trật tự trong tổ chức . Bên cạnh đó cũng góp phần tạo ra sự cố gắng, nỗ lực, tăng tính trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức muốn hoạt động hiệu quả và khoa học hơn.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Phân tích PEST là gì? Ứng dụng của PEST trong phân tích môi trường kinh doanh

12. Đặc trưng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Có 5 yếu tố chính hình thành cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp:

Thiết kế công việc.
Phân công bộ phận và điều phối công việc.
Ủy quyền.
Phạm vi kiểm soát – chỉ số lượng nhân viên dưới quyền cấp quản lý.

Việc áp dụng các chiến lược tập quyền/ phân quyền cũng có tầm ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức.

Cấu trúc tập quyền nghĩa là quyền lực nằm ở đội ngũ lãnh đạo cấp cao thường được thể hiện dưới dạng hình kim tự tháp. Áp dụng chiến lược tập quyền khi có sự khác nhau về mục tiêu và chiến lược của các phòng ban và cần phải thống nhất mục tiêu, chính sách đó.

Với cấu trúc phân quyền sẽ tạo điều kiện cho nhân viên có cấp bậc thấp hơn có thể đưa ra quyết định. Mô hình này được áp dụng khi xuất hiện mâu thuẫn hay không chắc chắn về mặt chiến lược cần phải thích ứng cao và ra quyết định theo từng khu vực.

>>> ĐỌC NGAY: 3 xu hướng xây dựng chính sách phúc lợi trong bối cảnh đại dịch

13. Đánh giá cấu trúc nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Trong một tổ chức hay doanh nghiệp của bạn, người lãnh đạo cần phải hiểu biết rộng để xem xét đánh giá môi trường xung quanh và nghiên cứu tất cả các cơ cấu trong tổ chức. Từ đó đưa ra quyết định về một loại cấu trúc phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

13.1 Phân tích các khía cạnh trong cấu trúc

Nhà lãnh đạo có thể xem xét đánh giá môi trường nội bộ của doanh nghiệp thông qua đo lường và phân tích các khía cạnh của tổ chức đó.

Nghiên cứu về chuyên môn hóa: Mức độ phân bổ các hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đóng vai trò chuyên biệt
Tiêu chuẩn hóa: Mức độ hoạt động của tổ chức dựa theo quy tắc và thủ tục tiêu chuẩn
Chính thức hóa: Những bước hướng dẫn và quy trình được chuyển thành như thế nào
Sự tập quyền: Là mức độ người đứng đầu hệ thống quản lý phân cấp có quyền đưa ra quyết định
Cấu hình: Là vai trò cấu trúc của doanh nghiệp bao gồm số lượng cấp bậc theo hàng dọc cũng giống các nhân viên báo cáo trực tiếp cho mỗi quản lý.

>>> XEM THÊM: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? 5 Bí quyết nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ

13.2 Xem xét các yếu tố hoàn cảnh

Khi người lãnh đạo xem xét các yếu tố hoàn cảnh giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu hơn về môi trường bên ngoài và các mối quan hệ giữa môi trường bên trong và bên ngoài của mỗi tổ chức.

Nguồn gốc và lịch sử: Doanh nghiệp có phải do tư nhân thành lập không? Có xảy ra sự thay đổi nào trong quyền sở hữu hay vị trí của doanh nghiệp?
Quyền sở hữu và kiểm soát: Doanh nghiệp là một tổ chức công hay tư nhân? Quyền kiểm soát được phân bổ một người hay nhiều người?
Vị thế: Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên? Tài sản ròng bao nhiêu và vị trí tổ chức trên thị trường như thế nào?
Địa điểm: Doanh nghiệp đang hoạt động ở bao nhiêu địa điểm?

Sản phẩm và dịch vụ: Doanh nghiệp sản xuất và cung cấp những dịch vụ/sản phẩm nào?
Quy trình: Trong quá trình thực hiện các quy trình có hiệu quả không?
Mối quan hệ với các bên có liên quan: Mức độ của doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng, nhà cung cấp, tổ chức công đoàn hay các thực thể liên quan khác như thế nào?

>>> ĐỌC NGAY: Tháp nhu cầu Maslow là gì? Cách vận dụng trong quản trị

14. Xây dựng cơ cấu tổ chức trong môi trường đa quốc tế

Sẽ có những khó khăn khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường hoạt động sang nước ngoài. Đó là những vấn đề phát sinh như thuê công nhân và xây dựng chiến lược toàn cầu hóa. Trước khi thực hiện điều đó, doanh nghiệp cần phải xem xét những vấn đề sau:

Những vấn đề và thông lệ pháp lý về nguồn lực nhân sự giữa thị trường quốc tế?
Bộ phận nhân sự tại trụ sở chính có phải đảm nhận luôn công việc quản lý không? Công ty có nên mở văn phòng nhân sự riêng ở nước ngoài?
Doanh nghiệp có nên thuê bên tư vấn để giải quyết các công việc tuyển dụng và nhân sự tại quốc gia khác sắp có cơ sở mới?

>>>> KHÔNG NÊN BỎ LỠ:

Trên đây là những thông tin về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Hy vọng những kiến thức bổ ích này có thể giúp các bạn giải đáp được những thắc mắc và áp dụng đúng loại cấu trúc phù hợp với doanh nghiệp quả mình một cách hiệu quả. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy liên hệ ngay với Fastdo qua số HOTLINE 0974 998 968 khi bạn có nhu cầu tư vấn chi tiết nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
Điện thoại: 0905 852 933
Email: [email protected]
Website: https://fastdo.vn/