SỰ KIỆN RA MẮT SẲN PHẨM MỚI

Lễ ra mắt sản phẩm mới là gì?

Lễ ra mắt sản phẩm (Product Launch Event) là loại hình sự kiện không còn xa lạ với doanh nghiệp trong những năm gần đây. Đúng như tên gọi của mình, đây là sự kiện được các doanh nghiệp tổ chức để công bố sản phẩm mới, được xem là cơ hội để doanh nghiệp tạo ấn tượng sản phẩm. Nói cách khác là gây chú ý và thu hút khách hàng, đối tác tiềm năng. Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm quyết định lớn đến sự thành công của sản phẩm khi tung ra thị trường. Và mang ý nghĩa cực kì quan trọng trong chiến lược marketing của công ty. Chính vì vậy, việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cần phải được đầu tư bài bản và có sự chuẩn bị kĩ lưỡng từ khâu chuẩn bị cho đến khâu tổ chức.

Ý nghĩa của sự kiện ra mắt sản phẩm 

Gây chú ý, thu hút khách hàng: Buổi lễ ra mắt chính là một lời tuyên bố về sự ra đời của sản phẩm mới với toàn bộ khách hàng. Những khách hàng đã và đang quan tâm đến doanh nghiệp sẽ coi đây là cơ sở để xem xét việc mua hàng hay không. Đồng thời đây cũng là sự kiện thu hút sự chú ý từ những khách hàng có nhu cầu nhưng chưa biết đến doanh nghiệp.

Tạo sự quan tâm từ đối tác và giới truyền thông: Một sự kiện ra mắt sản phẩm được tổ chức chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ là cơ sở để đối tác và giới truyền thống nhìn vào và đánh giá uy tín của doanh nghiệp. Đây có thể là sự khởi đầu cho mối quan hệ hợp tác trong tương lai. 

Thu thập phản hồi của khách hàng về sản phẩm: Trong buổi ra mắt khách hàng có thể được tìm hiểu sản phẩm và đưa ra các nhận xét. Căn cứ vào các thông tin đó doanh nghiệp sẽ có cái nhìn đúng đắn về sản phẩm của mình và xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh tiếp theo…

Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới 

Dựa trên kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn, mang tính chuyên nghiệp cao, VietFire xin được chia sẻ với bạn đọc những bước để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuẩn chỉnh. Bạn có thể tham khảo để chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện của doanh nghiệp mình.

1. Nghiên cứu kỹ sản phẩm

Trước khi tiến hành các bước cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới, phải nghiên cứu sản phẩm, thực sự hiểu rõ về sản phẩm chuẩn bị ra mắt như: Phân khúc sản phẩm? Sản phẩm dành cho ai? Hành vi, thói quen tiêu dùng của nhóm khách hàng này, điểm mạnh điểm yếu của sản phẩm, tính năng nổi bật vượt trội của sản phẩm để từ đó có một kế hoạch ra mắt sản phẩm hoàn chỉnh và có những giá trị truyền thông mạnh mẽ cũng như có những tác động trực tiếp tới khách hàng mục tiêu sản phẩm.

2. Xác định thời gian – Địa điểm tổ chức

Sau khi đã tìm hiểu kỹ sản phẩm, có được tất cả những thông tin cần thiết về phân khúc và khách hàng mục tiêu cần hướng tới, chúng ta cần xác định thời gian & địa điểm tổ chức sự kiện.

Đầu tiên là về địa điểm, khi lựa chọn nơi tổ chức bạn cần lưu ý: 

– Căn cứ vào số lượng khách mời để lựa chọn các địa điểm có diện tích phù hợp. Ưu tiên lựa chọn các địa điểm có vị trí đắc địa, giao thông dễ dàng di chuyển, gần khu vực của khách hàng tiềm năng.

– Chú ý lựa chọn các trung tâm tổ chức có hệ thống cơ sở vật chất tốt, chất lượng âm thanh, ánh sáng đảm bảo để không ảnh hưởng đến trải nghiệm về sản phẩm mới của khách mời. 

– Ngoài ra bạn cũng cần cân nhắc đến các yếu tố khác như bài trí không gian, thái độ phục vụ, dịch vụ đi kèm… để đảm bảo buổi lễ ra mắt sản phẩm thật hoàn hảo trong mắt khách mời.

Thứ hai là về thời gian tổ chức sự kiện: đây là yếu tố quan trọng mang lại chương trình những hiệu quả nhất định. Một số gợi ý cho việc lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện ra mắt: Nên diễn ra trong thời gian vào buổi chiều tối, cuối tuần… Bên cạnh đó, nếu ra mắt sản phẩm nằm trong khung thời gian của các sự kiện quan trọng của công ty, sự kiện xúc tiến thương mại, sản phẩm mới của đối thủ ra mắt…..cũng là những khung thời gian nên cân nhắc và có phân tích thiệt – hơn khi tung ra sản phẩm mới.

3. Lên ý tưởng cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Ý tưởng chủ đề chính là linh hồn của một sự kiện và sự kiện ra mắt sản phẩm mới cũng không ngoại lệ. Nó được thể hiện thông qua các yếu tố thiết kế, trang trí, bố cục không gian, các tiết mục biểu diễn… 

Ý tưởng chủ đề của sự kiện ra mắt sản phẩm cần phải gắn liền với đặc trưng của sản phẩm đó và phù hợp với hình ảnh của doanh nghiệp. Bạn nên ưu tiên hướng tới các ý tưởng có thể làm nổi bật được những ưu thế vượt trội của sản phẩm, đồng thời gây ấn tượng tốt đối với khách hàng.

4. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Để chương trình tổ chức ra mắt thành công, không bị thiếu sót, có những sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng trong tất cả về nhân sự, hàng hóa, chi phí…chúng ta cần làm tốt những vấn đề sau:

– Dựa trên ý tưởng của chương trình, thiết kế các ấn phẩm hoàn chỉnh cho sự kiện như: Thiết kế khu vực trưng bày sản phẩm, địa điểm tổ chức sự kiện, backdrop, standee chương trình, thư mời…..

– Lên ngân sách sự toán cho sự kiện.

– Lên danh sách khách mời, phương án take care, đưa đón khách…

– Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện. Nên làm kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh: trước – trong & sau sự kiện.

– Lựa chọn đơn vị Agency & booking các đơn vị truyền thông theo kế hoạch.

– Lên kịch bản, MC cript cho chương trình.

– Phân bổ nhiệm vụ cho các phòng ban liên quan & giao nhiệm vụ cho nhân sự phụ trách các hạng mục.

– Chuẩn bị các clip, key moment, TVC của sản phẩm mới. Nếu cần chuẩn bị cả các tài liệu có liên quan trong quá trình hình thành ý tưởng & sản xuất sản phẩm.

– Chọn khách mời danh dự, người nổi tiếng, đại sứ sản phẩm đến tham dự chương trình. Lưu ý với từng nhóm khách mời chúng ta cần có những kế hoạch sử dụng hình ảnh, phát ngôn cụ thể để chuẩn bị “kịch bản” cho họ trong chương trình.

5. Tiến hành kế hoạch truyền thông 

Với các sự kiện ra mắt sản phẩm mới thì truyền thông trước, trong và sau sự kiện là điều không thể thiếu. Việc này góp phần lan tỏa tên tuổi của doanh nghiệp, giúp nhiều người biết đến sản phẩm và thương hiệu của bạn hơn.

Các phương tiện truyền thông được đông đảo đơn vị tổ chức lựa chọn cho mình là các mạng xã hội như facebook, instagram, youtube… Các mạng xã hội này hiện nay đều có giao diện công bố sự kiện rất thân thiện với người dùng và có chi phí quảng bá hợp lý.

Đối với các doanh nghiệp lớn với ngân sách dư giả có thể tăng cường quảng bá cho sự kiện thông qua báo chí, tivi…. Đây là các phương tiện truyền thông đại chúng rất phổ biến và chắc chắn sẽ góp phần tăng cường uy tín cho sự kiện của bạn.

6. Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Đây có thể coi là bước quan trọng nhất trong cả quá trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Trong bước này bạn cần quan tâm đến những hạng mục quan trọng như sau:

– Trang trí địa điểm: Phong cách bài trí và bố cục không gian cần được nghiên cứu và thiết kế sao cho phù hợp và thống nhất với ý tưởng và chủ đề của sự kiện và sản phẩm. 

– Setup hệ thống kỹ thuật: Các hạng mục như sân khấu, background, hệ thống âm thanh – ánh sáng… cho một sự kiện ra mắt sản phẩm luôn đòi hỏi có độ chính xác cao. Bạn cần phải nghiên cứu và phổ biến kỹ kế hoạch chương trình với các nhân sự phụ trách, để đảm bảo tiến độ tổ chức cũng như hạn chế tối đa sai sót xảy ra trong sự kiện.

– Chuẩn bị các ấn phẩm liên quan: tài liệu giới thiệu đến sản phẩm mới, standee, băng rôn, backdrop… bổ trợ cho công tác truyền thông tại sự kiện. 

– Chuẩn bị mẫu thử: Cần tính toán chuẩn bị đủ số lượng sản phẩm mới để thuận tiện cho khách mời tham quan và trải nghiệm.

– Chuẩn bị thực đơn: Hầu hết các doanh nghiệp hiện này đều lựa chọn teabreak cho phần tiệc tại các sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Hình thức tiệc này có cả trà và bánh, không quá cầu kỳ trong khâu chuẩn bị nhưng vẫn đủ sang trọng, chuyên nghiệp. 

– Chuẩn bị quà tặng: Hoạt động này vừa tạo cơ hội cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm, vừa góp phần giúp doanh nghiệp tạo thiện cảm và ấn tượng tốt trong lòng công chúng.

Là một trong số những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội và Tp.Hồ Chí Minh với bề dày kinh nghiệm  tổ chức các sự kiện lớn nhỏ cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, VietFire đồng hành cùng bạn để mang đến một lễ ra mắt sản phẩm thành công và thu hút được khách hàng tham gia. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được:

• Tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp với khách hàng.

• Thiết kế ý tưởng, kịch bản phù hợp cam kết đem đến ấn tượng và dấu ấn cho chương trình.

• Đảm bảo các hạng mục theo đúng kịch bản.

• MC chuyên nghiệp, dẫn dắt game show xuyên suốt chương trình.

• Hỗ trợ thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, backdrop cho sân khấu, không gian sự kiện.

• Chuẩn bị quà, vinh danh trao thưởng cho chương trình.

• Hỗ trợ thi công, tháo lắp các hạng mục sự kiện.

• Tư vấn trực tiếp, trình bày phương án, khả thi theo yêu cầu khách hàng.