Văn phòng ảo là gì? Tổng hợp thông dịch vụ văn phòng ảo năm 2021

Thông tin văn phòng ảo năm 2021 và những điều doanh nghiệp cần biết để có được giải pháp quản lý tốt nhất.

Văn phòng ảo là mô hình văn phòng đã được sử dụng hiệu quả nhiều năm qua. Tuy nhiên, nó chỉ thật sự phổ biến trong khoảng 5 năm gần đây. Đây là loại hình văn phòng được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong các chiến lược mở rộng thị trường và phạm vi hoạt động.

1. Văn phòng ảo và những thông tin cần biết

Văn phòng ảo hiện nay có quá nhiều định nghĩa thường gây bối rối cho những người lần đầu tìm hiểu về mô hình này. Trong bài viết này, Arental sẽ cung cấp tất cả thông tin khái quát nhất để độc giả có cái nhìn toàn diện và chính xác hơn về mô hình này.

1.1 Định nghĩa chính xác nhất về văn phòng ảo

Văn phòng ảo (hay còn gọi là Virtual Office- Tiếng anh) được hiểu đơn giản là một loại dịch vụ thường được cung cấp cho doanh nghiệp từ Startup đến các doanh nghiệp có quy mô lớn. Các đơn vị cung cấp dịch vụ này sẽ cung cấp cho bên thuê (cá nhân/doanh nghiệp) một địa chỉ cụ thể có thật dùng để đăng ký thành lập doanh nghiệp, mở văn phòng đại diện hoặc đơn giản là địa điểm giao dịch hợp pháp để nhận thư từ, bưu phẩm. Địa chỉ được cung cấp là các tòa nhà văn phòng hiện hữu, và hoạt động hợp pháp, đảm bảo các điều kiện pháp lý cho bên thuê. 

Chữ “ảo” trong văn phòng ảo đã thể hiện rõ tính chất của loại hình văn phòng này. Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại HCM, tức là doanh nghiệp chỉ thuê địa chỉ, và không có không gian làm việc như các loại hình văn phòng truyền thống.

Bên cạnh đó, cần phân biệt rõ mô hình văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ. Có nhiều trang cung cấp thông tin thường làm lẫn lộn định nghĩa của 2 dịch vụ này, khiến cho người đọc bị nhiễu loại thông tin.

1.2 Nguồn gốc

Xuất hiện từ trước những năm 90, sau khi Việt Nam chính thức mở cửa hội nhập những doanh nghiệp nước ngoài bắt đầu vào thị trường Việt Nam để phát triển và mở ra các văn phòng đại diện, chi nhánh nhằm phát triển thị phần. Tuy nhiên, ở giai đoạn đó vẫn chưa hình thành chính các khái niệm văn phòng ảo mà chỉ đơn thuần là cùng nhau hợp tác và cho thuê lại những phần diện tích văn phòng không sử dụng hết hoặc cho thuê vị trí đặt một bảng tên, bảng hiệu doanh nghiệp.

Khoảng 5 năm trở lại đây, khái niệm “dịch vụ văn phòng ảo” được định nghĩa rõ ràng và chính xác hơn, Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và đa dạng sự lựa chọn cho doanh nghiệp, từ vị trí , giá thuê đến các dịch vụ đi kèm như nhận thư từ bưu phẩm, hỗ trợ thủ tục đăng ký kinh doanh, khai báo thuế…

Nhất là tại thành phố HCM, từ giai đoạn 2020 đến nay nhu cầu sử dụng văn phòng ảo tăng mạnh, không chỉ vì sự tiện lợi mà còn là giải pháp tối ưu nhất để giải quyết tình hình dịch bệnh hiện tại đối với doanh nghiệp. 

1.3 Tính pháp lý

Mô hình văn phòng ảo từng gặp nhiều tranh cãi về tính pháp lý cũng như sự băn khoăn khi sử dụng của các doanh nghiệp. Trên thực thế, chưa có điều khoản nào trong hệ thống luật pháp Việt Nam quy định cụ thể về loại hình dịch vụ này.

Tuy nhiên, dưới góc nhìn và ý kiến được đưa ra từ nhiều chuyên gia, luật sư thì văn phòng ảo là loại hình văn phòng hoàn toàn hợp pháp. Hay nói cách khác, văn phòng ảo là dịch vụ không vi phạm bất kỳ quy định nào của nhà nước. Doanh nghiệp có thể tham khảo tính pháp lý của dịch vụ này tại đây 

Những vi phạm và vấn đề sai phạm khi sử dụng loại hình văn phòng này là do một số đơn vị cung cấp dịch vụ không được minh bạch, rõ ràng và không có đủ giấy tờ. Dẫn đến các rắc rối trong quá trình đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp. 

Khách hàng có quyền yêu cầu đơn vị cung cấp các loại giấy từ cần thiết để kiểm tra trước khi ký hợp đồng, hoặc có thể chọn thuê ở những bên cung cấp dịch vụ có hỗ trợ đăng ký kinh doanh để tránh được các vấn đề phát sinh không cần thiết và tiết kiệm thời gian.

2. Lợi ích của văn phòng ảo

Văn phòng ảo được các doanh nghiệp nhỏ, Startup đến cả những tập đoàn quy mô lớn lựa chọn vì 4 lợi ích chính mà loại hình này mang lại đó chính là tiết kiệm chi phí, sử dụng nguồn nhân lực hợp lý, có thể áp dụng mô hình làm việc từ xa và cuối cùng là mở rộng được quy mô, mở rộng thị phần cho doanh nghiệp.

2.1 Tối ưu chi phí

Chi phí luôn là vấn đề quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, và nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập , khả năng tài chính còn thấp. Văn phòng ảo được đánh giá là giải pháp tiết kiệm chi phí hàng đầu cho các Startup trẻ. 

Tất nhiên không thể so sánh với văn phòng truyền thống cho thuê theo diện tích, nhưng để đáp ứng được các vấn đề về pháp lý, thủ tục thành lập doanh nghiệp và lợi thế về giá, dao động từ 300-800 nghìn/tháng tùy vào đơn vị cung cấp và vị trí, chất lượng tòa nhà, văn phòng ảo thật sự là lựa chọn tốt nhất. 

2.2  Mô hình làm việc từ xa linh hoạt 

Tính chất đặc trưng của mô hình văn phòng ảo là nhân sự không làm việc tại văn phòng. Đánh giá khách quan thì đây là ưu điểm cũng là nhược điểm của mô hình này. Vì chỉ cung cấp địa chỉ kinh doanh, không cung cấp diện tích văn phòng thực tế. 

Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo thường làm việc từ xa và chỉ đến công ty để nhận thư từ, gặp gỡ khách hàng, đối tác khi cần thiết. Thời gian còn lại nhân sự có thể làm việc linh hoạt ở mọi nơi nhưng vẫn cân đối được sự chuyên nghiệp trong công việc thoải mái về thời gian, tối ưu chi phí

2.3 Nguồn nhân lực chất lượng cao

Bên cạnh vấn đề về chi phí, đối với doanh nghiệp nguồn nhân lực là vấn đề khá quan trọng. Việc có thể sử dụng nguồn nhân lực tốt nhất từ nhiều khu vực là mong muốn của nhiều lãnh đạo. Tuy nhiên, đối với mô hình làm việc trực tiếp tại văn phòng thì nguồn nhân lực tài giỏi luôn bị giới hạn theo khu vực. 

Đối với mô hình văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc online, làm việc tại nhà từ nhiều khu vực khác nhau, không giới hạn vị trí địa lý. Vì thế, doanh nghiệp có thể có được nguồn nhân lực chất lượng cao một cách dễ dàng hơn. 

2.4 Mở rộng quy mô doanh nghiệp

Việc mở rộng quy mô, thị phần là yếu tố quan trọng trong tất cả các lộ trình phát triển của doanh nghiệp. Nếu như trước kia để mở được chi nhánh, văn phòng đại diện thì cần ít nhất là 2 nhân sự và văn phòng diện tích từ 12m2 trở lên. Nhưng hiện nay, với hình thức văn phòng ảo mọi thứ đã trở nên đơn giản và tiết kiệm hơn. 

Dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh và các dịch vụ lễ tân, giao nhận thư từ cho doanh nghiệp, điều này có nghĩa doanh nghiệp có thể bớt đi một nhân sự lễ tân tại văn phòng hoặc thậm chí không cần nhân sự nào mà vẫn có thể hoạt động tốt. 

Doanh nghiệp có thể mở thêm chi nhánh tại bất cứ tỉnh thành nào, vừa có thể tăng thị phần, thuận tiện giao dịch nhưng vẫn tiết kiệm chi phí. 

3. Các mô hình văn phòng ảo

Dịch vụ văn phòng ảo tại tp.HCM , thành phố Thủ Đức hiện nay được nhiều đơn vị cung cấp, với nhiều mức giá và đa dạng các dịch vụ đi kèm. Một số đơn vị còn có sự phối hợp giữa dịch vụ văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ nhằm mang lại giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng. 

3.1 Các tiện ích cơ bản của gói dịch vụ văn phòng ảo

Đối với một gói dịch vụ văn phòng ảo cơ bản nhất thì sẽ có các tiện ích chính như :

• Địa chỉ tòa nhà cụ thể dùng để đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc dùng trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
• Bảng tên doanh nghiệp, tùy đơn vị cung cấp dịch vụ mà bảng tên của doanh nghiệp có thể đặt ở trước tòa nhà, hay đặt ở mỗi tầng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chọn những nơi cung cấp dịch vụ đặt bảng tên doanh nghiệp trước tòa nhà , vừa tạo ấn tượng với khách hàng và vừa có thể xây dựng hình ảnh. 
• Phòng họp, khu vực đón tiếp khách hàng, đối tác: Đây là tiện ích không thể thiếu của mỗi văn phòng. Việc đón tiếp đối tác đóng vai trò quan trọng nhất với doanh nghiệp. Sự chỉnh chu trong khâu đón tiếp sẽ làm nên sự thành công cho cuộc gặp gỡ.
• Lễ tân nhận thư từ bưu phẩm: Một khi là địa điểm giao dịch, trao đổi của doanh nghiệp thì việc nhận thư từ là không thể thiếu. 

Ngoài ra còn nhiều tiện ích đi kèm khác, tùy vào mỗi đơn vị cung cấp

3.2 Văn phòng ảo kết hợp với văn phòng chia sẻ

Văn phòng ảo kết hợp văn phòng chia sẻ là loại hình dịch vụ mới, giống như các combo bán kèm mà đơn vụ cung cấp tạo ra để hỗ trợ tối ưu chi phí cho khách hàng. Đây là 2 loại hình dịch vụ hoàn toàn khác nhau, bạn có thể tham khảo sự khác biệt của chúng tại đây.

Với mô hình này, doanh nghiệp sẽ có thêm lựa chọn ngoài sử dụng địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh thì còn có chỗ để nhân viên ở lại làm việc tại văn phòng. Tùy từng bên cung cấp mà giá thuê có thể dao động từ 1.5 triệu đến 2 triệu đồng/tháng.

4. Văn phòng ảo phổ biến như thế nào tại HCM

Tại thành phố Hồ Chí Minh, nơi đầu tàu kinh tế của khu vực phía Nam, số lượng doanh nghiệp lựa chọn mô hình văn phòng tiết kiệm chi phí này ngày càng tăng. Nhất là tại 3 khu vực trọng điểm như khu Đông, Nam và vị trí trung tâm

4.1 Địa điểm đặt văn phòng ảo khu Đông thành phố

Nói đến khu vực phía Đông thành phố không thể nào bỏ qua khu vực Quận 2. Thời gian gần đây Quận 2, Quận 9, Thủ Đức được sáp nhập tạo thành Thành phố Thủ Đức. Quận 2 vốn đã phát triển mạnh mẽ nay lại có thêm nhiều chính sách phát triển song hành với khu Đông. Tạo nên lợi thế và sức hút mạnh mẽ đối với các nhà đầu tư trong và ngoài nước.

Bên cạnh đó, khu vực đường Trần Não, Thảo Điền cũng là một trong những khu vực thường được các du khách, chuyên gia nước ngoài lựa chọn sinh sống. Vì thế, nhu cầu thuê văn phòng ảo Thảo Điền, văn phòng ảo Trần Não và sử dụng các dịch vụ văn phòng 

Tuy đã có sự phát triển đột phá trong thời gian ngắn, nhưng trên thực tế khi sử dụng văn phòng ảo tâm lý người Việt vẫn ưu tiên lựa chọn các khu vực trung tâm thành phố. Doanh nghiệp nước ngoài sẽ chọn sinh sống và làm việc tại Quận 2, khu Đông không chỉ vì tầm nhìn phát triển mà còn vì sự thoải mái và bầu không khí trong lành gần gũi thiên nhiên. 

4.2 Địa điểm đặt văn phòng ảo khu Nam thành phố

Giống như Quận 2, Quận 7 cũng là khu vực xa trung tâm thành phố nhưng có sự phát triển vượt bậc. Xóa bỏ đi hình ảnh vùng trũng quanh năm ngập nước, Quận 7 hiện nay nổi tiếng với các khu dân cư cao cấp, đắt đỏ nhất Sài Gòn như Khu Phú Mỹ Hưng, Khu dân cư Trung Sơn, 

Nền kinh tế khu vực này còn được đánh giá cao bởi các khu công nghiệp lớn, thu hút hàng nghìn doanh nghiệp và mang lại cơ hội việc làm cho hàng triệu công nhân. Khu chế xuất Tân Thuận,  khu công nghiệp Hiệp Phước, cụm khu công nghiệp Phú Mỹ…

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo quận 7 được cả doanh nghiệp trong và ngoài nước ưu tiên lựa chọn quan điểm của nhiều của doanh nghiệp Việt đã công nhận sự phát triển của khu vực này. 

4.3 Địa điểm đặt văn phòng ảo khu trung tâm 

Khu vực trung tâm bao giờ cũng là ưu tiên hàng đầu của tất cả doanh nghiệp khi lựa chọn thuê bất cứ loại hình văn phòng nào. Văn phòng ảo quận 1, văn phòng ảo Quận 3, văn phòng ảo Quận Phú Nhuận không chỉ mang lại sự thuận tiện mà còn góp phần nâng cao hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp. 

Tiện lợi di chuyển và đón tiếp khách hàng, ngoài ra việc sở hữu một doanh nghiệp nằm tại khu trung tâm thành phố đã phần nào xây dựng được ấn tượng, thiện cảm với đối tác. 
Đánh giá khách quan từ các chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo thì đây là mô hình văn phòng hợp pháp, tiết kiệm chi phí và mang lại sự thuận tiện cho doanh nghiệp. Kể cả doanh nghiệp trong hay ngoài nước đều có thể sử dụng. Vị trí văn phòng thật sự chưa phải là tiêu chí quan trọng nhất.  Chất lượng dịch vụ và chiến lược của chủ doanh nghiệp là yếu tố quan trọng nhất.

Quý khách có theo dõi và cập nhật thông tin dịch vụ văn phòng cho doanh nghiệp tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/arentalvietnam

Hoặc kênh Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCK8cPwnw4PZAVpc1vCyVtwg