Sổ kế toán là gì? Nội dung, cách phân loại sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Bài viết phân tích, làm sáng tỏ một số nội dung pháp luật quy định về sổ kế toán, cụ thể:

1. Khái niệm sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo những mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, nhằm cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.

Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan của tổ chức, cá nhân thuộc diện áp dụng Luật kế toán.

Tổ chức, cá nhân lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ; chữ kí của người lập sổ; kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Sổ kế toán phải có các nội dung theo quy định của pháp luật. Hình thức sổ kế toán được lập theo quy định của Bộ Tài chính. Số kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của số, bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá số.

2. Phân loại sổ kế toán

Sổ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau:

a) Phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán

Theo tiêu thức này, sổ kế toán được chia thành ba loại:

– Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ dùng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính liên tục theo trình tự thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh như: Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

– Sổ ghi theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán). Loại sổ kế toán này gồm có: Sổ cái, sổ chi tiết.

– Sổ liên hợp: Là loại sổ được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.

b) Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ.

Căn cứ vào cấu trúc của sổ kế toán đã được thiết kế, sổ kế toán được chia thành các loại sổ kế toán:

– Sổ kế toán kiểu một bên: Là loại sổ mà hai cột Nợ, Có của tài khoản kế toán được bố trí cùng một bên của trang sổ kế toán như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu một been (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).

– Sổ kế toán kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu hai bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).

– Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.

– Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong sổ kế toán là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.

c) Phân loại sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán

Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia thành hai loại:

– Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công công tác và ghi sổ kế toán. Các loại sổ này dễ thất lạc, kế toán phải làm tốt công tác bảo quản.

– Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng lại thành quyền, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Loại sổ này thuận tiện cho việc bảo quản sổ kế toán và sử dụng đối với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.

d) Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán

Theo cách phân loại này, sổ kế toán được chia làm ba loại:

– Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán phản ánh số liệu về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I). Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Sổ kế toán này cung cấp các chỉ tiêu tổng quát phục vụ cho công tác kế toán và quản lý.

– Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán để phản ánh số liệu chi tiết hóa của số liệu đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết (tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…). Loại sổ kế toán này có các sổ kế toán chi tiết về vật tư, thanh toán với khách hàng, thanh toán với người bán…

Số liệu được phản ánh trên loại sổ kế toán này sẽ cung cấp tài liệu về tình hình hoạt động của đơn vị một cách chi tiết phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp

– Sổ kế toán kết hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát đồng thời chi tiết hóa số liệu đó để phục vụ các yêu cầu quản lý và làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Thuộc loại này có các sổ: Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột.

3. Nội dung của sổ kế toán

Theo Điều 24 Luật kế toán năm 2015 quy định như sau:

” 2. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

3. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Ngày, tháng, năm ghi sổ;

b) Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;

đ) Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

4. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

5. Bộ Tài chính quy định chi tiết về sổ kế toán.”

Các đơn vị phải tuân thủ những quy định của chế độ kế toán hiện hành về sổ kế toán. Hệ thống kế toán doanh nghiệp đã ban hành các mẫu sổ kế toán chủ yếu cho các đơn vị kế toán trong đó được chia thành hai loại:

+ Mẫu sổ kế toán bắt buộc: Được sử dụng cho tất cả các đơn vị kế toán, trong quá trình thực hiện các đơn vị không được tùy ý thay đổi mẫu sổ kế toán.

+ Mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn: Các đơn vị căn cứ vào tình hình quản lý cụ thể của đơn vị, căn cứ vào những quy định: Bộ Tài chính đã xây dựng các mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn cho các đơn vị kế toán, tùy theo yêu cầu quản lý, trình độ quản lý và các điều kiện cụ thể của từng đơn vị, các đơn vị căn cứ vào mẫu sổ kế toán đã được hướng dẫn để xây dựng mẫu sổ kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.

4. Vai trò của sổ kế toán

– Sổ kế toán dùng để ghi chép và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ về kinh tế, tài chính phát sinh theo kinh tế và tình hình, trình tự thời gian của doanh nghiệp.

– Thông qua những số liệu mà doanh nghiệp có thể thực hiện so sánh các số liệu với nhau để tìm ra nguyên nhân cũng như có cách giải quyết vấn đề tài chính trong doanh nghiệp của mình.

– Sổ kế toán chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Trong quá trình thu nhận và xử lý thông tin về hoạt động kinh doanh của các đơn vị, các chứng từ chỉ phản ánh thông tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế riêng biệt chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp, vì vậy cần tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên từng chứng từ vào sổ kế toán để thấy rõ tình hình, kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp mình.

– Đây được coi là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh lên các báo cáo tài chính, các tài liệu cần thiết cho quản lý thường được lấy từ sổ kế toán.

5. Quy định về mở, ghi sổ và khóa sổ kế toán

Quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán được quy định tại Điều 26 Luật kế toán 2015, theo đó:

– Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.

– Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

– Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

– Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

– Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

– Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

– Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Luật kế toán 2015, trừ việc đóng dấu giáp lai. Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Luật Minh Khuê (tổng hợp & phân tích)