Văn phòng dịch vụ là gì? Những lợi ích cần biết khi sử dụng

Hiện tại, khi tình hình kinh tế trở nên ổn định hơn sau dịch Covid, các doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với gánh nặng về chi phí. Họ vẫn đang tìm kiếm một giải pháp, và đối với nhiều người, văn phòng dịch vụ có thể cung cấp sự hỗ trợ linh hoạt với chi phí hợp lý.

1. Văn phòng dịch vụ là gì?

Văn phòng dịch vụ là không gian văn phòng được trang bị đầy đủ nội thất và trang thiết bị văn phòng cùng một loạt các dịch vụ kinh doanh khác như trả lời điện thoại, hỗ trợ thư tín, sự kiện,… Các đơn vị cung cấp sẽ cho khách hàng thuê một khoảng không gian hoặc toàn bộ tầng, cho phép họ tiếp cận không gian văn phòng riêng, sẵn sàng sử dụng với hợp đồng thuê linh hoạt

Văn phòng dịch vụ thường nằm trong các trung tâm thương mại, các khu đô thị sầm uất của các thành phố lớn. Nhờ thế, việc di chuyển của bạn sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Bạn cũng không cần phải lo lắng về các khoản phí duy trì văn phòng như tiền điện, tiền nước, phí an ninh, bảo trì,… vì các khoản phí này công ty quản lý sẽ chi trả. Ngoài không gian văn phòng, bạn có thể sử dụng các dịch vụ tiện ích mà nhà cung cấp cung cấp cho bạn ví dụ như khu vực tiếp khách chung, phòng họp, pantry,..

2. Các mô hình văn phòng dịch vụ và lợi ích

Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn các mô hình văn phòng có tính linh hoạt cao. Ví dụ như dịch vụ văn phòng ảo hay văn phòng dịch vụ thay thế cho không gian văn phòng thông thường. Loại văn phòng này với nhiều ưu điểm nổi bật không chỉ về giá, về tính linh hoạt mà còn đa dạng sự lựa chọn cho khách hàng. Dưới đây là một số mô hình của văn phòng dịch vụ đang có mặt tại Việt Nam:

Văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói là mô hình cho thuê văn phòng với đầy đủ nội thất cùng trang thiết bị văn phòng được gói gọn trong một diện tích vừa đủ. Trái ngược với các loại hình cho thuê văn phòng khác, văn phòng trọn gói cung cấp một hợp đồng thuê linh hoạt cùng một khoản phí vô cùng phải chăng và minh bạch. Bạn có thể vào làm việc ngay bới mọi thẻ đã được đơn vị cung cấp setup đầy đủ.

Lợi ích của văn phòng trọn gói:

• Hợp đồng thuê linh hoạt giúp bạn chủ động trong định hướng phát triển doanh nghiệp

• Được sở hữu một văn phòng làm việc riêng chuyên biệt, hiện đại với mức giá phải chăng.

• Được tiếp cận tất cả các phương tiện để điều hành một doanh nghiệp như lễ tân, khu vực bếp, dịch vụ bảo trì,….

• Sở hữu địa chỉ kinh doanh “đắc địa”

• Được sử dụng các thiết bị văn phòng khác như máy in, photo, scan,…

Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ là không gian làm việc chung cho phép người sử dụng dịch vụ tiếp cận với tất cả các tiện nghi và đặc quyền của một văn phòng chuyên nghiệp. Hiện tại, mô hình này phổ biến với hai hình thức là chỗ ngồi linh hoạt và chỗ ngồi cố định. Nó cung cấp một không gian làm việc hiện đại, tiện nghi và hỗ trợ nhiều tiện ích khác chỉ với mức chi phí thấp hơn rất nhiều so với việc thuê văn phòng làm việc. 

Lợi ích của văn phòng chia sẻ:

• Loại bỏ các chi phí và rủi ro tiềm ẩn của việc sở hữu một văn phòng riêng bạn chỉ cần trả tiền cho không gian mà bạn cần.

• Mở rộng mạng lưới mối quan hệ với không gian làm việc chung kết nối mọi người

• Tăng khả năng sáng tạo và năng suất làm việc cao hơn với văn hóa cộng làm việc chung và không gian làm việc thân thiện cởi mở chuyên nghiệp

• Sử dụng cơ sở vật chất, nội thất hiện đang được trang bị sẵn.

• Được sử dụng địa chỉ giao dịch và đăng ký kinh doanh.

Văn phòng ảo

Khác với những mô hình văn phòng trên, văn phòng ảo là dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh và thông tin liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế. Bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà bạn muốn. Văn phòng ảo còn cung cấp các dịch vụ bổ sung như dịch vụ lễ tân, hỗ trợ một số thủ tục pháp lý,…

Lợi ích của văn phòng ảo:

• Giúp các doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn, đáng tin cậy hơn, hợp pháp hơn với địa chỉ kinh doanh đắc địa cùng văn phòng tiếp khách chuyên nghiệp.

• Linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi

• Hiệu quả về chi phí khi chỉ cần trả tiền cho một địa chỉ kinh doanh uy tín mà không cần phải trả tiền thuê diện tích kèm theo giúp mức chi phí luôn ở mức thấp nhất

• Hợp đồng cho thuê linh hoạt

3. Chọn sử dụng văn phòng dịch vụ hiệu quả

Để chọn và sử dụng văn phòng dịch vụ hiệu quả trước hết bạn cần hiểu rõ doanh nghiệp bạn cần gì và mong muốn gì ở một dịch vụ. Bởi mỗi mô hình văn phòng phù hợp với nhu cầu và đối tượng sử dụng khác nhau.

Văn phòng trọn gói
Văn phòng chia sẻ
Văn phòng ảo

Địa chỉ kinh doanh

Địa chỉ liên hệ là trụ sở, chỗ làm việc của công ty

Địa chỉ liên hệ là trụ sở, chỗ làm việc của công ty

Địa chỉ liên hệ là địa chỉ 

Không gian làm việc

Không gian làm việc cố định

Không gian làm việc linh hoạt, rộng rãi

Không gian làm việc thay đổi linh hoạt

Chi phí

Chi phí ban đầu thấp

Chi phí linh hoạt tùy theo hợp đồng.

Chi phí thấp do chỉ thuê địa chỉ kinh doanh

Tiện ích khác

Được tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ quản trị (lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách chung,..)

Được tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ quản trị (lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách chung,..)

Được tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ quản trị (lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách chung,..)

Trên đây là những thông tin cơ bản Replus gửi đến về văn phòng dịch vụ nhằm giúp bạn hiểu hơn về loại hình văn phòng này. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp bạn có sự lựa chọn đúng đắn. Cảm ơn bạn đã đọc qua bài viết!

Xem thêm: văn phòng ảo là gì ?

5/5 – (74 votes)