Xu Hướng 3/2023 # Cách Viết Một Bức Thư Kinh Doanh (How To Write A Business Letter) # Top 8 View | Ezlearning.edu.vn

Bạn đang xem bài viết Cách Viết Một Bức Thư Kinh Doanh (How To Write A Business Letter) được cập nhật mới nhất trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Đôi khi bạn cần viết nhiều thư theo phong cách trang trọng hơn. Những dạng thư này được gọi là business letter (thư kinh doanh) và nó tuân theo một phong cách hay cấu trúc nhất định. Khi bạn làm việc cho một công ty, trước hết bạn nên kiểm tra cách viết một bức thư kinh doanh của công ty đó. Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc bắt đầu viết bức thư, hãy bắt tay làm những phần nhỏ trước. Có thể bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi viết lời kết cho lá thư của bạn trước. Hãy làm những phần mà bạn cảm thấy dễ nhất trước tiên. Trong mẫu thư kinh doanh, bạn cần lưu ý tới:

bố cục bức thư

cung cấp hoặc yêu cầu thông tin chính xác

xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng

Ví dụ về một bức thư trong kinh doanh

Global Paper Ltd 718 Castle Peak Rd, Tsuen Wan NT, Hong Kong Tel: 23456789 Fax: 23456781 12 June 20XX Michael Wong Sale Manager Startup Ltd 123 Middle Road TST Kowloon Hong Kong CHINA

Dear Mr Wong With reference to our telephone conversation yesterday, I am writing to inform you that we will post six boxes of the required labels Ref.No.101. They will arive at your company on 20 June, as you requested. I am enclosing a copy of the invoice. Please contact us again if we can help in any way. Your sincerely Arnold Brown (Signature) Arnold Brown Global Paper Ltd Sales Manager Enclosures

Địa chỉ người gửi: không bắt buộc, nhiều doanh nghiệp sử tên công ty ở đầu thư

Ngày tháng: sử dụng ngày tháng đầy đủ

Địa chỉ người nhận: cách tốt nhất là viết cho một người nhận cụ thể tại công ty. Hãy gọi cho công ty nếu bạn không biết ai sẽ là người nhận thư. Đối với thư quốc tế, hãy nhập tên quốc gia in hoa tất cả các chữ ở dòng cuối cùng.

Lời chào: Dear + tên người nhận

đoạn văn thứ 2,3: chi tiết

đoạn văn cuối cùng: phần lưu ý, nhắn gửi

: Để lại 4 dòng giữa phần kết và phần tên người gửi để kí tên. Hãy chắc chắn rằng bạn đã kí thư.

Nếu có tài liệu trong thư, hãy nhập‘Enclosures’ bên dưới phần kết. Nếu bạn có nhiều tệp đính kèm, hãy liệt kê tên các tệp đính kèm ấy.

Cấu trúc và phông chữ : Times New Roman là loại phông được chấp nhận phổ biến, dù vậy nhiều loại phông chữ khác như Arial cũng có thể được sử dụng. Hãy xem xét đối tượng của bạn khi chọn phông chữ. Không sử dụng hỗn hợp các phông chữ với nhau, đơn giản là tốt nhất. Nhìn chung, không sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn 12 vì nó rất khó đọc.

Hãy nhớ giữ cho giọng điệu của bức thư tích cực và lịch sự. Sẽ tốt hơn nếu làm cho bức thư ngắn gọn, súc tích- không dài quá 1 trang. Viết những câu ngắn. Giới hạn đoạn văn đến 4 hoặc 5 dòng.

Trong đoạn văn đầu tiên, mở đoạn một cách thân thiện và sau đó là câu văn viết về luận điểm chính. Trong đoạn thứ 2, chứng minh tầm quan trọng của luận điểm chính. Ở đoạn văn thứ 3 và những đoạn tiếp theo, tiếp tục chứng minh luận điểm với những thông tin nền, những chi tiết bổ sung. Ở đoạn kết, trình bày lại mục đích viết thư, trong vài trường hợp, yêu cầu một số hành động của bên nhận thư.

Lời chào:Dear Sir or Madam or Dear Sir/ Madam: nếu bạn không biết tên người đóDear Prof, Dr, Mr, Mrs, Miss or Ms Jones: nếu bạn biết tên người đóDear Michael: nếu bạn biết rõ người đóDear Pat Smith: nếu bạn không biết giới tính của người đóDear Ms Smith: Sử dụng ‘Ms’ cho phụ nữ nếu bạn không biết người đó đặc biệt muốn được gọi là ‘Miss’ hay ‘Mrs’

Phần lí do:I am writing to…(confirm, apologise for, to enquire about..)(Tôi viết để … xác nhận/ xin lỗi/ tìm hiểu về…)

yêu cầu:Could you possibly… (Bạn có thể …) I would be grateful if… (Tôi sẽ rất biết ơn nếu …)

đồng ý yêu cầu: I would be delighted to… (Tôi rất vui mừng …)

báo tin xấu:Unfortunately … (Thật không may …)I am afraid that… (Tôi sợ/ e rằng …)

Đoạn văn thứ 2,3 (chi tiết về lí do viết thư)

Đoạn cuối:Lời kết: I am enclosing… (Tôi đính kèm …)Lời cám ơn/ Lời ngỏThank for your help (Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn)Please contact us again if you have any problems. (Vui lòng liên hệ lại với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì.) Please contact us again if we can help in any way ( Vui lòng liên hệ lại với chúng tôi nếu chúng tôi có thể giúp đỡ bất cứ điều gì.)

Nhắc đến liên hệ trong tương lai:I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.)I look forward to meeting you next Friday. (Tôi mong được gặp bạn vào thứ Sáu tới.)I look forward to seeing you next Monday. (Tôi mong được gặp bạn vào thứ Hai tới.)

Phần kếtHoàn thành bức thưYours faithfully: nếu bạn không biết người nhậnYours sincerely: nếu bạn biết người nhậnBest wishes/ Best regards/ Kind regards : nếu người nhận là đối tác hay bạn gần gũi

Để buổi phỏng vấn của bạn tăng thành công từ 0% đến 55% bằng lá thư giới thiệu (cover letter) Làm thế nào giữa trăm ngàn lá đơn ứng tuyển gửi về, bạn trở nên nổi bật nhất.

55% nhà tuyển dụng không hề đọc lá thư giới thiệu. Tại sao vậy? Bạn nghĩ rằng viết một lá thư giới thiệu khuôn mẫu như trăm ngàn lá thư khác rồi nói hãy cho bạn công việc thì người ta sẽ xem qua sao?

Sự thật là: Nhà tuyển dụng không ở đây để biến giấc mơ của bạn thành sự thật. Họ ở đây vì bản thân họ, vì công việc của họ. Nghe thật tàn nhẫn, nhưng sự thật là họ đang tìm kiếm một người ứng tuyển phù hợp với vị trí tuyển dụng. Mang lại lợi ích và hiệu quả cho công ty là tiêu chí được đặt ra hàng đầu. Vậy chìa khóa ở đây là gì?

Hãy nói rằng: Tôi hiểu vấn đề mà công ty đang gặp phải, vì lý do đó mà tôi ở đây – Câu nói này mang lại tác dụng cho bạn và gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn vì nó chưa bao giờ được thể hiện trên bản mô tả công việc của bất kì ứng viên nào.

Khi bạn viết thư giới thiệu, hãy bắt đầu với danh sách các việc quan trọng và đặt câu hỏi cho bản thân “Tại sao? Tại sao việc này lai quan trọng với công ty”. Tiếp tục tìm hiểu cho đến khi đạt được câu trả lời. Vì bạn đâu biết được nhà tuyển dụng sẽ hỏi những gì trong buổi phỏng vấn. Sự chuẩn bị tốt sẽ là điểm cộng cho bạn so với các ứng viên khác.

Bạn đã nhận ra được vấn đề rồi, đến phần thú vị hơn nào.

Bởi vì không có nhà tuyển dụng nào nói rằng: “Tôi thích việc trả lương cho nhân viên một nghìn đô la mỗi năm”. Thử thách của bạn ở đây là nhắc nhở họ rằng vấn đề này nhạy cảm thế nào, và giải pháp cốt lõi có thể là gì? Đừng sợ việc khác biệt một chút. Hãy đặt câu hỏi khó cho nhà tuyển dụng.

Và nếu bạn là lính mới trong lĩnh vực này. Hãy đặt câu hỏi về công việc. Tìm ai đó đang làm việc ở vị trí bạn sắp được tuyển dụng, để buổi phỏng vấn của bạn được nói nhiều hơn, và chú ý cách họ nói về những thử thách mà công ty đang gặp phải.

Trong cuộc phỏng vấn, người ta thường trở nên thân thuộc với những người giải quyết các vấn đề giống như mình. Trong hồ sơ của bạn, bạn sẽ không có cơ hội – nhưng bạn có thể làm điều tốt nhất: Tinh ý sử dụng cách giải quyết tình huống của người phỏng vấn bạn, và sử dụng nó trong khi viết thư xin việc để tạo cảm giác gần gũi hơn.

Ở tình huống này, bạn đã được nhìn thấy lá đơn tuyển dụng của công ty trên bàn.

Hãy nghĩ về những điều làm phẩm chất của bạn nổi bật với vị tri này. Viết ra những thế mạnh của bạn trong thư giới thiệu và chứng minh vì sao nó phù hợp với vấn đề này. Đó là điểm cộng của bạn, điểm cộng mà không ai có thể có được.

Sau tất cả những việc này, bạn sẽ không cần phải thở dài mà nói rằng “Tôi rất hi vọng được nhận phản hồi từ công ty”. Thay vào đó, một hợp đồng với dòng chữ “Ứng cử viên tự tin, có năng lực” và lời mời từ đồng nghiệp: “Tôi rất vui khi được biết nhiều hơn về những thứ bạn cần với công việc này và tôi sẽ giúp đỡ bạn như thế nào?”… sẽ thuộc về bạn.

Boom. Chính là như vậy đó

Bạn tôi ơi, hãy tạo nên sự khác biệt.

Trong bài viết thư tiếng Anh, một phần bắt buộc luôn là lời chào hỏi để mở đầu.

Những lời chào hỏi phổ biến và thường dùng nhất khi viết thư tiếng Anh là:

Lời chào hỏi này thường bắt đầu cho những lá thư thông thường, ví dụ như đến những người bạn hoặc người thân mà bạn đã biết rõ. Ở lời chào hỏi này, nên sử dụng tên của người nhận.

Dear [Mr/Mrs/Ms Smith] : Lời chào hỏi này thường sử dụng cho những lá thư trang trọng như thư đến khách hàng, hoặc gửi cho người mà bạn biết nhưng vẫn ở tình huống trang trọng chẳng hạn. Ở lời chào hỏi này, hãy sử dụng danh xưng và họ.

Dear Sir or Madam : Lời chào hỏi này dùng cho những lá thư trang trọng tuy nhiên bạn không biết ai sẽ là người đọc nó. Thường lời chào hỏi này được sử dụng khi bạn liên hệ tới một cơ quan, tổ chức, công ty nào đó.

Phần giới thiệu trong bức thư tiếng Anh

Phần giới thiệu là nơi bạn giới thiệu về bản thân (nếu cần thiết), nói về lý do tại sao bạn viết thư, và giải thích về trường hợp của bạn.

Nếu bạn viết thư cho bạn bè hoặc người thân, bạn có thể không cần trình bày dài dòng mà nói luôn vào vấn đề.

Tip! Giới thiệu bản thân bạn với: “My name is …” không dùng “I am ….”. Cách phổ biến nhất để bắt đầu lá thư là “I am writing to ….”

Phân tích ví dụ ở trên chúng ta có thể viết “I am writing to ask you for a favour.”

Phần thân bài của bức thư trong tiếng Anh

Phần thân bài là phần chính của lá thư, nơi bạn đưa ra các thông tin chi tiết hơn cho vấn đề. Bạn cũng nên chia phần thân bài thành các đoạn văn nhỏ và mỗi đoạn văn nhỏ nên chỉ có một ý chính.

Phần thân bài của bức thư thường sẽ là phần khá dài và trong bài IELTS Writing General Task 1, bạn nên bám theo các thông tin ở trong các đề mục mà đề bài đưa cho bạn.

Để có thể viết một bức thư thật tốt, bạn sẽ cần biết cách đưa ra idea và cách sắp xếp idea thật phù hợp với bài viết bạn hãy xem bài viết Planing cho IELTS Writing Task 1 General.

Trong ví dụ ở trên, bạn sẽ cần viết phần thân bài này với các thông tin:

Nói về tình huống là bạn sẽ không thể tới lớp học.

Giải thích về việc bạn không thể tham gia kiểm tra và rất tiếc vì điều đó.

Yêu cầu về lịch kiểm tra vào thời gian khác.

Như bạn thấy, phần đề bài có 3 gạch đầu dòng rất quan trọng. Bạn cần phải chắc chắn mình trả lời tất cả 3 gạch đầu dòng này trong bài viết thư để có thể đạt được điểm cao hơn trong yếu tố đánh giá Đáp ứng yêu cầu đề bài (Task Achievement).

Bạn cũng có thể coi 3 gạch đầu dòng này là dàn ý cơ bản đầu tiên để xây dựng ý tưởng cho bài viết: dễ dàng hơn trong việc lập dàn bài cho lá thư, vì mỗi gạch đầu dòng có thể trở thành một đoạn văn.

Nếu bạn nghĩ ra thêm thông tin để viết thư, bạn hoàn toàn có thể làm điều đó. Tuy nhiên hãy chú ý đến văn phong của lá thư.

Ví dụ phần thông tin thêm là: lý do tại sao bạn sẽ nghỉ học. Đối tượng bạn viết thư gửi đến là giáo viên, vì thế cách viết văn phong của bạn cần phải trang trọng và lịch sự (đặc biệt là khi bạn hỏi xin một sự đồng thuận nào đó).

Phần kết thúc hay chữ ký là phần cuối cùng, nơi bạn sẽ kết thúc lá thư và yêu cầu lời hồi đáp, nếu thích hợp. Giống như phần mở đầu, phần kết thúc với chữ ký cũng phụ thuộc vào việc bạn viết thư cho ai.

Bạn cũng nên ghi rõ cả tên của mình ra: hoặc là ghi cả họ và tên trong một lá thư trang trọng, hoặc chỉ cần ghi tên của bạn trong lá thư không trịnh trọng. Bạn cũng không cần thiết phải thêm danh xưng [Mr, Mrs hoặc Ms] vào trước tên của bạn.

Trong ví dụ trên, chúng ta có thể viết

I apologise once again and hope I am not causing you too much inconvenience. Best regards, Samantha Student

I. Các cấu trúc câu dùng trong thư hỏi hàng

With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization.

If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines.

Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon.

Jefferson City, MO 65101

I am writing to inquire the business offerings of Samudra Industry, as I have received a leaflet on your company recently through the mailers.

I read with interest the various types of products related to home comfort and safety, and wish to enquire further about the sales offer as displayed on the leaflet. I am particularly interested in the electronic gate system which is listed as on offer during this season.

I look forward to hearing from you on my enquiry soon.

BẠN ĐANG MUỐN HỌC TIẾNG ANH THEO PHƯƠNG PHÁP MỚI NHẤT?

Đăng ký để tham gia ngay buổi học trải nghiệm cùng antoree Học Tiếng Anh trực tuyến với gia sư 1 kèm 1 ngay hôm nay .

CÁC BÀI VIẾT HỮU ÍCH LIÊN QUAN

11 Từ dễ nhầm lẫn khi sử dụng trong tiếng Anh.

Sử dụng mạo từ ( a – an – the ) trong tiếng anh thế nào cho chính xác?

Tiếng Anh Thư Tín – Cách Viết Thư Chào Hàng

10 Lý do bạn nên học Tiếng Anh ngay hôm nay!

Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Viết Một Bức Thư Kinh Doanh (How To Write A Business Letter) trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!