Văn Phòng Ảo – Khái Niệm, Ưu Nhược Điểm Và Tính Pháp Lí

Hiện nay, nhu cầu cắt giảm tài chính không cần thiết trở thành vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các doanh nghiệp. Điều này đã dẫn đến một xu hướng mới. Đó là dịch vụ văn phòng ảo. Vậy văn phòng ảo là gì? Ưu và nhược điểm của văn phòng ảo? Văn phòng ảo có hợp pháp không? Hãy cùng tìm hiểu về văn phòng ảo với bài viết sau đây.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là thuật ngữ chỉ một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế.
Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ mặc nhiên sở hữa “diện mạo” của một văn phòng truyền thống như:

• Thông tin doanh nghiệp: địa chỉ, số điện thoại, số fax,… tất cả đều hợp lệ

• Tiếp tân trực điện thoại, tiếp nhận thư, fax,…Sau khi tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng, thông tin sẽ được chuyển đến doanh nghiệp.

• Không gian văn phòng thực thụ: các thiết bị (phòng họp, máy in, máy fax, photocopy, phòng chờ,…) đều có sẵn.
   

Ưu điểm của văn phòng ảo?

Có thể nói ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo là tiết kiệm chi phí – đó là điều cần thiết nhất cho các doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại.

• Tiết kiệm chi phí: với hình thức thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp không phải tốn chi phí vào tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, máy lạnh,…Vì vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được số vốn lớn so với việc xây dựng hay thuê văn phòng dài hạn.

• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Các văn phòng ảo thường đặt tại trung tâm thành phố hay mặt đường chính. Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm địa chỉ đăng kí kinh doanh chính thức, thuận tiện kí hợp đồng, gặp gỡ đối tác,…Điều này tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp.

• Tối đa hóa lợi nhuận, tập trung vào kinh doanh: Thay vì hàng tháng doanh nghiệp phải chi trả các khoản phí dịch vụ, cải thiện các trang thiết bị thì với văn phòng ảo, doanh nghiệp của bạn có nhiều thời gian và trí tuệ để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
   

Nhược điểm của văn phòng ảo?

Mặc dù văn phòng ảo có nhiều ưu điểm nhưng nó cũng mang lại khó khăn cho doanh nghiệp, nhất là về mặt pháp lí

• Vấn đề pháp lí, đặc biệt là thủ tục đăng kí kinh doanh cho văn phòng ảo: Trên thực tế, việc đăng kí kinh doanh văn phòng ảo vẫn còn là vấn đề chưa được xử lí triệt để. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của mô hình này, pháp luật đang tiến hành những sửa đổi pháp lí phù hợp với nhu cầu của xã hội. Nếu như doanh nghiệp có đăng kí kinh doanh hợp lệ, có giao dịch rõ ràng với khách hàng theo đúng pháp luật thì không có khó khăn nào.

• Phải đặt lịch hẹn nếu muốn gặp gỡ đối tác, khách hàng: Địa chỉ kinh doanh của văn phòng ảo được chia sẻ bởi nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, khi doanh nghiệp cần họp hành, gặp gỡ đối tác, khách hàng thì phải hẹn trước và theo thời gian đã đăng kí. Điều đó sẽ ít nhiều gây khó khăn cho doanh nghiệp khi tiếp cận khách hàng.
   

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Theo quy định của pháp luật về việc hoạt động một doanh nghiệp hợp pháp thì: “Một doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động khi có đủ thông tin về công ty trong đó có địa chỉ số nhà, tên đường, phường, xã, thị trấn, huyện, quận, thị xã, tỉnh, thành phố, thành phố trực thuộc trung ương… nằm trên lãnh thổ Việt Nam kèm theo số điện thoại và số fax nếu có.”
Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Như vậy, văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, và pháp luật cũng không cấm trường hợp này.
Văn phòng thật hay ảo không quan trọng bằng doanh nghiệp hoạt động như thế nào. Do đó thay vị quản lý trụ sở thì quản lý con người là điều cần thiết hơn. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một người đại diện pháp luật và người này sẽ chịu trách nhiệm với cơ quan nhà nước về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Cơ quan quản lý nên tiếp cận và quản lý người đại diện pháp luật thay vì tìm cách quản lý trụ sở “văn phòng ảo” của họ. Đây là cách tiếp cận hợp lý.
 

Văn phòng ảo là một sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp trong thời buổi nền kinh tế khó khăn như hiện nay. Văn phòng ảo thật sự rất thích hợp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ trong giai đoạn thâm nhập thị trường. Qua bài viết này hi vọng quí vị đã phần nào hiểu được văn phòng ảo, ưu nhược điểm cũng như tính pháp lí của nó.