Cách sử dụng sổ nhật ký dành cho kế toán

Kế toán viên tại các doanh nghiệp sẽ theo dõi các số liệu tại các loại sổ kế toán khác nhau. Vì thế nên họ phải biết cách ghi các loại sổ sách sao cho đầy đủ, đúng và dễ hiểu nhất. Việc ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Câu hỏi cách sử dụng sổ nhật ký dành cho kế toán như thế nào có lẽ đang là câu hỏi của nhiều chuyên viên kế toán. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến các bạn cách sử dụng sổ nhật ký cho kế toán nhé.

Những nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của cách sử dụng sổ nhật ký chung.

Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng sổ nhật ký kế toán. Các bạn trước tiên cần có kiến thức về nguyên tắc, đặc trưng cơ bản hình thức ghi sổ này.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán với sổ Nhật ký chung đó là. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của doanh nghiệp đều phải được ghi vào sổ. Trọng tâm là sổ Nhật ký chung, ghi theo trình tự thời gian phát sinh, theo nội dung kinh tế. Hay còn gọi là định khoản kế toán của hoạt động, nghiệp vụ đó. Số liệu trên các sổ Nhật ký sẽ được lấy để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức của các cách sử dụng sổ nhật ký chung kế toán gồm một số loại chủ yếu sau:

• Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
• Sổ Cái kế toán
• Và các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết khác.

Hướng dẫn trình tự cách sử dụng sổ nhật ký chung

Cách sử dụng sổ nhật ký chung hàng ngày dành cho kế toán

Các chứng từ kế toán đã kiểm tra sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ sách kế toán chung. Kế toán viên cần ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trước. Sau đó căn cứ vào số liệu đó để ghi vào Sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp. Nếu doanh nghiệp có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì cũng cần ghi nghiệp vụ phát sinh đó. 

Nếu doanh nghiệp của bạn mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày. Nhân viên sẽ căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra để ghi nghiệp vụ phát sinh. Theo định kỳ 3, 5, 10… ngày hoặc cuối tháng, tiến hành tổng hợp từng sổ nhật ký tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh. Sau đó lấy số liệu này để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái kế toán. 

Cách ghi sổ nhật ký cuối tháng, cuối quý, cuối năm dành cho kế toán

Vào cuối các chu kỳ kinh tế, kế toán viên cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối. Trước khi ghi vào sổ cái và sổ chi tiết cần phải kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu. Theo nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh trên Bảng cân đối phải bằng trên sổ nhật ký chung. Hay sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán khác sau khi loại trừ số trùng lặp cùng kỳ.

Mẫu ghi sổ nhật ký chung theo quy định của nhà nước

Mẫu sổ Nhật ký chung kế toán theo Thông tư 200 của Nhà nước

Mẫu sổ S03a-DN này được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa và nhỏ.

Mẫu sổ Nhật ký chung kế toán theo Thông tư 133 của nhà nước

Mẫu sổ S03a-Dnn này được áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Hướng dẫn cách sử dụng sổ nhật ký dành cho kế toán theo các bước sau:

• Tại cột Ngày, tháng ghi sổ sẽ là ngày hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên sổ 
• Tại cột Số Hiệu sẽ điền là sổ Hiệu của các chứng từ liên quan như: số Hóa đơn. Hay số phiếu thu, phiếu chi; số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; số Giấy báo nợ, báo có và số Phiếu kế toán
• Tại cột ngày, tháng ghi ngày trên các Hóa đơn và chứng từ kế toán
• Tại cột Diễn giải: kế toán viên sẽ khái quát Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngắn gọn
• Tại cột Đã ghi Sổ Cái sẽ đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi.
• Tại cột STT dòng sẽ ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
• Tại cột Số hiệu TK đối ứng cần ghi lần lượt các tài khoản kế toán đã được sử dụng. Các tài khoản này dùng với mục đích để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Một lưu ý nhỏ khi ghi sổ phần này là tài khoản Nợ ghi trước, tài khoản Có ghi sau.
• Tại cột Nợ, nhân viên sẽ ghi giá trị bằng tiền của các tài khoản kế toán ghi bên Nợ
• Tại cột Có, nhân viên sẽ ghi giá trị bằng tiền của các Tài khoản kế toán ghi bên Có

Các công việc của kế toán hiện nay được hỗ trợ rất nhiều qua các phần mềm kế toán. Chúng đều được thiết kế sao cho phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng doanh nghiệp. Nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đúng các quy định của nhà nước đưa ra. Nên  công việc của các kế toán viên cũng trở nên đơn giản hơn, nhưng lại có thể đạt độ chính xác cao hơn. Những thông tin trong bài viết chia sẻ là những kiến thức cơ bản về cách sử dụng sổ nhật ký cho kế toán. Mong rằng những thông tin trên sẽ hữu ích và có thể giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn nhé.