Sổ sách kế toán

Đây là bài giảng “Sổ sách kế toán”, bài này sẽ giúp các bạn hiểu được khái niệm, ý nghĩa và cách ghi vào sổ kế toán như thế nào.

1. Khái niệm và ý nghĩa của sổ kế toán

Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu qui định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của các chứng từ gốc.
Sổ kế toán là phương tiện để hệ thống hóa thông tin theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

2. Các loại sổ kế toán

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
-Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
-Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.

2.1. Sổ kế toán tổng hợp

2.1.1 Sổ Nhật ký 

Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.

Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
– Ngày, tháng ghi sổ;
– Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
– Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
– Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

2.1.2. Sổ Cái

dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
-Ngày, tháng ghi sổ;
-Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
-Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.

2.2 Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái.
Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.

3. Cách ghi chép vào sổ – chữa sổ kế toán

3.1. Mở và ghi sổ kế toán

3.1.1. Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm và ghi số dư đầu kì vào tài khoản. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
• Đối với sổ kế toán dạng quyển
Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.
Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
• Đối với sổ tờ rời
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

3.1.2. Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

3.1.3. Khoá sổ

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Kế toán phải khóa sổ từng tháng vào cuối tháng. Các chứng từ tháng nào phải ghi vào sổ kế toán tháng đó trước khi khóa sổ. Cấm khóa sổ trước thời hạn để làm báo cáo và cấm làm báo cáo trước khi khóa sổ.
– Đối với quỹ tiền mặt phải khóa sổ hàng ngày.
– Phải đối chiếu sổ tiền gởi ngân hàng với ngân hàng một tuần một làn.
– Đối chiếu sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết ít nhất một tháng một lần….

3.2. Chữa sổ kế toán

Trong quá trình ghi sổ kế toán, nếu phát hiện sai lầm thì tiến hành sửa sai để đảm bảo yêu cầu chính xác. Tùy theo thời gian và tính chất sai lầm, kế toán áp dụng 1 trong 3 phương pháp sửa sai sau

3.2.1. Phương pháp cải chính ( gạch xóa – đính chính )

• Phương pháp này áp dụng trong các trường hợp: Sai sót được phát hiện sớm chưa ảnh hưởng đến quan hệ tài khoản đối ứng hoặc số tổng cộng.
• Cách sửa sai : Dùng mực đỏ gạch một đường ngang chỗ ghi sai. Trên chỗ bị gạch bỏ ta ghi những con số hoặc chữ đúng bằng mực thường, có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng.

3.2.2. Phương pháp ghi bổ sung

• Phương pháp này áp dụng trong các trường hợp: Ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền thực tế phát sinh hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền trên chứng từ .
• Phương pháp sửa sai: Dùng mực thường ghi thêm 1 bút toán giống như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số tiền đúng cần phải ghi với số tiền đã ghi sai.

3.2.3. Phương pháp ghi số âm ( phương pháp ghi mực đỏ )

• Áp dụng trong các trường hợp:
-Định khoản đúng nhưng số tiền ghi sai lớn hơn số đúng trên chứng từ hoặc ghi trùng hai lần của một chứng từ.
– Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản .
• Cách chữa sai :
– Đối với trường hợp đầu ( số sai > số đúng ) ta ghi một bút toán giống như bút toán đã ghi với số tiền đúng bằng chênh lệch giữa số sai và số đúng hoặc bằng số tiền đã ghi trùng bằng số âm.
– Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản : Ta ghi một bút toán giống như bút toán đã ghi sai bằng số âm để hủy bỏ kết quả đó, sau đó dùng mực thường ghi lại bút toán đúng.
Chú ý : Nếu sửa sai bằng phương pháp ghi bổ sung hoặc ghi số âm đều phải có chứng từ đính chính ngày tháng của chứng từ ghi sai cần phải điều chỉnh và phải được kế toán trưởng phê duyệt.

3.3- Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

(1)- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
(2)- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;
(3)- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” .
(4)- Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

Bài giảng “sổ sách kế toán” đã hết. Có câu hỏi gì thì cứ comment, chúng mình sẽ giải đáp ngay cho bạn nha! Cố lên những chiến binh của chúng tôi!