THƯ CHÀO HÀNG LÀ GÌ? CÁCH VIẾT THƯ CHÀO HÀNG HIỆU QUẢ (2022)

Thư chào hàng là một yếu tố quan trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, không phải nhà bán hàng hay doanh nghiệp nào cũng hiểu hết giá trị cũng như biết cách viết thư ngỏ chào hàng để đạt hiệu quả cao nhất. Trong bài chia sẻ này, Tax Plus sẽ giúp bạn tìm hiểu đầy đủ và chi tiết hơn.

Thư chào hàng là gì?

Thư chào hàng là gì

Thư chào hàng hay thư ngỏ chào hàng (Tiếng Anh là Open Letter) là một văn bản tiếp thị của doanh nghiệp gửi đến khách hàng hoặc đối tác tiềm năng của mình. Để hiểu rõ hơn, chúng ta cùng phân tích một số đặc điểm sau.

Đầu tiên, về phương thức thực hiện, thư chào hàng không giao gửi bằng tay như thư truyền thống mà được thực hiện qua email, gmail hay các dạng truyền tải điện tử khác. Điều này nhằm rút ngắn thời gian thực hiện, giảm chi phí và cho thấy tính chuyên nghiệp của bên kinh doanh. Mặt khác, thư ngỏ chào hàng hướng tới một số người tiêu dùng/đối tác kinh doanh nhất định nên cần nâng cao tính cá nhân. Việc sử dụng thư tay truyền thống lại không thể đảm bảo tính chất này so với email, gmail.

Thứ hai, về mục đích, thư chào hàng nhằm giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của bên bán và kêu gọi hành động mua hàng của người tiêu dùng hoặc thúc đẩy sự hợp tác. Nội dung thư cần xoay quanh việc cung cấp thông tin sản phẩm, dịch vụ như mẫu mã, chất lượng,… hay mức giá. Đây là lý tại sao một số người gọi thư ngỏ để chào hàng là thư chào giá. Ngoài cung cấp thông tin, nội dung thư còn phải hướng tới việc kích thích nhu cầu mua sắm, cho thấy giá trị mà sản phẩm đem lại đối với khách hàng hoặc tiềm năng phát triển khi nhà đầu tư, kinh doanh rót vốn.

Cuối cùng, đối tượng của thư ngỏ chào hàng là những người tiêu dùng/đối tác tiềm năng mà không phải khách hàng lâu năm hay ai khác. Họ đang gặp vấn đề phát sinh hoặc đã sẵn nhu cầu mua hàng. Họ ấn tượng với sản phẩm hoặc thấy được cơ hội hợp tác có lợi.

Vì thế, qua thư ngỏ, nhà kinh doanh dễ “lôi kéo” được những đối tượng này, từ suy nghĩ nên mua hay không, nên hợp tác hay không đến hành động chốt đơn hoặc ký kết hợp đồng.

Lý do bạn không nên bỏ qua thư chào hàng trong kinh doanh

thu chao hang 3

Có ba lý do quan trọng để bạn không nên bỏ qua thư chào hàng trong quá trình kinh doanh của mình, gồm:

Mục Lục

Tiếp thị và đánh giá tiềm năng sản phẩm, dịch vụ

Thư chào hàng không phải là kênh quảng cáo, tiếp thị sản phẩm/dịch vụ tốt nhất. Song không thể phủ nhận giá trị mà chúng mang lại. Thứ nhất, bạn hoàn toàn có thể chủ động đưa thông tin sản phẩm/dịch vụ đến với nhiều đối tượng khách hàng hơn. Đặc biệt là khi sử dụng thư ngỏ như một phương pháp bổ trợ trong chiến dịch marketing quy mô.

Thứ hai, bạn có thể đánh giá phần nào mức độ quan tâm của khách hàng/đối tác với sản phẩm, dịch vụ của mình thông qua lượt phản hồi thư. Ví dụ, 100 thư gửi đi, có tới 60 thư phản hồi thì chắc chắn sản phẩm đã tạo được ấn tượng nhất định. Trong 60 thư nhận về ấy, đa số là tích cực thì khả năng phát triển của sản phẩm rất cao. Tuy đây chỉ là kênh đánh giá phụ trợ nhưng rõ ràng doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.

Nâng cao cơ hội ra đơn hàng hoặc hợp tác kinh doanh

Đây là lý do quan trọng nhất, cũng là mục tiêu chính mà thư ngỏ hướng tới. Bên cạnh chất lượng từ sản phẩm, một lá thư ngỏ hấp dẫn sẽ là chất xúc tác tuyệt vời giúp người bán tạo ra đơn hàng, nhà kinh doanh có được chữ ký của đối tác,… Ngược lại, nếu sản phẩm hoàn hảo nhưng việc tiếp thị giới hạn, bạn rất khó tạo ra đơn mua, mang về doanh thu và lợi nhuận.

Cho thấy tính chuyên nghiệp và giá trị thương hiệu

Một mẫu thư chào hàng hay về nội dung, đẹp về thiết kế có thể chưa giúp doanh nghiệp đạt được kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, chắc chắn lá thư sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng về một thương hiệu chất lượng, uy tín. Về phía đối tác, sự cẩn thận, tỉ mỉ ngay từ khâu “làm quen ban đầu” qua thư chào hàng luôn giúp gia tăng cơ hội hợp tác lớn.

Vì thế, loại thư này tuy không bắt buộc khi kinh doanh nhưng sẽ là điểm cộng trong đánh giá của người tiêu dùng hay đối tác trước đối thủ cạnh tranh với bạn. Thư chào hàng của Vinamilk, Vicem Hải Phòng hay các thương hiệu lớn là minh chứng rõ nhất cho điều này.

🆘 Xem thêm

Cách viết thư ngỏ chào hàng dành cho người mới

Cách viết thư chào hàng

Để có được mẫu thư chào hàng chất lượng, bạn cần biết các bước thực hiện cũng như yếu tố bắt buộc cần xuất hiện trong một lá thư.

Các bước viết một lá thư ngỏ để chào hàng

Xác định cụ thể đối tượng cần hướng tới

Như đã chia sẻ, một lá thư chào hàng cần hướng tới khách hàng/đối tác tiềm năng. Tuy nhiên, bạn cần cụ thể hóa hơn nữa. Dựa trên những đặc điểm về sản phẩm, thông tin đánh giá thị trường (nếu có) hay thậm chí kết quả kinh doanh kỳ trước, hãy xác định nhóm người mua hàng nhiều nhất thuộc độ tuổi nào, là nam hay nữ, làm nghề gì,…?

Tương tự, đối tác tiềm năng có nhu cầu, định hướng ra sao; có khả năng đồng hành với bạn trong việc kinh doanh dòng sản phẩm/ dịch vụ hay không?… Chắc chắn, đối tượng gửi thư bạn đang tìm kiếm cũng tiệm cận “vùng được chọn”.

Ngoài ra, việc sàng lọc chính xác nhóm đối tượng cũng giúp bạn biết được nên sử dụng văn phong trong thư sao cho hợp lý. Ví dụ, nếu đối tượng hướng đến là nhà đầu tư, kinh doanh, một lá thư trẻ trung, hài hước chắc chắn không đem lại kết quả tích cực. Hay khách hàng là sinh viên, văn phong quá “khô cứng” cũng chưa phù hợp.

Xác định mục tiêu viết thư chào hàng

Mục tiêu chính của thư ngỏ là giới thiệu sản phẩm và kêu gọi mua sắm/hợp tác. Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp đặc thù mà mục tiêu cần điều chỉnh.

Chẳng hạn, khách hàng là nhân viên vệ sinh môi trường. Lĩnh vực bạn kinh doanh là bảo hiểm nhân thọ. Lá thư ngỏ chắc chắn không thể tập trung kêu gọi họ mua gói bảo hiểm này, gói bảo hiểm kia mà nên giới thiệu đơn vị của bạn hay chia sẻ về một chương trình khuyến mãi cho khách hàng là nhân viên vệ sinh môi trường. Hoặc “tâm sự” về khả năng bảo vệ của bảo hiểm nhân thọ đối với lao động làm việc trong lĩnh vực nhiều rủi ro như vệ sinh môi trường…

Tóm lại, việc tạo ra đơn hàng/hợp đồng hợp tác là cái đích cuối cùng của lá thư ngỏ chào mặt hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào điều đó cũng có thể thực hiện ngay lập tức.

Trình bày lá thư

Ở phần này, bạn cần đảm bảo các yếu tố về hình thức và nội dung của một lá thư chào hàng. Hình thức cần dễ nhìn, có tính thẩm mỹ; đẩy đủ ba phần (mở đầu, nội dung chính và kết thúc); không được sai chính tả dù chỉ là nhỏ nhất,…

Để nâng cao tính thẩm mỹ, các lá thư có thể được thiết kế mẫu riêng. Tuy nhiên cần thể hiện hình ảnh thương hiệu và tính thống nhất cao. Mẫu thư chào hàng của Vinamilk chắc chắn không nên giống của Milo, Ensure hay bất kỳ thương hiệu đối thủ nào. Cùng là thư chào hàng của Vinamilk, 100 khách hàng không thể dùng 100 mẫu khác nhau.

Ngoài ra, tùy thuộc vào khách hàng/đối tác mà ngôn ngữ sử dụng cũng cần linh hoạt. Một số thư chào hàng tiếng Việt, một số cần là thư chào hàng tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Trung,…

Nội dung: mạch lạc, thống nhất, đầy đủ ý; hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, các từ địa phương gây khó hiểu, nhầm lẫn… Trong trường nhiều sản phẩm/dịch vụ hoặc cung cấp chi tiết thông tin về mặt hàng, bạn nên sử dụng các tệp đính kèm, tránh làm nội dung thư quá dài, thiếu trọng tâm. Hãy nhớ lưu ý này trong cách viết thư ngỏ chào hàng.

Kiểm tra thư

Sau khi hoàn thành phần trình bày, bạn cần kiểm tra lại để đảm bảo lá thư được hoàn chỉnh nhất. Đây là bước nhiều người bỏ qua khiến thư ngỏ gặp phải những lỗi không đáng có.

Các yếu tố không thể thiếu trong nội dung thư ngỏ chào hàng

Những yếu tố cần có trong nội dung thư chào hàng là:

Lời chào;
Giới thiệu công ty (khái quát lịch sử phát triển, thành tích đạt được);
Mục đích (khái quát);
Giới thiệu sản phẩm (có thể tạo tệp đính kèm nếu thông tin sản phẩm quá lớn);
Lời mời mua hàng/ hợp tác;
Tái bút và cảm ơn;
Thông tin liên hệ.

Các mẫu thư bán hàng chuẩn tối ưu

Mẫu thư bán hàng ngành bán lẻ

Kính gửi:

Lời đầu tiên, cửa hàng … gửi lời chào trân trọng, lời cảm ơn chân thành đến Quý khách đã, đang và sẽ tin tưởng, ủng hộ và sử dụng sản phẩm của chúng tôi trong thời gian vừa qua.

Nhân dịp … (tận dụng một sự kiện để bán hàng, chẳng hạn như 20/10, 8/3/, 14/2,…), cửa hàng chúng tôi đang có chương trình khuyến mãi sản phẩm đồng giá 99K. Đồng thời, vì bạn là khách hàng cũ đã đồng hành với cửa hàng trong thời gian dài nên, (tên cửa hàng) tặng bạn voucher mua hàng trị giá 30K có thời hạn từ ngày … đến …

Hy vọng bạn sẽ có một trải nghiệm mua sắm tuyệt vời tại cửa hàng. Mọi thắc mắc về chương trình, hãy liên hệ tới hotline 1900xxxx để được hỗ trợ.

Chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký:

Mẫu thư bán hàng ngành bất động sản

Kính gửi:

Lời đầu tiên, Công ty cổ phần nhà đất … gửi lời chào trân trọng, lời cảm ơn chân thành đến Quý khách đã, đang và sẽ tin tưởng, ủng hộ và sử dụng sản phẩm của chúng tôi.

Công ty chúng tôi được thành lập …, là một trong những tập đoàn bất động sản uy tín nhất hiện nay. Với thâm niên hơn 20 năm trong nghề, chúng tôi đảm bảo mang lên cho người dùng những dự án, căn hộ tốt nhất.

Hiện nay, chúng tôi đang bắt đầu mở bán dự án … (thêm thông tin về dự án).

Nếu bạn đang quan tâm về dự án này và có những thắc mắc cần giải đáp thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Liên hệ đặt chỗ sớm nhất bạn sẽ dễ dàng sở hữu căn hộ view đẹp, và mức chiết khấu hợp lý. (Thêm lời kêu gọi hành động)

Thông tin liên hệ

Website:
Email:
Hotline:

Chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký:

Mẫu thư bán hàng ngành mỹ phẩm, làm đẹp

Kính gửi:

Lời đầu tiên, chúng tôi – (tên công ty) xin gửi lời chào trân trọng đến Quý khách hàng

Chúng tôi là đại diện phân phối độc quyền tại Việt Nam nhãn hàng mỹ phẩm (tên thương hiệu) – một thương hiệu dược mỹ phẩm được các chị em tin và các chuyên gia da liễu đầu ngành đánh giá cao.

Một số sản phẩm được chúng tôi phân phối độc quyền:

Nhân dịp … (tên sự kiện đặc biệt, chẳng hạn như 8/3, 20/10, Tết Dương Lịch,…), chúng tôi tặng bạn phiếu mua hàng trị giá 200K để mua sắm, trải nghiệm sản phẩm của chúng tôi.

(Thêm lời kêu gọi hành động)

Thông tin liên hệ

Website:
Email:
Hotline:

Chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký:

Mẫu thư bán hàng ngành điện tử, điện lạnh

Kính gửi:

Lời đầu tiên xin gửi tới Quý công ty … (tên đối tác) lời chúc sức khỏe và thành công.

Công ty … (tên doanh nghiệp của bạn), là một trong những doanh nghiệp đầu ngành chuyên sản xuất, gia công các các sản phẩm điện – điện tử, điện lạnh, nhựa gia dụng, nhựa công nghiệp, nhựa kỹ thuật cao,… Đặc biệt là … (nêu ngành thế mạnh, hoặc sản phẩm mới muốn quảng cáo).

Hôm nay chúng tôi trân trọng gửi đến Quý công ty thư ngỏ này với mong muốn giới thiệu về sản phẩm … giúp công ty có thêm nhiều sự lựa chọn để tối ưu quy trình làm việc. Đồng thời chúng tôi cũng có thể một người bạn đồng hành mới.

(Đoạn này sẽ nói thêm về đặc điểm nổi bật của sản phẩm, các giá trị mang lại cho khách hàng)

Ngoài những tính năng trên, chúng tôi còn đa dạng hình thức thanh toán để Quý công ty có thể chọn được một hình thức phù hợp.

(Thêm thông tin về đối tác hiện tại để tăng sự tin tưởng)

Một số khách hàng quen thuộc của chúng tôi: …

(Thêm lời kêu gọi hành động)

Thông tin liên hệ

Website:
Email:
Hotline:

Chân thành cảm ơn đến Quý công ty đã quan tâm tới thư ngỏ này!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký:

Mẫu thư bán hàng ngành thực phẩm

Kính gửi:

Lời đầu tiên (tên công ty của bạn) xin gửi tới Quý công ty … (tên đối tác) lời chúc sức khỏe và thành công.

Chúng tôi là một trong những doanh nghiệp sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm trái cây lớn nhất Việt Nam, với quy mô 10 nhà máy, tổng diện tích sử dụng trên 200.000m2, lực lượng nhân công trên 1000 người và năng suất hàng năm trên 10 triệu tấn. (liệt kê thêm những điểm mạnh)

Sau hơn 30 năm hoạt động trong ngành, chúng tôi đã không ngừng khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường, xây dựng niềm tin với khách hàng. Tự hào là một trong những doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm và đang được xuất khẩu hơn 15 quốc gia và vùng lãnh thổ. Trong nước thì kênh phân phối trải dài từ Bắc đến Nam, đảm bảo thuận tiện tới tay khách hàng. (cái này phụ thuộc vào tình hình thực tế, không được nói sai sự thật)

Từ 2001 đến nay, doanh nghiệp chúng tôi liên tục được Bộ Công Thương quyết định công nhận danh hiệu xuất khẩu uy tín của Việt Nam, và những chứng nhận cao quý khác. Nay chúng tôi trân trọng gửi đến Quý công ty thư chào hàng này với mong muốn được đồng hành cùng Quý công ty trên chặng đường tiếp theo.

Các sản phẩm nổi bật của chúng tôi:

(Thêm thông tin về đối tác hiện tại để tăng sự tin tưởng)

Một số khách hàng quen thuộc của chúng tôi: …

(Thêm lời kêu gọi hành động)

Thông tin liên hệ

Website:
Email:
Hotline:

Chân thành cảm ơn đến Quý công ty đã quan tâm tới thư ngỏ này!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký:

Mẫu thư bán hàng ngành dịch vụ công nghệ

Kính gửi:

Lời đầu tiên, Công ty Cổ phần giải pháp công nghệ số xin gửi lời chào trân trọng đến Quý Công Ty.

Theo khảo sát của chúng tôi thì được biết Quý công ty đang gặp vấn đề trong khâu quản lý bán hàng. Quý công ty chưa thể:

Tối ưu quy trình bản lý thông tin sản phẩm.
Tối ưu việc quản lý kho.
Tối ưu quản lý đơn hàng.
Kiểm soát doanh thu, lợi nhuận.
…

Với những khó khăn như hiện hại sẽ khiến mọi hoạt động không được diễn ra hiệu quả nhất, từ đó ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận thu về. Nhận thấy được khó khăn này, chúng tôi đã nghiên cứu và tìm ra giải pháp là sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng. Công cụ này sẽ thay thế bạn tối ưu toàn bộ quy trình vận hành. Quý công ty không cần phải thuê thêm nhân viên sẽ tốn rất nhiều chi phí.

Một số tính năng nổi bật:

Đồng bộ dữ liệu, quản lý mọi thông tin trên cùng hệ thống
Quản lý từ xa thông qua app trên điện thoại.
Thiết lập báo cáo chi tiết.
… (những tính năng nổi bật so với các công cụ khác trên thị trường)

Một số khách hàng quen thuộc của chúng tôi: …

Đăng ký ngay hôm nay để được tham gia trải nghiệm phần mềm miễn phí. (Thêm lời kêu gọi hành động)

Thông tin liên hệ

Website:
Email:
Hotline:

Chân thành cảm ơn đến Quý công ty đã quan tâm tới thư ngỏ này!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký:

Mẫu thư bán hàng ngành dịch vụ vận chuyển

Kính gửi:

Lời đầu tiên, chúng tôi – (tên công ty) xin gửi lời chào trân trọng đến Quý công ty.

Hôm nay, chúng tôi hân hạnh gửi thư ngỏ này đến Quý công ty để xin giới thiệu về các dịch vụ giao nhận và khai thuế hải quan mà công ty chúng tôi đang cung cấp. Hy vọng sẽ mang lại giải pháp hữu ích và có được cơ hội hợp tác.

Các dịch vụ chúng tôi đang triển khai:

Các dịch vụ tiếp vận logistics
Dịch vụ door to door
Vận chuyển đường biển sea freight
Vận chuyển đường hàng không air freight
…

Một số khách hàng quen thuộc của chúng tôi: …

Để được tư vấn kỹ hơn, hãy phản hồi lại email này, sẽ có nhân viên tư vấn ngay lập tức.

(Thêm lời kêu gọi hành động)

Thông tin liên hệ

Website:
Email:
Hotline:

Chân thành cảm ơn đến Quý công ty đã quan tâm tới thư ngỏ này!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký:

Mẫu thư bán hàng ngành vật liệu xây dựng, nội thất

Kính gửi:

Lời đầu tiên, chúng tôi – (tên công ty) xin gửi lời chào trân trọng đến Quý công ty.

Xin giới thiệu chúng tôi là một trong những nhà thầu chuyên nghiệp, thường xuyên nắm giữ các dự án lớn mang tầm cỡ quốc gia trong lĩnh vực thị công, cung ứng vật tư cho các công trình nhà ở. Chúng tôi cam kết các nguyên liệu đều được nhập từ nhà sản xuất nên chi phí thấp nhưng vẫn đạt các tiêu chuẩn về chất lượng. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp mẫu mã phong phú phù hợp với từng nhu cầu sử dụng.

Một số khách hàng quen thuộc của chúng tôi: …

Hiện nay, chúng tôi có chương trình chiết khấu lên đến 20% dành cho các đối tác mới. Nếu có vấn đề gì cần tư vấn thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Thông tin liên hệ

Website:
Email:
Hotline:

Chân thành cảm ơn đến Quý công ty đã quan tâm tới thư ngỏ này!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký:

Một số mẫu thư chào hàng hay đáng để tham khảo

Sau đây, Tax Plus xin chia sẻ một số mẫu thư chào hàng hay để bạn tham khảo.

Thư ngỏ để chào hàng cạnh tranh của công ty TNHH MTV Xi Măng Vicem Hải Phòng

thu chao hang 4

Thư ngỏ để chào hàng cạnh tranh của tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam

thu chao hang 5

🆘 Xem thêm

Lời kết

Với những chia sẻ trên, hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn đầy đủ, chi tiết và biết cách viết thư chào hàng hiệu quả. Đừng quên theo dõi Tax Plus Blog để cập nhật nhiều bài viết hữu ích hơn về đầu tư, kinh doanh và khởi nghiệp.

FAQ

Viết thư ngỏ để chào hàng có bắt buộc trong kinh doanh không?

Thư chào hàng không phải là yếu tố bắt buộc trong kinh doanh. Tuy nhiên, thư ngỏ chào hàng có thể mang lại nhiều giá trị to lớn như nâng cao khả năng tiếp thị sản phẩm, sức cạnh tranh cũng như vị thế thương hiệu,… Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng thư chào hàng.