Quy trình mua sắm hàng hóa và các dịch vụ phi tư vấn

CƠ SỞ THỰC HIỆN

1.1 Mục đích, phạm vi áp dụng:

Mục đích:

– Quy định thống nhất quy trình, thủ tục mua sắm hàng hóa và các dịch vụ phi tư vấn theo đúng quy định hiện hành tại Trường Đại học Cần Thơ nhằm giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời nhu cầu của đơn vị, đảm bảo mục tiêu công bằng, minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả.

– Đơn vị và cá nhân trong Trường phải tuân thủ đầy đủ nội dung quy trình công việc, thực hiện nhanh chóng, kịp thời đảm bảo hiệu quả công việc và tiến độ thực hiện.

Phạm vi áp dụng:

Quy trình áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Cần Thơ khi thực hiện công việc mua sắm hàng hóa và các dịch vụ phi tư vấn từ các nguồn vốn đầu tư của Nhà trường.

1.2 Nội dung mua sắm hàng hóa và dịch vụ phi tư vấn:

– Mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc theo quy định của Thủ tướng Chính phủ về tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của các cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước;

– Mua sắm máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn, phục vụ an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy;

– Mua sắm phương tiện vận chuyển: Ô tô, xe máy, tàu, và các phương tiện vận chuyển khác (nếu có);

– Mua sắm nguyên nhiên liệu, xăng dầu, hóa chất, dược liệu, vật tư, vật liệu tiêu hao, công cụ, dụng cụ bảo đảm hoạt động thường xuyên;

– May sắm trang phục ngành, bảo hộ lao động (gồm cả mua sắm vật liệu, mẫu thiết kế và công may);

– Mua sắm các sản phẩm công nghệ thông tin gồm: Máy móc, thiết bị, phụ kiện, phần mềm và các sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin khác, bao gồm cả lắp đặt, chạy thử, bảo hành (nếu có) thuộc dự án công nghệ thông tin sử dụng vốn sự nghiệp theo quy định của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước;

– Sản phẩm in, tài liệu, biểu mẫu, ấn phẩm, ấn chỉ, tem; văn hóa phẩm, sách, tài liệu, phim ảnh và các sản phẩm, dịch vụ để tuyên truyền, quảng bá và phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ;

– Dịch vụ phi tư vấn bao gồm: Thuê các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, trang thiết bị, phương tiện làm việc, phương tiện vận chuyển; dịch vụ thuê trụ sở làm việc, nhà trạm, ô tô phục vụ công tác, vệ sinh công nghiệp; dịch vụ thuê đường truyền dẫn; dịch vụ bảo hiểm; dịch vụ thẩm định giá (nếu có); dịch vụ cung cấp điện, nước, điện thoại cố định; dịch vụ đào tạo, tập huấn, tổ chức hội nghị, hội thảo và các dịch vụ phi tư vấn khác;

– Các loại tài sản, hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn khác được mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị.

1.3 Văn bản áp dụng:

– Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2014);

– Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/8/2014);

– Thông tư số 01/2015/TT-BKHĐT ngày 04/02/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết lập Hồ sơ mời quan tâm, Hồ sơ mời thầu, Hồ sơ yêu cầu dịch vụ tư vấn;

– Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT ngày 16/6/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hoá;

– Thông tư liên tịch số 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC ngày 08/9/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính quy định chi tiết việc cung cấp, đăng tải thông tin về đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng;

– Thông tư số 10/2015/TT-BKHĐT ngày 26/10/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết về kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

– Thông tư số 11/2015/TT-BKHĐT ngày 27/10/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết lập hồ sơ yêu cầu đối với chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh;

– Thông tư số 19/2015/TT-BKHĐT ngày 27/11/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết lập báo cáo thẩm định trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu;

– Thông tư số 09/2010/TT-BKH ngày 21/4/2010 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hoá, xây lắp;

– Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29 tháng 3 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định chi tiết việc sử dụng vốn Nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan Nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội -nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp.

1.4 Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:

– CĐTQTRG: Chỉ định thầu theo quy trình rút gọn;

– CHCTQTRG: Chào hàng cạnh tranh theo quy trình rút gọn;

– CHCTQTTT: Chào hàng cạnh tranh theo quy trình thông thường;

– ĐTRR: Đấu thầu rộng rãi;

– TTH: Tự thực hiện;

– TĐG: Thẩm định giá;

– HSMT: Hồ sơ mời thầu;

– HSYC: Hồ sơ yêu cầu;

– YCBG: Bản yêu cầu báo giá;

– HSDT: Hồ sơ dự thầu;

– HSĐX: Hồ sơ đề xuất;

– HSBG: Hồ sơ báo giá;

– ĐHCT: Đại học Cần Thơ;

– BGH: Ban giám hiệu;

– P.QTTB: Phòng Quản trị – Thiết bị;

– P.TV: Phòng Tài vụ.

NỘI DUNG QUY TRÌNH:

2.1 Bước 1 (Gửi và tiếp nhận hồ sơ):

Trên cơ sở dự toán mua sắm hàng hóa hoặc các dịch vụ phi tư vấn khác theo kế hoạch và quyết định phân giao kinh phí đã được Hiệu trưởng phê duyệt, đơn vị lập danh mục và dự toán chi tiết về hàng hóa hoặc các dịch vụ phi tư vấn khác cần thực hiện, bao gồm mô tả yêu cầu về tính năng kỹ thuật hay quy cách kỹ thuật của hàng hóa hoặc nội dung các dịch vụ phi tư vấn gửi P.QTTB (kèm theo ít nhất 01 báo giá để làm cơ sở trong lập dự toán chi tiết). P.QTTB sẽ tiếp nhận hồ sơ trong giờ hành chính.

2.2 Bước 2 (Kiểm tra hồ sơ):

Chuyên viên của P.QTTB sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ;

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì yêu cầu đơn vị bổ sung, nếu hồ sơ hoàn chỉnh, P.QTTB thực hiện xin 02 báo giá bổ sung (nếu đơn vị chỉ có 01 báo giá) hoặc thực hiện lập danh mục, thủ tục thuê thẩm định giá (nếu có);

P.QTTB sẽ thực hiện văn bản trình BGH phê duyệt dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc phương án thực hiện (đối với trường hợp hình thức lựa chọn nhà thầu là TTH).

2.3 Bước 3 (Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu):

Sau khi BGH phê duyệt dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc phương án thực hiện, P.QTTB thực hiện các nội dung sau: trình BGH ký quyết định phê duyệt dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu, đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được duyệt lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, quyết định thành lập Tổ chuyên gia, Tổ chuyên gia tư vấn kỹ thuật cho tổ chuyên gia (nếu có) hoặc tổ giám sát (đối với trường hợp hình thức lựa chọn nhà thầu là TTH);

P.QTTB phối hợp với đơn vị lập và trình dự thảo HSMT hoặc HSYC hoặc YCBG hay dự thảo hợp đồng (đối với trường hợp hình thức lựa chọn nhà thầu là CĐTQTRG);

Dự thảo HSMT hoặc HSYC sẽ được chuyển sang Tổ thẩm định để thực hiện việc thẩm định HSMT hoặc HSYC theo quy định;

Sau khi có kết quả thẩm định HSMT hoặc HSYC, P.QTTB sẽ thực hiện trình BGH ký quyết định phê duyệt HSMT hoặc HSYC hay YCBG;

P.QTTB thực hiện hồ sơ, thủ tục gửi đăng ký thông báo mời thầu, mời chào hàng trên báo đấu thầu (Bộ Kế hoạch và Đầu tư) hoặc báo địa phương theo quy định;

P.QTTB lập văn bản thỏa thuận giao việc và trình BGH ký đối với gói thầu do đơn vị trực thuộc Trường thực hiện (trường hợp hình thức lựa chọn nhà thầu là TTH).

2.4 Bước 4 (Tổ chức lựa chọn nhà thầu):

P.QTTB phát hành HSMT hoặc HSYC hay YCBG theo thông báo mời thầu hoặc mời chào hàng;

Trong quá trình lập HSDT hoặc HSĐX hay HSBG nhà thầu có thể yêu cầu làm rõ (nếu có), P.QTTB sẽ phối hợp với đơn vị thực hiện văn bản sửa đổi, làm rõ HSMT hoặc HSYC hay YCBG (nếu có) và gửi cho các nhà thầu;

Đến thời điểm đóng thầu theo thông báo, P.QTTB thực hiện việc tiếp nhận, quản lý HSDT hoặc HSĐX hay HSBG;

Lễ mở thầu sẽ được thực hiện đối với các hình thức lựa chọn nhà thầu: ĐTRR, CHCTQTTT trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu (không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu) và bên mời thầu Trường ĐHCT;

Trường hợp tại thời điểm đóng thầu, nếu có ít hơn 03 HSDT hoặc 03 HSĐX thì không tiến hành mở thầu và thực hiện thông báo gia hạn thời gian mời thầu, mời chào hàng và gia hạn thời điểm đóng thầu trên Báo Đấu thầu.

2.5 Bước 5 (Đánh giá hồ sơ dự thầu):

Tổ chuyên gia và Tổ chuyên gia kỹ thuật (nếu có) thực hiện đánh giá HSDT hoặc HSĐX hay HSBG; thực hiện báo cáo đánh giá HSDT hoặc HSĐX hoặc HSBG;

Trong quá trình đánh giá, nếu có sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch (thừa/ thiếu) thì Tổ chuyên gia thực hiện thông báo bằng văn bản cho các nhà thầu về việc sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch;

Trình BGH báo cáo đánh giá HSDT hoặc HSĐX hoặc HSBG gồm các nội dung: danh sách nhà thầu được xem xét, xếp hạng và thứ tự xếp hạng nhà thầu, danh sách các nhà thầu không đáp ứng yêu cầu và bị loại, lý do loại bỏ nhà thầu;

Trong trường hợp không đề xuất lựa chọn nhà thầu được do giá đề nghị trúng thầu vượt giá gói thầu đã được phê duyệt do tất cả các HSDT hoặc HSĐX hay HSBG không đáp ứng yêu cầu của HSMT hoặc HSYC hay YCBG thì thực hiện trở lại từ bước 3 và xử lý tình huống trong đấu thầu theo quy định.

2.6 Bước 6 (Thương thảo hợp đồng, trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu):

Tổ Chuyên gia thực hiện thương thảo hợp đồng với nhà thầu xếp hạng thứ nhất bằng văn bản; Trình BGH về kết quả lựa chọn nhà thầu;

Tổ thẩm định thực hiện thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;

Trình BGH ký quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, P.QTTB thực hiện thủ tục đăng tải thông tin kết quả lựa chọn nhà thầu trên báo đấu thầu hoặc đăng tải trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định;

Thông báo bằng văn bản kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham dự thầu, trong đó nêu tóm tắt lý do những nhà thầu không được lựa chọn.

2.7. Bước 7 (Ký hợp đồng với nhà thầu và tiếp nhận hàng hóa):

Hoàn thiện bản thảo hợp đồng và trình BGH ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu;

Gửi hồ sơ hợp đồng cho P.TV để thực hiện việc tạm ứng cho nhà thầu (nếu có) sau khi nhà thầu thực hiện bảo đảm thực hiện hợp đồng (nếu có) và chờ tiếp nhận hàng hóa;

Phối hợp với đơn vị tiếp nhận và nghiệm thu hàng hóa đưa vào sử dụng, cùng nhà thầu ký biên bản nghiệm thu và bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ khác;

P.QTTB thực hiện ghi tăng tài sản (nhập tăng tài sản) cho đơn vị;

2.8 Bước 8 (Thanh toán hợp đồng):

Nhà thầu thực hiện bảo lãnh bảo hành (nếu có);

Trình BGH ký Biên bản thanh lý hợp đồng với nhà thầu;

Đơn vị hoặc P.QTTB lập hồ sơ thanh toán hợp đồng theo quy định gửi P.TV;

P.QTTB thực hiện thủ tục thanh toán chi phí trong quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định (lập, thẩm định HSMT, HSYC; đánh giá HSDT, HSĐX; thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu).