Tìm hiểu tất tần tật về Business center là gì?

Business center là gì? Đây là bộ phận “hậu phương” quan trọng đảm nhận và phụ trách những hạng mục công việc trong khách sạn. Và trước khi chọn một cái nghề, quyết định gắn bó với chúng một cách lâu bền thì việc nắm vững những kiến thức về Business center là gì? 

Cơ hội việc làm như thể nào? Yêu cầu dành cho nhân viên của tổ dịch vụ văn phòng khách sạn là gì?… Tất cả những vấn để xoay quanh Business Center sẽ được giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.

Giải đáp Business center là gì?

Business center là gì?Theo nhiều khảo sát kiến thức về ngành Business Center ta nhận thấy rằng không quá nhiều người biết về sự hiện diện của bộ phận này tại khách sạn. Vì sao vậy?

Đây là công việc có tính chất âm thầm, lặng lẽ làm hậu phương vững chắc hỗ trợ mang tới dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Business center là gì? Trong ngành khách sạn, nó có nghĩa là tổ dịch vụ văn phòng hay trung tâm thương vụ, đảm nhận và phụ trách những hạng mục công việc liên quan đến văn phòng của khách sạn (gửi – kiểm tra fax, email, giấy tờ,…)

→ Tham khảo sản phẩm Casadio tại đây!

Thường thì những khách sạn cao cấp 4-5 sao mới có bộ phận Business center riêng biệt. Còn tại những khách sạn nhỏ hơn thì công việc của bộ phận này sẽ được sáp nhập cùng các bộ phận tiền sảnh khách sạn (Font office – FO).

Business center sẽ hỗ trợ kết nối hoạt động giữa các phòng, các bộ phận trong khách sạn. Đồng thời, tiếp nhận kịp thời những phản hồi của khách hàng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, mang tới dịch vụ tốt nhất.

Chức năng của nhân viên Business center là gì?

• Chức năng của nhân viên Business center là gì? Business center thực hiện vai trò phục vụ những dịch vụ văn phòng cho khách thuê phòng liên quan đến fax, email, giấy tờ,…
• Tiếp nhận những yêu cầu về phiên dịch, thông dịch, phương tiện di chuyển, vận tải,… cho khách hàng khi sử dụng các dịch vụ lưu trú tại khách sạn.
• Góp phần hỗ trợ công tác xây dựng thương hiệu, truyền thông khách sạn.
• Kiểm tra, giám sát, bảo quản trang thiết bị tại phòng business center như: máy in, máy tính, máy fax, … phát hiện lỗi, hỏng để có phương án giải quyết kịp thời, đảm bảo sự tiện ích cho khách hàng khi lựa chọ dịch vụ tại khách sạn.
• Chuẩn bị tài liệu, tham gia những cuộc họp, thảo luận, hội nghị,… của các bộ phận khách sạn.

→ Tham khảo sản phẩm máy xay sinh tố Omniblend tại đây!

Yêu cầu đối với nhân viên business center trong công tác

Business center là gì? Nhân viên tổ dịch vụ văn phòng khách sạn phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu sau:

• Hoàn thành khóa học nghiệp vụ quản lý khách sạn và có bằng cấp, chứng chỉ nghiệp vụ khách sạn
• Có tinh thần trách nhiệm với công việc phục vụ khách hàng, tính cách thân thiện, nhiệt tình, vui vẻ, chịu khó, ham học hỏi,…
• Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng (ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản): word, excel, powerpoit, …
• Có kỹ năng Tiếng Anh giao tiếp tốt nhằm tiếp nhận những yêu cầu của khách hàng.
• Biết sử dụng các thiết bị như máy fax, máy in, photocopy, …
• Sử dụng thành thạo 1-2 loại ngoại ngữ nhằm phục vụ cho nhu cầu dịch thuật cho khách thuê.
• Là một lợi thế nếu có kinh nghiệm làm nhân viên chăm sóc khách hàng.

Quy trình làm việc của Business center là gì?

Quy trình làm việc của Business center là gì? Quy trình làm việc của nhân viên tổ dịch vụ văn phòng khách sạn bao gồm:

• Khi tiếp nhận yêu cầu của khách, nhân viên phải đề nghị khách cung cấp và ghi lại số fax/địa chỉ/email/số điện thoại và tổng số tài liệu cần gửi. Sau đó xác nhận lại với khách hàng trước khi thực hiênk
• Trường hợp một tài liệu cần gửi đến hai hoặc nhiều địa chỉ, hoặc nếu địa chỉ thứ hai trở đi có gộp thêm tài liệu mới, thì nhân viên dịch vụ văn phòng khách sạn phải xác nhận bằng cách viết ra giấy đầy đủ chi tiết đúng theo yêu cầu của khách.
• Business center thực hiện thông báo giá cước vận chuyển và hỏi hình thức thanh toán trước khi gửi tài liệu cho khách
• Để bảo đảm phòng tránh nguy cơ thất lạc, lỗi vận chuyển, thông thường nhân viên phải đề nghị sao chụp lại trước khi gửi đi.

→ Xem thêm trà làm trà sữa tại đây!

• Ghi đầy đủ họ tên khách, số buồng đang ở, số fax/địa chỉ cần gửi, số trang và ngày giờ gửi tài liệu vào sổ gửi
• Khi nhận được tín hiệu, thông tin,… tài liệu không chuyển được thì gưng gửi, ít phút sau sẽ gửi lại. Vẫn không chuyển đi được thì cần báo khách để xem lại số fax, địa chỉ
• Khi tài liệu gửi xong thì báo khách kèm gửi trả tài liệu, với fax cần đính kèm tờ activity report được in tự động từ máy fax. Trong trường hợp không có sự hiện diện của khách hàng thì cho tài liệu vào phong bì niêm phong và phía ngoài cần ghi rõ tên khách, số buồng, số trang của tài liệu,… rồi chuyển giao cho nhân viên phụ trách hành lý (bellman)  để gửi trả vào buồng khách ở khách sạn.
• Thực hiện ghi vào sổ giao nhận của bộ phận Hỗ trợ khách hàng (Concierge)
• Business center ghi hóa đơn thanh toán (ngày tháng, tên khách, số buồng, loại dịch vụ, số tiền,…). Nhân viên dịch vụ văn phòng tiến hành ký của lên hóa đơn và xin chữ ký của khách khách hàng rồi chuyển qua khu vực quầy thu ngân tại tiền sảnh.

Bài viết Mở ra cơ hội việc làm mới khi cùng giải đáp “Business center là gì?”, hi vọng sẽ mang tới bạn những thông tin hữu ích về ngành dịch vụ văn phòng khách sạn. Business center là gì? Đây là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của khách sạn và đảm bảo quá trình xử lý công việc văn phòng chuyên nghiệp.

————–

TAM LONG GROUP

• Địa chỉ: 150/7/6 Nguyễn Trãi, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 028 7303 6878
• Website: https://tamlong.com.vn
• Email: [email protected]

Có thể bạn quan tâm:

→ Tìm hiểu khái niệm, công việc của Housekeeping là gì?

→ Sop là gì? Thông tin về Sop dùng trong khách sạn