Văn phòng ảo là gì? Tìm hiểu về loại hình quản lý kinh doanh mới

Bạn có đang thắc mắc tại sao văn phòng ảo ngày càng phát triển trong thời đại hiện nay? Bạn đang muốn tìm hiểu rõ hơn về khái niệm này? Lựa chọn hình thức kinh doanh phù hợp là một bước cực kì quan trọng khi bắt đầu thành lập doanh nghiệp và định hướng phát triển bền vững. Bài viết sau đây Nội thất Nogi sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về phong cách thiết kế văn phòng ảo mới lạ này.

Văn phòng ảo là gì?

Hiện nay, có rất nhiều công ty đã và đang bắt đầu hoạt động kinh doanh với hình thức văn phòng ảo. Khái niệm “văn phòng ảo” dần phát triển và ngày càng được giới kinh doanh sử dụng rộng rãi. Thực chất, số lượng văn phòng ngày càng gia tăng nhưng định nghĩa dành cho cụm từ này vẫn chưa được xác định rõ ràng.

Văn phòng ảo hoạt động dưới hình thức như một văn phòng đại diện, tất cả những hoạt động hay giao dịch ở đây đều sẽ được chuyển về văn phòng thực tế. Với hình thức này, người sử dụng sẽ phải thuê mặt bằng làm văn phòng đại diện, cung cấp đầy đủ các dịch vụ cơ bản mà doanh nghiệp đang làm, đảm bảo được mặt pháp lý của công ty. 

Tại đây cũng có thể trở thành nơi gặp gỡ dành cho khách hàng, đối tác. Ngoài ra, tuy gọi là văn phòng ảo nhưng tất cả các thiết bị văn phòng đều được chuẩn bị đầy đủ, đảm bảo hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra suôn sẻ nhất.

Không gian văn phòng ảo

Đối tượng thích hợp dùng dịch vụ văn phòng ảo

Sở dĩ văn phòng ảo được sử dụng rộng rãi như hiện nay bởi nó thích hợp với rất nhiều đối tượng. Nhưng đối tượng thích hợp để hoạt động kinh doanh với mô hình này có thể được kể đến sau đây:

• Doanh nghiệp đa quốc gia mới bắt đầu xâm nhập vào thị trường mới, cần không gian văn phòng vừa đủ để nhân viên hoạt động thăm dò.
• Nhóm các bạn freelancer cần không gian riêng để hoạt động tự do.
• Doanh nghiệp đang có ý định mở rộng kinh doanh ngoài thị trường ở một địa điểm mới.
• Tổ chức cần một địa điểm trung tâm, vị trí thuận lợi để quảng bá hình ảnh.
• Doanh nghiệp mới thành lập vừa và nhỏ với mong muốn tiết kiệm tối đa các chi phí.

Không gian làm việc vừa đủ tại văn phòng ảo

Sử dụng văn phòng ảo có lợi ích gì?

Tiết kiệm chi phí

Thuê một văn phòng ảo để hoạt động giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí cần thiết. Các thiết bị văn phòng như bàn, ghế, máy in, máy lạnh, wifi, camera,… đều được trang bị sẵn sàng khi bắt đầu cho thuê. 

Từ đây có thể thấy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí mua đất, xây văn phòng, sắm sửa trang thiết bị. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần thuê trọn vẹn một văn phòng với giá không quá đắt ngay cả ở khu vực trung tâm là có thể đi vào hoạt động kinh doanh dễ dàng.

Văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí

Tăng độ nhận diện và sự chuyên nghiệp

Do tiết kiệm được khá nhiều chi phí nên doanh nghiệp có thể thuê nhiều văn phòng ở các vị trí trung tâm khác nhau nhằm lan tỏa hình ảnh sản phẩm, dịch vụ của công ty đến nhiều người ở nhiều khu vực hơn. 

Bên cạnh đó, việc thuê văn phòng ảo còn có thêm dịch vụ đặt các bản hiệu tại khu vực trung tâm nhằm thu hút, tăng sự chú ý cũng như nâng cao niềm tin của khách hàng đối với công ty.

Giải quyết nhanh nhu cầu liên lạc

Khi khách hàng có nhu cầu liên lạc, việc liên hệ thông qua fax, số điện thoại, thư từ của văn phòng ảo cũng được giải quyết nhanh chóng. Ngoài ra, khi khách hàng hoặc đối tác có nhu cầu gặp trực tiếp thì cũng có thể linh hoạt tìm đến văn phòng ngay khu vực thuận tiện nhất.

Xây dựng các mối quan hệ mới

Với hình thức thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ thuê chung với rất nhiều doanh nghiệp khác chung trong một tòa nhà. Từ đó mà mối quan hệ của doanh nghiệp sẽ được mở rộng hơn. Các doanh nghiệp có thể cùng nhau chia sẻ, tổ chức gặp mặt, hội thảo,… nhằm tăng sự liên kết mà mở rộng thêm những cơ hội kinh doanh mới.

Giảm các áp lực trong công việc

Văn phòng ảo sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp giảm đi nhiều áp lực về chi phí, công sức bỏ ra để hoàn thiện văn phòng. Thay vào đó, họ sẽ tập trung tối đa vào nguồn nhân lực, quy trình hoạt động của công ty sao cho hiệu quả nhất, quan tâm nhiều hơn đến đời sống tinh thần của nhân viên, từ đó mà công ty sẽ hoạt động lâu bền và ngày càng phát triển.

Thiết bị văn phòng được trang bị đầy đủ tại văn phòng ảo

Văn phòng ảo có an toàn và hợp pháp không?

Tính hợp pháp của văn phòng ảo

“Doanh nghiệp” là một khái niệm dùng để chỉ các tổ chức có tên riêng, trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh – theo Luật Doanh nghiệp. Trụ sở chính của doanh nghiệp sẽ là nơi liên lạc của doanh nghiệp trên toàn Việt Nam, địa chỉ rõ ràng từ số nhà cho đến tỉnh/ thành phố. 

Thực tế hiện nay vẫn chưa có luật hay quy định nào cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở, vì thế mà hình thức này vẫn đang được sử dụng rộng rãi mà không trái pháp luật.

Mức độ an toàn của văn phòng ảo

Có thể nói, việc sử dụng văn phòng ảo là một hình thức kinh doanh cực kì hiệu quả và an toàn bởi những lợi ích mà nó đã đem lại. Nhờ tiết kiệm chi phí mà nhiều doanh nghiệp giảm đi gánh nặng, nỗi lo về tài chính, nguồn vốn được sử dụng để xoay sở một cách hợp lý. 

Bên cạnh đó, các tiện ích của văn phòng cũng thường xuyên được kiểm tra và bảo trì nhằm đảm bảo độ an toàn một cách tối đa. Đặc biệt trong tình hình đại dịch Covid-19 vừa qua, nhiều doanh nghiệp đang trong quá trình phục hồi kinh tế sau một thời gian dài thì văn phòng ảo là sự lựa chọn sáng suốt.

Văn phòng ảo được sử dụng rộng rãi

Lưu ý nếu có ý định sử dụng văn phòng ảo

Nếu như doanh nghiệp có ý định sử dụng văn phòng ảo để hoạt động thì nên lưu ý một số điều sau đây:

• Cẩn thận trong việc tìm kiếm công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo để hợp tác. Vì hình thức này ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nên cũng có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ. Do đó, nên lựa chọn và hợp tác với công ty uy tín nhất.
• Cần hiểu rõ và chính xác những thông tin mà nhân viên đã tư vấn để tránh mất quyền lợi của mình.
• Dù văn phòng ảo chỉ là địa chỉ giao dịch gián tiếp nhưng tất cả những thông tin tài chính của doanh nghiệp đều là thật. Vì vậy doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước theo đúng quy định của pháp luật.

Lựa chọn dịch vụ cung cấp văn phòng ảo uy tín

Tiêu chí thuê văn phòng ảo chất lượng

Thuê ở vị trí trung tâm

Văn phòng ảo là nơi để thực hiện các giao dịch hoặc gặp gỡ khách hàng, đối tác. Do đó, địa điểm văn phòng ở một vị trí đẹp là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng. Thuê một văn phòng ảo ngay ở vị trí trung tâm sẽ giúp cho hình ảnh của công ty gây được ấn tượng mạnh, củng cố niềm tin khi hợp tác với khách hàng.

Ngoài ra, thuê được một văn phòng ảo ngay tại trung tâm thành phố sẽ mang lại hiệu quả kinh doanh cực kỳ cao khi doanh nghiệp của bạn sẽ được khách hàng, đối tác đánh giá cao về mặt tài chính cũng như sự chỉn chu trong việc đầu tư.

Có bãi đỗ xe tiện lợi

Cho dù đó là một văn phòng ảo thì những tiện ích xung quanh văn phòng vẫn cần được quan tâm. Một văn phòng có bãi đỗ xe tiện lợi không những tạo sự thoải mái cho nhân viên mà còn tạo sự thuận tiện và cảm giác hài lòng cho khách hàng, đối tác.

Bãi xe tiện lợi sẽ giúp cho khách hàng, đối tác tiết kiệm được thời gian trong những cuộc gặp gỡ, cũng như không mất chi phí khi phải tìm một nơi gửi xe mỗi khi có cuộc hẹn với doanh nghiệp.

Phù hợp với ngân sách

Đối với các doanh nghiệp, ngân sách của công ty luôn được tính toán và chi tiêu sao cho hợp lí là điều vô cùng quan trọng. Nhiều công ty dịch vụ cho thuê văn phòng ảo xuất hiện đồng nghĩa với việc nhiều chi phí thuê khác nhau. Các doanh nghiệp nên cân nhắc để lựa chọn được dịch vụ cho thuê sao cho vừa phù hợp với ngân sách, vừa hài lòng đúng với mong muốn của mình.

Các yếu tố cần xem xét để cân nhắc chi tiêu ngân sách thuê văn phòng hợp lý như địa điểm, không các, các tiện ích văn phòng. Chi tiêu hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp cảm thấy thoải mái hơn và tập trung hoàn toàn vào việc nâng cao hoạt động kinh doanh.

Hy vọng rằng bài viết trên đã giúp cho các doanh nghiệp có khái niệm rõ ràng hơn cho câu hỏi “Văn phòng ảo là gì?”, đồng thời nắm được các ưu nhược điểm của loại hình kinh doanh mới này. Đừng quên tìm đến những đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín để tìm được vị trí văn phòng đẹp kèm theo nhiều tiện ích.