Tổng quan về pháp chế doanh nghiệp – TNTP

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ý thức được vai trò của bộ phận pháp chế và có nhu cầu tuyển dụng nhân sự pháp chế. Pháp chế doanh nghiệp cũng là ngành nghề được rất nhiều sinh viên luật lựa chọn sau khi tốt nghiệp đại học bởi lẽ thu nhập cho vị trí pháp chế được đánh giá là ổn định, thường cao hơn thu nhập của đại bộ phận chuyên viên, nhân viên làm việc tại công ty luật hay văn phòng luật. So với các công việc khác tại doanh nghiệp như hành chính nhân sự, thư ký, trợ lý,… nhân sự pháp chế doanh nghiệp được làm các công việc đúng với chuyên ngành luật. Để giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về nghề pháp chế doanh nghiệp, trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ phân tích khái quát các công việc của nhân viên pháp chế doanh nghiệp.

1. Pháp chế doanh nghiệp là gì?

Pháp chế doanh nghiệp được hiểu là vị trí có vai trò soạn thảo, xây dựng các quy tắc, quy định trong nội bộ doanh nghiệp đồng thời điều tiết, kiểm soát đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật, cũng như các quy định nội bộ của doanh nghiệp. Pháp chế doanh nghiệp bao gồm hai loại là pháp chế nội bộ và pháp chế thuê ngoài.

2. Pháp chế nội bộ tại doanh nghiệp

Pháp chế nội bộ là bộ phận đầu mối phụ trách giải quyết các vấn đề pháp lý của một doanh nghiệp. Pháp chế nội bộ bao gồm một hoặc một nhóm luật sư, nhân viên/ chuyên viên tư vấn làm việc trong doanh nghiệp theo cơ chế hợp đồng lao động. Cơ cấu của bộ phận pháp chế nội bộ thường đa dạng, tùy theo quy mô, nhu cầu của doanh nghiệp. Công việc của nhân viên pháp chế tại mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp.

Xét về lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, khi làm việc tại công ty xây dựng, nhân viên pháp chế thường phụ trách tư vấn điều kiện pháp lý của dự án đầu tư, điều kiện pháp lý của nhà thầu; rà soát hợp đồng về thi công xây dựng, hợp đồng mua sắm vật tư, thiết bị, hợp đồng cung cấp nhân lực, thiết bị thi công,… Còn khi làm pháp chế tại công ty sản xuất, buôn bán hàng hóa, công việc chính của nhân viên pháp chế thường là đàm phán, soạn thảo, rà soát hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ,…; đăng ký, giải quyết tranh chấp về quyền sở hữu trí tuệ;…

Xét đến quy mô doanh nghiệp, doanh nghiệp có quy mô lớn thường có bộ phận pháp chế riêng biệt, nhiều doanh nghiệp còn phân chia thành bộ phận pháp chế và bộ phận kiểm soát nội bộ. Công việc pháp chế đã được chuyên môn hóa và các doanh nghiệp này đã xây dựng hệ thống văn bản nội bộ. Nhân viên pháp chế mới sẽ được hướng dẫn và làm việc dựa trên các hệ thống văn bản nội bộ đã có của doanh nghiệp. Còn công ty có quy mô nhỏ hầu như không có nhân viên pháp chế hoặc có thì số lượng cũng ít, nhân viên pháp chế thường phải tự tạo lập, xây dựng hệ thống văn bản nội bộ của doanh nghiệp. Một số nhân viên pháp chế ngoài làm các công việc liên quan đến luật còn phải kiêm nhiệm cả công việc của hành chính nhân sự như phụ trách về bảo hiểm, lương của người lao động, văn thư – lưu trữ,…; kế toán; xuất nhập khẩu;…

Tuy nhiên, công việc của nhân viên pháp chế có những điểm chung nhất định, được phân loại gồm những nhóm công việc sau:

Công việc liên quan đến hỗ trợ hoạt động quản lý, điều hành nội bộ doanh nghiệp

• Soạn thảo, chuẩn bị tài liệu, thủ tục pháp lý và tổ chức các cuộc họp Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, và Đại hội đồng cổ đông;
• Sửa đổi Điều lệ doanh nghiệp; Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị, Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát và các Quy chế khác theo quy định của pháp luật;
• Tư vấn các thủ tục về bầu, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý doanh nghiệp;
• Xây dựng quan hệ cổ đông và quản lý cổ đông;
• Xây dựng hệ thống văn bản quản trị nội bộ và kiểm soát việc tuân thủ hệ thống văn bản này;…

Công việc liên quan đến hỗ trợ hoạt động quản lý lao động

• Xây dựng hệ thống văn bản nội bộ về lao động như hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật thông tin, hợp đồng đào tạo, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế lương, thưởng;…
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục quản lý lao động như: tuyển dụng, thử việc, giao kết, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động, tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động,…;
• Hỗ trợ thực hiện thủ tục xử lý kỷ luật lao động, buộc người lao động bồi thường thiệt hại;…

Công việc liên quan đến tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp, người quản lý, các phòng ban và nhân sự trong doanh nghiệp

• Tư vấn các vấn đề pháp lý để người có thẩm quyền ra quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp;
• Tiếp nhận và xử lý các vấn đề pháp lý của các phòng ban trong doanh nghiệp như mua bán, thuế, nhân sự,…;
• Cập nhật văn bản pháp luật, chính sách pháp luật liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra định hướng cho doanh nghiệp;…

Công việc liên quan đến hợp đồng, giao dịch của doanh nghiệp

• Tham gia họp cùng người đại diện doanh nghiệp, phòng ban với đối tác, khách hàng về kinh doanh, dự án, giao dịch;
• Tư vấn, soạn thảo hoặc hỗ trợ soạn thảo các dự thảo hợp đồng, biên bản hợp tác;
• Đàm phán, soạn thảo, rà soát hợp đồng;…

Công việc liên quan đến hoạt động tranh tụng đối với các tranh chấp phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp

• Nghiên cứu hồ sơ, tư vấn cho doanh nghiệp về việc khởi kiện;
• Thu thập chứng cứ, tài liệu, chuẩn bị và nộp hồ sơ khởi kiện, nộp tạm ứng án phí;
• Đại diện doanh nghiệp tham gia các buổi thương lượng, hòa giải tiền tố tụng; phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải tại Tòa án; phiên tòa sơ thẩm tại Tòa án, phiên họp giải quyết tranh chấp tại Trọng tài thương mại;
• Tư vấn, thực hiện thủ tục kháng cáo bản án của Tòa án và tham gia tố tụng tại cấp phúc thẩm;
• Yêu cầu thi hành án đối với bản án/quyết định của Tòa án, phán quyết của Trọng tài thương mại;…

Công việc liên quan đến việc đại diện thực hiện các công việc ngoài tố tụng

• Thủ tục xin cấp các loại giấy phép, giấy chứng nhận;
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước khi có yêu cầu;…

3. Pháp chế thuê ngoài

Pháp chế thuê ngoài được hiểu là bộ phận pháp chế nằm ngoài doanh nghiệp (phổ biến là công ty luật, văn phòng luật) được doanh nghiệp thuê để cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp. Pháp chế thuê ngoài thường được sử dụng khi doanh nghiệp không có pháp chế nội bộ hoặc kể cả khi doanh nghiệp đã có pháp chế nội bộ thì trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải sử dụng dịch vụ pháp chế thuê ngoài.

Đối với doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế, do doanh nghiệp không có nhân viên am hiểu các quy định về pháp luật nên các rủi ro về mặt pháp lý rất dễ xảy ra và bộ máy tổ chức của doanh nghiệp không thể hoạt động một cách thuận lợi. Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên của công ty luật/ văn phòng luật để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn hiệu quả và đúng quy định pháp luật. Ngoài ra, một số doanh nghiệp mặc dù đã có bộ phận pháp chế riêng nhưng vẫn phải thuê luật sư hoặc tìm đến công ty luật khi gặp vấn đề pháp lý. Ví dụ, doanh nghiệp cần giải quyết các công việc liên quan đến tranh tụng, công việc mà pháp chế nội bộ không có thế mạnh, công việc yêu cầu chuyên môn sâu như thuế, đầu tư, M&A,…

Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, các công việc mà công ty luật/ văn phòng luật có thể thực hiện bao gồm:

• Soạn thảo, rà soát hợp đồng, thỏa thuận, cam kết hoặc các loại tài liệu khác mà doanh nghiệp cung cấp;
• Tìm hiểu, nghiên cứu các quy định của pháp luật để rà soát rủi ro, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp là phù hợp với quy định pháp luật;
• Tư vấn pháp lý các vấn đề mà doanh nghiệp yêu cầu;
• Tham gia các buổi họp với doanh nghiệp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
• Các công việc khác phát sinh theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Pháp chế là công việc “âm thầm”, không mang lại doanh số có thể nhìn thấy trực tiếp như bộ phận sales, marketing,… Tuy nhiên, pháp chế giữ vai trò “gác cửa” cho vấn đề tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, dự phòng/ ngăn ngừa/ hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp. Do không có bộ phận pháp chế nên nhiều doanh nghiệp đã thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật, dẫn đến việc phải tìm văn phòng luật, công ty luật để giải quyết các hệ lụy về pháp lý. Do vậy, các doanh nghiệp cần có cái nhìn mới về tầm quan trọng của công việc pháp chế mà từ đó tuyển dụng nhân sự pháp chế nội bộ hoặc sử dụng dịch vụ pháp chế thuê ngoài phù hợp.