Cách viết biên bản họp Hội đồng thành viên chuẩn nhất

Ở các công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên, việc tiến hành họp hội đồng thành viên để bàn chiến lược, định hướng phát triển hoặc giải quyết vấn đề phát sinh là điều thường thấy. Để đảm bảo tính chính xác, cuộc họp Hội đồng thành viên sẽ được ghi lại bằng biên bản, gọi là biên bản họp Hội đồng thành viên. Cuộc họp này cũng có thể được ghi âm hoặc lưu giữ dưới hình thức khác song đều buộc phải thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Trong nội dung bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số vấn đề liên quan đến biên bản họp hội đồng thành viên cũng như cách soạn thảo văn bản này sao cho chuẩn xác nhất.

Họp hội đồng quản trị là hoạt động thường niên

Thế nào là biên bản họp Hội đồng thành viên?

Hội đồng thành viên là tập hợp những thành viên quan trọng nhất, có quyền đưa ra những quyết định chủ chốt trong việc điều hành và quản lý công ty dựa. Như vậy, hội đồng thành viên chính là cơ quan quyền lực cao nhất của một công ty. Theo quy định của hiện hành, Hội đồng thành viên được áp dụng đối với các công ty có từ 2 thành viên trở lên.

Theo quy định, các công ty phải tiến hành họp Hội đồng thành viên theo định kỳ hoặc ít nhất mỗi năm một lần. Khi muốn gấp rút thay đổi, thực hiện những quyết sách mang ý nghĩa quan trọng đối với công ty, các cuộc họp Hội đồng thành viên cũng có thể được triệu tập. Sau mỗi cuộc họp, một biên bản sẽ được các bên liên quan ký để xác nhận những nội dung đưa ra bàn bạc trong toàn bộ cuộc họp.

Biên bản này là một văn bản pháp lý nhằm ghi nhận toàn bộ diễn biến, nội dung cuộc họp cũng như những biểu quyết được tiến hành tại các cuộc họp các thành viên, cổ đông trong công ty. Từ kết quả ghi nhận tại Biên bản cuộc họp, công ty sẽ ban hành các nghị quyết quan trọng liên quan đến việc tổ chức, điều hành, hoạt động của công ty.

Họp Hội đồng thành viên được tiến hành theo định kỳ hoặc triệu tập theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hay các thành viên sở hữu 1 tỷ lệ phần vốn góp nhất định trong công ty. Trước khi họp, thông báo mời họp sẽ được gửi tới từng thành viên, nêu rõ thời gian, chương trình họp, địa điểm thông thường được tổ chức tại trụ sở chính của công ty.

Mẫu hợp đồng hợp tác kinh doanh mới nhất

Mẫu đơn xin chuyển công tác chuyên nghiệp nhất

Điều kiện để tiến hành họp Hội đồng thành viên

Những vấn đề được thông qua tại cuộc họp Hội đồng thành viên thông qua bằng hình thức biểu quyết bao gồm:

– Các thành viên nghe báo cáo, đưa ý kiến đóng góp, giải trình và biểu quyết về báo cáo tài chính hàng năm.

– Thông qua các ý kiến liên quan đến sửa đổi hay bổ sung Điều lệ công ty.

–  Đóng góp ý kiến và biểu quyết về phương hướng phát triển công ty.

–  Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

– Bàn bạc và đưa ra quyết định trong việc tổ chức lại bộ máy hay giải thể công ty

Trong khi họp và ghi biên bản cuộc họp giữa các thành viên công ty, cần lưu ý một số vấn đề về nguyên tắc sau:

– Điều kiện tiến hành họp hội đồng thành viên: có tổng số thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên.

– Điều kiện thông qua Nghị quyết cuộc họp Hội đồng thành viên:

 + Khi được ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành thông qua dưới hình thức biểu quyết

+ Tổng số thành viên dự họp tán thành dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản chiếm  không dưới 3/4 tổng số vốn góp.

– Điều kiện thông qua quyết định bán tài sản giá trị lớn hơn hay bằng 1/2 tổng giá trị tài sản công ty: chỉ khi các thành viên dự họp tán thành có tổng vốn chiếm 3/4 tổng số vốn góp.

– Thời gian họp Hội đồng thành viên không được phép kéo dài quá 30 ngày, tính từ ngày khai mạc.

Ngay trước khi kết thúc, biên bản cuộc họp phải được hoàn chỉnh và được các thành viên thông qua. Vậy viết biên bản này thế nào cho đầy đủ và chuẩn xác?

Mẫu biên bản chuẩn

Cách viết biên bản họp Hội đồng thành viên như thế nào?

Chủ tọa cuộc họp và thư ký ghi biên bản cuộc họp chịu trách nhiệm chính về tính chính xác và sự trung thực của các nội dung ghi trong biên bản này.

Việc soạn thảo loại tài liệu này tùy từng công ty sẽ có một số khác biệt, thêm những nội dung nhỏ nhưng về cơ bản, cần đảm bảo những nội dung chủ chốt sau:

Phần đầu

– Nêu rõ tên biên bản và tên công ty, lý do họp.

– Thời gian, địa điểm họp.

– Sơ lược thông tin công ty: tên công ty; số giấy phép kinh doanh, ngày đăng ký; trụ sở công ty; họ tên và chức vụ người đại diện công ty.

– Thông qua mục đích, chương trình họp.

– Thành phần dự họp: nêu rõ họ tên của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp và không dự họp, số vốn, tỉ lệ vốn nắm giữ của từng thành viên.

Phần nội dung chính

– Nêu ra từng vấn đề cần thảo luận thông qua.

-Tóm tắt các ý kiến phát biểu, đề xuất của các thành viên trong từng vấn đề thảo luận.

– Ghi rõ kết quả biểu quyết thông qua từng vấn đề: tổng số và tỉ lệ phiếu biểu quyết hợp lệ – không hợp lệ; tán thành – không tán thành.

– Nội dung các quyết định được thông qua cuộc họp.

Phần cuối

– Ghi ngày có hiệu lực thi hành biên bản.

– Chủ tọa, thư ký cuộc họp và các thành viên tham gia ký, ghi rõ họ tên.

Tải mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

Phần cuối cùng trong bài viết, mình xin gửi các bạn một số mẫu biên bản cuộc họp các thành viên trong công ty TNHH 2 thành viên trở lên chuẩn xác nhất cho các bạn tham khảo.

Tải mẫu biên bản họp hội đồng thành viên công ty cổ phần tại đây

Tải mẫu biên bản họp hội đồng thành viên bổ nhiệm Giám đốc tại đây

Tải mẫu biên bản họp hội đồng thành viên về việc góp vốn tại đây

Tải mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên về việc vay vốn tại đây

Tải mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn tại đây

Tải mẫu biên bản họp bầu chủ tịch Hội đồng thành viên tại đây

Hi vọng rằng bài viết giúp ích các bạn phần nào khi tìm hiểu về biên bản Hội đồng thành viên và cách soạn thảo nội dung biên bản này!