Tất tần tật về Nhân viên lễ tân văn phòng

Nhân viên lễ tân văn phòng được ví như là “người giữ cửa” của công ty. Có vai trò quan trọng trong việc liên lạc kết nối cả công ty. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng nhất được đáp ứng các nhu cầu phục vụ công việc.

Nhân viên lễ tân văn phòng là gì?

Nhân viên lễ tân văn phòng là những người làm việc trong văn phòng  đại diện cho bộ mặt của công ty, doanh nghiệp, một tổ chức, tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, đối tác vì thực hiện các công việc hành chính như đón tiếp khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận cuộc gọi, đặt lịch hẹn,…

Công việc chính mà Nhân viên lễ tân văn phòng phụ trách

• Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty: đây là công việc cơ bản và quan trọng nhất của Nhân viên lễ tân văn phòng
• Hướng dẫn các vị khách tham quan văn phòng làm việc tại công ty.
• Trực tổng đài điện thoại/ tiếp khách qua điện thoại. Tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ phòng ban mà đối tác khách hàng cần gặp.
• Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
• Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.
• Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.
• Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
• Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.
• Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.
• Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.
• Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.
• Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…

Những kỹ năng cần có của một Nhân viên lễ tân văn phòng

Thành thạo và am hiểu các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ

• Đón tiếp khách: Nhân viên lễ tân phải có thái độ ân cần, chu đáo, thân thiện để kháchhàng cảm thấy thoải mái nhất. Và đặc biệt, lễ tân cần phải có kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt hoặc một ngoại ngữ mà doanh nghiệp sử dụng.
• Xử lý công văn: Bộ phận lễ tân là đầu mối nhận các văn thư đến và văn thư đi của cơ quan. Vì vậy, bạn phải có các nghiệp vụ lễ tân văn phòng như: xử lý các văn bản, lưu trữ, biết cách sử dụng máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, photo…
• Chuẩn bị phòng họp: Đăng ký, quản lý, tránh trùng lịch, hỗ trợ hậu cần, chỗ ngồi, chuẩn bị nước uống khi có nhu cầu.

Hình từ Internet

Hình thức phải chỉnh chu

• Hình thức có thể là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc với lễ tân như: nụ cười thân thiện, trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn và khéo léo.

Các kỹ năng mềm phục vụ công việc

• Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
• Có kỹ năng tổ chức tốt.
• Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.
• Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.

Tìm việc làm Nhân viên lễ tân văn phòng