Quy định đi công chứng có cần bản gốc không?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng; giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp; không trái đạo đức xã hội của bản dịch, giấy tờ văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch); mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân; tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Quy định về công chứng giấy tờ hiện nay như thế nào? Đi công chứng có cần bản gốc không theo quy định hiện nay? Cùng Công ty Luạt ACC tìm hiểu về nội dung qua bài viết dưới đây.

1. Công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Công chứng là chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết và các giấy tờ từ bản gốc được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác.

Theo khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014, Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận:

+ Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch);

+ Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch).

Mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

2. Công chứng có cần bản gốc không?

Theo quy định của pháp luật Nhà Nước Việt Nam, khi dịch thuật công chứng bắt buộc phải đem theo bản gốc để đối chiếu bản dịch. 

Điều này giúp các cơ quan có thẩm quyền phát hiện được những trường hợp làm giả mạo giấy tờ trái pháp luật hoặc công chứng không đúng với sự thật với mục đích trục lợi cá nhân, dẫn đến tổn thất cho người khác.

Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của các tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng: chỉ được thành lập mới ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được văn phòng công chứng. Phòng công chứng sẽ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, có con dấu, có tài khoản riêng.

Phòng tư pháp: Căn cứ theo nhu cầu công chứng ở địa phương thì Sở Tư pháp sẽ chủ trì phối hợp với sở kế hoạch và đầu tư, sở tài chính, sở nội vụ để xây dựng đề án thành lập phòng công chứng và trình ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét quyết định.

3. Thủ tục đi công chứng

Theo Điều 40 Luật công chứng 2014 quy định về thủ tục công chứng với hợp đồng, giao dịch đã được soạn sẵn như sau:

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

4. Công chứng không cần bản gốc

Theo Điều 40 Luật công chứng 2014 quy định về thủ tục công chứng với hợp đồng, giao dịch đã được soạn sẵn như sau:

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch

Dịch vụ công chứng không cần bản gốc hay còn gọi là sao y chứng thực không cần bản chính, chứng thực không cần bản chính, công chứng qua hình ảnh, bản scan… được hiểu là khi bạn công chứng, sao y, xác nhận chứng thực một giấy tờ bất kì trong khi không mang theo hoặc làm thất lạc bản gốc của giấy tờ đó.

5. Các loại giấy tờ nào thì được phép công chứng không cần bản gốc?

Các loại giấy tờ bạn có thể được sao y chứng thực mà không cần xuất trình bản gốc đó là:

• Các loại giấy tờ tùy thân như căn cước hoặc chứng minh nhân dân, bằng tốt nghiệp, bằng lái xe, hồ sơ xin việc …

• Chứng thực hồ sơ và các loại giấy tờ của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức như hồ sơ thầu, giấy phép kinh doanh, …

• Chứng thực các hợp đồng: các hợp đồng mua bán, chuyển nhượng,…giữa các cá nhân với nhau, giữa cá nhân với tổ chức hoặc giữa các tổ chức với nhau. 

• Các giấy chứng nhận về chất lượng hay nguồn gốc xuất xứ: Đa số của các công ty, doanh nghiệp thực phẩm

• Các loại tài liệu nước ngoài: các kết quả điều tra, nghiên cứu, … cần dùng trong kinh doanh, sản xuất.

✅ Dịch vụ thành lập công ty
⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc

✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh
⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình

✅ Dịch vụ ly hôn
⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn

✅ Dịch vụ kế toán
⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật

✅ Dịch vụ kiểm toán
⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác

✅ Dịch vụ làm hộ chiếu
⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin