Hướng dẫn cách chuyển file excel sang pdf không bị lỗi font

Cách chuyển file excel sang pdf ? việc làm tưởng như đơn giản nhưng cách chuyển như thế nào? để giữ nguyên được định dạng mà lại không bị lỗi font chữ? là điều bạn đang quan tâm?

Hiện nay mỗi khi gửi tài liệu hay văn bản cho đối tác bạn vẫn gửi qua Email có các file excel đính kèm. Việc thực hiện này tưởng như bình thường nhưng lại thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.

Trong bài trước EVBN đã hướng dẫn các bạn cách chuyển file word sang pdf. Trong bài viết đó chúng tôi đã phân tích việc chuyển định dạng từ file word sang file pdf giúp cho văn bản hay tài liệu, sau khi chuyển trở nên chuyên nghiệp hơn, lưu trữ và gửi đi dễ dàng gọn nhẹ hơn…

Trong bài viết này EVBN sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách chuyển file excel sang pdf, đơn giản nhất mà lại không bị lỗi font chữ. Đồng thời vẫn giữ nguyên được định dạng ban đầu. Hơn nữa lại có thể xem được trên tất cả các thiết bị di động hoặc máy tính…

Giờ thì hãy cùng tìm hiểu ngay cách chuyển từ file excel sang file pdf nhé!

Chuyển file excel sang pdf là gì?

Là việc định dạng lại file văn bản hay tài liệu của bạn đang ở định dạng đuôi .xls, .xlsx,.xlsm  sang định dạng mới có đuôi .pdf.

File excel là gì? là file tài liệu được hỗ trợ bởi ứng dụng Microsoft office, tất cả cá file excel này được định dạng bởi đuôi .xls (hệ điều hành cũ ít còn sử dụng), .xlsx,.xlsm 

File PDF là gì? được viết tắt từ Portable Document Format (có nghĩa là định dạng tài liệu di động). Khi được định dạng sang file này thì file sẽ có kích thước dung lượng nhỏ hơn, bảo mật hơn. Bạn có thể in ra bất kỳ tài liệu nào mà vẫn giữ được định dạng ban đầu. Đồng thời hỗ trợ trên mọi thiết bị di động mà file excel chưa hỗ trợ nhiều.

Thật đơn giản phải không các bạn? giờ hãy cùng EVBN tìm hiểu các cách chuyển từ file excel sang file pdf tốt nhất mà lại không bị lỗi nhé:

Hướng dẫn cách chuyển file excel sang file pdf không bị lỗi font

Trước khi chuyển từ file excel sang file pdf bạn hãy chỉnh sửa và định dạng khổ in, font chữ… đã chuẩn chưa. Nhằm mục đích giúp cho file excel sau khi được chuyển thành công sang file pdf được đẹp nhất mà không phải chỉnh sửa hay chuyển đổi nhiều lần.

Trong bài hướng dẫn này EVBN sẽ hướng dẫn độc giả 03 cách chuyển từ file excel sang file pdf tốt nhất hiện nay đồng thời đưa ra các ý kiến cá nhân đánh giá về các cách trên.

Chuyển đổi trực tiếp ngay trên hệ điều hành office:

Bước 1: mở file excel cần chuyển đổi lên chọn mục File (1)—chọn tiếp Save As (2) như hình bên dưới

Bước 2: sau khi chọn Save As một hộp thư thoại xuất hiện như hình dưới. Trong hộp thư này ta đặt tên cho file cần chuyển đổi (3), tiếp theo trong mục Save as type  ta chọn dòng PDF (4)  như hình bên dưới:

Bước 3:  sau khi hoàn thành bước 2 lúc này có một số tùy chọn khác chọn thư mục lưu file (5).

Standard (6) (publishing online and printing): Chọn mục này đồng nghĩa với việc tối ưu hóa in ấn và phát hành trên mạng Internet.

Minimum size (publishing online and printing): Nếu chọn mục này sẽ tối ưu hóa dung lượng và phát hành trên mạng Interne

Options (7):  đây là thêm các tùy chọn nâng cao

giờ bạn chỉ cần chọn mục SAVE là toàn bộ quá trình chuyển file đã hoàn thành.

Ngoài cách chọn chuyển đổi file excel sang file pdf trực tiếp trên Microsoft office thì còn một cách mà mình hay dùng cũng như dân văn phòng hay dùng đó là dùng tính năng Print (Ctrl + P). Sử dụng tính năng này có nhiều ưu điểm đó là có thể in ra hay scan luôn ra các file pdf. Các bước thực hiện tương tự như phương pháp trên.

Như vậy việc chuyển file excel sang file pdf ngay trên Microsoft office thật dễ dàng mà lại không bị lỗi font chữ.

Chuyển đổi trực tuyến:

Là việc chuyển đổi dựa vào các website hỗ trợ trực tuyến thông qua mạng internet toàn cầu.

Bạn vào Google gõ tìm kiếm chuyển file excel sang pdf sẽ cho ta rất nhiều kết quả.

Sau đây mình sẽ giới thiệu các bạn một trang web mà được nhiều người sử dụng, đánh giá tốt đó là smallpdf.com

Bước 1: truy cập web smallpdf.com, trên web này có rất nhiều tùy chọn cho bạn sử dụng. Quay lại bài viết ta chọn mục (2).

sau khi chọn mục (2) một đường dẫn mới hiện ra ta chỉ cần chọn file đang muốn chuyển đổi up lên (3)

Bước 2: đợi một lát quá trình chuyển đổi trực tuyến sẽ hoàn thành và có thông báo trên màn hình hiển thị như hình dưới. Lúc này ta chỉ việc chọn mục (4) và lưu file đã chuyển đổi theo ý muốn của bạn là hoàn thành quá trình chuyển đổi.

Kết quả ta được file sau khi chuyển từ file excel sang file pdf trực tuyến là:

Vậy chỉ với 02 bước đơn giản là bạn đã hoàn thành quá trình chuyển đổi của mình rồi.

Chuyển đổi bằng các phần mềm:

Là việc chuyển đổi dựa vào ứng dụng của bên thứ ba. Các ứng dụng này được tích hợp việc chuyển đổi hoàn toàn tự động.

Hiện nay việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ việc chuyển đổi từ các file word, excel sang file pdf ngày càng trở nên thông dụng. Các ứng dụng này có nhiều tùy chọn nâng cao hơn: chuyển nhiều file cùng một lúc, chỉnh sửa hình ảnh….

Sau đây mình sẽ giới thiệu các bạn một phần mềm mà nhiều người hay sử dụng: DoPDF

Bước 1: bạn vào Google tìm kiếm phần mềm DoPDF tải về và cài đặt. Sau khi cài đặt xong bạn ở file excel cần chuyển sang file pdf lên chọn File (1)—Print(2)

Bước 2: trong mục Printer bạn chọn loại máy in là doPDF (4) như hình dưới:

Bước 3: Sau khi chọn loại máy in ta được một đoạn hội thoại mới. Lúc này bạn chỉ việc chọn thư mục lưu rồi bấm ok.

Đây là, toàn bộ quá trình chuyển đổi từ file excel sang file pdf bằng phần mềm. Chỉ với vài thao tác rất đơn giản.

Kết Luận: Như vậy, là Chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết xong 03 cách dùng để chuyển từ file excel sang pdf đơn giản nhất, mà lại không lo bị lỗi font chữ hay lỗi khác rồi.

Chúc các bạn áp dụng thành công !

Nếu có câu hỏi nào xin hãy để lại lời nhắn.

Xin chân thành cảm ơn!