Trang thông tin điện tử Sở Nội Vụ

Văn thư, lưu trữ là hoạt động chuyên môn gắn liền với sự chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai, phổ biến công việc, lưu trữ thông tin, tài liệu về hoạt động của một cơ quan. Thông qua việc quản lý văn bản đi, đến, công việc trong cơ quan sẽ diễn ra theo một quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả cao. Bộ phận văn thư, lưu trữ trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho lãnh đạo cơ quan điều hành, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đúng thẩm quyền.

Hoạt động văn thư tuy đơn giản nhưng đòi hỏi phải tuân theo quy trình chặt chẽ, đòi hỏi người làm văn thư phải có tinh thần, trách nhiệm cao, phải cẩn thận và tỷ mỷ trong công việc bởi hàng năm với số lượng văn bản đến và đi lớn cùng với những nhiệm vụ chuyên môn khác. Trước những yêu cầu của công tác cải cách, hiện đại hóa nền hành chính, việc quản lý và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước đã đặt ra mỗi cơ quan, đơn vị phải đổi mới công tác văn thư, lưu trữ để đáp ứng các yêu cầu đó.

Trong những năm qua, thực hiện chỉ đạo của UBND quận Thanh Khê, bộ phận văn thư, lưu trữ đã tham mưu UBND phường An Khê áp dựng một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của phường trong trong thời gian qua như sau:

(1) UBND phường đã tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn, nắm vững nghiệp vụ và sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng.

(2) Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; chú trọng đến tập huấn về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản và lập hồ sơ công việc cho đội ngũ công chức, người hoạt động không chuyên trách của phường.

Chủ tịch UBND quận Thanh Khê tặng Giấy khen đạt giải Nhất

tại Hội thi soạn thảo văn bản cấp phường (2014)

(3) Căn cứ kế hoạch văn thư, lưu trữ hàng năm của thành phố, của quận, UBND phường xây dựng các nội dung chi tiết, đưa ra các giải pháp cụ thể để triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại phường. Theo đó, định kỳ hàng tháng, quý lãnh đạo UBND phường tiến hành rà soát, đánh giá tình hình thực hiện từng nội dung theo kế hoạch đề ra để cuối năm hoàn thành tât cả các nội dung theo đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng, hiệu quả cao.

(4) Tập trung làm tốt công tác tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản cũng như sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ, bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định. Trong đó, việc tiếp nhận và giải quyết văn bản đến được cập nhật thông tin đầy đủ, khi chuyển giao văn bản cho công chức chuyên môn xử lý có Sổ chuyển giao cụ thể, chi tiết đảm bảo không để xảy ra tình trạng thất lạc văn bản. Ngoài ra, trong năm 2015, UBND phường đã ban hành quy định thời gian xử lý văn bản đến, từ đó bộ phận, công chức được giao xử lý văn bản đều nghiêm túc thực hiện đúng thời gian quy định, không để xảy ra tình trạng hồ sơ trễ hẹn. Đây là công việc được lãnh đạo UBND phường đặc biệt chú trọng và xử lý nghiêm khắc xử lý các trường hợp vi phạm.

(5) Hàng năm, lãnh đạo UBND phường quan tâm bố trí kinh phí, đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ như bìa hồ sơ, cặp ba dây, hộp hồ sơ, giá kệ đựng tài liệu, các văn phòng phẩm khác có liên quan. Ngoài ra, còn trang bị các thiết bị hiện đại như máy hủy tài liệu, máy tính có cấu hình cao, máy photocopy…; sửa chữa kho lưu trữ cơ quan đảm bảo theo quy định.

Máy hủy tài liệu tại UBND phường An Khê

(6) Người làm công tác văn thư, lưu trữ đã tập trung, thực hiện tốt công tác chỉnh lý và thu thập tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan. Việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ có hệ thống, khoa học và thuận lợi trong việc tìm kiếm tài liệu khi có yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong kho.

Kho lưu trữ tại UBND phườngAn Khê

Và cuối cùng là công tác khen thưởng và kỷ luật các vấn đề liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Nội dung về tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cùng với việc lập hồ sơ công việc, xử lý văn đến đúng thời gian quy định được UBND phường đưa vào Quy chế xét thi đua, khen thưởng nội bộ của cơ quan, từ đó Hội đồng Thi đua – Khen thưởng phường sẽ xem xét, đánh giá xếp loại công chức theo định kỳ hàng quý. Trường hợp công chức để xảy ra tình trạng trễ báo cáo, không lập hồ sơ công việc, soạn thảo văn bản không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày; trên cơ sở theo dõi của công chức Văn phòng – Thống kê, lãnh đạo UBND phường phê bình các công chức vi phạm tại cuộc họp giao ban và bị trừ điểm trong việc xét khen thưởng hàng quý.

Với những cách thức, giải pháp nêu trên, trong những năm vừa qua UBND phường đều được UBND quận Thanh Khê đánh giá cao và tặng nhiều Giấy khen khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.

Chủ tịch UBND quận Thanh Khê tặng Giấy khen

trong công tác văn thư, lưu trữ cho UBND phường An Khê (2014)

Có thể thấy, cơ quan luôn quan tâm thực hiện tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của của cơ quan đó được thông suốt. Do vậy, mỗi công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa xuất những giải pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.

Bùi Thị Thanh Hà

Công chức Văn phòng – Thống kê, UBND phường An Khê