Tải mẫu biên bản cuộc họp mới nhất 2020 dành cho các công ty

Trong các tập thể, cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức họp bàn là một hoạt động thường xuyên diễn ra. Các cuộc họp có thể định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm, theo nhiệm kỳ hoặc đột xuất. Theo quy định, các cuộc họp cần thiết phải được ghi lại bằng biên bản. Vậy biên bản cuộc họp là gì? Tại sao cần viết biên bản trong các cuộc họp? Viết biên bản cuộc họp như thế nào cho chính xác và cần lưu ý những điểm nào khi viết biên bản này? Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu những vấn đề cơ bản liên quan đến biên bản cuộc họp trong nội dung bài viết hôm nay.

Mục Lục

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là văn bản không thể thiếu trong mỗi cuộc họp. Biên bản này được soạn thảo nhằm điểm danh các thành viên được mời họp bàn và ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến, tranh luận cũng như các kết quả được thống nhất trong buổi họp. Giống như các loại văn bản khác, văn bản ghi lại thông tin cuộc họp được lập ra với mục đích chủ yếu nhất là lưu lại các vấn đề được nêu ra và nhất trí trong cuộc họp

Trong mỗi cuộc họp, thư ký cuộc họp được bầu ra sẽ là người có trách nhiệm ghi chép lại toàn bộ thông tin quan trọng xuyên suốt diễn biến của cuộc họp.Thư ký cũng là người chịu trách nhiệm chính về tính chính xác và trung thực trong ghi chép nội dung biên bản. Biên bản này phải được sự nhất trí, thông qua của các thành viên dự họp.

Đây là một mẫu biên bản có thể được viết tay hoặc đánh máy và phải được lưu giữ lại cùng với các tài liệu khác liên quan đến nội dung cuộc họp để lưu vào hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

Vai trò của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp ghi chép toàn bộ những diễn biến, thảo luận, tranh luận xung quanh các nội dung được đưa ra trong cuộc họp. Các nội dung trong cuộc họp có thể chỉ mang tính thông báo, có thể mang tính thảo luận đi đến thống nhất thì cũng đều được ghi lại một cách trung thực, khách quan mà không bất kỳ ai có quyền sửa đổi, làm sai lệch. Do đó, biên bản này tuy không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là tài liệu không thể thiếu khi cần xem xét các sự kiện, các nội dung xảy ra tại một lần họp hay hội nghị hội thảo.

Nội dung trong các biên bản này rất đa dạng, tùy vào mục đích khi họp mà có: tổng kết công tác, thông báo công việc, họp bàn chuyên môn… theo định kỳ hoặc yêu cầu đột xuất từ lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nhằm điều chỉnh, sắp xếp công việc, bộ máy nhân sự tại các đơn vị hoàn chỉnh, hiệu quả hơn.

Văn bản ghi lại thông tin cuộc họp với các nội dung đã được thống nhất, biểu quyết giống như lời nhắc nhở các cá nhân, đơn vị tham gia cuộc họp thực hiện đúng những vấn đề đã thống nhất hoặc chuyển từ cam kết sang hành động.

Cuộc họp cần được ghi lại bằng văn bản

Nội dung ghi lại trong biên bản này sẽ giúp những thành viên vì lý do bất khả kháng không tham gia buổi họp, những người tham gia các buổi họp kế tiếp trong kỳ họp dài ngày hay các lãnh đạo, quản lý có thể biết toàn bộ diễn biến buổi họp các bộ phận dù không dự họp, nhờ đó dễ dàng theo sát tình hình tổ chức, cơ quan mình hơn.

Trong một số trường hợp nhất định, biên bản của buổi họp không chỉ dừng ở mức độ “ghi chép” mà còn mang giá trị pháp lý. Ví dụ trong các cuộc họp của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban giám đốc có chia sẻ các thông tin về giao dịch, giá trị hợp đồng, trị giá cổ phiếu… đồng nghĩa với việc các con số này có thể được luật sư, thẩm phán sử dụng nếu có xảy ra tranh chấp pháp lý. Do đó, việc lưu trữ các biên bản này nên cẩn thận, tránh tiết lộ ra bên ngoài.

Lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Thư ký cuộc họp – người chịu trách nhiệm chính trong việc ghi chép nội dung văn bản này phải lưu ý một số vấn đề cơ bản:

– Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản phù hợp với nội dung, mục đích họp của đơn vị mình để việc ghi chép có thể diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng nhất.

– Về mặt bố cục, biên bản cần đảm bảo đủ:

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản..

+ Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, thời gian bắt đầu cuộc họp

+ Các thành phần tham gia cuộc họp.

+ Diễn biến cơ bản của cuộc họp theo trình tự thời gian.

+ Kết luận cuộc họp của người chủ trì.

+ Phần ký xác nhận

– Thư ký ghi biên bản cần ghi chép nhanh, đầy đủ, chính xác toàn bộ các thông tin quan trọng. Do đó, ngoài văn bản ghi bằng tay hoặc soạn thảo trên máy, thư ký cuộc họp có thể chuẩn bị thêm bản ghi âm để lưu lại chính xác mọi diễn biến trong cuộc họp, tránh bỏ sót những thông tin cần thiết.

– Nội dung biên bản ghi chép phải có đầy đủ nhưng có trọng tâm, tránh lan man, dàn trải, người viết cũng cần tránh áp đặt ý kiến cá nhân, suy diễn, thêm bớt ý kiến, bình luận trong biên bản mới đảm bảo độ khách quan, trung thực.

– Thông tin trong biên bản phải chính xác nhất là các nội dung liên quan đến công bố số liệu.

– Kết thúc buổi họp, biên bản này cần được đọc cho những người tham gia nghe, sau đó, thư ký, chủ tọa và các thành viên tham gia ký xác nhận vào biên bản.

Mẫu biên bản dùng trong công ty

Ghi biên bản cuộc họp như thế nào cho chuẩn xác

Để có một biên bản chuẩn nhất, bạn cần lưu ý đảm bảo bố cục dưới đây:

Phần mở đầu:

– Quốc hiệu, tiêu ngữ, địa điểm, ngày tháng tổ chức cuộc họp.

– Tên các bộ phận, phòng ban, cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp.

– Tên biên bản: Biên bản họp (Về việc: giao ban tháng, bình xét thi đua, tổng kết quý… )

– Thành phần tham gia dự họp: ghi rõ tên, chức vụ; tổng số người mời họp, có mặt, vắng mặt.

Nội dung chính:

– Chủ tọa cuộc họp nêu lần lượt hoặc nêu đồng thời một loạt các nội dung, vấn đề cần bàn bạc, thảo luận.

– Thư ký ghi lại những ý kiến bàn bạc, thảo luận, góp ý cho các nội dung, đưa ra phương hướng xử lý các vấn đề cần giải quyết của các thành viên sự họp.

– Chủ tọa cuộc họp căn cứ các nội dung đã được các thành viên thảo luận, góp ý, tiến hành thống nhất, tổng hợp các ý kiến và đưa ra kết luận.

– Trong một số trường hợp có biểu quyết, thư ký cuộc họp cần ghi rõ số và tỉ lệ người tán thành, không tán thành, không có ý kiến. Sau đó, chủ tọa cuộc họp mới đưa ra kết luận.