Văn phòng ảo là gì? Những lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo

Văn phòng ảo là gì? Hình thức bất động sản này đem lại những lợi ích gì? Là thắc mắc chung của nhiều công ty, doanh nghiệp khi có ý định sử dụng dịch vụ.

Khái niệm văn phòng ảo đã khá phổ biến tại Việt Nam trong những năm gần đây. Tuy nhiên, nó chỉ thực sự được biết đến bởi những ai quan tâm đến loại hình này. Văn phòng ảo là gì? Những công ty, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi gì khi sử dụng hình thức bất động sản này? Câu trả lời sẽ được giới thiệu trong bài viết dưới đây.
 

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là gì? Đây là một thuật ngữ mới được du nhập Việt Nam cách đây không lâu, dùng để chỉ loại hình văn phòng chỉ cung cấp địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế. Nói cách khác, văn phòng ảo là hình thức văn phòng 0m2, khách hàng chỉ cần chuyển đến đây bảng hiệu, logo của công ty mình để được nhận diện.

Hiểu một cách đơn giản, văn phòng ảo là một địa chỉ do công ty, doanh nghiệp thuê làm địa điểm kinh doanh.  Qua đó, khách hàng sẽ được hưởng mọi tiện ích mà tòa nhà cung cấp, như trang thiết bị văn phòng, bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại liên lạc, số fax…. Các nhân viên thường trực của văn phòng ảo sẽ đóng vai trò như những thư ký của công ty, trực tiếp trao đổi và gửi những giấy tờ liên quan đến cho khách hàng.
 

Thuê văn phòng ảo đang rất phổ biến trong thời gian gần đây
 

Thuê văn phòng ảo đang rất phổ biến trong thời gian gần đây

Nếu so sánh với hình thức văn phòng truyền thống thì văn phòng ảo có một điểm khác biệt rất lớn, đó chính là những nhân viên của công ty không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất kỳ đâu. Đây chính là điểm mấu chốt của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. 
 

Lợi ích mà dịch vụ văn phòng ảo đem lại

Những công ty, doanh nghiệp mới bước vào thị trường thường chọn sử dụng văn phòng ảo vì đây là biện pháp giúp họ tiết kiệm được tối đa chi phí về trang thiết bị, nhân viên hay những dịch vụ khác. Đây là lựa chọn hoàn toàn hợp lý bởi không phải công ty nào cũng đủ nguồn lực tài chính để mua một căn nhà tại những thành phố lớn như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh để đặt làm trụ sở chính.

Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí kinh doanh

Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí kinh doanh

Ngoài tiết kiệm tối đa chi phí cho trang thiết bị cần thiết và các dịch vụ văn phòng,  các công ty không cần phải chuẩn bị một số vốn lớn để sử dụng dịch vụ
– Tìm được một địa chỉ văn phòng ảo phù hợp với tính chất công việc sẽ giúp cho công ty, doanh nghiệp nhanh chóng đạt được những ý định kinh doanh. Bên cạnh đó, đội ngũ lễ tân và đại diện văn phòng sẽ xử lý các công việc được ủy quyền một cách có trách nhiệm và nhanh chóng nhất.
– Công ty, doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một số vốn để mua trang thiết bị mà vẫn được sử dụng, bởi mỗi văn phòng ảo đều được trang bị sẵn những vật dụng cần thiết cho quá trình làm việc.
 

Ngoài tiết kiệm tối đa chi phí cho trang thiết bị cần thiết và các dịch vụ văn phòng, các công ty không cần phải chuẩn bị một số vốn lớn để sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo . Với nhiều mức giá cho những chất lượng văn phòng khác nhau thì loại hình bất động sản này luôn đáp ứng đầy đủ được những tiêu chí mà khách hàng đưa ra. Bên cạnh đó, vẫn còn những tiện ích khác như:- Tìm được một địa chỉ văn phòng ảo phù hợp với tính chất công việc sẽ giúp cho công ty, doanh nghiệp nhanh chóng đạt được những ý định kinh doanh. Bên cạnh đó, đội ngũ lễ tân và đại diện văn phòng sẽ xử lý các công việc được ủy quyền một cách có trách nhiệm và nhanh chóng nhất.- Công ty, doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một số vốn để mua trang thiết bị mà vẫn được sử dụng, bởi mỗi văn phòng ảo đều được trang bị sẵn những vật dụng cần thiết cho quá trình làm việc.

Khách hàng sẽ được sử dụng đầy đủ những tiện ích sẵn có

Khách hàng sẽ được sử dụng đầy đủ những tiện ích sẵn có

– Được cung cấp số điện thoại liên lạc, số fax riêng. Kèm theo đó là là các tiện ích đi kèm như internet tốc độ cao, điều hòa hay dịch vụ vệ sinh mỗi cuối buổi làm việc…
– Không gian của văn phòng luôn được bố trí một cách khoa học và chuyên nghiệp. Từ đó giúp nâng cao chất lượng thương hiệu của công ty, doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
– Đa phần những tòa nhà cho thuê văn phòng ảo đều nằm ở những khu phố đông người, gần với nơi cung cấp các dịch vụ như nhà hàng, khách sạn hay ngân hàng… nên rất thuận tiện cho những công việc như tiếp đối tác hay khách hàng. 

Những chú ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Sau khi đã hiểu rõ khái niệm văn phòng ảo là gì cũng như lợi ích mà loại hình này đem lại thì các công ty, doanh nghiệp cũng cần nắm vững những chú ý khi sử dụng dịch vụ. Cụ thể là:
Văn phòng ảo là loại hình cho thuê chưa thật sự có những quy định rõ ràng nên lựa chọn được một địa chỉ cung cấp dịch vụ uy tín là điều vô cùng cần thiết. Hiện khách hàng có thể dễ dàng biết được đâu là những thương hiệu uy tín, đã hoạt động lâu năm trên thị trường bằng các công cụ tìm kiếm như google.

Khách hàng cần lưu ý khi tìm địa chỉ cung cấp dịch vụ

Khách hàng cần lưu ý khi tìm địa chỉ cung cấp dịch vụ

Khách hàng cần đọc và tìm hiểu kỹ những vấn đề được nêu ra trong hợp đồng thuê văn phòng ảo. Nếu có thắc mắc thì phải liên hệ ngay với nhân viên  tư vấn, tránh trường hợp sau này gặp phải những rắc rối không đáng có.
Dù là loại hình văn phòng ảo nhưng đơn vị kinh doanh vẫn cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định của pháp luật, nhà nước. Bởi văn phòng có thể là địa chỉ gián tiếp nhưng thông tin đăng ký kinh doanh, chủ sở hữu vẫn là thông tin thật.
Qua đây, những thắc mắc về văn phòng ảo là gì cũng như lợi ích mà loại hình này đem lại đã được giải đáp một cách đầy đủ và chi tiết nhất. Ngoài ra, khách hàng cần nắm vững những lưu ý khi sử dụng dịch vụ để tránh gặp phải những rủi ro không đáng có sau này.
 

Khách hàng cần đọc và tìm hiểu kỹ những vấn đề được nêu ra trong hợp đồng thuê văn phòng ảo. Nếu có thắc mắc thì phải liên hệ ngay với nhân viên tư vấn, tránh trường hợp sau này gặp phải những rắc rối không đáng có. Văn phòng trọn gói Dù là loại hình văn phòng ảo nhưng đơn vị kinh doanh vẫn cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định của pháp luật, nhà nước. Bởi văn phòng có thể là địa chỉ gián tiếp nhưng thông tin đăng ký kinh doanh, chủ sở hữu vẫn là thông tin thật.Qua đây, những thắc mắc về văn phòng ảo là gì cũng như lợi ích mà loại hình này đem lại đã được giải đáp một cách đầy đủ và chi tiết nhất. Ngoài ra, khách hàng cần nắm vững những lưu ý khi sử dụng dịch vụ để tránh gặp phải những rủi ro không đáng có sau này.