Tuyển Chuyên Viên Hành Chính – Văn Phòng làm việc tại NOVALAND GROUP

Nhiệm vụ 1: Thực hiện soát xét hồ sơ, trình ký, lưu trữ:
1.1 Kiểm soát hồ sơ trước khi đi trình ký, trình ký và theo dõi hồ sơ luân chuyển, Kiểm soát hồ sơ đúng form theo ISO;
1.2 Tổ chức lưu trữ, kiểm soát việc trích xuất đối với toàn bộ các hồ sơ ra/ vào;
1.3 Phối hợp thực hiện, kiểm soát và nhắc nhở các thành viên trong phòng lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan.

Nhiệm vụ 2: Thực hiện các công việc hành chính
2.1 Nhắc nhở các thành viên trong phòng báo cáo và tổng hợp báo cáo;
2.2 Theo dõi và thực hiện các khoản thanh khoản chi phí của phòng ban;
2.3 Quản lý Văn phòng phẩm, tài sản khu vực của PB, chấm công hàng tháng, hỗ trợ đặt VPP & NYP, thực hiện các phiếu yêu cầu, hỗ trợ nhân sự mới của phòng ban về VPP, máy vi tính/ thiết bị làm việc;
2.4 Đặt xe/phương tiện, chỗ ở cho nhân viên phòng ban khi đi công tác; Sắp xếp & đặt phòng họp; Quản lý danh sách đối tác quan trọng & liên hệ đặt hoa/ quà tặng cho đối tác của phòng ban; dịch thuật tài liệu, tổ chức cho Nhà đầu tư đi khảo sát Dự Án, đón tiếp Nhà đầu tư,…;
2.5 Theo dõi, cập nhật và phối hợp thực hiện các chương trình đạo tào nội bộ hoặc bên ngoài cho phòng ban.

Nhiệm vụ 3: Đóng dấu văn bản, hồ sơ.
– Kiểm tra thông tin trên văn bản, hồ sơ trước khi đóng dấu (tên công ty, mã số Doanh nghiệp, địa chỉ,…)
– Kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyển hoặc người được ủy quyền (đúng chức vụ, đúng chữ ký,…)
– Tiến hành đóng dấu văn bản, hồ sơ khi thông tin đã chính xác.
– Đóng dấu bên ngoài văn phòng/ngoài giờ khi có yêu cầu của Trưởng bộ phận.
– Thực hiện công tác cung cấp và báo cáo số liệu đóng dấu định kỳ/ khi có yêu cầu của Trưởng bộ phận.

Nhiệm vụ 4: Cung cấp giấy giới thiệu các Công ty
– Cập nhật giấy giới thiệu ngay khi có thay đổi pháp lý đối với từng công ty và cung cấp giấy giới thiệu các công ty đang quản lý con dấu.
– Đóng dấu và lưu file để đối chiếu khi cần.

Nhiệm vụ 5: Quản lý, bảo quản con dấu
– Quản lý con dấu các công ty theo sự phân công của Trưởng phòng, báo ngay cho Trưởng phòng khi con dấu bị hư hỏng.
– Cất giữ con dấu vào tủ và niêm phong vào cuối ngày làm việc
– Vệ sinh con dấu định kỳ không để lem mực, nhạt mực.