✅ Kế toán bán hàng là gì? Miêu tả công việc và vai trò chi tiết – Tanca

Ngày cập nhật 16/12/2022

Kế toán bán hàng được xem là công việc đầu tiên đối với những người theo nghề kế toán. Vậy quy trình quản lý làm việc, hạch toán doanh thu, hoá đơn thuế GTGT của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp ra sao? Mẫu CV xin việc cùng những yêu cầu tuyển dụng của chức vụ này thế nào? Tài khoản kế toán bán hàng thường sử dụng là gì? Mọi thắc mắc của bạn sẽ được Tanca giải đáp trong bài viết dưới đây nhé.

Khái niệm kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng tiếng Anh gọi là Sales Accountant. Đây là vị trí kế toán đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng bao gồm: ghi hóa đơn bán hàng, lên sổ chi tiết doanh thu, thuế hàng hóa dịch vụ, lập báo cáo bán hàng và các báo cáo liên quan khác theo yêu cầu của công ty.

Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp?

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng luôn được coi là bộ phận quan trọng nhất. Ngoài ra, kế toán bán hàng thực hiện các vai trò sau:

Kế toán bán hàng cung cấp thông tin và số liệu bán hàng để giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiểu được tình hình bán hàng và tài chính, từ đó xác định các chiến lược kinh doanh hiệu quả cho tương lai.

Báo cáo số liệu do kế toán bán hàng cung cấp cũng cho biết kết quả bán hàng, tình hình chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng.

Tóm lại, vị trí kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các kế hoạch kinh doanh của công ty bằng việc quản lý, ghi chép và tổng hợp các số liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

Ngoài ra, kế toán bán hàng còn được coi là một vị trí kế toán trong doanh nghiệp bên cạnh các vị trí khác như kế toán kho, kế toán thuế,…

Xem thêm: Kế toán trưởng là gì?

Lương kế toán bán hàng là bao nhiêu?

Mức lương của một kế toán bán hàng mới ra trường sẽ dao động từ 3 – 4 triệu đồng, do sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm và còn phải học hỏi nhiều.

Người có 1 – 2 năm kinh nghiệm làm việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có mức lương từ 5 đến 6 triệu, còn làm việc tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn thì mức lương từ 6 đến 7 triệu.

Kế toán bán hàng có kinh nghiệm làm việc từ 4 đến 5 năm thì mức lương sẽ từ 8 đến 10 triệu tùy theo khối lượng công việc và địa điểm làm việc.

Xem thêm: Kế toán nội bộ là gì?

Nghiệp vụ kế toán bán hàng chi tiết

Nói chung, kế toán bán hàng sẽ thực hiện các nhiệm vụ quản lý bán hàng và lập hóa đơn. Đặc biệt, các công việc như:

Cập nhật giá bán và số lượng hàng hóa

Thường xuyên cập nhật số lượng sản phẩm, giá bán, hàng hóa mới vào phần mềm kế toán.

Thông báo cho các bộ phận liên quan nếu giá được điều chỉnh.

Quản lý hóa đơn và chứng từ của nghiệp vụ bán hàng

Quản lý, kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp trong quá trình bán hàng bằng phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ kế toán.

Lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng và đính kèm tờ khai hàng hóa chi tiết, cập nhật và theo dõi doanh số hàng ngày.

Nhập số liệu bán hàng vào chương trình kế toán, bao gồm kê khai chi tiết hoá đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng bán cộng thuế GTGT (nếu có).

Tính tỷ lệ chiết khấu thương mại hoặc tỷ lệ chiết khấu thanh toán của khách hàng (nếu có).

Kiểm kê, cập nhật số liệu chính xác hàng hóa trong kho

Phối hợp kiểm kho với Kế toán kho và Quản lý kho, đối chiếu số lượng tồn thực tế với số lượng tồn trên phần mềm, cập nhật số lượng thực tế vào phần mềm.

Lập báo cáo mua bán hàng ngày vào cuối mỗi ngày.

Theo dõi công nợ bán hàng

Kết hợp với kế toán doanh thu và kế toán phải thu để đưa ra các số liệu thống kê về tình hình công nợ, thu nợ và quản lý tiền mặt.

Tham gia lập kế hoạch thu hồi công nợ phải thu trong quá trình bán hàng.

Quản lý công nợ, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền đến hạn, ngày đến hạn và tình trạng thanh toán của khách hàng.

Lập báo cáo số liệu bán hàng

Lập báo cáo danh sách hàng bán, báo cáo công nợ phải thu theo đợt bán hàng hoặc theo yêu cầu của cấp trên. Lập báo cáo tháng, quý, năm về tình hình sử dụng hóa đơn tài chính.

Xem thêm: Tất tần tật về các vị trí công việc trong phòng nhân sự

Hệ thống báo cáo kế toán bán hàng hàng tháng

Hệ thống báo cáo kế toán hàng tháng của doanh nghiệp, phải bao gồm một số hồ sơ sau:

• Sổ nhật ký bán hàng; Sổ chi tiết bán hàng;

• Sổ tổng hợp bán hàng;

• Sổ các tài khoản liên quan như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thu nhập, chi phí…;

• Tình trạng thực hiện đơn hàng;

• Tóm tắt các khoản lãi và lỗ của bạn theo lệnh;

• Chi tiết khoản phải thu;

• Sao kê các khoản phải thu;

• Phân tích các khoản phải thu theo ngày đáo hạn;

• Các sổ sách khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Hướng dẫn trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Mỗi ngày, kế toán bán hàng phải lập hóa đơn bán hàng dựa trên hợp đồng mua hàng. Hóa đơn bán hàng có 3 liên, trong đó liên 1 lưu theo quyển hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 Công ty lưu.

Tùy theo phương thức thanh toán của khách hàng mà thứ tự luồng chứng từ sẽ khác nhau:

Nếu khách hàng đang nợ: kế toán bán hàng cần lập biên bản giao nhận hàng hóa, sau đó xác nhận công nợ. Phiếu chi này cũng cần lập thành 3 liên. Trong đó liên 1 dùng khi xuất vật phẩm từ kho, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 lưu vào sổ cái.

Trường hợp khách thanh toán bằng tiền mặt: kế toán vẫn phải lập Phiếu thu gồm 3 liên. Liên thứ nhất do thủ quỹ giữ, liên thứ hai tại nơi lập phiếu, liên thứ ba giao cho người nộp tiền.

Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: công ty nhận Giấy báo có của ngân hàng xác nhận số tiền khách hàng đã thanh toán.

Các kiến thức chuyên môn khi tuyển dụng kế toán bán hàng

Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng

Kết quả bán hàng là số tiền lãi còn lại do bán hàng sau khi trừ đi các chi phí phát sinh.

Kế toán bán hàng xác định kết quả bán hàng căn cứ vào số chênh lệch giữa doanh thu thuần và các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý,… theo công thức sau:

Kết quả kinh doanh = Kết quả sản xuất kinh doanh + Kết quả tài chính + Kết quả khác – Chi phí quản lý chung

Trong đó:

• Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Giá vốn hàng bán

• Kết quả tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động tài chính

• Kết quả hoạt động khác = Thu nhập khác – Chi phí khác – Thuế thu nhập doanh nghiệp

Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

Có 5 điều kiện mà công ty phải đáp ứng để có thể ghi nhận doanh thu bán hàng:

• Chuyển giao rủi ro và lợi ích của sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng;

• Thu được từ hoạt động bán hàng;

• Doanh thu đã được thiết lập và chắc chắn sẽ đạt được;

• Không còn là chủ sở hữu hàng hóa;

• Các chi phí liên quan đến giao dịch bán đã được xác định.

Các chứng từ thường được sử dụng

• Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL

• TK xuất kho và vận chuyển nội bộ: mẫu số 03 – VT

• Chứng từ xuất hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT

• Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT

• Giấy xác nhận nộp tiền: mẫu số 06 – TT

• Giấy chứng nhận: Có

• Báo cáo bán hàng, tổng hợp doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

• Phiếu gửi tiền, thẻ đồng hồ, hóa đơn hàng ngày và sao kê thanh toán

• Các giấy tờ liên quan khác tùy theo lĩnh vực hoạt động của công ty

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

Kế toán bán hàng có trách nhiệm xuất hóa đơn bán hàng khi phát sinh hóa đơn, phiếu thu. Hóa đơn này sẽ gồm 3 liên: liên 1 được lưu vào quyển hóa đơn gốc; liên 2 được giao cho khách hàng; Liên kết thứ ba được giữ lại bởi công ty. Sẽ có 3 trường hợp xảy ra cùng lúc:

Trường hợp 1: Khách hàng nhận được khiếu nại, người bán sẽ lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận khiếu nại. Chứng từ được lập thành 3 liên: liên 1 kiểm tra việc xuất hàng ra khỏi kho; chung 2 giao cho khach hang; liên kết 3 sau đó lưu cuốn sách.

Trường hợp 2: Nếu khách hàng chọn thanh toán bằng tiền mặt, kế toán cần lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên: 1 liên Thủ quỹ Hội lưu, 1 liên nơi bỏ phiếu lưu, 3 liên người nộp tiền giữ. Bản sao phải đầy đủ và có chữ ký của giám đốc.

Trường hợp 3: Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, công ty sẽ nhận được giấy báo có để xác nhận việc thanh toán này.

Hạch toán kế toán bán hàng

Tài khoản sử dụng

Kế toán tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán hoạt động sản xuất, kinh tế.

Tài khoản này chỉ phản ánh doanh thu về số lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã giao đã được xác định là sử dụng trong một kỳ nhất định, không phân biệt doanh thu đã hoặc sẽ thu được.”

Trình tự kế toán khi hạch toán doanh thu

Trình tự kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được trình bày theo sơ đồ sau:

Giải thích sơ đồ:

(1) Thuế GTGT phải nộp (doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp).

(2) Ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ.

(3a) Ghi nhận doanh thu bán hàng (doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp được khấu trừ).

(3b) Thuế GTGT phải nộp.

(4a) Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ.

(4b) Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào tài khoản 511 để xác định thu nhập thuần.

(5) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Trước hết, khi kế toán bán hàng nhận đơn đặt hàng từ nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh báo cáo. Kế toán bán hàng cần chịu trách nhiệm ghi chép và đặt hàng.

Sau khi nhận được đơn đặt hàng, người bán phải kiểm tra xem trong kho hàng hóa có đúng với số lượng và chủng loại mà người mua yêu cầu hay không.

Nếu không có đủ cổ phiếu, điều này nên được báo cáo cho người mua.

Nếu đủ hàng, chúng tôi sẽ gửi giấy đề nghị giải phóng hàng cho Thủ kho để Thủ kho làm các thủ tục liên quan đến việc xuất hàng.

Đồng thời kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn kèm theo phiếu xuất kho và phiếu thu gửi cho người bán.

Sau khi hoàn tất các thủ tục bán hàng, kế toán có trách nhiệm ghi nhận kết quả nghiệp vụ bán hàng vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan.

Các công cụ hỗ trợ kế toán bán hàng hiện nay

Phần mềm kế toán bán hàng là công cụ giúp kế toán thực hiện các nghiệp vụ bán hàng như lập báo giá, chốt đơn hàng, hợp đồng với khách hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện, hạn chế tối đa các sai sót so với các thao tác thủ công. Một số loại phần mềm kế toán bán hàng phổ biến hiện nay là:

Phần mềm bảng tính Excel

Là phần mềm kế toán bán hàng miễn phí phù hợp với các cửa hàng nhỏ, nghiệp vụ bán hàng đơn giản. Một số tính năng nổi bật của phần mềm như: quản lý hàng tồn kho với các báo cáo tính toán tự động, cập nhật chi phí bán hàng, chi phí quản lý, xác định lãi gộp từng mặt hàng, báo cáo doanh thu bán hàng,…

Phần mềm kế toán Tanca

Phần mềm kế toán Tanca được hiểu một cách đơn giản là hệ thống các chương trình máy tính tự động xử lý thông tin thông qua các thao tác kế toán nhập liệu trong phần mềm.

Phần mềm kế toán hỗ trợ kế toán bán hàng thực hiện các nghiệp vụ như ghi chép, tính toán, tổng hợp số liệu,… một cách nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu đầu vào mà kế toán cung cấp.

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử là phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng nhập và lấy toàn bộ thông tin hóa đơn bao gồm: tên hàng, mã hàng, số lượng, khối lượng, linh kiện, đơn giá, tổng giá thành….

Kế toán bán hàng cần quan tâm chứng từ nào?

Các loại chứng từ mà kế toán bán hàng phải quan tâm bao gồm:

• Thuế GTGT, hoá đơn bán hàng;

• Chứng từ xuất kho hoặc tài khoản xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;

• Chứng từ giao hàng gửi đại lý;

• Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ, dịch vụ;

• Bằng chứng thanh toán, thẻ đồng hồ, nhận hàng và thanh toán hàng ngày;

• Biên bản thừa, thiếu hàng hóa, biên bản giảm giá hàng bán, biên bản bán ngược và các loại biên bản khác theo yêu cầu của từng doanh nghiệp;

• Giấy báo có và phiếu thu;

Một số kinh nghiệm làm kế toán bán hàng

Kiểm tra, cập nhật thường xuyên các giao dịch mua bán hàng hóa phát sinh; đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được phản ánh đầy đủ trong sổ sách kế toán.

Sắp xếp, lưu trữ hóa đơn, sổ cái, chứng từ cẩn thận, khoa học; tránh làm mất tài liệu hoặc không tìm thấy trong quá trình kiểm tra.

Thường xuyên cập nhật, tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí liên quan đến bán hàng làm cơ sở xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thường xuyên theo dõi doanh thu, chi phí và công nợ để nắm rõ tình hình bán hàng của công ty, phân tích, báo cáo và tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo.

Tìm hiểu cách xác thực dữ liệu của bạn và kết hợp dữ liệu đó với các mô-đun kế toán khác để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn khớp chính xác.

Tạm kết

Hy vọng rằng với những thông tin về kế toán bán hàng mà Tanca đã chia sẻ trên đây, sẽ giúp bạn hiểu hơn về công việc, mức lương và yêu cầu nghiệp vụ của vị trí này. Ngoài ra, để giúp cho kế toán trưởng, kế toán tổng hợp dễ quản lý, theo dõi kế toán công ty hãy liên hệ cho Tanca để được tư vấn về phần mềm hỗ trợ kế toán tốt nhất nhé.