Sharepoint là gì? Cập nhật 3 tính năng mới nhất tháng 2/2023

Sharepoint là gì mà trong vài năm gần đây việc sử dụng Microsoft SharePoint ngày càng rộng rãi? Và liệu chúng ta đã thực sự đã khám phá hết những tính năng nổi bật và mới nhất của Sharepoint chưa? Để giải đáp cho những câu hỏi trên và tìm hiểu rõ hơn về Sharepoint hãy cùng TopOnSeek xem bài viết dưới đây nhé.

Xem thêm: 21 Phần Mềm Quản Lý KPI Miễn Phí, Hiệu Quả Nhất 3/2023

Sharepoint là gì?

Khái niệm về Sharepoint

SharePoint được hiểu là một nền tảng được cộng tác bởi các thành viên với nhau và do Microsoft phát triển đến hiện tại. Hiểu đơn giản đó là một nền tảng hỗ trợ người dùng trong việc lưu trữ, chia sẻ tài liệu, quản lý nội dung web, truyền đạt thông tin nội bộ qua Sharepoint.

Sharepoint thực ra cũng gần như Google Drive nhưng được phát triển với nhiều tính năng hơn và được nâng cấp phục vụ cao hơn cho doanh nghiệp. 

Sharepoint-liên kết thông tin, chia sẻ dữ liệu người dùng lại với nhau

Cách tạo Sharepoint trên máy tính, cùng xem cách thực hiện qua video trên nhé.

Những sản phẩm nổi bật nhất của Microsoft Sharepoint đến hiện tại

Các sản phẩm Sharepoint thông dụng nhất hiện nay bao gồm: 

• SharePoint trong Microsoft 365: là một phiên bản dựa trên nền tảng điện toán đám mây và được phát triển bởi Microsoft, phục vụ  rộng rãi cho mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn có thể lựa chọn cài đặt và sử dụng tại chỗ, người sử dụng sẽ lựa chọn đăng ký gói Office 365 hay có thể là Sharepoint Online độc lập. 

Giao diện Sharepoint trong Microsoft 365

• SharePoint Server:  Một doanh nghiệp muốn sử dụng Sharepoint Server để triển khai và quản lý công việc bằng cách đăng ký gói Office 365 Enterprise. Song song đó, người dùng cá nhân hoặc doanh nghiệp khi tham gia Sharepoint Server được khai thác triệt để tất cả các tính năng thông dụng và bổ sung thêm nhiều tính năng cực kì có ích. Chẳng hạn như các trang site, website, tìm kiếm đều hiện đại. Hơn thế nữa Sharepoint Server còn tích hợp trên các nền tảng PowerApps, nền tảng Power BI cũng như trang chủ Sharepoint.  

Giao diện Sharepoint Server 2019 mới nhất hiện nay

• SharePoint Designer 2013: được biết là một chương trình phát hành miễn phí vào năm 2013. Là chương trình được sử dụng để thiết lập các giải pháp hỗ trợ dòng công việc hiệu quả. Đồng thời, được dùng để chỉnh sửa các loại nội dung ngoài cho giải pháp dữ liệu bên ngoài dựa trên Business Connectivity Services (đây là tính năng giúp người dùng có thể đọc được và thu nhận thông tin dữ liệu từ hệ thống bên ngoài của công ty).

Giao diện mới nhất của Sharepoint Designer 2013

Top 3 tính năng nổi bật nhất của Sharepoint

• Tính bảo mật rất cao

SharePoint an toàn cho người dùng đến mức Microsoft chi 1 tỷ USD mỗi năm chỉ riêng cho bảo mật. Ngoài ra, SharePoint đi kèm với nhiều tính năng bảo mật tích hợp sẵn, chẳng hạn như khả năng hạn chế xem nội dung của bạn bởi những người bên ngoài tổ chức và khả năng đặt quyền xem hoặc chỉnh sửa cho những người bên trong tổ chức của bạn. Đặt quyền truy cập vào một số nội dung nhất định, tạo cơ chế cho phép hoặc chặn một số hành động nhất định của người dùng,… để bạn có trải nghiệm tốt nhất có thể.

• Hoạt động cộng tác hiệu quả

SharePoint được Microsoft tăng cường để nâng cao trải nghiệm cộng tác của người dùng, thậm chí còn tốt hơn khi được hỗ trợ với các ứng dụng hoặc dịch vụ Office 365 khác. Khi được triển khai như một phần của Office 365, SharePoint sẽ tạo một không gian làm việc ảo cho phép các nhóm gặp gỡ, hoàn thành nhiệm vụ hoặc cộng tác.

Ngoài ra, SharePoint còn đóng vai trò là một “không gian làm việc chung ảo”, bởi người dùng không cần cài đặt hay có đội ngũ kỹ thuật để xây dựng một nền tảng làm việc nhóm chung, vì mọi thứ chỉ cần chia sẻ. Việc bổ nhiệm trưởng nhóm trong Sharepoint cũng làm rất tốt.

• Giải pháp linh hoạt cho nhiều đối tượng

Một điều tuyệt vời nữa là SharePoint tiết kiệm cho người dùng rất nhiều thời gian và công sức, điều này mang lại sự nhất quán và hiệu quả cao cho công việc mà người dùng phải làm hàng ngày. Các mục cấp thấp hoặc tác vụ đơn giản như theo dõi trạng thái tài liệu, xác minh hoặc thu thập chữ ký, thông báo cho bạn khi nội dung thay đổi, v.v., cho phép người dùng tập trung vào các tác vụ cao hơn, phức tạp hơn.

Bên cạnh đó, SharePoint sẽ cung cấp một khoảng không gian dựa trên website, là nơi người dùng có thể tải lên một số tài liệu ngay lập tức được chia sẻ với những người cần xem tài liệu đó. Người dùng cũng có thể có được không gian lưu trữ cá nhân của mình nó được gọi là OneDrive.

Đây là nơi không ai có thể xem được tài liệu của bạn hoặc không có sự cho phép truy cập của bạn thì bất cứ ai cũng không được truy cập tài liệu đó hoặc chia sẻ với những người dùng khác. Các tính năng như phê duyệt tài liệu, quy trình làm việc có thể kiểm soát tài liệu được chia sẻ và cách mà nhân viên làm việc với thông tin trong một công ty.

Hơn thế nữa, liên kết mà đến các tài liệu được chia sẻ hoặc không gian cộng tác với nhau cũng có thể được gửi qua email, giúp người dùng sẽ dễ dàng được chuyển hướng nhanh chóng đến chính xác những gì họ muốn xem.

Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể thường xuyên dùng SharePoint để xuất bản thông tin toàn công ty như tài liệu nhân sự, thông báo…

Sharepoint Online được hiểu là gì?

Là một phiên bản dựa trên nền tảng điện toán đám mây và được phát triển bởi Microsoft, phục vụ  rộng rãi cho mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn có thể lựa chọn cài đặt và sử dụng tại chỗ, người sử dụng sẽ lựa chọn đăng ký gói Office 365 hay có thể là Sharepoint Online độc lập.

Công dụng của việc sử dụng SharePoint sẽ là gì?

SharePoint sẽ cho phép khả năng tăng năng suất, lưu trữ tài liệu cho mọi doanh nghiệp lớn và nhỏ. Các tính năng của SharePoint chủ yếu tập trung vào trải nghiệm cộng tác chéo lẫn nhau dựa trên mạng nội bộ cho phép truy cập và chia sẻ an toàn, quản lý nội dung và các tính năng cộng tác quy trình làm việc giữa nhiều tính năng khác nhau.

Đối với một nền tảng cộng tác dựa trên trang web như SharePoint sẽ rất dễ bảo trì và ở cấp độ cơ bản, người dùng doanh nghiệp dễ hiểu. Bên cạnh đó, nó cũng thể thể hiện tùy chỉnh không giới hạn và có khả năng mở rộng phạm vi với quy mô lớn, sẽ có rất nhiều cách sử dụng khác nhau mà các doanh nghiệp dùng cho nền tảng này để tăng doanh thu và nâng cao sự phát triển của doanh nghiệp.

Nền tảng Sharepoint được truy cập rộng rãi cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp

SharePoint được dùng để làm gì?

SharePoint đã và đang trở thành một phần quan trọng không thể thiếu suốt 17 năm qua trong việc tăng hiệu suất làm việc, hơn 500 công ty thành công trên nền tảng “Mạng nội bộ” đồng hành qua suốt mọi thể loại kinh doanh. Rất nhiều công dụng của Sharepoint hỗ trợ người dùng cá nhân/ doanh nghiệp làm việc cùng nhau dễ dàng hơn trong các dự án lớn đặc biệt và thiết lập các tiêu chuẩn của quy trình kinh doanh để truy cập và chia sẻ thông tin tài liệu và ghi dữ liệu.

Các tính năng nổi bật như quản lí bảo mật, đồng sở hữu tác giả, tạo ra phiên bản và tích hợp với Exchange ( Ứng dụng email Outlook ) mang đến cho người dùng hay doanh nghiệp những trải nghiệm tuyệt vời với khả năng làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn nhất và đảm bảo tính hoàn hảo của công việc người dùng tạo ra. Có thể tổng hợp những khả năng SharePoint có thể làm được:

• Yêu cầu phê duyệt tài liệu trước khi chúng được hiển thị
• Kiểm tra  và quản lý tài liệu để ngăn cản bất kỳ tác giả hoặc chỉnh sửa nào khác trên Sharepoint.
• Tiếp nhận thông báo khi tài liệu được tải lên hay thay đổi được thực hiện với chúng.
• Tạo ra tiêu chuẩn quy trình làm việc bằng logic if/then để tự động hóa các thao tác như di chuyển hoặc gửi tài liệu qua email và ghi nhận thông tin.

Hầu hết tất cả các tính năng đó đều được nâng cao và cải thiện năng suất của người dùng cá nhân hay doanh nghiệp, thế nhưng điều mà SharePoint thực sự có thể làm tốt hơn hết là các hệ thống cộng tác tài liệu trước đó là hiển thị thông tin về thông tin/tài liệu nào được lưu trữ và lý do lưu trữ nó.

Dễ dàng thấy là trong SharePoint để yêu cầu dữ liệu về thông tin (chẳng hạn như thời gian sửa đổi, được tạo bởi ai.., cũng như các ‘thẻ’ tùy chỉnh trên tài liệu hoặc thư mục) để nhân viên khi dùng có thể hiểu rõ hơn lý do tài liệu nó tồn tại và lí do nó không cần mở mặc dù nó rất quan trọng.

SharePoint còn tiện ích đến mức cho phép người dùng tạo ra cơ sở dữ liệu có thể tùy chỉnh ở định dạng để dễ sử dụng và ghi lại hàng nghìn mẫu thông tin  được tích hợp với các quy trình công việc đã đề cập trước đó hoặc các quy trình kinh doanh khác nhau.

Thực tế người dùng cảm thấy thích thú, muốn khám phá về những tính năng hữu ích của Sharepoint

Ứng dụng SharePoint – Sharepoint app là gì?

Các ứng dụng trong Microsoft SharePoint là các tích hợp bổ sung những tính năng cho không gian trong cộng tác tiêu chuẩn trên nền tảng này. Một số ứng dụng có sẵn và đi kèm cùng với nền tảng, nhưng có nhiều ứng dụng khác nhau có thể bổ sung các tính năng và tùy chọn không đi kèm với nền tảng SharePoint thông thường.

 Nó sẽ có thể là bất kỳ thứ gì, từ thư viện của người dùng có thể dùng để lưu trữ hay chia sẻ tài liệu cũng như tệp, tới phần bổ trợ lịch, tới các ứng dụng quy trình công việc mạnh mẽ như Nintex cho phép thực hiện nhiều hành động logic có thể lặp lại trong SharePoint một cách dễ dàng.

Sharepoint thực hiên thao tác trên điện thoại một cách dễ dàng

>>Có thể bạn quan tâm: ChatGPT là gì?

SharePoint sẽ được dùng như thế nào để quản lý nội dung của người dùng?

SharePoint sẽ hỗ trợ nhiều cách để sắp xếp hoặc thêm siêu dữ liệu, xây dựng và theo dõi nội dung do chính doanh nghiệp sở hữu. Quan trọng hơn hết là với tư cách một nền tảng, SharePoint có thể buộc các thẻ vào nội dung khi người dùng doanh nghiệp tải chúng lên không gian cộng tác. Họ cũng có thể yêu cầu người dùng cuối cùng cung cấp siêu dữ liệu về tài liệu như một phần của quy trình này.

Sau khi nội dung và siêu dữ liệu có trong nền tảng, SharePoint trao quyền cho các tổ chức bằng các công cụ quy trình làm việc để tự động hóa:

• Các tiêu chuẩn quy trình dựa vào các thông tin được cung cấp bởi người dùng cuối cùng.
• Công cụ cho phép nội dung xử lý bản ghi
• Xử lý thông tin dựa vào các chính sách kinh doanh

Phần lớn thì các công ty nằm trong danh sách Fortune 500 đã dựa vào nền tảng SharePoint trong hơn một thập kỷ qua và SharePoint cũng như hệ sinh thái, một ngành công nghiệp mà có trị giá hàng tỷ đô la. Với các chức năng mới của SharePoint Online như một phần của ứng dụng đám mây Office 365/Microsoft 365, cũng như các liên kết với các dịch vụ như Flow, nhóm và nhóm Office 365, SharePoint và các dịch vụ dựa trên SharePoint ngày càng phù hợp trên tất cả các ngành dọc.

Không gian lưu trữ tiện ích của Sharepoint

Sharepoint Farm là gì?

Có thể hiểu đơn giản như sau SharePoint Farm là tập hợp các máy chủ hoạt động cùng nhau để thực hiện được các vai trò của SharePoint làm cho nó hoạt động. Nếu bạn còn xa lạ với thuật ngữ này, hãy xem các vai trò là những công việc khác nhau mà ở đó mỗi công việc đòi hỏi những kỹ năng cụ thể. Khi bạn đã sẵn sàng thiết lập SharePoint, bạn định hình cấu hình từng máy chủ trong nhóm của mình để thực hiện một hoặc nhiều vai trò.

Trong SharePoint, có ba vai trò (được xác định chính thức trong chương trình hướng dẫn cài đặt SharePoint cùng với một vài vai trò mới trong SharePoint Server 2016). Các vai trò này là giao diện người dùng web (WFE), máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu.

Sharepoint kết nối người dùng khắp nơi trên thế giới

>>Bạn có thể tìm đọc:

Có gì mới với SharePoint 2019 – phiên bản mới nhất hiện nay?

Trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay, nhân viên có kỳ vọng cao và yêu cầu các tính năng cộng tác mới nhất. SharePoint 2019 đáp ứng nhu cầu này bằng cách làm nổi bật trong nhóm và trang web nâng cao cũng như giúp nhắn tin và chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm dễ dàng hơn bao giờ hết.

Các trang hoạt động với các phần web hiện đại, cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh trang của họ bằng cách nhúng video, kết hợp nguồn cấp dữ liệu từ Yammer, thêm tài liệu và bao gồm cả hình ảnh key visual.

Danh sách và thư viện có giao diện hiện đại với khả năng tương tác nhanh hơn, quản lý cột dễ dàng, hiển thị tốt hơn cho trình duyệt trên thiết bị di động và thông tin chuyên sâu. Thật thú vị, họ cũng có thể tính toán và đánh dấu những gì quan trọng nhất đối với người dùng. Ví dụ: nếu bạn đang tập hợp một danh sách tổng hợp về thị trường để có thể định hình địa chỉ của các khu vực khác nhau, thì danh sách này có thể làm nổi bật các giá trị ngoại lệ ở trên cùng và dưới cùng bằng các màu khác nhau.

Ngoài ra còn có một số công cụ giao tiếp mới thú vị, như các trang tin tức và truyền thông của nhóm. Các site liên lạc là nơi để chia sẻ tin tức, giới thiệu một câu chuyện hay phát một thông điệp cho người khác. Người dùng có thể dễ dàng tạo các site liên lạc cho mình từ SharePoint Home mà không cần liên hệ với bộ phận IT.

Tất nhiên, việc cho phép tất cả người dùng dễ dàng tạo các trang web theo cách này sẽ không được quản lý cũng có thể gây ra các vấn đề về thông tin và sự lan rộng. Quản trị viên sẽ muốn xem xét cẩn thận cách triển khai tính năng này và kiểm tra các công cụ của bên thứ ba chẳng hạn như tự động hóa quản trị của AvePoint có thể giúp họ duy trì quyền kiểm soát đồng thời trao quyền cho người dùng của họ.

Giờ đây, việc chia sẻ tài liệu, liên kết với đồng đội và liên hệ trong việc tổ chức của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, đặc biệt là trong các trang cộng tác. Và với trải nghiệm được nâng cấp, bạn sẽ tự động được thông báo nếu bạn:

• Chia sẻ với một nhóm lớn;
• Bao gồm rất nhiều mặt hàng;
• Nếu bạn có thể chia sẻ ngoài đối tượng dự định của mình.

Với ba cấp độ quyền bạn sẽ đơn giản hơn để lựa chọn, SharePoint 2019 là giải pháp thay thế tại chỗ tuyệt vời cho các công ty đang tìm kiếm sự chia sẻ dễ dàng diễn ra trong các giải pháp văn phòng đám mây.

Ngoài ra, một thông tin thú vị nữa là Sharepoint 2019 cũng chính là bản mới nhất của năm 2022 và dự kiến đồng hành đến năm 2023 nên khách hàng có thể yên tâm khi dùng bản này sẽ cập nhật đủ các tính năng hiện đại cần có cho người dùng.

Dùng sharepoint như một giải pháp tuyệt vời cho chia sẻ dữ liệu giữa các nhân viên lẫn nhau trong công ty

Có thể bạn quan tâm:

Ngoài Sharepoint, Microsoft còn có các sản phẩm khác

OneDrive: Tương đồng như Sharepoint, OneDrive là nơi đồng bộ hóa một chương trình trên máy tính mà bạn có thể dùng để đồng bộ các tài liệu từ một site nhóm hoặc cho cơ quan, cho trường học vào máy tính của bạn để sử dụng ngoại tuyến. 

Microsoft Word: Microsoft Word là một chương trình chỉnh sửa và xử lý văn bản phổ biến đối với tất cả người dùng máy tính trên toàn thế giới, được phát triển bởi Microsoft và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office.

 Sử dụng các công cụ định dạng của Microsoft Word để tạo các tài liệu có chất lượng chuyên nghiệp một cách hiệu quả. Ngoài ra, Word bao gồm các công cụ chỉnh sửa và sửa đổi giúp cộng tác với người khác dễ dàng hơn.

Microsoft Excel: Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office. Phần mềm giúp người dùng thu thập dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, sử dụng lượng dữ liệu lớn để tính toán và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác.

 Một bảng tính Excel bao gồm các hàng và cột. Giao điểm của hai thành phần này gọi là ô.

Microsoft Powerpoint: Microsoft PowerPoint là phần mềm tạo slide độc ​​đáo với các tính năng tương tác phong phú như mực, cảm biến và giọng nói. Ứng dụng này được Microsoft phân phối rộng rãi cho mọi nền tảng thiết bị.

Outlook: Outlook là phần mềm của Microsoft để quản lý thông tin cá nhân, bao gồm các công cụ dành cho email, lịch, quản lý tác vụ, quản lý liên hệ, ghi chú, ghi nhật ký, duyệt web, v.v.

 Sử dụng Outlook dưới dạng ứng dụng độc lập hoặc kết hợp với các ứng dụng khác cho nhiều người dùng trong tổ chức của bạn, chẳng hạn như chia sẻ hộp thư và lịch trình, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lập lịch họp cụ thể.

Tổng kết

Bài viết trên đây đã trả lời cho câu hỏi “Sharepoint là gì?” và tìm hiểu thêm những thông tin thú vị về Sharepoint mà TopOnSeek đã chia sẻ. Việc dùng Sharepoint có thể đã không còn quá xa lạ với doanh nghiệp nhưng sẽ rất tuyệt vời nếu tìm hiểu kĩ hơn sẽ có thể giúp ích cho bạn trong việc khai thác tối đa các tính năng, quản lí tài liệu một cách hiệu quả, tìm hiểu triệt để những ngóc ngách của nó cũng là một điều khá quan trọng. Hy vọng  bài viết đã cho bạn những thông tin hữu ích giúp bạn có cái nhìn bao quát về Sharepoint nhất.

Nguồn: What is Microsoft SharePoint? A Beginner’s Guide – Hunter W

1. Cách đồng bộ hóa tệp trên Sharepoint?

   Để mục thư viện tài liệu trên trang SharePoint mà bạn muốn đồng bộ hóa tệp hãy chọn Sync.
   Sau khi hoàn tất thiết lập, các tệp sẽ bắt đầu đồng bộ hóa với máy tính của bạn. Bạn sẽ tìm thấy các tệp của mình trong OneDrive – trong File Explorer hoặc Mac Finder.

2. Ai nên sử dụng SharePoint?

   Về phạm vi và lợi ích đa quản lý hiện tại, SharePoint đang dần được hầu hết các công ty công nghệ áp dụng để tích lũy kinh nghiệm. Vi dụ như: Nhóm chuyên gia kỹ thuật, lập trình viên, v.v.
   Đồng thời, nhóm công nghệ sử dụng phiên bản SharePoint cao cấp hơn một chút so với phiên bản thông thường. SharePoint hỗ trợ cung cấp dịch vụ trực tiếp cho các dự án và sản phẩm công nghệ của công ty, với khả năng phân phối lại được kiểm soát và đo điểm chuẩn trên cơ sở từng nhân viên. Các lập trình viên thường sử dụng các tiện ích mở rộng dựa trên các tính năng mới của SharePoint.
   Đối với người dùng thông thường, hầu hết người dùng sẽ sử dụng chức năng cơ bản hơn của SharePoint và sẽ chỉ cần đáp ứng các yêu cầu chung sau: Lên kế hoạch, tìm kiếm thông tin,… .

3. SharePoint có thể tùy chỉnh được không?

   SharePoint cho phép bạn tùy chỉnh hoàn toàn giao diện người dùng để phù hợp hơn với thương hiệu nội bộ của công ty bạn. Điều này bao gồm tùy chỉnh màu sắc, hình nền, phông chữ, bố cục trang web, tiêu đề, logo, v.v. Những thay đổi về giao diện này được thực hiện rất nhanh chóng và dễ dàng mà không cần sự tham gia của nhà phát triển ứng dụng.