Quản lý phép, bù – Phần mềm 1Office – Nền tảng quản lý tổng thể doanh nghiệp

A. Quản lý phép

Nghỉ phép năm hay còn được gọi là số ngày nghỉ hàng năm là những quyền lợi cơ bản và quan trọng mà người lao động được hưởng trong một năm dù làm việc cho bất kỳ công ty, doanh nghiệp thương mại, tổ chức nào. Tùy vào môi trường làm việc, tính chất công việc và quy định tại mỗi nơi làm việc mà người lao động sẽ được hưởng chế độ nghỉ phép năm khác nhau. Số ngày nghỉ phép năm có thể là 12, 14 hoặc 16 ngày trong vòng 1 năm. Còn trong trường hợp người lao động chưa đủ 1 năm làm việc thì vẫn được hưởng chế độ nghỉ phép năm theo mỗi tháng làm việc tương ứng với 1 ngày nghỉ phép cộng thêm.

Trong công việc hành chính nhân sự, việc theo dõi thời gian nghỉ phép rất quan trọng. Nghỉ phép được quy định trong luật lao động và ảnh hưởng nhiều tới tâm lý làm việc, kỷ luật lao động và cả chi phí về tiền lương nghỉ phép. Với tính năng quản lý phép, 1Office giúp người dùng có thể tính toán, thống kê và quản lý phép của từng cá nhân theo quy định của đơn vị một cách đầy đủ, chính xác và linh hoạt. Cá nhân người lao động sẽ chủ động quản lý được quỹ phép của mình.

Để sử dụng tính năng Quản lý phép trên 1Office, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Cài đặt phép.

Bước 2: Import dữ liệu phép và quản lý phép.

Bước 3: Các màn hình xem tại quản lý phép.

Bước 1: Cài đặt phép

tin tức về phép luôn song song với thông tin Hợp đồng của Nhân sự. Trước khi sử dụng theo dõi phép, bạn hãy setup phép theo lao lý hưởng phép và nghỉ phép đang được vận dụng trong doanh nghiệp của bạn .
Để thực thi setup chung, bạn triển khai những bước sau :

• Truy cập vào vùng cài đặt nghỉ phép: hệ thống hỗ trợ bạn 02 cách truy cập:

– Cách 1: Chọn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh biểu tượng Avatar > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Chấm công > Chọn Cài đặt nghỉ phép

– Cách 2: Chọn vào biểu tượng phân hệ > Chọn Chấm công > Chọn Quản lý nghỉ phép, bù > Chọn Quản lý nghỉ phép > Chọn biểu tượng Cài đặt tại góc phải màn hình

• Tại màn hình cài đặt phép, 1Office đã giải thích ý nghĩa từng cài đặt, bạn lựa chọn cài đặt phù hợp với quy định đang áp dụng tại doanh nghiệp bạn.

Bước 2: Import dữ liệu phép và quản lý phép.

1. Import dữ liệu phép

• Để đưa dữ liệu phép ban đầu lên hệ thống, bạn hãy chuẩn bị file tổng kết phép theo mẫu 1Office tại đây.

• Sau khi tổng kết số lượng phép lũy kế/ phép đã sử dụng/ phép thâm niên theo mẫu file import bạn sẽ tiến hành Import phép như sau:

– Tại màn hình Quản lý phép, chọn biểu tượng Import tại góc phải màn hình > Chọn Import phép.

– Điền thông tin Từ hàng và Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel.

– Chọn tên Trường dữ liệu và cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng để thêm các trường muốn import.

– Đính kèm file excel tổng kết tài liệu phép đã được sẵn sàng chuẩn bị trước đó .

– Sau đó, nhấn Cập nhật hệ thống sẽ hiển thị tại màn hình chờ.

Lưu ý:

• Tại trường Đến hàng nếu để trống thì mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa import đến hàng ở đầu cuối chứa tài liệu trong file excel .
• File Import không chứa công thức và kiểu định dạng của những cột cần ở loại Text .

Sau khi triển khai xong import, mạng lưới hệ thống sẽ hiển thị tác dụng import dưới dạng trạng thái :

• Tạo mới: Import thành công dữ liệu mới lên hệ thống.
• Lỗi: Import thất bại. Bạn click chuột vào nhãn Lỗi để kiểm tra thông báo. Sau đó, bạn có thể thực hiện chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dữ liệu dòng lỗi này.
• Thay đổi: Ghi đè dữ liệu mới trên file excel lên bản ghi đã có trên hệ thống.

2. Quản lý phép

2.1 Các màn hình quản lý phép

Quản lý phép tại màn hình danh sách

Quản lý phép tại màn hình chi tiết

• Tab Thông tin chung: hiển thị thông tin chung về nhân sự, thông tin biến động phép theo tháng, theo năm.
• Tab Lịch sử sử dụng: hiển thị chi tiết lịch sử +/- phép của nhân sự tính đến thời điểm hiện tại.

2.2 Các tác vụ quản lý phép

Bước 3: Các màn hình xem tại quản lý phép.

Hệ thống hỗ trợ 02 cách xem danh sách phép: Xem phép theo tháng hoặc xem phép theo năm

B. Quản lý nghỉ bù

Nghỉ bù là một chính sách phúc lợi được doanh nghiệp pháp luật nhằm mục đích cân đối thời hạn cho tương thích với giờ làm cũng như chi trả cho người lao động. Sau khi giao kết hợp đồng lao động và tham gia vào quan hệ lao động thì trên thực tiễn đã phát sinh yếu tố như : những dịp nghỉ lễ trùng với ngày nghỉ của người lao động hoặc sau mỗi đợt làm thêm giờ hoặc nhiều ngày liên tục trong tháng …. Trong trường hợp trên, công ty hoàn toàn có thể chi trả số giờ đã làm thêm bằng số giờ nghỉ bù ( theo tỷ suất đã pháp luật ) thay vì tính số giờ làm thêm thành công xuất sắc thao tác .
Để xử lý yếu tố này, tính năng Nghỉ bù của 1O ffice được cho phép người dùng quản lý quỹ nghỉ bù của nhân viên cấp dưới, nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể tích góp thời hạn làm thêm / tăng ca để nghỉ bù và sử dụng chúng trải qua những loại đơn xin nghỉ và đơn xin vắng mặt .
Khi thiết lập tính năng cho phép nghỉ bù, thay vì chỉ tính công như trước đây, thì hiện tại người dùng hoàn toàn có thể chọn kiểu nghỉ bù trong lúc làm đơn tăng ca / đơn làm thêm để thời hạn tăng ca / làm thêm đó được cộng vào quỹ của mình, và sử dụng chúng trong khoảng chừng thời hạn lũy kế được cho phép. Để vận dụng được tính năng nghỉ bù này, những bạn cần thao tác theo những bước sau :

Bước 1: Cài đặt nghỉ bù.

Bước 2: Tạo mới nghỉ bù và quản lý nghỉ bù.

Bước 1: Cài đặt nghỉ bù.

Để sử dụng được các tính năng quản lý nghỉ bù, bạn cần thực hiện các cài đặt cho nghỉ bù như sau:

• Truy cập vào vùng cài đặt nghỉ bù: hệ thống hỗ trợ bạn 02 cách truy cập:

– Cách 1: Chọn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh biểu tượng Avatar > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Chấm công > Chọn Cài đặt nghỉ bù

– Cách 2: Chọn vào biểu tượng phân hệ > Chọn Chấm công > Chọn Quản lý nghỉ phép, bù > Chọn Quản lý nghỉ bù > Chọn biểu tượng Cài đặt tại góc phải màn hình

• Thực hiện cài đặt Nghỉ bù bằng cách tùy chỉnh bật/ tắt các option.
• Nhấn Cập nhật để lưu lại cài đặt.

Bước 2: Tạo mới dữ liệu nghỉ bù và quản lý nghỉ bù.

1. Tạo mới dữ liệu nghỉ bù

1.1 Giờ nghỉ bù được tính từ đơn từ.

Để tăng quỹ nghỉ bù cá thể, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tạo đơn từ ( đơn xin nghỉ, làm thêm, tăng ca ) và trải qua đó 1O ffice sẽ tự động hóa quy đổi tài liệu và giờ nghỉ này sang giờ nghỉ bù theo tỉ lệ đã được cài đăt. Bạn hoàn toàn có thể xem chi tiết cụ thể cách tạo đơn từ dưới đây :

• Chi tiết tạo đơn làm thêm xem tại đây
• Chi tiết tạo đơn tăng ca xem tại đây
• Chi tiết tạo đơn xin nghỉ xem tại đây

Lưu ý:

• Chọn nguyên do là Nghỉ bù với đơn xin nghỉ
• Chọn kiểu là Nghỉ bù với đơn làm thêm / tăng ca

1.2 Tạo mới dữ liệu nghỉ bù thủ công.

Bạn triển khai thêm trực tiếp số giờ nghỉ bù cho 1 nhân sự bằng những thao tác :

1.3 Tạo mới dữ liệu nghỉ bù bằng Import.

Tính năng này được cho phép import số quỹ nghỉ bù hiện tại của nhân sự lên ứng dụng. Có 2 loại import nghỉ bù là Import thêm và Import tồn thời điểm đầu kỳ .

• Để import, bạn chuẩn bị 1 file excel bao gồm các cột:

– Mã nhân sự
– Ngày : Ngày tính đến thời điểm số giờ nghỉ bù sống sót
– Số giờ : Số giờ nghỉ bù còn hiệu lực thực thi hiện hành

• Sau khi tổng kết số giờ nghỉ bù đầu kỳ hoặc nghỉ bù thêm theo mẫu file import bạn sẽ tiến hành Import phép như sau:

– Tại màn hình Quản lý nghỉ bù, chọn biểu tượng Import tại góc phải màn hình > Chọn Import nghỉ bù hoặc Import tồn đầu kỳ.

– Điền thông tin Từ hàng và Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel.

– Chọn Thời điểm bắt đầu tính của trường Ngày của dòng import sẽ được tính.

– Chọn tên Trường dữ liệu và cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng để thêm các trường muốn import.

– Đính kèm file excel tổng kết số giờ nghỉ bù đã được sẵn sàng chuẩn bị trước đó .

– Sau đó, nhấn Cập nhật hệ thống sẽ hiển thị tại màn hình chờ.

Lưu ý:

• Khi bạn sử dụng import tồn thời điểm đầu kỳ, thì số nghỉ bù sẽ được tính từ mốc thời hạn import trở đi .
• Tại trường Đến hàng nếu để trống thì mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa import đến hàng ở đầu cuối chứa tài liệu trong file excel .
• File Import không chứa công thức và kiểu định dạng của những cột cần ở loại Text .

Sau khi triển khai xong import, mạng lưới hệ thống sẽ hiển thị tác dụng import dưới dạng trạng thái :

• Tạo mới: Import thành công dữ liệu mới lên hệ thống.
• Lỗi: Import thất bại. Bạn click chuột vào nhãn Lỗi để kiểm tra thông báo. Sau đó, bạn có thể thực hiện chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dữ liệu dòng lỗi này.
• Thay đổi: Ghi đè dữ liệu mới trên file excel lên bản ghi đã có trên hệ thống.

2. Quản lý nghỉ bù

Tất cả đơn từ nhân sự tạo ra liên quan đến nghỉ bù sẽ được người quản lý theo dõi và quản lý tại mục Quản lý nghỉ bù.

• Bước 1: Chọn phân hệ Chấm công
• Bước 2: Tại thanh menu trái, chọn mục Quản lý phép, bù -> chọn Quản lý nghỉ bù

2.1 Các màn hình quản lý nghỉ bù

Quản lý nghỉ bù tại màn hình danh sách

Quản lý nghỉ bù tại màn hình chi tiết

Click vào ảnh để xem chi tiết cụ thể

• Tab Thông tin chung: hiển thị thông tin chung về nhân sự, thông tin về số giờ hiện có, số giờ đã sử dụng và số giờ hết hạn theo tháng, theo năm.
• Tab Lịch sử sử dụng: hiển thị chi tiết lịch sử +/- nghỉ bù của nhân sự tính đến thời điểm hiện tại. Tất cả các đơn làm thêm/tăng ca, đơn xin nghỉ sau khi duyệt; Số giờ nghỉ bù cập nhật trực tiếp sẽ được tính toán và cập nhật vào Lịch sử nghỉ bù của nhân sự đó.

2.2 Các tác vụ quản lý nghỉ bù

Lưu ý: Chỉ có thể Sửa/Xóa các thông tin về quỹ do người quản lý cập nhật trực tiếp.

Source: https://evbn.org
Category : Lễ Hội