Thông cáo báo chí là gì? Hướng dẫn cách viết chuẩn, hay nhất

Truyền thông trong doanh nghiệp không thể thiếu thông cáo báo chí. Vậy thông cáo báo chí là gì? Theo chân Mua Bán để tìm hiểu rõ hơn về thông cáo báo chí và cách viết thông cáo báo chí như thế nào nhé!

Khái niệm thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí có tên tiếng anh là Press Relaeses được hiểu như một tài liệu, nguồn thông tin quan trọng được phát đi bởi một doanh nghiệp. Thông cáo báo chí giúp doanh nghiệp truyền thông về một sự kiện, hoạt động sắp diễn ra.

Trên thực thế, thông cáo báo chí như một bản tin ngắn từ doanh nghiệp muốn thông báo đến các nhà báo, giới truyền thông, phóng viên và công chúng. Đây là một cách thức quảng bá vô cùng hiệu quả của doanh nghiệp.

Vậy các hình dạng của thông cáo báo chí là gì? Đó có thể là:

• Tổ chức sự kiện, đêm nhạc, hoạt động công chúng
• Ra mắt một sản phẩm mới nào đó
• Một phát minh mang tính toàn cầu, sự kiện nghiên cứu thành công
• Bổ nhiệm một chức vụ quan trọng trong bộ máy vận hành, đoạt giải thưởng quan trọng
• Tổ chức gameshow,….

Vì sao doanh nghiệp phải gửi thông cáo báo chí?

Trong lĩnh vực kinh doanh, thông cáo báo chí được sử dụng để truyền thông trong doanh nghiệp. Vậy tính hiệu quả đem lại từ thông cáo báo chí là gì? Nó giúp thu hút sự quan tâm của đại chúng, đặc biệt là các cánh nhà báo, phóng viên.

Đây cũng là cách thức để PR thương hiệu, sản phẩm rất hữu hiệu mà doanh nghiệp của bạn nên áp dụng. Bởi thông cáo báo chí có sức ảnh hưởng rộng rãi, từ báo chí, truyền hình đến với công chúng, người tiêu dùng cuối cùng.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn thông báo về một sự kiện, tổ chức ra mắt sản phẩm mới nào đó thì thông cáo báo chí luôn là phương tiện truyền thông được ưu tiên hàng đầu.

Khi nào nên gửi thông cáo báo chí?

Các tổ chức, doanh nghiệp có một phương tiện truyền thông tốt đó là thông cáo báo chí, tuy nhiên có nên tùy tiện lúc nào cũng dùng đến?

Câu trả lời là không, bản chất của thông cáo báo chí là nguồn tin quan trọng, tài liệu mật từ doanh nghiệp. Do đó không phải lúc nào muốn gửi đi là gửi. Vậy thời điểm tốt để thông cáo báo chí là gì? Bạn nên ghi chú những trường hợp sau:

• Khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hay công nghệ, dịch vụ mới nào đó.
• Khi doanh nghiệp công bố một phát minh thành công, một thành tựu nghiên cứu.
• Khi doanh nghiệp tổ chức họp báo nói về những thay đổi quan trọng trong nội bộ.
• Hoặc khi thông báo về một giải thưởng danh giá mà doanh nghiệp hay cá nhân đạt được.

>>> Xem thêm: Agenda là gì? Bí quyết thực hiện một Agenda hiệu quả

Thông cáo báo chí bao gồm những phần gì?

Muốn tạo ra một thông cáo báo chí hay cũng tương tự như viết một bản tin hay, bạn cần chú ý đến nội dung và bố cục của bài viết. Để hiểu hơn về cách viết thông cáo báo chí là gì, hãy cùng xem tiếp kết cấu của nó qua phần sau đây nhé!

Về nội dung của một bài thông cáo báo chí

Một thông cáo báo chí hoàn chỉnh cần đáp ứng đủ “5W và 1H” nó cũng tương tự như trả lời các câu hỏi sau:

• Đầu tiên là Who – Ai? Bạn đang làm thông cáo báo chí về ai? Đây là trọng tâm của một thông cáo báo chí, bạn phải xác định rõ đối tượng của mình. Ở đây có thể nói về một người, một chủ thể, một nhóm người hoặc một chương trình, sự kiện, tổ chức, doanh nghiệp nào đó chẳng hạn.
• Thứ hai là What – Cái gì? Viết về những gì sẽ diễn ra sự kiện, thông tin về cá nhân nào đó, điều sẽ thu hút công chúng là gì?
• Thứ ba là Where – Ở đâu? Thông cáo báo chí chuẩn thì cần nói rõ sự kiện của bạn sẽ tổ chức ở đâu? Khi làm thông cáo báo chí, việc ghi địa chỉ cụ thể, chuẩn xác là điều vô cùng tất yếu để cánh nhà báo, phóng viên có thể tiếp cận dễ dàng. Ngoài ra nếu có thể đính kèm cả bản đồ thì càng tốt hơn.
• Thứ tư là Why – Tại sao? Thông cáo báo chí của bạn có thực sự quan trọng như bạn nói không? Bạn cần chứng minh điều đó cho báo chí, truyền thông, công chúng nắm bắt.
• Thứ năm là When – Khi nào? Thời gian cụ thể, rõ ràng, chính xác là điều nên có trong thông cáo báo chí để công chúng biết sự kiện của bạn sẽ được diễn ra khi nào.
• Thứ sáu là How – Như thế nào? Điều cần thiết cuối cùng trong thông cáo báo chí là gì? Đó là việc tóm tắt ngắn gọn nội dung sẽ diễn ra trong sự kiện đó.

Về cấu trúc của một bài thông cáo báo chí

Để viết thông cáo báo chí chuẩn, bạn phải tuân theo bố cục chung của nó. Bố cục của thông cáo báo chí gồm các phần:

• Tiêu đề: Phần này dùng để ghi tên của thông cáo báo chí
• Thông tin liên hệ: Ở phần này bạn cần đưa ra cụ thể các thông tin như tên đầy đủ, số điện thoại, người phụ trách sự kiện. Phần thông tin này sẽ giúp kết nối đến báo chí, phóng viên dễ dàng hơn.
• Địa điểm tổ chức: Nơi sẽ diễn ra sự kiện của doanh nghiệp bạn
• Thông tin chính: Đây sẽ là phần viết về nội dung của thông cáo báo chí. Bạn sẽ dựa vào các tiêu chí như 6 câu hỏi ở phần trên để viết.

Hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp

Cách viết thông cáo báo chí rất đa dạng, tuy nhiên bạn cần chắt lọc và tìm ra cho mình một phương pháp viết sao cho hay nhất. Phần tiếp sau đây Mua Bán sẽ gợi ý cho bạn cách viết thông cáo báo chí chuẩn nhất.

Cách viết thông cáo báo chí chuẩn nhất

Bản chất của thông cáo báo chí như một dạng tin ngắn của doanh nghiệp. Nó không quá phức tạp, chỉ cần đầy đủ ý, nội dung mạch lạc, rõ ràng và chính xác. Cụ thể:

• Vào thẳng vấn đề: Khi viết thông cáo báo chí, nên nhớ đây là bản tin thông báo chứ không phải văn kể chuyện, đừng lan man và dài dòng. Nêu rõ nội dung cần nói, chính xác, rõ ràng, truyền tải đủ ý là được.
• Cần chú ý sự súc tích của bài viết: Thông cáo báo chí sự kiện, hoạt động nào cũng cần ngắn gọn, súc tích. Đưa đầy đủ ý để người đọc có thể nhìn vào là biết ngay bạn đang muốn nói gì, thông tin cần nắm rõ như địa điểm, thời gian.
• Văn phong trang trọng: Làm bản tin thông cáo báo chí cần chú ý văn phong phải trang trọng. Bạn có thể không phô trương thái quá về sản phẩm, sự kiện của doanh nghiệp nhưng sự trang trọng, lịch sự là điều cần thiết.

Lưu ý cần nhớ khi muốn một thông cáo báo chí thành công

Bên cạnh những gợi ý để viết thông cáo báo chí chuẩn, điểm bạn cần lưu ý khi viết thông cáo báo chí là gì?

Muốn bản tin thông cáo báo chí thành công, bạn phải bỏ túi những lưu ý đặc biệt sau đây:

• Tiêu đề bài viết hấp dẫn, mới mẻ, thu hút sự chú ý của truyền thông, báo chí, đại chúng.
• Sử dụng mô hình “kim tự tháp ngược” để làm bố cục cho bài viết, đưa các thông tin quan trọng lên đầu sau đó sắp xếp theo mức độ giảm dần.
• Không nên viết quá phô trương, lan man, thông tin thiếu chuẩn xác sẽ làm giảm độ tin cậy và tính hấp dẫn của sự kiện.
• Hạn chế sử dụng quá nhiều các biệt ngữ trên mạng xã hội cũng như văn phong khó hiểu.

>>> Xem thêm: Thuật ngữ Module là gì trong các lĩnh vực khác nhau?

Một số bí quyết cơ bản để viết thông cáo báo chí chuẩn nhất

Làm sao để viết thông cáo báo chí hay và chuyên nghiệp? Đừng lo, sau đây là một số bí quyết bạn có thể tham khảo áp dụng nhé!

Thông tin quan trọng nhất được đặt đầu tiên để thu hút công chúng

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng mô hình “kim tự tháp ngược” để tạo hiệu ứng thu hút người đọc bằng những thông tin quan trọng được đưa lên đầu tiên. Từ đây, khi những người tiếp cận đến thông cáo báo chí của bạn sẽ bị ấn tượng ngay, tạo hiệu quả rất cao.

• Mở đầu, dùng nét chữ nghiêng, cỡ nhỏ hơn phần nội dung chính dùng để ghi thông tin liên hệ.
• Tiêu đề với chữ in hoa, tô đậm, nghiêng/ hoặc không nghiêng.
• Sau đó ngày… tháng… năm và nội dung chính của thông cáo báo chí.

Phần mở đầu ấn tượng sẽ giúp người đọc muốn đọc tiếp bản tin của bạn, ngoài ra nên hạn chế việc sử dụng biệt ngữ cho phần này.

Sử dụng nhiều dạng hình thức truyền tải khác nhau

Truyền tải thông cáo báo chí nếu quá đơn điệu sẽ khiến bản tin của bạn nhàm chán và dễ bị trôi tuột. Nên ứng dụng nhiều dạng hình thức như thêm hình ảnh, video, infographic chẳng hạn.

Việc áp dụng này giúp thông cáo báo chí của bạn dễ hiểu, dễ tiếp cận công chúng nhiều hơn. Sử dụng nhiều hình thức cũng là một cách tăng tương tác, khả năng truy cập, tìm kiếm trên các nền tảng mạng xã hội đấy.

Đưa thông tin được chọn lọc

Như đã nói từ trước, thông cáo báo chí khác với một bài văn kể chuyện. Vì thế bạn không nên đưa quá nhiều thông tin vào đó mà cần phải chọn lọc. Thông cáo báo chí cần những thông tin ngắn gọn, súc tích, dễ đọc, dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề, nắm được nội dung chính, đủ hấp dẫn được báo chí, công chúng.

Để bài viết đạt được hiệu quả cao, cần hiểu tâm lý người đọc, tâm lý của xã hội và xu hướng hiện nay. Không nên viết theo cảm xúc bản thân quá nhiều rất dễ gây ra hiệu ứng ngược hơn là hấp dẫn người khác đấy.

>>> Xem thêm: Chiến lược đại dương xanh là gì? Nguyên lý và công cụ phân tích

Bài thông cáo báo chí cần có điểm độc nhất

Bên cạnh việc viết thông cáo báo chí cần mạch lạc, rõ ràng thì bản tin của bạn phải độc nhất. Nội dung gãy gọn, súc tích và đặc biệt để khi tiếp cận đến báo chí, truyền thông sẽ tạo ra hiệu ứng thu hút, ấn tượng ngay. Chính điểm nổi bật này sẽ quyết định sự lan tỏa trong truyền thông công chúng và có được nhiều người tương tác, quan tâm hay không.

Xác định đúng thời gian gửi thông báo

Đây có lẽ là điểm rất quan trọng để đưa ra một thông cáo báo chí mà nhiều người bỏ qua. Thời điểm sẽ ảnh hưởng đến sức lan tỏa và chất lượng của thông cáo báo chí. Gửi quá sớm sẽ dễ bị quên nhanh hoặc một sự kiện gần đó chiếm ưu thế, gửi quá muộn thì lại dễ trôi tuột hoặc không nhiều tương tác.

Vậy thời điểm tốt nhất để gửi thông cáo báo chí là gì? Theo các nghiên cứu từ chuyên gia, thời gian vàng cho một thông cáo báo chí là từ 9h – 10h sáng đầu tuần (thứ hai hoặc thứ ba). Trong giới kinh doanh đây sẽ là thời gian bắt đầu làm việc tốt nhất, dành cho các buổi họp công việc và hoạt động hiệu quả của giới nhà báo, truyền thông.

Thông cáo báo chí sẽ được gửi đến ai?

Người nào sẽ nhận được thông cáo báo chí từ doanh nghiệp? Khi bạn đã có trong tay một bản thông cáo báo chí hoàn chỉnh, đây chính là lúc bạn cần gửi đến truyền thông đại chúng. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng những ai có khả năng được thu hút bởi bản tin này của bạn, ai sẽ có tác động tích cực nhất. Họ có thể là:

• Khách hàng hiện hữu hoặc khách hàng tiềm năng của bạn
• Những người có tầm ảnh hưởng đối với thương hiệu
• Đối tác kinh doanh và những cơ hội cho đối tác tiềm năng
• Nhà phân phối, đại lý, nhà cung cấp của bạn
• Các doanh nghiệp khác cùng ngành
• Cộng đồng dân cư địa phương hoặc công ty gần khu vực doanh nghiệp của bạn.

Một vài ví dụ về thông cáo báo chí hay của doanh nghiệp

Từ những thông tin về khái niệm cách viết một thông cáo báo chí là gì? Để giúp bạn có cái nhìn rõ nét hơn, sau đây là một vài ví dụ về thông cáo báo chí hay từ các doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo qua:

• Thông cáo báo chí của công ty Vinamilk

• Thông cáo báo chí ra mắt buổi lễ tổng kết năm học của một trường đại học

• Thông cáo báo chí về tình hình cung cấp điện.

• Thông cáo báo chí là gì việc bổ nhiệm các vị trí quan trọng trong công ty

Đúc kết lại, thông cáo báo chí là một phương tiện truyền thông đắc lực giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn đến giới nhà báo, phóng viên và công chúng. Qua những thông tin trong bài viết trên, Mua Bán hy vọng bạn sẽ có cái nhìn rõ nét và hiểu hơn về thông cáo báo chí là gì cũng như cách viết một bản thông cáo báo chí chuẩn xác nhất. Để tìm kiếm thêm nhiều chủ đề thú vị khác như bất động sản, việc làm, ô tô,… được cập nhật mỗi ngày đừng quên ghé qua website Muaban.net nhé!

>>> Xem thêm:

Tác giả Thảo Vân