Văn phòng đại diện: Chức năng và thủ tục làm văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng.

Tuy nhiên, nhiều cá nhân cũng như doanh nghiệp không có khái niệm cụ thể văn phòng đại diện là gì – Chức năng cụ thể ra sao?. Điều này thực sự nguy hiểm vì có thể đem tới rủi ro cho các doanh nghiệp.

Xem ngay: Hanoi Office hỗ trợ doanh nghiệp các thủ tục từ a-z khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Chính vì vậy đây là những kiến thức cần thiết cho các doanh nghiệp trước khi thành lập một văn phòng đại diện để đảm bảo hiệu quả kinh doanh cũng như có thể “rút lui” nếu thị trường đó không hiệu quả.

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?

“Văn phòng đại diện”, rất nhiều người đã từng nghe đến khái niệm này thường nghĩ rằng chi nhánh và văn phòng đại diện là một khái niệm chung, chỉ khác nhau về tên gọi. Tuy nhiên, hai thuật ngữ này hoàn toàn khác nhau cả về hình thức lẫn chức năng, nhiệm vụ.

Theo Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định rằng:“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”.

Có thể hiểu rằng Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, nên mọi hoạt động về kê khai thuế, xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý.

Nếu chủ sở hữu chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để dễ dàng trong quá trình giao dịch với các đối tác mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời, thành lập Văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp nhất.

CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Chức năng của văn phòng đại diện bao gồm 10 chức năng chính và các chức năng quan trọng khác như: Có được kí kết hợp đồng không? Có được tự xuất hóa đơn không? Có sở hữu con dấu riêng không? Có mã số thuế riêng và tư cách pháp nhân riêng không?… Hanoi Office sẽ giúp các doanh nghiệp nắm rõ được từng chức năng chính một cách cụ thể và chi tiết nhất.

Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

10 Chức năng chính của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:

1. Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
2. Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
3. Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
4. Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
5. Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
6. Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
7. Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
8. Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
9. Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
10. Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

Căn cứ theo Luật Thương mại năm 2005 Điều 18 khoản 3: “Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.”

Trường hợp là đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: Theo nghị định 72/2006/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại điều 20 khoản 3: “Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.”

Đối với trường hợp này thì người đứng đầu văn phòng đại điện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam có thể giao kết hợp đồng mua bán nếu được sự ủy quyền bằng văn bản của Công ty. Việc ủy quyền sẽ phải bằng văn bản và chỉ cho từng lần giao kết hợp đồng.

Như vậy văn phòng đại diện không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng trừ trường hợp đó là văn phòng đại diện của thương nhân, công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Ngoài lưu ý quan trọng về thẩm quyền nêu trên khi tham gia giao dịch và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần tham khảo về điều lệ, quy chế công ty của các doanh nghiệp thành lập để hiểu rõ hơn về thẩm quyền và hoạt động của chủ thể này, nhằm bảo vệ tốt nhất quyền lợi của mình.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không

Trong quá trình kinh doanh, khi đối tác muốn kí hợp đồng làm ăn, một văn phòng đại diện hợp pháp có được xuất hóa đơn không? Căn cứ theo điểm b, khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về việc xuất hóa đơn như sau:

” Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.

Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.”

Tìm hiểu thêm: Văn phòng giao dịch khác văn phòng đại diện ở điểm nào?

Có thể nói, việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Do vậy, văn phòng này không có hoạt động thu chi vì thế sẽ không tiến hành khai thuế.

Nếu trong trường hợp có phát sinh việc mua hàng hóa và trực tiếp thanh toán để phục vụ cho mục đích hoạt động thì hóa đơn có thể xuất mang tên văn phòng đại diện và sau đó hóa đơn sẽ được chuyển về cho trụ sở chính để tiến hành kê khai thuế.

Còn nếu trong trường hợp phát sinh việc mua hàng hóa nhưng những chi phí ấy do trụ sở chính trực tiếp thanh toán thì trên hóa đơn sẽ ghi thông tin của trụ sở chính tại tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế người mua”.

Văn phòng đại diện có con dấu riêng không?

Dựa theo khoản 6, Điều 4 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu quy định quy định về các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy: “Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư, Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này được sử dụng con dấu”.

Như vậy, văn phòng đại diện hoàn toàn có quyền được đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động. Và thủ tục đăng ký con dấu sẽ được tiến hành tại cơ quan Công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sở tại.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Căn cứ vào Điều 92.4 của Bộ luật dân sự: “Văn phòng đại diện, chi nhánh không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền.”

Dựa theo Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2005, thì một tổ chức được công nhận là pháp nhân phải thỏa mãn 4 điều kiện: Được thành lập hợp pháp; Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; Có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; Nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập.

Như vậy có thể khẳng định văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân theo luật pháp Việt Nam hiện hành.

Văn phòng đại diện có mã số thuế không?

Đối với việc được cấp mã số thuế, văn phòng đại diện có mã số thuế vì nó vẫn phải tự động đóng 2 loại thuế đó là Thuế môn bài và Thuế thu nhập cá nhân. Dựa vào các quy định và hướng dẫn của pháp luật, cụ thể dựa vào quy định tại điểm c khoản 3 Điều 3 Thông tư 80/2012/TT-BTC thì mã số thuế được cấp như sau:

“c) Mã số thuế 13 số (N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 N11N12N13) được cấp cho:
Các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có phát sinh nghĩa vụ thuế kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế;”

Căn cứ vào quy định trên thì văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký mã số thuế, việc đăng ký mã số thuế được thực hiện theo quy định tại thông tư 80/2012/TT-BTC.

Chính vì vậy doanh nghiệp mở văn phòng đại diện và có hoạt động kinh doanh hay thay mặt công ty để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán công nợ từ hoạt động kinh doanh của công ty thì phải nộp thuế môn bài. Còn trong trường hợp doanh nghiệp thành lập với mục đích trưng bày, giới thiệu sản phẩm và không có bất kỳ hoạt động kinh doanh nào trên thực tế thì không phải nộp thuế môn bài.

THỦ TỤC LÀM VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Hanoi Office xin cung cấp đầy đủ thông tin về thủ tục xin thành lập một văn phòng đại diện như sau:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký)
• Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Với Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Với Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
• Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên);
• Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác);
• Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;

Cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết là: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

Thời giạn giải quyết thủ tục xin thành lập: 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập hoạt động văn phòng đại diện.

Mỗi đơn vị phải lập và nộp đầy đủ các biểu mẫu báo cáo và các thủ tục liên quan trong thời gian nhất định để tránh phát sinh các khoản phạt từ các cơ quan nhà nước.

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KHÁC GÌ SO VỚI VĂN PHÒNG GIAO DỊCH?

Theo Điều 42 quy định văn phòng giao dịch là nơi tiếp nhận vụ, việc theo yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, theo quy định này văn phòng giao dịch không được phép thực hiện việc cung cấp dịch vụ pháp lý. Theo tại Khoản 3 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, văn phòng giao dịch được hiểu là địa điểm kinh doanh – nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Văn phòng đại diện:

• Không có chức năng kinh doanh, không phải nộp lệ phí môn bài
• Thành lập phức tạp hơn cần họp hội đồng quản trị và ra quyết định
• Có thể có con dấu riêng, có mã số thuế riêng là mã số doanh nghiệp kèm theo 001 002 ….

Văn phòng giao dịch: 

• Có thể đặt được nhiều tên khác nhau (văn phòng giao dịch, kho hàng)
• Đóng lệ phí môn bài 1.000.000 VNĐ/năm
• Không có mã số thuế riêng, không có dấu riêng
• Có thể dùng để hoạt động kinh doanh
• Thủ tục thành lập đơn giản chỉ cần thông báo tới sở KHĐT

Hy vọng những thông tin Hanoi Office cung cấp sẽ giúp bạn có những thông tin cần thiết và chính xác nhất về khái niệm, chức năng cũng như các thủ tục cần có khi thành lập một văn phòng đại diện. Có thể nói, văn phòng đại diện mang rất nhiều chức năng, nhiệm vụ về mặt hành chính, và có thể đóng vai trò hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp.

Đừng bỏ lỡ: Coworking Space – Hanoi Office chuẩn hiện đại – Chuẩn tiết kiệm – Giá chỉ từ 800k/ tháng

Hãy click vào khung chat hoặc liên hệ trực tiếp qua số điện thoại: 085.339.4567 –  0904.388.909 để Hanoi Office giải đáp mọi thắc mắc của bạn về “Văn phòng đại diện” một cách nhanh nhất, chính xác nhất.