Văn phòng là gì? 5 mô hình thiết kế cho văn phòng mới

Nền kinh tế bắt đầu ổn định lại và có những dấu hiệu chuyển biến tích cực cũng là lúc các doanh nghiệp trở lại mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Dù thế nào, sự trở lại này cũng sẽ gặp không ít trở ngại khi thiếu đi một văn phòng để hoạt động kinh doanh.

Làm sao để tìm được một không gian làm việc vừa đầy đủ tiện ích nhưng vẫn cân bằng được chi phí hoạt động không phải là câu hỏi dễ. Nếu tìm kiếm là quá khó, hãy tự thiết kế cho mình một văn phòng ưng ý với bài viết sau nhé!

Văn phòng là gì ?

Đây là một thuật ngữ chỉ chung về một phòng một khu vực làm việc mà trong đó mọi người làm việc cùng nhau và thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính,…). Văn phòng cũng có thể hiểu là một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các công tác đối nội, đối ngoại quản lý ngân sách và nhân sự của công ty đó.

Ở một khía cạnh khác, văn phòng được hiểu như một không gian làm việc của một cá nhân hay tổ chức. Ở đó, mọi vật dụng, giấy tờ, cơ sở văn phòng được trang bị đầy đủ nhằm phục vụ cho công việc. Một số văn phòng tiêu biểu như văn phòng làm việc của một doanh nghiệp, văn phòng đại diện, văn phòng pháp lý,….

Chức năng của văn phòng là gì ?

Từ khái niệm của văn phòng, ta có thể thấy 3 chức năng chính của văn phòng như sau:

Chức năng đầu tiên văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu tập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến khác cung cấp cho ban lãnh đạo.

Chức năng thứ hai, văn phòng là đơn vị trực tieps giúp việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo thông qua các công việc cụ thể như: xây dựng chương trình kế hoạch và triển khai tổ chức các kế hoạch đó. Hơn nữa, đây cũng là nơi thực hiện các hoạt động đối ngoại như lễ tân, tổ chức hội nghị và đón tiếp đối tác, khách hàng.

Chức năng cuối cùng mà văn phòng đảm nhiệm đó là cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ cho quá trình vận hành.

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp cho công tác lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng nêu trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ trợ cho nhau.

Các mô hình văn phòng phổ biến hiện nay 

Tại thị trường Việt Nam hiện nay đang tồn tại song song 2 loại mô hình văn phòng đó là văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại. Tuy mỗi loại văn phòng đều có ưu và nhược điểm riêng nhưng nó có đặc điểm chung của văn phòng là đảm bảo được các chức năng cơ bản của một không gian làm việc. Giúp cho hoạt động kinh doanh của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.  

1. Văn phòng truyền thống

Theo trang Word Clockwise, văn phòng truyền thống là nơi bạn phải trả hợp đồng thuê hàng tháng, được tính phí theo diện tích mà bạn yêu cầu. Mặc dù đây là mô hình lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn, muốn tạo ra một môi trường văn phòng độc đáo với thương hiệu riêng của mình nhưng nó có thể rất tốn kém.

Còn theo tờ Geteverwise thì là định nghĩa văn phòng truyền thống là nơi mà các nhân viên làm việc từ thứ hai đến thứ 6 hơn 40 giờ mỗi tuần để làm việc cho một công ty.

Theo Replus, văn phòng truyền thống hiểu một cách dễ nhất là văn phòng làm việc được sở hữu và quản lý bởi một công ty duy nhất. Tại đây, môi trường làm việc được thiết kế theo phong cách truyền thống và có ít yếu tố hiện đại.  

Văn phòng truyền thống có một số đặc điểm như:

• Trang thiết bị và nội phục vụ những nhu cầu văn phòng cơ bản

• Công nghệ ít được cập nhập theo xu hướng mới và ít được áp dụng vào thực tế

• Không gian làm việc riêng tư, bảo mật tuy nhiên ít được chú trọng và được bày trí theo phong cách truyền thống với hình thức không gian kín, phân chia các khu vực làm việc bởi vách ngăn cố định

Chi phí bỏ ra cho mô hình này là khá lớn, thậm chí là rất lớn. Bởi để sử dụng mô hình này, bạn không nhưng phải trả khoản tiền thuê mà còn các chi phí duy trì văn phòng khác như tiền điện, tiền nước, internet và các loại phí bảo trì….Có thể thấy, sau 2 đợt dịch Covid-19, hàng loạt doanh nghiệp lớn bé gần như phá sản khi gánh trên vai sức nặng về chi phí, trong đó chi phí mặt bằng, chi phí văn phòng đã chiếm quá nửa.

Đối tượng sử dụng:

• Doanh nghiệp lớn có tài chính mạnh

• Doanh nghiệp cần định hình thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp riêng

• Những công ty có sự nhạy cảm về thông tin.

2. Văn phòng thông minh

Khác với văn phòng truyền thống, Văn phòng thông minh tập trung vào tính linh hoạt tạo ra một không gian làm việc năng động hơn trước đây. Mô hình này thường gắn liền với các bố trí không gian mở cùng các thiết kế đề cao sự sáng tạo hợp tác, thúc đẩy năng suất làm việc. Theo một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng, văn phòng thông minh có thể giúp tối ưu không gian làm việc đến 30%.

Văn phòng thông minh có các đặc điểm sau:

• Văn phòng ít sự bố trí không gian riêng, không gian mở, thông tháng, thân thiện.

• Nội thất hiện đại, chuyên nghiệp, bắt mắt với nhiều màu sắc.

• Sử dụng nhiều không gian phụ trợ như pantry, khu vực tiếp khách chung, khu vực thư giãn giải trí,…

Mức giá của mô hình này “phải chăng” hơn so với mô hình văn phòng truyền thống. Khi hầu hết, bạn chỉ cần trả duy nhất một khoản phí ban đầu để sử dụng dịch vụ trong suốt thời gian đăng ký. 

Đối tượng sử dụng:

• Công ty có điều kiện tài chính không cao

• Doanh nghiệp có văn hóa và đặc thù công việc cần sự kết nối cao, ít tính bảo mật.

• Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, các startup và freelancer.

3. Văn phòng ảo

Có nhiều cách để định nghĩa văn phòng ảo (Virtual Office), nhưng cách dễ hiểu nhất thì văn phòng ảo được xem như là một hình thức văn phòng cho thuê địa chỉ và thông tin liên lạc mà không cần đến diện tích thật. Doanh nghiệp được cung cấp một địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, số fax, trang web,…. 

Văn phòng ảo có đặc điểm sau:

• Nhân viên có thể linh hoạt làm việc ở bất cứ đâu mà không cần trực tiếp đến văn phòng.

• Không gian làm việc thay đổi linh hoạt.

• Địa chỉ kinh doanh thường tọa lạc ở các quận trung tâm nơi có giao thông thuận tiện như Quận 1, Quận Bình Thạnh,…

• Không gian văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại.

Chi phí thấp là thế mạnh của dịch vụ văn phòng ảo khi chỉ từ 9.900VNĐ/ngày là bạn đã sở hữu một địa chỉ kinh doanh đắc địa. Bạn không còn phải lo về các khoản phí phát sinh hay phí duy trì văn phòng

Đối tượng sử dụng: 

Doanh nghiệp mới, doanh nghiệp vừa và nhỏ có nguồn chi phí hạn hẹp nhưng vẫn mong có một văn phòng đại diện lịch sự để xây dựng hình ảnh công ty.

4. Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ là loại hình văn phòng được hình thành từ 2 yếu tố đó là cộng đồng và lợi ích. Hiểu nôm na, đây là loại văn phòng tập trung những những có cùng một nhu cầu làm việc, họ làm những công việc riêng nhưng cùng chia sẻ không gian làm việc chung. Loại hình văn phòng này đang có sức hút vô cùng lớn và là sự lựa chọn của nhiều người trẻ do tính tiện lợi và linh hoạt của nó.

Văn phòng chia sẻ có đặc điểm sau: 

• Không gian làm việc linh hoạt, rộng rãi được thiết kế với không gian mở cùng nội thất hiện đại.

• Được cung cấp đầy đủ trang thiết bị văn phòng như máy photocopy, scan,…

• Tính kết nối cộng đồng được đẩy lên cao khi có cơ hội gặp gỡ, làm việc với nhiều công ty đối tác cùng sử dụng dịch vụ.

Chi phí của mô hình này là vô cùng linh hoạt, có thể sử dụng sản phẩm theo ngày, theo  tháng, theo năm, chỗ ngồi linh hoạt hay cố định tùy vào nhu cầu doanh nghiệp.

Đối tượng sử dụng:

• Nhóm startup hay công ty nhỏ  đang cần giải quyết bài toán chi phí doanh nghiệp.

• Freelancer cần tìm một môi trường làm việc chuyên nghiệp, yên tĩnh.

• Doanh nghiệp nước ngoài đang tiến hành nghiên cứu thị trường Việt Nam.

5. Văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói là dịch vụ cho thuê văn phòng với đầy đủ tiện ích được trang bị sẵn nội thất và trang thiết bị văn phòng trong một không gian nhỏ, riêng biệt. Khi sử dụng dịch vụ này bạn có thể vào làm việc luôn bởi bên cung cấp dịch đã setup mọi thứ bạn cần cho một không gian làm việc. Văn phòng trọn gói cung cấp diện tích văn phòng đi kèm với các dịch vụ tiện ích như một văn phòng truyền thống với chi phí hợp lý nhất.

Văn phòng trọn gói có những đặc điểm sau:

• Được cung cấp một không gian làm việc chuyên nghiệp với các dịch vụ phụ trợ đi kèm và được sử dụng không gian hạn không gian chung cũng như điện và wifi

• Được sử dụng khu vực tiếp khách chung, phòng họp và khu vực lễ tân.

Văn phòng trọn gói chính là giải tối ưu chi phí, là dịch vụ cho thuê diện tích văn phòng làm việc đáp ứng nhu cầu hoạt động của một công ty. Không còn phải tốn kém chi phí thiết kế, chi phí xây dựng văn phòng và hàng loạt chi phí “không tên” khác.

Đối tượng sử dụng:

• Doanh nghiệp mong muốn một văn phòng chuyên nghiệp tọa lạc ở những nơi sầm uất nhưng chưa đủ điều kiện.

• Doanh nghiệp mới, doanh nghiệp nhỏ cần một văn phòng nhỏ để tiết kiệm chi phí.

6. Văn phòng xanh

Đây có lẽ là mô hình văn phòng nghe mới mẻ nhất nhưng thực tế văn phòng xanh đã du nhập vào Việt Nam từ 2007. Văn phòng xanh được hiểu là làm “xanh hóa” môi trường làm việc bằng cách tận dụng tối ưu cây xanh và các yếu tố tự nhiên khác như ánh sáng, nước, gió vào trong thiết kế. Bên cạnh đó, nội thất được sử dụng với vật liệu thô, mộc đem lại cảm giác “gần gũi với thiên nhiên” và đáp ứng yêu cầu thân thiện với môi trường.

Văn phòng xanh có các đặc điểm sau:

• Bố trí, sắp xếp không gian xanh khoa học

• Bố trí hệ thống cây xanh kết hợp với các yếu tố thiên nhiên khác một cách thông minh và đem lại giá trị thẩm mỹ cao.

• Nội thất văn phòng thường không được xử lý nhiều, sử dụng các vật liệu thân thiện với môi trường.

Văn phòng xanh đem lại nhiều lợi ích và giá trị không chỉ với con người mà còn với xã hội. Tuy nhiên chi phí là một điểm yếu của mô hình này. Chi phí ban đầu bỏ ra là rất lớn, khoản tiền chi cho việc thiết kế và mua sắm các thiết bị, cây cảnh văn phòng là rất lớn. Bên cạnh đó, để duy trì một không gian xanh như như vậy cũng không hề dễ dàng. 

Đối tượng sử dụng:

• Doanh nghiệp có tài chính mạnh

• Doanh nghiệp cần định hình thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp riêng

Trên đây là các loại mô hình văn phòng phổ biến tại Việt Nam, dù là văn phòng truyền thống hay văn phòng hiện đại nó đều đảm bảo được các chức năng cơ bản của một văn phòng. Bên cạnh đó, nó phải đảm bảo được tính hợp pháp, cung cấp cho doanh nghiệp đó một địa chỉ kinh doanh để liên lạc và gặp gỡ đối tác khách hàng cũng như là các thiết bị văn phòng cần thiết. 

Đó là những thông tin cơ bản giúp bạn hiểu rõ về các loại văn phòng. Để thiết kế một văn phòng với đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng nhưng vẫn tối ưu chi phí bạn cần nắm rõ nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp mình. Từ đó, doanh nghiệp đưa ra sự lựa chọn, thiết kế văn phòng sao cho phù hợp nhất. 

Hãy liên hệ với Replus để phát triển doanh nghiệp của bạn ngay bây giờ nào!

🏢 Địa chỉ 1: Tòa nhà Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM
🏢 Địa chỉ 2: Tòa nhà Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TPHCM
🏢 Địa chỉ 3: Số 1 Đường 5, Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức
🏢 Địa chỉ 4: C10 Rio Vista, 72 Dương Đình Hội, Phường Phước Long B, TP. Thủ Đức
🏢 Địa chỉ 5: 39 Đường số 10, Khu Phố 2, Phường Phú Hữu, TP. Thủ Đức
🏢 Địa chỉ 6: 244/29 Huỳnh Văn Bánh, Phường 11, Quận Phú Nhuận, TPHCM

🌐 Website: www.replus.vn – replus.com.vn
☎ Hotline:0932 678 626 – 028 6288 3088
📧 Email: [email protected]

Replus rất hân hạnh được mang đến giải pháp phát triển doanh nghiệp toàn diện dành cho bạn!

5/5 – (36 bình chọn)